辦公室電腦必備技巧
辦公室電腦必備技巧
現(xiàn)在用電腦的越來越多,尤其是辦公室人員來說使用電腦更多,辦公室人員會整理資料、錄入信息,以及處理一些文字等等都需要電腦,使用電腦也是有技巧的，學(xué)習(xí)啦小編分享了辦公室電腦必備技巧，希望對大家有所幫助。辦公室電腦必備技巧
首先你得先把這些打印稿或文件通過掃描儀掃到電腦上去，一般單位都有掃描儀，如果沒有也沒關(guān)系，用數(shù)碼相機拍也行，拍成圖片放到WORD里面去，不過在些 之前，你還得裝一下WORD自帶的組件，03和07的都行。點開始-程序-控制面板-添加/刪除程序，找到Office-修改 找到Microsoft Office Document Imaging 這個組件，Microsoft Office Document Imaging Writer 點在本機上運行，安裝就可以了。
首先將掃描儀安裝好，接下來從開始菜單啟動“Microsoft Office/ Microsoft Office 工具/Microsoft Office Document Scanning”即可開始掃描。
提示:Office 2003默認(rèn)安裝中并沒有這個組件，如果你第一次使用這個功能可能會要求你插入Office2003的光盤進行安裝。 由于是文字掃描通常我們選擇“黑白模式”，點擊掃描，開始調(diào)用掃描儀自帶的驅(qū)動進行掃描。這里也要設(shè)置為“黑白模式”，建議分辨率為300dpi。掃 描完畢后回將圖片自動調(diào)入Office 2003種另外一個組件“Microsoft Office Document Imaging”中。
點擊工具欄中的“使用OCR識別文字”按鍵，就開始對剛才掃描的文件進行識別了。按下“將文本發(fā)送到Word”按鍵即可將識別出來的文字轉(zhuǎn)換到 Word中去了。如果你要獲取部分文字，只需要用鼠標(biāo)框選所需文字，然后點擊鼠標(biāo)右鍵選擇“將文本發(fā)送到Word”就將選中區(qū)域的文字發(fā)送到Word中 了。
此軟件還有一小技巧：通過改變選項里的OCR語言，可以更準(zhǔn)確的提取文字。例如圖片里為全英文，把OCR語言改為“英語”可以確保其準(zhǔn)確率，而如果是“默認(rèn)”則最終出現(xiàn)的可能是亂碼～
還有：
應(yīng)該說，PDF文檔的規(guī)范性使得瀏覽者在閱讀上方便了許多，但倘若要從里面提取些資料，實在是麻煩的可以。回憶起當(dāng)初做畢業(yè)設(shè)計時規(guī)定的英文翻譯，痛苦的要命，竟然傻到用Print Screen截取畫面到畫圖板，再回粘到word中，夠白了：(最近連做幾份商務(wù)標(biāo)書，從Honeywell本部獲取的業(yè)績資料全部是英文版的PDF，為了不再被折磨，花費了一個晚上的時間研究PDF和Word文件的轉(zhuǎn)換，找到下面2種方法，出于無產(chǎn)階級所謂的同甘共苦之心，共享下：)
1、實現(xiàn)工具：Office 2003中自帶的Microsoft Office Document Imaging
應(yīng)用情景：目前國外很多軟件的支持信息都使用PDF方式進行發(fā)布，如果沒有Adobe Reader，無法查看其內(nèi)容，如果沒有相關(guān)的編輯軟件又無法編輯PDF文件。轉(zhuǎn)換為DOC格式則可以實現(xiàn)編輯功能。盡管有些軟件也可以完成PDF轉(zhuǎn)換為DOC的工作，但很多都不支持中文，我們利用Office 2003中的Microsoft Office Document Imaging組件來實現(xiàn)這一要求最為方便。
使用方法：
第一步：首先使用Adobe Reader打開待轉(zhuǎn)換的PDF文件，接下來選擇“文件→打印”菜單，在打開的“打印”設(shè)置窗口中將“打印機”欄中的“名稱”設(shè)置為“Microsoft Office Document Image Writer”，確認(rèn)后將該PDF文件輸出為MDI格式的虛擬打印文件。
編輯提示：如果你在“名稱”設(shè)置的下拉列表中沒有找到“Microsoft Office Document Image Writer”項，那證明你在安裝Office 2003的時候沒有安裝該組件，請使用Office 2003安裝光盤中的“添加/刪除組件”更新安裝該組件。
第二步：運行Microsoft Office Document Imaging，并利用它來打開剛才保存的MDI文件，選擇“工具→將文本發(fā)送到Word”菜單，并在彈出的窗口中勾選“在輸出時保持圖片版式不變”，確認(rèn)后系統(tǒng)提示“必須在執(zhí)行此操作前重新運行OCR。這可能需要一些時間”，不管它，確認(rèn)即可。
編輯提示：目前，包括此工具在內(nèi)的所有軟件對PDF轉(zhuǎn)DOC的識別率都不是特別完美，而且轉(zhuǎn)換后會丟失原來的排版格式，所以大家在轉(zhuǎn)換后還需要手工對其進行后期排版和校對工作。
2、實現(xiàn)工具：Solid Converter PDF
