行政公文格式規(guī)范要點(diǎn)
行政公文的格式要素可劃分為眉首、主體、版記三部分。下文是行政公文格式規(guī)范要點(diǎn),歡迎閱讀!
行政公文格式規(guī)范要點(diǎn)有什么
1. 公文份號(hào)標(biāo)注要規(guī)范。份號(hào)即公文印制的順序號(hào),涉密公文標(biāo)注份號(hào)有利于加強(qiáng)公文的管理,便于掌握公文的去向。按照《條例》規(guī)定,公文份號(hào)在公文首頁(yè)左上角用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。涉密文件可標(biāo)虛位,一般標(biāo)四至六位,如果是兩位數(shù)的文件共20號(hào),則從0001號(hào)開(kāi)始編碼,一直編排到0020號(hào);如果是四位數(shù)的文件共2012號(hào),則從000001號(hào)開(kāi)始編碼,一直編排到002012號(hào)。
2. 密級(jí)和保密期限標(biāo)注要規(guī)范。高標(biāo)密級(jí)或低標(biāo)密級(jí)都會(huì)給文件的使用和管理帶來(lái)不便,因此要本著實(shí)事求是、利于保密的原則,合理把握和確定密級(jí)和保密期限。密級(jí)和保密期限都要標(biāo)注在公文首頁(yè)的左上角,用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。例如:秘密1年、機(jī)密3年、絕密長(zhǎng)期。
3. 緊急程度標(biāo)注要規(guī)范。這是公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。公文的緊急程度要在公文首頁(yè)左上角標(biāo)注。不能將正常運(yùn)行的公文隨意標(biāo)注為“急件”?,F(xiàn)在有些部門(mén)上報(bào)的公文,不急的公文卻標(biāo)注了緊急程度,緩急程度標(biāo)注過(guò)高,給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)增加了壓力,帶來(lái)了不必要的麻煩。
4. 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志要規(guī)范。這是由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)加“文件”二字組成,此類(lèi)文件是機(jī)關(guān)或部門(mén)的大頭文件,一般是指上報(bào)或下發(fā)的政策性文件;文件頭也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng),文號(hào)編在版頭下方紅線以下,一般用函類(lèi)公文較多。要取消一些部門(mén)“發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)加括號(hào)并標(biāo)注文種”的文件標(biāo)題格式,例如:××××廳(通知)、××××局(批復(fù))等,統(tǒng)一采用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)加“文件”二字或者發(fā)文機(jī)關(guān)規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)形式,再根據(jù)文件內(nèi)容確定使用的文種。
5. 發(fā)文字號(hào)標(biāo)注要規(guī)范。發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。聯(lián)合發(fā)文時(shí),使用主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)?,F(xiàn)在一些部門(mén)發(fā)文時(shí)常出現(xiàn)以下問(wèn)題:有的是發(fā)文機(jī)關(guān)代字概括不準(zhǔn)確,要么機(jī)關(guān)代字太長(zhǎng),要么提煉概括不夠準(zhǔn)確;有的是發(fā)文字號(hào)標(biāo)注不規(guī)范,要么年份標(biāo)注不正確,如,將2013年標(biāo)注為〔13〕,要么應(yīng)用六角括號(hào)標(biāo)注的卻使用方括號(hào)、圓括號(hào)、方頭括號(hào)等,要么發(fā)文順序號(hào)編虛位,如將“×××〔2013〕9號(hào)”誤寫(xiě)成“×××〔2013〕009號(hào)”,要么年份前面加“字”、后面加“第”等,如將“×××〔2013〕9號(hào)”誤寫(xiě)成“×××字〔2013〕第9號(hào)”;有的是發(fā)文字號(hào)的標(biāo)注位置錯(cuò)誤,上行文的發(fā)文字號(hào)要么排在居中位置,要么在左側(cè)頂格書(shū)寫(xiě),等等,這些都是不規(guī)范的。
6. 簽發(fā)人標(biāo)注要規(guī)范。上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。不同層次的文件簽發(fā)人不同。如果是以市委文件形式上報(bào)省委的公文,簽發(fā)人就是市委書(shū)記;如果是以市政府或省直部門(mén)文件上報(bào)省政府的公文,簽發(fā)人就是市長(zhǎng)或部門(mén)的一把手。現(xiàn)在經(jīng)常出現(xiàn)簽發(fā)人不規(guī)范的現(xiàn)象:有的是上報(bào)公文不標(biāo)注簽發(fā)人;有的是聯(lián)合上報(bào)公文時(shí)只標(biāo)注主辦部門(mén)的負(fù)責(zé)人而不標(biāo)注其他協(xié)辦部門(mén)負(fù)責(zé)人;有的是簽發(fā)人標(biāo)注不規(guī)范,排列不整齊,簽發(fā)人姓名不用楷體而使用黑體或者仿宋體等。
