會展公司的經(jīng)營范圍
會展公司的經(jīng)營范圍
高效的會展管理模式應(yīng)該是在政府宏觀指導(dǎo)和調(diào)控下，行業(yè)協(xié)會溝通協(xié)調(diào)自我管理，充分發(fā)揮政府、行業(yè)協(xié)會的積極作用，既各司其職，又融通聚合，共同促進(jìn)會展業(yè)繁榮。下面是學(xué)習(xí)啦為大家準(zhǔn)備的會展公司的經(jīng)營范圍，希望大家喜歡!
會展公司的經(jīng)營范圍
會展公司分為兩大類，一種是承辦方，一種是第三方。
承辦方就是一個執(zhí)行公司，甲方提出要辦一個展會，承辦方就要把這個展會做起來，包括招商、找場地、推廣以及對參展商的工作對接，展會的開幕式、新聞發(fā)布會的策劃，整個公司就是圍繞這個展會來進(jìn)行運(yùn)營。
而第三方，就是小型的會展公司，這種公司承接會展服務(wù)、展臺搭建/布置、展板設(shè)計、活動策劃、展會物料租賃等，一般只針對其中某一個項目來做。比如說，我參展需要一個桁架，那我就找第三方來租，我需要展板背景的設(shè)計，那我也可以找第三方只做設(shè)計。
會展場館的綜合管理
會展場館的經(jīng)營管理是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，受到很多因素的影響。除了涉及對場館及其內(nèi)部各項設(shè)施硬件的管理，還包括對會展場館的營銷管理、會展活動舉辦期間的現(xiàn)場管理、安全管理及財務(wù)管理等。
1)會展場館的硬件設(shè)施管理
會展場館的硬件設(shè)施包括：場館本身、場館周邊的道路、停車場，以及強(qiáng)弱電設(shè)施等。硬件管理是場館管理的日常性工作。目前，國內(nèi)一些場館由于缺乏對場館硬件的管理，缺乏對相關(guān)設(shè)備的定期維修保養(yǎng)，從而嚴(yán)重影響其使用壽命。加強(qiáng)會展場館的硬件設(shè)施管理可以從兩方面著手。首先，應(yīng)該建立穩(wěn)定的管理部門，即工程部或技術(shù)保障部，并配備合格的工程技術(shù)人員，健全各項操作規(guī)程和規(guī)章。其次是制定各項設(shè)施的維修，保養(yǎng)和更新計劃，并將其納入年度預(yù)算的范圍。
2)會展場館的營銷管理
會展場館的營銷管理包括：會展場館服務(wù)項目的確定、租期的確定、租金的確定與預(yù)付、銷售渠道、促銷方式和場館租期確定后的跟進(jìn)服務(wù)。
(1)租期的確定。會展活動通常具有一定的季節(jié)性。例如，每年的9月份和10月份是會展活動的旺季，所以國內(nèi)目前有“金九銀十”的說法。在黃金季節(jié)會展場館的出租率普遍較高，而在淡季的出租情況往往不太理想。因此，會展場館營銷時需要有明確的戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)安排以便提高淡季的出租率，保證場館的經(jīng)濟(jì)效益。一般來講，是否遵循“金九銀十”的規(guī)律，往往取決于展會的性質(zhì)。側(cè)重采購、零售，為企業(yè)提供短期營銷服務(wù)的展會通常選擇在旺季舉行。此外，像貿(mào)易洽談會、交易會等性質(zhì)的展會，可以根據(jù)所涉及行業(yè)的財務(wù)、采購、季節(jié)周期特點選擇在九月、十月舉行。而其他形式的會展活動不一定非要在旺季舉行，所以這部分展會是場館淡季營銷的主要對象。
(2)租金的確定與預(yù)付。因為展會活動存在季節(jié)性，所以對于會展場館的租金，各地都有成文的“旺季價”、“淡季價”和介于兩者之間的一種平價。但在實際操作中，客戶通常會提出優(yōu)惠價的問題，而管理者也會根據(jù)市場的情況和競爭戰(zhàn)略的需要，對不同的客戶實施優(yōu)惠政策。一旦談好租期和租價后，客戶交納預(yù)訂金通常按合同條款要求繳納15%左右的租金。