應(yīng)用情景：利用Office 2003中的Microsoft Office Document Imaging組件來實現(xiàn)PDF轉(zhuǎn)Word文檔在一定程度上的確可以實現(xiàn)PDF文檔到Word文檔的轉(zhuǎn)換，但是對于很多“不規(guī)則”的PDF文檔來說，利用上面的方法轉(zhuǎn)換出來的Word文檔中常常是亂碼一片。為了恢復(fù)PDF的原貌，推薦的這種軟件可以很好地實現(xiàn)版式的完全保留，無需調(diào)整，而且可以調(diào)整成需要的樣板形式。
使用方法：
1、下載安裝文件Solid Converter PDF,點擊安裝。
編輯提示：安裝前有個下載安裝插件的過程，因此需要保證網(wǎng)絡(luò)連接通暢。
2、運行軟件，按工具欄要求選擇需要轉(zhuǎn)換的PDF文檔，點擊右下的“轉(zhuǎn)換”(Convert)按扭，選擇自己需要的版式，根據(jù)提示完成轉(zhuǎn)換
Excel高級使用技巧
1.編輯技巧
2.單元格內(nèi)容的合并
3.條件顯示
4.自定義格式
5.繪制函數(shù)圖象
6.自定義函數(shù)
7.矩陣計算
8.自動切換輸入法
9.批量刪除空行
10.如何避免錯誤信息
11.宏的使用
12.圖標(biāo)的應(yīng)用技巧
http://www.hongen.com/pc/oa/excel2k/ex2k1301.htm
1、編輯技巧
1 編輯技巧
(1) 分?jǐn)?shù)的輸入
如果直接輸入“1/5”，系統(tǒng)會將其變?yōu)?ldquo;1月5日”，解決辦法是：先輸入“0”，然后輸入空格，再輸入分?jǐn)?shù)“1/5”。
(2) 序列“001”的輸入
如果直接輸入“001”，系統(tǒng)會自動判斷001為數(shù)據(jù)1，解決辦法是：首先輸入“'”(西文單引號)，然后輸入“001”。
(3) 日期的輸入
如果要輸入“4月5日”，直接輸入“4/5”，再敲回車就行了。如果要輸入當(dāng)前日期，按一下“Ctrl+;”鍵。
(4) 填充條紋
如果想在工作簿中加入漂亮的橫條紋，可以利用對齊方式中的填充功能。先在一單元格內(nèi)填入“*”或“~”等符號，然后單擊此單元格，向右拖動鼠標(biāo)，選中橫向若干單元格，單擊“格式”菜單，選中“單元格”命令，在彈出的“單元格格式”菜單中，選擇“對齊”選項卡，在水平對齊下拉列表中選擇“填充”，單擊“確定”按鈕(如圖1)。
(5) 多張工作表中輸入相同的內(nèi)容
幾個工作表中同一位置填入同一數(shù)據(jù)時，可以選中一張工作表，然后按住Ctrl鍵，再單擊窗口左下角的Sheet1、Sheet2......來直接選擇需要輸入相同內(nèi)容的多個工作表，接著在其中的任意一個工作表中輸入這些相同的數(shù)據(jù)，此時這些數(shù)據(jù)會自動出現(xiàn)在選中的其它工作表之中。輸入完畢之后，再次按下鍵盤上的Ctrl鍵，然后使用鼠標(biāo)左鍵單擊所選擇的多個工作表，解除這些工作表的聯(lián)系，否則在一張表單中輸入的數(shù)據(jù)會接著出現(xiàn)在選中的其它工作表內(nèi)。
(6) 不連續(xù)單元格填充同一數(shù)據(jù)
選中一個單元格，按住Ctrl鍵，用鼠標(biāo)單擊其他單元格，就將這些單元格全部都選中了。在編輯區(qū)中輸入數(shù)據(jù)，然后按住Ctrl鍵，同時敲一下回車，在所有選中的單元格中都出現(xiàn)了這一數(shù)據(jù)。
(7) 在單元格中顯示公式
如果工作表中的數(shù)據(jù)多數(shù)是由公式生成的，想要快速知道每個單元格中的公式形式，以便編輯修改，可以這樣做：用鼠標(biāo)左鍵單擊“工具”菜單，選取“選項”命令，出現(xiàn)“選項”對話框，單擊“視圖”選項卡，接著設(shè)置“窗口選項”欄下的“公式”項有效，單擊“確定”按鈕(如圖2)。這時每個單元格中的分工就顯示出來了。如果想恢復(fù)公式計算結(jié)果的顯示，就再設(shè)置“窗口選項”欄下的“公式”項失效即可。
(8) 利用Ctrl+*選取文本
如果一個工作表中有很多數(shù)據(jù)表格時，可以通過選定表格中某個單元格，然后按下Ctrl+*鍵可選定整個表格。Ctrl+*選定的區(qū)域為：根據(jù)選定單元格向四周輻射所涉及到的有數(shù)據(jù)單元格的最大區(qū)域。這樣我們可以方便準(zhǔn)確地選取數(shù)據(jù)表格，并能有效避免使用拖動鼠標(biāo)方法選取較大單元格區(qū)域時屏幕的亂滾現(xiàn)象。
(9) 快速清除單元格的內(nèi)容
如果要刪除內(nèi)容的單元格中的內(nèi)容和它的格式和批注，就不能簡單地應(yīng)用選定該單元格，然后按Delete鍵的方法了。要徹底清除單元格,可用以下方法：選定想要清除的單元格或單元格范圍;單擊“編輯”菜單中“清除”項中的“全部”命令，這些單元格就恢復(fù)了本來面目。
2、單元格內(nèi)容的合并
根據(jù)需要，有時想把B列與C列的內(nèi)容進行合并，如果行數(shù)較少，可以直接用“剪切”和“粘貼”來完成操作，但如果有幾萬行，就不能這樣辦了。