7. 公文標(biāo)題標(biāo)注要規(guī)范。公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、事由和文種組成,不能缺項(xiàng)。公文標(biāo)題要能概括公文的主要內(nèi)容,使用正確文種,做到準(zhǔn)確、精練,通過(guò)標(biāo)題使受文者及時(shí)了解文件的主旨和要義。標(biāo)題中要盡量少用標(biāo)點(diǎn)符號(hào),除書(shū)名號(hào)、引號(hào)、括號(hào)之外,其他標(biāo)點(diǎn)符號(hào)不能在標(biāo)題中隨意亂用。
在我們接觸的公文中,標(biāo)題不規(guī)范的情況主要有以下幾類(lèi):有的公文制發(fā)時(shí)不標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng),如“關(guān)于××××××的通知”,省略了發(fā)文機(jī)關(guān);有的重復(fù)使用介詞結(jié)構(gòu)“關(guān)于”,如“××市關(guān)于印發(fā)關(guān)于××××××規(guī)定的通知”等;有的重復(fù)使用公文文種,如“×××轉(zhuǎn)發(fā)××部轉(zhuǎn)發(fā)×××部印發(fā)關(guān)于××××××規(guī)定的通知的通知的通知”;有的文種使用不當(dāng),如“××廳關(guān)于××××××的請(qǐng)示報(bào)告”等,或在法定公文文種以外隨意創(chuàng)造文種,如“××廳關(guān)于×××的建議”、“××廳關(guān)于×××的說(shuō)明”、“××廳關(guān)于×××的對(duì)策”等;有的在標(biāo)題中隨便使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào),如“××廳關(guān)于×××、及×××的通知”等;有的公文標(biāo)題內(nèi)容缺項(xiàng)不能準(zhǔn)確概括反映公文內(nèi)容,如“××市人民政府關(guān)于×××非法售油被焦點(diǎn)訪談曝光情況的報(bào)告”缺少“整改”二字,“××廳關(guān)于奶款拖欠問(wèn)題的報(bào)告”缺少“及對(duì)策建議”。
8. 主送機(jī)關(guān)標(biāo)注要規(guī)范。主送機(jī)關(guān)就是公文的主要受理機(jī)關(guān),應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱(chēng)、規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)或者同類(lèi)型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱(chēng)。
在我們接觸的公文中,主送機(jī)關(guān)標(biāo)注存在的問(wèn)題主要體現(xiàn)在違反《條例》行文規(guī)則的有關(guān)規(guī)定上:一是多頭請(qǐng)示,如有的市政府向省委、省政府同時(shí)報(bào)送“請(qǐng)示”,有的機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送請(qǐng)示時(shí),其同一個(gè)文件又向多個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送卻不注明分送情況,造成上級(jí)機(jī)關(guān)交叉批示,給公文辦理帶來(lái)極大不便。二是不按隸屬關(guān)系行文,把不相隸屬的兩個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)并列隨意主送,如省直某部門(mén)給省政府報(bào)送報(bào)告主送“省政府并國(guó)家×××部”。對(duì)待這樣的上報(bào)公文,報(bào)告事項(xiàng)為主的上級(jí)機(jī)關(guān)用主送,報(bào)告事項(xiàng)為輔的上級(jí)機(jī)關(guān)則用抄送,不能把兩個(gè)不相隸屬的上級(jí)機(jī)關(guān)并列主送。三是違反黨政分開(kāi)的原則,以市委、市政府名義給省政府寫(xiě)請(qǐng)示,有的未經(jīng)上級(jí)機(jī)關(guān)同意就給上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人行文,還有的市政府或省直部門(mén)給省政府報(bào)送公文寫(xiě)“省政府并×××省長(zhǎng)”。
9. 正文表述要規(guī)范。正文是公文的主體和核心部分,用來(lái)表述公文的內(nèi)容。公文首頁(yè)應(yīng)當(dāng)顯示公文的正文。特別是有的聯(lián)合行文公文標(biāo)題很長(zhǎng),占據(jù)了公文首頁(yè)的大部分篇幅,這樣就要調(diào)整標(biāo)題內(nèi)容,必要時(shí)可以縮減標(biāo)題字?jǐn)?shù),把公文首頁(yè)留出一些空間來(lái)寫(xiě)正文內(nèi)容,避免出現(xiàn)公文首頁(yè)只有標(biāo)題沒(méi)有正文的情況。公文正文表述中需要把握以下幾個(gè)重點(diǎn)。