(3)銷售渠道。會展場館的營銷的專業(yè)化較強(qiáng)，其客戶主要是政府部門和協(xié)會在內(nèi)的組展商和展臺搭建商。不同的場館具有不同的歷史和建筑特點，因而適合舉辦不同類型的展會，所以場館的經(jīng)營管理者需要根據(jù)場館本身的特點建立獨(dú)特的銷售渠道。此外，在建立銷售渠道時需要了解組展商和搭建商等渠道成員的關(guān)系，從而加強(qiáng)營銷渠道中的關(guān)系管理，以便提高場館的營銷水平。
(4)促銷方式和跟進(jìn)服務(wù)。由于對會展場館的介紹材料多由抽象的技術(shù)參數(shù)組成，而且其客戶的范圍比較窄，所以在對場館進(jìn)行營銷時需要通過上門面談及在業(yè)內(nèi)活動期間舉辦介紹會等直接面向客戶的促銷方式。此外，在租賃合同簽訂后要注意加強(qiáng)跟進(jìn)服務(wù)，其中包括向租用方提供有關(guān)所租場館的整套技術(shù)資料，并全程跟蹤展覽的籌備過程。
3)安全管理
安全管理是場館管理的重要一環(huán)。盡管很多場館配備了先進(jìn)的安全設(shè)施，但場館人多事雜的特點必然構(gòu)成很多安全隱患，并引發(fā)一些問題。場館安全的最大隱患是火災(zāi)，因此消防工作是會展場館安全管理的一項重要內(nèi)容。而預(yù)防偷竊事件是會展場館安全管理的另一個重點。到目前為止，很多會展活動都出現(xiàn)過被盜問題。盡管很多場館安裝了攝像頭，但是并沒有起到滿意的預(yù)防作用。實踐證明，在安裝攝像頭等電子防盜設(shè)備以外，加強(qiáng)保安力量和動員客戶提高防范意識是預(yù)防偷竊事件有效的措施。此外，場館內(nèi)部及其附近的交通}昆亂堵塞，也是國內(nèi)大多數(shù)場館需要面對的一個安全問題。為了避免這種情況的發(fā)生，在場館內(nèi)部不能允許車輛隨意停放，更不能亂發(fā)停車證。而場館外部的交通則要依靠交管部門疏導(dǎo)管理，大型展覽會舉行時，要事前通報交管部門爭取他們的支持。最后，要加強(qiáng)對觀眾出人口和周邊環(huán)境的管理，對于場館內(nèi)正常秩序的破壞者，必要時應(yīng)請當(dāng)?shù)氐墓膊块T給予支持。
4)會展場館的財務(wù)管理
建立完整的財務(wù)管理體系是會展場館提高經(jīng)濟(jì)效益的保證。除了建立有效的預(yù)算和執(zhí)行預(yù)算制度、嚴(yán)密的應(yīng)收應(yīng)付流程，成本管理是會展財務(wù)管理的核心。會展場館的管理者必須加強(qiáng)成本意識，合理地確定會展場館及其設(shè)備的使用率，詳細(xì)地進(jìn)行投資的成本收益分析，并根據(jù)會展的季節(jié)性特點優(yōu)化場館的各種資源。
除此以外，會展場館的管理者還要注重企業(yè)的人力資源管理和客戶關(guān)系管理，以便更好地激發(fā)員工和客戶的潛力，并提高本企業(yè)的核心競爭力。而提高場館的環(huán)境管理水平，做好場館內(nèi)部及附近的綠化和保潔工作，將綠色理念引入到場館的設(shè)計建造及展臺的搭建和布置，并且做好節(jié)能和會展活動產(chǎn)生的廢物的處理，對推進(jìn)會展場館可持續(xù)性發(fā)展至關(guān)重要。
會展場館的作用
會展業(yè)的發(fā)展，能夠改善城市的產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)，提升城市的形象，是構(gòu)成城市競爭力的重要組成部分。會展場館在會展業(yè)的發(fā)展中擔(dān)任著舉足輕重的角色。會展場館可以決定舉辦哪些展覽以及什么時間辦展，其運(yùn)營模式甚至可以決定城市會展行業(yè)的整體發(fā)展。歸納起來，會展場館對城市會展業(yè)發(fā)展所起的作用主要體現(xiàn)在以下幾個方面。
1.能夠大力推進(jìn)會展產(chǎn)業(yè)的發(fā)展