解決辦法是：在C行后插入一個空列(如果D列沒有內(nèi)容，就直接在D列操作)，在D1中輸入“=B1&C1”，D1列的內(nèi)容就是B、C兩列的和了。選中D1單元格，用鼠標(biāo)指向單元格右下角的小方塊“■”，當(dāng)光標(biāo)變成"+"后，按住鼠標(biāo)拖動光標(biāo)向下拖到要合并的結(jié)尾行處，就完成了B列和C列的合并。這時先不要忙著把B列和C列刪除，先要把D列的結(jié)果復(fù)制一下，再用“選擇性粘貼”命令，將數(shù)據(jù)粘貼到一個空列上。這時再刪掉B、C、D列的數(shù)據(jù)。
下面是一個“&”實際應(yīng)用的例子。用AutoCAD繪圖時，有人喜歡在EXCEL中存儲坐標(biāo)點，在繪制曲線時調(diào)用這些參數(shù)。存放數(shù)據(jù)格式為“x，y”的形式，首先在Excel中輸入坐標(biāo)值，將x坐標(biāo)值放入A列，y坐標(biāo)值放入到B列，然后利用“&”將A列和B列合并成C列，在C1中輸入：=A1&"，"&B1，此時C1中的數(shù)據(jù)形式就符合要求了，再用鼠標(biāo)向下拖動C1單元格，完成對A列和B列的所有內(nèi)容的合并。
合并不同單元格的內(nèi)容，還有一種方法是利用CONCATENATE函數(shù)，此函數(shù)的作用是將若干文字串合并到一個字串中，具體操作為“=CONCATENATE(B1,C1)”。比如，假設(shè)在某一河流生態(tài)調(diào)查工作表中，B2包含“物種”、B3包含“河鱒魚”，B7包含總數(shù)45，那么： 輸入“=CONCATENATE("本次河流生態(tài)調(diào)查結(jié)果："，B2，""，B3，"為"，B7，"條/公里。")” 計算結(jié)果為：本次河流生態(tài)調(diào)查結(jié)果：河鱒魚物種為45條/公里。
3、條件顯示
我們知道，利用If函數(shù)，可以實現(xiàn)按照條件顯示。一個常用的例子，就是教師在統(tǒng)計學(xué)生成績時，希望輸入60以下的分?jǐn)?shù)時，能顯示為“不及格”;輸入60以上的分?jǐn)?shù)時，顯示為“及格"。這樣的效果，利用IF函數(shù)可以很方便地實現(xiàn)。 假設(shè)成績在A2單元格中，判斷結(jié)果在A3單元格中。那么在A3單元格中輸入公式： =if(A2<60，“不及格”，“及格”) 同時，在IF函數(shù)中還可以嵌套IF函數(shù)或其它函數(shù)。
例如，如果輸入： =if(A2<60，“不及格”，if(A2<=90，“及格”，“優(yōu)秀")) 就把成績分成了三個等級。
如果輸入 =if(A2<60，“差"，if(A2<=70，“中”，if(A2<90，“良”，“優(yōu)”))) 就把成績分為了四個等級。
再比如，公式： =if(SUM(A1：A5>0，SUM(A1：A5)，0) 此式就利用了嵌套函數(shù)，意思是，當(dāng)A1至A5的和大于0時，返回這個值，如果小于0，那么就返回0。 還有一點要提醒你注意：以上的符號均為半角，而且IF與括號之間也不能有空格。
4、自定義格式
Excel中預(yù)設(shè)了很多有用的數(shù)據(jù)格式，基本能夠滿足使用的要求，但對一些特殊的要求，如強調(diào)顯示某些重要數(shù)據(jù)或信息、設(shè)置顯示條件等，就要使用自定義格式功能來完成。 Excel的自定義格式使用下面的通用模型：正數(shù)格式，負(fù)數(shù)格式，零格式，文本格式，在這個通用模型中，包含三個數(shù)字段和一個文本段：大于零的數(shù)據(jù)使用正數(shù)格式;小于零的數(shù)據(jù)使用負(fù)數(shù)格式;等于零的數(shù)據(jù)使用零格式;輸入單元格的正文使用文本格式。 我們還可以通過使用條件測試，添加描述文本和使用顏色來擴展自定義格式通用模型的應(yīng)用。
(1)使用顏色 要在自定義格式的某個段中設(shè)置顏色，只需在該段中增加用方括號括住的顏色名或顏色編號。Excel識別的顏色名為：[黑色]、[紅色]、[白色]、[藍色]、[綠色]、[青色]和[洋紅]。Excel也識別按[顏色X]指定的顏色，其中X是1至56之間的數(shù)字，代表56種顏色。
(2)添加描述文本 要在輸入數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)之后自動添加文本，使用自定義格式為："文本內(nèi)容"@;要在輸入數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)之前自動添加文本，使用自定義格式為：@"文本內(nèi)容"。@符號的位置決定了Excel輸入的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)相對于添加文本的位置。
(3)創(chuàng)建條件格式 可以使用六種邏輯符號來設(shè)計一個條件格式：>(大于)、>=(大于等于)、<(小于)、<=(小于等于)、=(等于)、<>(不等于)，如果你覺得這些符號不好記，就干脆使用“>”或“>=”號來表示。