一是上報(bào)的請(qǐng)示、報(bào)告類(lèi)公文,“請(qǐng)示”要嚴(yán)格遵守一文一事的原則,一次請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)給予解決一個(gè)主要問(wèn)題即可,不能在一個(gè)請(qǐng)示中向上級(jí)機(jī)關(guān)提出多個(gè)不相關(guān)聯(lián)的事項(xiàng);“報(bào)告”中不能夾帶請(qǐng)示事項(xiàng),以報(bào)告情況、答復(fù)問(wèn)題為主,嚴(yán)格與“請(qǐng)示”的內(nèi)容分開(kāi)。
二是下發(fā)的公文,要嚴(yán)格按照隸屬關(guān)系行文,同級(jí)機(jī)關(guān)不能用通知、批復(fù)的文種向?qū)Ψ叫形?,除了上?jí)機(jī)關(guān)授權(quán)外,不能向同級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)人事任免、編制批復(fù)、項(xiàng)目審批、資金撥付等通知或批復(fù)類(lèi)公文。各級(jí)黨政部門(mén)除其辦公室外的內(nèi)設(shè)處室不允許對(duì)外下達(dá)指令性公文,各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和部門(mén)都應(yīng)自覺(jué)遵守。
三是部門(mén)會(huì)簽未經(jīng)協(xié)調(diào)一致不得各自單獨(dú)行文,一個(gè)部門(mén)下發(fā)的公文其內(nèi)容涉及其他部門(mén)的職責(zé),不經(jīng)會(huì)簽不能單獨(dú)向本系統(tǒng)及下屬單位下發(fā);上報(bào)公文,其內(nèi)容涉及其他部門(mén)的職責(zé),則必須與相關(guān)部門(mén)會(huì)簽同意后方可向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送“請(qǐng)示”或“報(bào)告”,沒(méi)有達(dá)成一致的內(nèi)容不能寫(xiě)入“請(qǐng)示”或“報(bào)告”中。
10. 附件說(shuō)明表述要規(guī)范。附件說(shuō)明是公文附件的順序號(hào)和名稱(chēng)。在正文之下空一行左空兩字位置編排“附件”二字,后面標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱(chēng)。如果有多個(gè)附件,則依次單獨(dú)成行向下排列。無(wú)論是上報(bào)公文還是下發(fā)公文,經(jīng)常出現(xiàn)的問(wèn)題有:一是公文中帶有附件,卻漏標(biāo)附件說(shuō)明;二是附件說(shuō)明標(biāo)注不規(guī)范,如有的附件順序號(hào)用漢字標(biāo)注(應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字),有的雖然用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注但后面用頓號(hào)分隔,有的附件名稱(chēng)后加句號(hào)(附件名稱(chēng)后面不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)),有的附件名稱(chēng)較長(zhǎng)轉(zhuǎn)行后頂格排列(應(yīng)與上行附件名稱(chēng)的首字對(duì)齊)。
11. 發(fā)文機(jī)關(guān)署名標(biāo)注要規(guī)范。發(fā)文機(jī)關(guān)署名要用機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)?,F(xiàn)在有些上報(bào)公文或下發(fā)公文沒(méi)有按照《條例》要求標(biāo)注發(fā)文機(jī)關(guān)署名,有的發(fā)文機(jī)關(guān)署名與發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、標(biāo)題中的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)不一致、不規(guī)范,有的只蓋部門(mén)公章不署名,有的成文日期用漢字標(biāo)注(應(yīng)為阿拉伯?dāng)?shù)字)。如某廳上報(bào)公文的標(biāo)題用全稱(chēng),而發(fā)文機(jī)關(guān)署名卻用簡(jiǎn)稱(chēng);某局下發(fā)的文件標(biāo)題是“關(guān)于××××××工作的通知”,署名卻是某局辦公室;還有的部門(mén)給下級(jí)單位下發(fā)通知,以部門(mén)名義發(fā)文,署名卻是部門(mén)的某個(gè)業(yè)務(wù)處。上述這些機(jī)關(guān)署名不規(guī)范的問(wèn)題,均應(yīng)予以糾正。
