填制記賬憑證的注意事項
填制記賬憑證的注意事項
記賬憑證是會計人員根據(jù)審核無誤的原始憑證,按照交易或事項的內(nèi)容加以歸類,并據(jù)以確定會計分錄后填制的會計憑證。學(xué)習(xí)啦小編整理了一些填制記賬憑證的注意事項，有興趣的親可以來閱讀一下!
填制記賬憑證的注意事項
(1)摘要欄要簡單明了地填寫經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容，文字說明要簡練概括。
要突出說明經(jīng)濟(jì)事項的內(nèi)容，對方單位的名稱、貨物的名稱、數(shù)量以及經(jīng)辦人員等，比如“從甲公司購入A商品100件”等，根據(jù)經(jīng)濟(jì)內(nèi)容的特點，填好摘要欄對于查閱憑證，登記帳簿都是十分必要的，也是做好記帳工作的一個重要方面。
(2)會計科目的使用必須正確，應(yīng)借、應(yīng)貸帳戶的對應(yīng)關(guān)系必須清晰。
編制復(fù)合分錄時，不能多借、多貸，只能一借多貸或一貸多借，防止帳戶對應(yīng)關(guān)系不清。對于出納員來說，只涉及收款憑證和付款憑證，不涉及轉(zhuǎn)帳憑證。對于收款憑證，其借方科目自然為“現(xiàn)金”或“銀行存款”，其貸方科目則應(yīng)根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容和本行業(yè)會計制度的規(guī)定具體確定。對于付款憑證，其貸方科目自然為 “現(xiàn)金”或“銀行存款”，其借方科目應(yīng)根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容和行業(yè)會計制度的規(guī)定而具體確定。
(3)金額的登記方向、大小寫數(shù)字必須正確、符合數(shù)字書寫的規(guī)定，角分位不留空白，多余的金額欄應(yīng)劃斜線注銷。
(4)各種記帳憑證必須連續(xù)編號，以便查核。采用通用憑證的，可按經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序編號，每月從第1號編起。如果一項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)需要填制多張記帳憑 證的，可采用分?jǐn)?shù)編號法。例如，一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)需要填三張轉(zhuǎn)帳憑證的，憑證的順序號是12，則可編制轉(zhuǎn)字第121/3號，第122/3號，第123/3號。采用多種記帳憑證的可分類編號。例如收字第1號，付字第1號，轉(zhuǎn)字第1號等。每月末最后一張記帳憑證的編號旁邊要加注“全”字以免憑證散失。無論哪一類編號，都必須做到按月、分類順序，即每月從第1號編起，順序編制到月末，不允許漏號、重號和錯號。為保證記帳憑證編號不重不漏，可以使用“憑證銷號單”，預(yù)先編好憑證號碼，每編一張憑證就在銷號單上劃去一個號，月終將銷號單與有關(guān)憑證一并裝訂。憑證銷號單一般為100號，其基本格式如表2.1O。如一個月使用的銷號單在兩張以上的，也應(yīng)編定順序號。
(5)每張記帳憑證都必須注明所附原始憑證的張數(shù)，以便日后查閱原始憑證。記帳憑證必須以能證明其所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證作為附件。凡是能證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容的各種原始憑證，不論張數(shù)多少，都應(yīng)按規(guī)定貼在該記帳憑證后面。
原始憑證的張數(shù)一般以其自然張數(shù)為準(zhǔn)計算，即凡是與記帳憑證中的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)記錄有關(guān)的每一張憑證都算一張，如果原始憑證是附在原始憑證匯總表后面的，還應(yīng)該把原始憑證匯總表的張數(shù)一并計算在內(nèi)。有些零散的原始憑證，如火車票、飛機(jī)票、船票、市內(nèi)車票等，用“原始憑證粘貼單”粘貼在一起，也可以直接將其粘貼在報銷單上或者一張紙上作為一張原始憑證計算。
如果一張原始憑證涉及幾張記帳憑證，可把原始憑證附在一張主要的記帳憑證后面，在其他記帳憑證 上注明附有原始憑證的記帳憑證的編號，如“單據(jù)××張，附在第×號記帳憑證上”。如果一張原始憑證所列支出需要幾個單位共同負(fù)擔(dān)的，應(yīng)將其他單位負(fù)擔(dān)的部分，開給對方原始憑證分割單，進(jìn)行結(jié)算。