由于自定義格式中最多只有3個數(shù)字段，Excel規(guī)定最多只能在前兩個數(shù)字段中包括2個條件測試，滿足某個測試條件的數(shù)字使用相應(yīng)段中指定的格式，其余數(shù)字使用第3段格式。如果僅包含一個條件測試，則要根據(jù)不同的情況來具體分析。
自定義格式的通用模型相當(dāng)于下式：[>;0]正數(shù)格式;[<;0]負(fù)數(shù)格式;零格式;文本格式。
下面給出一個例子：選中一列，然后單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，在彈出的對話框中選擇“數(shù)字”選項卡，在“分類”列表中選擇“自定義”，然后在“類型”文本框中輸入“"正數(shù):"($#,##0.00);"負(fù)數(shù):"($ #,##0.00);"零";"文本:"@”，單擊“確定”按鈕，完成格式設(shè)置。這時如果我們輸入“12”，就會在單元格中顯示“正數(shù)：(.00)”，如果輸入“-0.3”，就會在單元格中顯示“負(fù)數(shù)：(
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現(xiàn)在用電腦的越來越多,尤其是辦公室人員來說使用電腦更多,辦公室人員會整理資料、錄入信息,以及處理一些文字等等都需要電腦,使用電腦也是有技巧的，學(xué)習(xí)啦小編分享了辦公室電腦必備技巧，希望對大家有所幫助。辦公室電腦必備技巧
首先你得先把這些打印稿或文件通過掃描儀掃到電腦上去，一般單位都有掃描儀，如果沒有也沒關(guān)系，用數(shù)碼相機拍也行，拍成圖片放到WORD里面去，不過在些 之前，你還得裝一下WORD自帶的組件，03和07的都行。點開始-程序-控制面板-添加/刪除程序，找到Office-修改 找到Microsoft Office Document Imaging 這個組件，Microsoft Office Document Imaging Writer 點在本機上運行，安裝就可以了。
首先將掃描儀安裝好，接下來從開始菜單啟動“Microsoft Office/ Microsoft Office 工具/Microsoft Office Document Scanning”即可開始掃描。
提示:Office 2003默認(rèn)安裝中并沒有這個組件，如果你第一次使用這個功能可能會要求你插入Office2003的光盤進行安裝。 由于是文字掃描通常我們選擇“黑白模式”，點擊掃描，開始調(diào)用掃描儀自帶的驅(qū)動進行掃描。這里也要設(shè)置為“黑白模式”，建議分辨率為300dpi。掃 描完畢后回將圖片自動調(diào)入Office 2003種另外一個組件“Microsoft Office Document Imaging”中。
點擊工具欄中的“使用OCR識別文字”按鍵，就開始對剛才掃描的文件進行識別了。按下“將文本發(fā)送到Word”按鍵即可將識別出來的文字轉(zhuǎn)換到 Word中去了。如果你要獲取部分文字，只需要用鼠標(biāo)框選所需文字，然后點擊鼠標(biāo)右鍵選擇“將文本發(fā)送到Word”就將選中區(qū)域的文字發(fā)送到Word中 了。
此軟件還有一小技巧：通過改變選項里的OCR語言，可以更準(zhǔn)確的提取文字。例如圖片里為全英文，把OCR語言改為“英語”可以確保其準(zhǔn)確率，而如果是“默認(rèn)”則最終出現(xiàn)的可能是亂碼～
還有：
應(yīng)該說，PDF文檔的規(guī)范性使得瀏覽者在閱讀上方便了許多，但倘若要從里面提取些資料，實在是麻煩的可以。回憶起當(dāng)初做畢業(yè)設(shè)計時規(guī)定的英文翻譯，痛苦的要命，竟然傻到用Print Screen截取畫面到畫圖板，再回粘到word中，夠白了：(最近連做幾份商務(wù)標(biāo)書，從Honeywell本部獲取的業(yè)績資料全部是英文版的PDF，為了不再被折磨，花費了一個晚上的時間研究PDF和Word文件的轉(zhuǎn)換，找到下面2種方法，出于無產(chǎn)階級所謂的同甘共苦之心，共享下：)
1、實現(xiàn)工具：Office 2003中自帶的Microsoft Office Document Imaging
應(yīng)用情景：目前國外很多軟件的支持信息都使用PDF方式進行發(fā)布，如果沒有Adobe Reader，無法查看其內(nèi)容，如果沒有相關(guān)的編輯軟件又無法編輯PDF文件。轉(zhuǎn)換為DOC格式則可以實現(xiàn)編輯功能。盡管有些軟件也可以完成PDF轉(zhuǎn)換為DOC的工作，但很多都不支持中文，我們利用Office 2003中的Microsoft Office Document Imaging組件來實現(xiàn)這一要求最為方便。
使用方法：
第一步：首先使用Adobe Reader打開待轉(zhuǎn)換的PDF文件，接下來選擇“文件→打印”菜單，在打開的“打印”設(shè)置窗口中將“打印機”欄中的“名稱”設(shè)置為“Microsoft Office Document Image Writer”，確認(rèn)后將該PDF文件輸出為MDI格式的虛擬打印文件。