該城市所處的區(qū)域產(chǎn)業(yè)基礎(chǔ)、市場規(guī)模等因素能推動當(dāng)?shù)貢巩a(chǎn)業(yè)的發(fā)展，但一個先進(jìn)適用的展館條件無疑更是舉辦展覽的硬件基礎(chǔ)，會展場館經(jīng)營的準(zhǔn)確定位是推進(jìn)會展業(yè)發(fā)展必不可少的前提。
如大連星海會展中心的建成投入使用，帶來了大連會展業(yè)的“一鳴驚人”;深圳會展也曾因“深圳國際展覽中心”的建成而客商云集，但是后來因展覽面積過小，致使“國際家具展”等品牌展覽離開深圳異地舉辦;自1999年以來，隨著高交會展覽館的建成和高交會的成功舉辦，給深圳會展業(yè)帶來了發(fā)展的契機(jī)，并逐步形成了又一個發(fā)展高峰期。
2.能夠積極培育城市的展覽品牌
會展場館不僅僅是為會議和展覽提供場地和相關(guān)服務(wù)，其經(jīng)營策略還關(guān)系到城市展覽品牌的培育。按照國際慣例，展館存在著六個月內(nèi)不承接相同題材展覽的行業(yè)慣例。接哪些展不接哪些展，對展覽品牌的成長甚至生存至關(guān)重要。如德國的漢諾威、慕尼黑、杜塞爾多夫在上海投資建設(shè)展館和辦展，不僅加劇了上海展覽場地方面的競爭，而且在一定意義上影響了上海整個城市展覽業(yè)的發(fā)展方向。
3.能夠提高會展業(yè)的市場化程度
會展場館的市場化運(yùn)作有助于會展業(yè)的市場化經(jīng)營。會展業(yè)市場化經(jīng)營的主體主要包括展覽公司、展臺搭建公司、展品運(yùn)輸公司、酒店、餐飲、禮儀服務(wù)公司等。如果會展場館采用壟斷性經(jīng)營及提供壟斷性展覽服務(wù)，那么行業(yè)內(nèi)的展覽公司、裝修公司、運(yùn)輸公司等經(jīng)營主體就無法獲得公平競爭的市場環(huán)境及發(fā)展空間。
4.能夠適度調(diào)控會展業(yè)的市場運(yùn)作
政府對會展業(yè)的宏觀管理主要是體現(xiàn)在展覽項目審批方面。目前，改革的發(fā)展趨勢是審批制向備案制轉(zhuǎn)變，并最終取消展覽的審批手續(xù)。在城市會展業(yè)的發(fā)展過程中，特別是對發(fā)展尚未成熟的中國大中城市來講，政府對產(chǎn)業(yè)的宏觀指導(dǎo)及調(diào)控作用是不可缺少的。通過展覽經(jīng)營，能夠給需要予以扶持培育的展覽晶牌以發(fā)展的空間，能夠在一定程度上對會展市場的健康發(fā)展起到宏觀調(diào)控作用。
5.能夠大力培養(yǎng)會展業(yè)人才
作為會展市場主體之一的會展場館，需要大量高素質(zhì)的專業(yè)人才隊伍，以保證場館管理、展覽服務(wù)專業(yè)化工作的圓滿完成。如香港會展中心有正式員工817人，大部分是從世界各地招聘和自己培養(yǎng)的高素質(zhì)專業(yè)化人才。因此，會展場館的經(jīng)營和運(yùn)作，可以為城市會展行業(yè)吸引大批高素質(zhì)、高水平的專業(yè)人才并培養(yǎng)大量本土的專業(yè)化人才。
6.能夠強(qiáng)化城市的服務(wù)職能
會展業(yè)具有極大的產(chǎn)業(yè)帶動效應(yīng)，除直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效應(yīng)外，還對社會和經(jīng)濟(jì)發(fā)展有著巨大的影響和催化作用。會展業(yè)作為一個城市服務(wù)業(yè)的重要組成部分，對強(qiáng)化城市的服務(wù)職能有積極推動作用，其中，會展場館的帶動作用不能低估。強(qiáng)化和提高會展場館的服務(wù)水平、服務(wù)質(zhì)量，可以推動會展業(yè)的發(fā)展，同時，可以對完善城市服務(wù)功能起到積極的作用。
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