(6)記帳憑證的日期。一般應(yīng)為編制記帳憑證的當(dāng)天的日期。對于出納業(yè)務(wù)而言，收款憑證和付款憑證，按規(guī)定應(yīng)在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的當(dāng)天及時編制，這樣才能做到日清，從而憑證日期也就是編制憑證當(dāng)天的日期。
(7)一張記帳憑證填寫完畢后，要加計合計數(shù)，檢查借貸雙方的金額及總帳科目和二級科目或明細(xì)科目的金額是否平衡。記帳憑證的一方不論是一個會計科目或若干個會計科目，或一個會計科目下有若干個明細(xì)科目，都應(yīng)將一方的金額加計合計數(shù)后填寫在相應(yīng)的“合計”欄內(nèi)。合計金額前應(yīng)加注市值符號，如“￥”。
(8)記帳憑證填制完后應(yīng)由填制人員簽名蓋章。制單人員在填制完記帳憑證后在憑證下“制單”欄簽章，稽核人員稽核后在憑證下“稽核”欄簽章，會計主管人員對憑證進(jìn)行復(fù)核后在憑證下“會計主管人員”欄簽章，出納員在辦理款項收付后，在憑證下“出納”欄簽章等，以便明確各自的責(zé)任。
記賬憑證的附件要求
記賬憑證的附件就是所附的原始憑證，填制記賬憑證所依據(jù)的原始憑證必須附在相應(yīng)的記賬憑證后面，并在記賬憑證上標(biāo)明所附原始憑證的張數(shù)。根據(jù)財政部《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》第五十一條規(guī)定，對附件應(yīng)當(dāng)區(qū)別不同情況進(jìn)行處理：(1)可以不附原始憑證的是：結(jié)賬的記賬憑證;更正錯誤的記賬憑證。(2)一張原始憑證只對應(yīng)一張記賬憑證的：將原始憑證直接附在記賬憑證后面。(3)一張原始憑證涉及幾張記賬憑證的，有兩種方法可以使用：①將原始憑證附在一張主要的記賬憑證后面。然后在其他記賬憑證上注明附有該原始憑證的記賬憑證的編號，便于查找;②將原始憑證附在一張主要的記賬憑證后面，然后在其他記賬憑證后面附該原始憑證的復(fù)印件。(4)一張原始憑證所列支的費用需要幾個單位共同負(fù)擔(dān)的：該原始憑證由本單位保留。附在本單位的有關(guān)記賬憑證后面，給共同負(fù)擔(dān)費用的其他單位開出原始憑證分割單，供其結(jié)算使用。原始憑證分割單必須具備原始憑證所要求的基本內(nèi)容，包括：憑證名稱、填制憑證日期、填制憑證單位名稱或者填制入的姓名、經(jīng)辦人的簽名或蓋章、接受憑證單位名稱、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容、數(shù)量、單價、金額和費用分?jǐn)偳闆r。
記賬憑證的填制基本要求
1.審核無誤。即在對原始憑證審核無誤的基礎(chǔ)上填制記賬憑證。這是內(nèi)部牽制制度的一個重要環(huán)節(jié)。
2.內(nèi)容完整。即記賬憑證應(yīng)該包括的內(nèi)容都要具備。應(yīng)該注意的是：以自制的原始憑證或者原始憑證匯總表代替記賬憑證使用的，也必須具備記賬憑證所應(yīng)有的內(nèi)容;記賬憑證的日期，一般為編制記賬憑證當(dāng)天的日期，按權(quán)責(zé)發(fā)生制原則計算收益、分配費用、結(jié)轉(zhuǎn)成本利潤等調(diào)整分錄和結(jié)賬分錄的記賬憑證，雖然需要到下月才能編制，仍應(yīng)填寫當(dāng)月月末的日期，以便在當(dāng)月的賬內(nèi)進(jìn)行登記。
3.分類正確。即根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容，正確區(qū)別不同類型的原始憑證，正確應(yīng)用會計科目。在此基礎(chǔ)上，記賬憑證可以根據(jù)每一張原始憑證填制，或者根據(jù)若干張同類原始憑證匯總編制，也可以根據(jù)原始憑證匯總表填制;但不得將不同內(nèi)容和類別的原始憑證匯總填制在一張記賬憑證上。
4.連續(xù)編號。即記賬憑證應(yīng)當(dāng)連續(xù)編號。這有利于分清會計事項處理的先后順序，便于記賬憑證與會計賬簿之間的核對，確保記賬憑證的完整。
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