編輯提示：如果你在“名稱”設(shè)置的下拉列表中沒有找到“Microsoft Office Document Image Writer”項，那證明你在安裝Office 2003的時候沒有安裝該組件，請使用Office 2003安裝光盤中的“添加/刪除組件”更新安裝該組件。
第二步：運行Microsoft Office Document Imaging，并利用它來打開剛才保存的MDI文件，選擇“工具→將文本發(fā)送到Word”菜單，并在彈出的窗口中勾選“在輸出時保持圖片版式不變”，確認(rèn)后系統(tǒng)提示“必須在執(zhí)行此操作前重新運行OCR。這可能需要一些時間”，不管它，確認(rèn)即可。
編輯提示：目前，包括此工具在內(nèi)的所有軟件對PDF轉(zhuǎn)DOC的識別率都不是特別完美，而且轉(zhuǎn)換后會丟失原來的排版格式，所以大家在轉(zhuǎn)換后還需要手工對其進行后期排版和校對工作。
2、實現(xiàn)工具：Solid Converter PDF
應(yīng)用情景：利用Office 2003中的Microsoft Office Document Imaging組件來實現(xiàn)PDF轉(zhuǎn)Word文檔在一定程度上的確可以實現(xiàn)PDF文檔到Word文檔的轉(zhuǎn)換，但是對于很多“不規(guī)則”的PDF文檔來說，利用上面的方法轉(zhuǎn)換出來的Word文檔中常常是亂碼一片。為了恢復(fù)PDF的原貌，推薦的這種軟件可以很好地實現(xiàn)版式的完全保留，無需調(diào)整，而且可以調(diào)整成需要的樣板形式。
使用方法：
1、下載安裝文件Solid Converter PDF,點擊安裝。
編輯提示：安裝前有個下載安裝插件的過程，因此需要保證網(wǎng)絡(luò)連接通暢。
2、運行軟件，按工具欄要求選擇需要轉(zhuǎn)換的PDF文檔，點擊右下的“轉(zhuǎn)換”(Convert)按扭，選擇自己需要的版式，根據(jù)提示完成轉(zhuǎn)換
Excel高級使用技巧
1.編輯技巧
2.單元格內(nèi)容的合并
3.條件顯示
4.自定義格式
5.繪制函數(shù)圖象
6.自定義函數(shù)
7.矩陣計算
8.自動切換輸入法
9.批量刪除空行
10.如何避免錯誤信息
11.宏的使用
12.圖標(biāo)的應(yīng)用技巧
http://www.hongen.com/pc/oa/excel2k/ex2k1301.htm
1、編輯技巧
1 編輯技巧
(1) 分?jǐn)?shù)的輸入
如果直接輸入“1/5”，系統(tǒng)會將其變?yōu)?ldquo;1月5日”，解決辦法是：先輸入“0”，然后輸入空格，再輸入分?jǐn)?shù)“1/5”。
(2) 序列“001”的輸入
如果直接輸入“001”，系統(tǒng)會自動判斷001為數(shù)據(jù)1，解決辦法是：首先輸入“'”(西文單引號)，然后輸入“001”。
(3) 日期的輸入
如果要輸入“4月5日”，直接輸入“4/5”，再敲回車就行了。如果要輸入當(dāng)前日期，按一下“Ctrl+;”鍵。
(4) 填充條紋
如果想在工作簿中加入漂亮的橫條紋，可以利用對齊方式中的填充功能。先在一單元格內(nèi)填入“*”或“~”等符號，然后單擊此單元格，向右拖動鼠標(biāo)，選中橫向若干單元格，單擊“格式”菜單，選中“單元格”命令，在彈出的“單元格格式”菜單中，選擇“對齊”選項卡，在水平對齊下拉列表中選擇“填充”，單擊“確定”按鈕(如圖1)。
(5) 多張工作表中輸入相同的內(nèi)容
幾個工作表中同一位置填入同一數(shù)據(jù)時，可以選中一張工作表，然后按住Ctrl鍵，再單擊窗口左下角的Sheet1、Sheet2......來直接選擇需要輸入相同內(nèi)容的多個工作表，接著在其中的任意一個工作表中輸入這些相同的數(shù)據(jù)，此時這些數(shù)據(jù)會自動出現(xiàn)在選中的其它工作表之中。輸入完畢之后，再次按下鍵盤上的Ctrl鍵，然后使用鼠標(biāo)左鍵單擊所選擇的多個工作表，解除這些工作表的聯(lián)系，否則在一張表單中輸入的數(shù)據(jù)會接著出現(xiàn)在選中的其它工作表內(nèi)。
(6) 不連續(xù)單元格填充同一數(shù)據(jù)
選中一個單元格，按住Ctrl鍵，用鼠標(biāo)單擊其他單元格，就將這些單元格全部都選中了。在編輯區(qū)中輸入數(shù)據(jù)，然后按住Ctrl鍵，同時敲一下回車，在所有選中的單元格中都出現(xiàn)了這一數(shù)據(jù)。
(7) 在單元格中顯示公式
如果工作表中的數(shù)據(jù)多數(shù)是由公式生成的，想要快速知道每個單元格中的公式形式，以便編輯修改，可以這樣做：用鼠標(biāo)左鍵單擊“工具”菜單，選取“選項”命令，出現(xiàn)“選項”對話框，單擊“視圖”選項卡，接著設(shè)置“窗口選項”欄下的“公式”項有效，單擊“確定”按鈕(如圖2)。這時每個單元格中的分工就顯示出來了。如果想恢復(fù)公式計算結(jié)果的顯示，就再設(shè)置“窗口選項”欄下的“公式”項失效即可。
(8) 利用Ctrl+*選取文本
