WPS表格怎樣快速錄入考試成績(jī)
怎樣使用WPS表格輕松錄入考試成績(jī)?這里小編將通過(guò)4個(gè)步驟教大家實(shí)現(xiàn):制作成績(jī)表、設(shè)置公式、預(yù)防輸入錯(cuò)誤、快速錄入成績(jī)。以下是學(xué)習(xí)啦小編整理的WPS表格快速錄入考試成績(jī)的技巧,供大家參考,希望大家能夠有所收獲!
WPS表格快速錄入考試成績(jī)的教程:
1.制作成績(jī)表
首先打開(kāi)WPS表格制作一張成績(jī)記錄表,這個(gè)比較簡(jiǎn)單就不細(xì)說(shuō)了。然后在成績(jī)記錄表右側(cè)另外增加4列(J:M)。并按圖示輸入列標(biāo)題。
選中J1單擊菜單“數(shù)據(jù)/有效性”,在“數(shù)據(jù)有效性”窗口的“設(shè)置”選項(xiàng)卡下,單擊“允許”的下拉列表選擇“序列”,在“來(lái)源”中輸入公式=$C class="main">
WPS表格怎樣快速錄入考試成績(jī)
WPS表格怎樣快速錄入考試成績(jī)
2.設(shè)置公式
選中J2單元格,輸入公式=IF(ISERROR(vlookup(A2,L:M,2,FALSE)),"",VLOOKUP(A2,L:M,2,FALSE))。公式表示按A2的學(xué)號(hào)在L:M查找并顯示相應(yīng)的分?jǐn)?shù),當(dāng)沒(méi)找到出錯(cuò)時(shí)顯示為空。在L2輸入公式=VALUE("2007"&LEFT(K2,3)),公式用于提取K2數(shù)據(jù)左起三位數(shù)并在前面加上2007,然后轉(zhuǎn)換成數(shù)值。由于同班學(xué)生學(xué)號(hào)前面部分一般都是相同的,為了加快輸入速度我們?cè)O(shè)置為只輸入學(xué)號(hào)的最后三位數(shù),然后L2公式就會(huì)自動(dòng)為提取的數(shù)字加上學(xué)號(hào)前相同的部分“2007”顯示完整學(xué)號(hào),若需要也可設(shè)置為只輸入兩位學(xué)號(hào)。接著在M2輸入公式=VALUE(MID(K2,4,5)),提取K2數(shù)據(jù)從第4位以后的5個(gè)數(shù)字(即分?jǐn)?shù))并轉(zhuǎn)成數(shù)值。當(dāng)然若學(xué)號(hào)后數(shù)字不足5位,電腦也會(huì)聰明地只提取實(shí)際那幾位。最后選中J2:L2單元格區(qū)域,拖動(dòng)其填充柄向下復(fù)制填充出與學(xué)生記錄相同的行數(shù)
注:VALUE函數(shù)用于將提取的文本轉(zhuǎn)成數(shù)值。若學(xué)號(hào)中有阿拉伯?dāng)?shù)字以外的字符,例:2007-001或LS2007001,則學(xué)號(hào)就自動(dòng)變成了文本格式,此時(shí)L2的公式就不必再轉(zhuǎn)成數(shù)值了應(yīng)該改成="LS2007"&LEFT(K2,3),否則VALUE函數(shù)會(huì)出錯(cuò)。
3.預(yù)防輸入錯(cuò)誤
大量輸入難免會(huì)有輸入錯(cuò)誤的時(shí)候,選中K列單擊菜單“格式/條件格式”,在“條件格式”窗口中的條件1下的下拉按鈕選擇“公式”并輸入公式=L1=2007,不進(jìn)行格式設(shè)置。然后單擊“添加”按鈕,添加條件2,設(shè)置公式為=COUNTIF(L: L,L1)>1,單擊后面的“格式”按鈕,在格式窗口的“圖案”選項(xiàng)卡中設(shè)置底紋為紅色,確定完成設(shè)置。
這樣當(dāng)在L列中出現(xiàn)兩個(gè)相同學(xué)號(hào)時(shí),就會(huì)變成紅色顯示。按前面的公式設(shè)置當(dāng)K列為空時(shí)L列將顯示為“2007”,因此前面條件1的當(dāng)L1=2007時(shí)不設(shè)置格式,就是為了避開(kāi)這個(gè)重復(fù)。此外,若擔(dān)心分?jǐn)?shù)輸入錯(cuò)誤,還可再添加一個(gè)條件3,設(shè)置公式為=M1>120,顏色為黃色,即可在輸入的分?jǐn)?shù)超過(guò)120時(shí)變成黃色提醒。
4.快速錄入成績(jī)
OK,到此復(fù)雜的設(shè)置已經(jīng)完成了,以后需要輸入成績(jī)時(shí),只要先單擊J1單元格的下拉按鈕,從下拉列表中選擇要輸入的列標(biāo)題(例:期中),再選中K2輸入第一個(gè)學(xué)生的學(xué)號(hào)和成績(jī)00159,回車,后面的L2、M2就會(huì)顯示學(xué)生的學(xué)號(hào)2007001、分?jǐn)?shù)59,同時(shí)分?jǐn)?shù)會(huì)自動(dòng)填寫到學(xué)號(hào)為2007001行的J列單元格。我們只要這樣重復(fù)輸入學(xué)號(hào)分?jǐn)?shù)、回車,即可輕松完成全部學(xué)生的成績(jī)錄入。在輸入時(shí)如果學(xué)號(hào)出現(xiàn)重復(fù),則輸入的單元格和與其重復(fù)的單元格會(huì)同時(shí)以紅色顯示,提醒你輸入可能出錯(cuò)了。由于學(xué)號(hào)和成績(jī)是按試卷順序輸入的,因此即使輸入錯(cuò)誤你也可以很方便地翻出錯(cuò)誤輸入值所在的試卷校對(duì)。
全部輸入完成后,再選中J列進(jìn)行復(fù)制,然后選中“期中”成績(jī)所在的E列,右擊選擇“選擇性粘貼”,在彈出窗口中單擊選中“數(shù)值”單選項(xiàng),確定將J列分?jǐn)?shù)以數(shù)值方式粘貼到E列就徹底完成了成績(jī)錄入。