如果一個工作表中有很多數(shù)據(jù)表格時，可以通過選定表格中某個單元格，然后按下Ctrl+*鍵可選定整個表格。Ctrl+*選定的區(qū)域為：根據(jù)選定單元格向四周輻射所涉及到的有數(shù)據(jù)單元格的最大區(qū)域。這樣我們可以方便準(zhǔn)確地選取數(shù)據(jù)表格，并能有效避免使用拖動鼠標(biāo)方法選取較大單元格區(qū)域時屏幕的亂滾現(xiàn)象。
(9) 快速清除單元格的內(nèi)容
如果要刪除內(nèi)容的單元格中的內(nèi)容和它的格式和批注，就不能簡單地應(yīng)用選定該單元格，然后按Delete鍵的方法了。要徹底清除單元格,可用以下方法：選定想要清除的單元格或單元格范圍;單擊“編輯”菜單中“清除”項中的“全部”命令，這些單元格就恢復(fù)了本來面目。
2、單元格內(nèi)容的合并
根據(jù)需要，有時想把B列與C列的內(nèi)容進行合并，如果行數(shù)較少，可以直接用“剪切”和“粘貼”來完成操作，但如果有幾萬行，就不能這樣辦了。
解決辦法是：在C行后插入一個空列(如果D列沒有內(nèi)容，就直接在D列操作)，在D1中輸入“=B1&C1”，D1列的內(nèi)容就是B、C兩列的和了。選中D1單元格，用鼠標(biāo)指向單元格右下角的小方塊“■”，當(dāng)光標(biāo)變成"+"后，按住鼠標(biāo)拖動光標(biāo)向下拖到要合并的結(jié)尾行處，就完成了B列和C列的合并。這時先不要忙著把B列和C列刪除，先要把D列的結(jié)果復(fù)制一下，再用“選擇性粘貼”命令，將數(shù)據(jù)粘貼到一個空列上。這時再刪掉B、C、D列的數(shù)據(jù)。
下面是一個“&”實際應(yīng)用的例子。用AutoCAD繪圖時，有人喜歡在EXCEL中存儲坐標(biāo)點，在繪制曲線時調(diào)用這些參數(shù)。存放數(shù)據(jù)格式為“x，y”的形式，首先在Excel中輸入坐標(biāo)值，將x坐標(biāo)值放入A列，y坐標(biāo)值放入到B列，然后利用“&”將A列和B列合并成C列，在C1中輸入：=A1&"，"&B1，此時C1中的數(shù)據(jù)形式就符合要求了，再用鼠標(biāo)向下拖動C1單元格，完成對A列和B列的所有內(nèi)容的合并。
合并不同單元格的內(nèi)容，還有一種方法是利用CONCATENATE函數(shù)，此函數(shù)的作用是將若干文字串合并到一個字串中，具體操作為“=CONCATENATE(B1,C1)”。比如，假設(shè)在某一河流生態(tài)調(diào)查工作表中，B2包含“物種”、B3包含“河鱒魚”，B7包含總數(shù)45，那么： 輸入“=CONCATENATE("本次河流生態(tài)調(diào)查結(jié)果："，B2，""，B3，"為"，B7，"條/公里。")” 計算結(jié)果為：本次河流生態(tài)調(diào)查結(jié)果：河鱒魚物種為45條/公里。
3、條件顯示
我們知道，利用If函數(shù)，可以實現(xiàn)按照條件顯示。一個常用的例子，就是教師在統(tǒng)計學(xué)生成績時，希望輸入60以下的分?jǐn)?shù)時，能顯示為“不及格”;輸入60以上的分?jǐn)?shù)時，顯示為“及格"。這樣的效果，利用IF函數(shù)可以很方便地實現(xiàn)。 假設(shè)成績在A2單元格中，判斷結(jié)果在A3單元格中。那么在A3單元格中輸入公式： =if(A2<60，“不及格”，“及格”) 同時，在IF函數(shù)中還可以嵌套IF函數(shù)或其它函數(shù)。
例如，如果輸入： =if(A2<60，“不及格”，if(A2<=90，“及格”，“優(yōu)秀")) 就把成績分成了三個等級。
如果輸入 =if(A2<60，“差"，if(A2<=70，“中”，if(A2<90，“良”，“優(yōu)”))) 就把成績分為了四個等級。
再比如，公式： =if(SUM(A1：A5>0，SUM(A1：A5)，0) 此式就利用了嵌套函數(shù)，意思是，當(dāng)A1至A5的和大于0時，返回這個值，如果小于0，那么就返回0。 還有一點要提醒你注意：以上的符號均為半角，而且IF與括號之間也不能有空格。
4、自定義格式
Excel中預(yù)設(shè)了很多有用的數(shù)據(jù)格式，基本能夠滿足使用的要求，但對一些特殊的要求，如強調(diào)顯示某些重要數(shù)據(jù)或信息、設(shè)置顯示條件等，就要使用自定義格式功能來完成。 Excel的自定義格式使用下面的通用模型：正數(shù)格式，負(fù)數(shù)格式，零格式，文本格式，在這個通用模型中，包含三個數(shù)字段和一個文本段：大于零的數(shù)據(jù)使用正數(shù)格式;小于零的數(shù)據(jù)使用負(fù)數(shù)格式;等于零的數(shù)據(jù)使用零格式;輸入單元格的正文使用文本格式。 我們還可以通過使用條件測試，添加描述文本和使用顏色來擴展自定義格式通用模型的應(yīng)用。
(1)使用顏色 要在自定義格式的某個段中設(shè)置顏色，只需在該段中增加用方括號括住的顏色名或顏色編號。Excel識別的顏色名為：[黑色]、[紅色]、[白色]、[藍色]、[綠色]、[青色]和[洋紅]。Excel也識別按[顏色X]指定的顏色，其中X是1至56之間的數(shù)字，代表56種顏色。
(2)添加描述文本 要在輸入數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)之后自動添加文本，使用自定義格式為："文本內(nèi)容"@;要在輸入數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)之前自動添加文本，使用自定義格式為：@"文本內(nèi)容"。@符號的位置決定了Excel輸入的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)相對于添加文本的位置。
(3)創(chuàng)建條件格式 可以使用六種邏輯符號來設(shè)計一個條件格式：>(大于)、>=(大于等于)、<(小于)、<=(小于等于)、=(等于)、<>(不等于)，如果你覺得這些符號不好記，就干脆使用“>”或“>=”號來表示。
由于自定義格式中最多只有3個數(shù)字段，Excel規(guī)定最多只能在前兩個數(shù)字段中包括2個條件測試，滿足某個測試條件的數(shù)字使用相應(yīng)段中指定的格式，其余數(shù)字使用第3段格式。如果僅包含一個條件測試，則要根據(jù)不同的情況來具體分析。
自定義格式的通用模型相當(dāng)于下式：[>;0]正數(shù)格式;[<;0]負(fù)數(shù)格式;零格式;文本格式。
下面給出一個例子：選中一列，然后單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，在彈出的對話框中選擇“數(shù)字”選項卡，在“分類”列表中選擇“自定義”，然后在“類型”文本框中輸入“"正數(shù):"($#,##0.00);"負(fù)數(shù):"($ #,##0.00);"零";"文本:"@”，單擊“確定”按鈕，完成格式設(shè)置。這時如果我們輸入“12”，就會在單元格中顯示“正數(shù)：(.00)”，如果輸入“-0.3”，就會在單元格中顯示“負(fù)數(shù)：(
再舉一個例子，假設(shè)正在進行帳目的結(jié)算，想要用藍色顯示結(jié)余超過，000的帳目，負(fù)數(shù)值用紅色顯示在括號中，其余的值用缺省顏色顯示，可以創(chuàng)建如下的格式： “[藍色][>50000] $#,##0.00_);[紅色][<0]( $#,##0.00); $#,##0.00_)” 使用條件運算符也可以作為縮放數(shù)值的強有力的輔助方式，例如，如果所在單位生產(chǎn)幾種產(chǎn)品，每個產(chǎn)品中只要幾克某化合物，而一天生產(chǎn)幾千個此產(chǎn)品，那么在編制使用預(yù)算時，需要從克轉(zhuǎn)為千克、噸，這時可以定義下面的格式： “[>999999]#,##0,,_m"噸"";[>999]##,_k_m"千克";#_k"克"” 可以看到，使用條件格式，千分符和均勻間隔指示符的組合，不用增加公式的數(shù)目就可以改進工作表的可讀性和效率。
另外，我們還可以運用自定義格式來達到隱藏輸入數(shù)據(jù)的目的，比如格式";##;0"只顯示負(fù)數(shù)和零，輸入的正數(shù)則不顯示;格式“;;;”則隱藏所有的輸入值。 自定義格式只改變數(shù)據(jù)的顯示外觀，并不改變數(shù)據(jù)的值，也就是說不影響數(shù)據(jù)的計算。靈活運用好自定義格式功能，將會給實際工作帶來很大的方便。
5、繪制函數(shù)圖象
做教學(xué)工作的朋友們一定會遇到畫函數(shù)曲線的問題吧!如果想快速準(zhǔn)確地繪制一條函數(shù)曲線，可以借助EXCEL的圖表功能，它能使你畫的曲線既標(biāo)準(zhǔn)又漂亮。你一定會問，是不是很難學(xué)呀?其實這一點兒也不難，可以說非常簡便，不信你就跟我試一試。
以繪制y=|lg(6+x^3)|的曲線為例，其方法如下： 在某張空白的工作表中，先輸入函數(shù)的自變量：在A列的A1格輸入"X="，表明這是自變量，再在A列的A2及以后的格內(nèi)逐次從小到大輸入自變量的各個值;實際輸入的時候，通常應(yīng)用等差數(shù)列輸入法，先輸入前二個值，定出自變量中數(shù)與數(shù)之間的步長，然后選中A2和A3兩個單元格，使這二項變成一個帶黑色邊框的矩形，再用鼠標(biāo)指向這黑色矩形的右下角的小方塊“■”，當(dāng)光標(biāo)變成"+"后，按住鼠標(biāo)拖動光標(biāo)到適當(dāng)?shù)奈恢?，就完成自變量的輸入?/p>
輸入函數(shù)式：在B列的B1格輸入函數(shù)式的一般書面表達形式，y=|lg(6+x^3)|;在B2格輸入“=ABS(LOG10(6+A2^3))”，B2格內(nèi)馬上得出了計算的結(jié)果。這時，再選中B2格，讓光標(biāo)指向B2矩形右下角的“■”，當(dāng)光標(biāo)變成"+"時按住光標(biāo)沿B列拖動到適當(dāng)?shù)奈恢眉赐瓿珊瘮?shù)值的計算。
繪制曲線：點擊工具欄上的“圖表向?qū)?rdquo;按鈕，選擇“X，Y散點圖”，然后在出現(xiàn)的“X，Y散點圖”類型中選擇“無數(shù)據(jù)點平滑線散點圖”;此時可察看即將繪制的函數(shù)圖像，發(fā)現(xiàn)并不是我們所要的函數(shù)曲線，單擊“下一步”按鈕，選中“數(shù)據(jù)產(chǎn)生在列”項，給出數(shù)據(jù)區(qū)域，這時曲線就在我們面前了。
需要注意：如何確定自變量的初始值，數(shù)據(jù)點之間的步長是多少，這是要根據(jù)函數(shù)的具體特點來判斷，這也是對使用者能力的檢驗。如果想很快查到函數(shù)的極值或看出其發(fā)展趨勢，給出的數(shù)據(jù)點也不一定非得是等差的，可以根據(jù)需要任意給定。
從簡單的三角函數(shù)到復(fù)雜的對數(shù)、指數(shù)函數(shù)，都可以用EXCEL畫出曲線。如果用得到，你還可以利用EXCEL來完成行列式、矩陣的各種計算，進行簡單的積分運算，利用迭代求函數(shù)值(如x^2=x^7+4，可用迭代方法求x值)，等等，凡是涉及計算方面的事，找EXCEL來幫忙，它一定會給你一個滿意的答案。
6、自定義函數(shù)
雖然Excel中已有大量的內(nèi)置函數(shù)，但有時可能還會碰到一些計算無函數(shù)可用的情況。假如某公司采用一個特殊的數(shù)學(xué)公式計算產(chǎn)品購買者的折扣，如果有一個函數(shù)來計算豈不更方便?下面就說一下如何創(chuàng)建這樣的自定義函數(shù)。
自定義函數(shù)，也叫用戶定義函數(shù)，是Excel最富有創(chuàng)意和吸引力的功能之一，下面我們在Visual Basic模塊中創(chuàng)建一個函數(shù)。 在下面的例子中，我們要給每個人的金額乘一個系數(shù)，如果是上班時的工作餐，就打六折;如果是加班時的工作餐，就打五折;如果是休息日來就餐，就打九折。首先打開“工具”菜單，單擊“宏”命令中的“Visual Basic編輯器”，進入Visual Basic編輯環(huán)境，在“工程-VBAobject”欄中的當(dāng)前表上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“插入”-“模塊”，在右邊欄創(chuàng)建下面的函數(shù)rrr，代碼如下： Function rrr(tatol, rr) If rr = "上班" Then rrr = 0.6 * tatol ElseIf rr = "加班" Then rrr = 0.5 * tatol ElseIf rr = "休息日" Then rrr = 0.9 * tatol End If End Function 。
這時關(guān)閉編輯器，只要我們在相應(yīng)的列中輸入rrr(F2，B2)，那么打完折后的金額就算出來了。
7、矩陣計算
Excel的強大計算功能，不但能夠進行簡單的四則運算，也可以進行數(shù)組、矩陣的計算。
(1)數(shù)組和矩陣的定義
矩陣不是一個數(shù)，而是一個數(shù)組。在Excel里，數(shù)組占用一片單元域，單元域用大括號表示，例如{A1：C3}，以便和普通單元域A1：C3相區(qū)別。設(shè)置時先選定單元域，同時按Shift+Ctrl+Enter鍵，大括弧即自動產(chǎn)生，數(shù)組域得以確認(rèn)。
一個單元格就是一個變量，一片單元域也可以視為一組變量。為了計算上的方便，一組變量最好給一個數(shù)組名。例如A={A1：C3}、B={E1:G3}等。數(shù)組名的設(shè)置步驟是：選定數(shù)組域，單擊“插入”菜單，選擇“名稱”項中的“定義”命令，輸入數(shù)組名，單擊“確定”按鈕即可。更簡單的命名辦法為：選擇數(shù)組域，單擊名稱框，直接輸入名稱就行了。
矩陣函數(shù)是Excel進行矩陣計算的專用模塊。用“插入”-“函數(shù)”命令打開“粘貼函數(shù)”對話框，選中函數(shù)分類欄中的“數(shù)學(xué)與三角函數(shù)”，在右邊欄常用的矩陣函數(shù)有： MDETERM——計算一個矩陣的行列式; MINVERSE——計算一個矩陣的逆矩陣; MMULT——計算兩個矩陣的乘積; SUMPRODUCT——計算所有矩陣對應(yīng)元素乘積之和。
(2)矩陣的基本計算
數(shù)組計算和矩陣計算有很大的區(qū)別，比如下面這個例子中，A和B都是定義好的數(shù)組，因為這兩個數(shù)組都是3×3的，輸出結(jié)果也是3×3個單元格。計算時先選定矩陣計算結(jié)果的輸出域，為3×3的單元格區(qū)域，然后輸入公式。如果輸入“=A+B”或“=A-B”，計算結(jié)果是數(shù)組對應(yīng)項相加或相減，輸入“=A*B”表示數(shù)組A和B相乘，輸入“=A/B”表示數(shù)組A除數(shù)組B。如果要進行矩陣計算，就要用到相應(yīng)的矩陣函數(shù)。矩陣相加、相減與數(shù)組的加減表達形式是一樣的，也是“=A+B”和“=A-B”，表示矩陣相乘可以輸入“=MMULT(A，B)”，而矩陣相除是矩陣A乘B的逆矩陣，所以計算公式是“=MMULT(A，MINVERSE(B))”。公式輸入后，同時按Shift+Ctrl+Enter鍵得到計算結(jié)果。 對于更復(fù)雜的矩陣計算，可以采用分步計算。