12. 成文日期標(biāo)注要規(guī)范。公文的成文日期要署會(huì)議通過(guò)或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期,聯(lián)合發(fā)文要署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。這里要把握好兩點(diǎn):一是沒(méi)有主送機(jī)關(guān)和發(fā)文機(jī)關(guān)署名的公文,成文日期加括號(hào)標(biāo)注在標(biāo)題下方;二是有主送機(jī)關(guān)和發(fā)文機(jī)關(guān)署名的公文,標(biāo)注在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行。成文日期無(wú)論用哪一種方式標(biāo)注,都要用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。標(biāo)注的年、月、日均用全稱(chēng),年、月、日不編虛位,不簡(jiǎn)稱(chēng)。如“2012年8月6日”,不能寫(xiě)成“12年08月06日”。
13. 印章加蓋要規(guī)范。公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的,應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章,并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。各級(jí)機(jī)關(guān)在印章使用方面不規(guī)范的現(xiàn)象較為普遍:有的用印位置比較隨意,不居中、不端正、不清楚、不規(guī)范;有的聯(lián)合行文用印時(shí),印章相交或相切;有的聯(lián)合行文只蓋主辦部門(mén)的印章而不蓋協(xié)辦部門(mén)的印章;有的印章與發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志不符。
按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定,對(duì)于加蓋印章的公文,單一機(jī)關(guān)行文時(shí),成文日期右空四字編排,發(fā)文機(jī)關(guān)署名在成文日期之上,以成文日期為準(zhǔn)居中編排,印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期,使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章頂端應(yīng)上距正文一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時(shí),應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置,并將印章一一對(duì)應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名,最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期,印章之間排列整齊、互不相交或相切。
對(duì)于不加蓋印章的公文,單一機(jī)關(guān)行文時(shí),在正文或附件說(shuō)明下空一行右空兩字編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名,在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行編排成文日期,首字比發(fā)文機(jī)關(guān)署名首字右移兩字,如成文日期長(zhǎng)于發(fā)文機(jī)關(guān)署名,應(yīng)使成文日期右空兩字編排,并相應(yīng)增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)。聯(lián)合行文時(shí),應(yīng)先編排主辦機(jī)關(guān)署名,其余發(fā)文機(jī)關(guān)署名依次向下編排。
14.附注標(biāo)注要規(guī)范。附注是公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說(shuō)明的事項(xiàng)。主要標(biāo)注公文的傳達(dá)范圍或聯(lián)系人姓名、聯(lián)系電話(huà)等,一般加括號(hào)標(biāo)注于成文日期左下方。上報(bào)公文必須標(biāo)注聯(lián)系人和聯(lián)系電話(huà),以便于上級(jí)機(jī)關(guān)在辦理該公文時(shí)與熟悉該公文的人員聯(lián)系溝通,協(xié)調(diào)事項(xiàng)。
15.附件標(biāo)注要規(guī)范。附件是公文正文的說(shuō)明、補(bǔ)充或者參考資料。附件要另面編排,并在版記之前,與公文正文一起裝訂,如附件與正文不能一起裝訂,應(yīng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號(hào)。
16.抄送機(jī)關(guān)標(biāo)注要規(guī)范。抄送機(jī)關(guān)是指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān),應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱(chēng)、規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)或者同類(lèi)型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱(chēng)。抄送機(jī)關(guān)可以是上級(jí)、平級(jí)、下級(jí)和不相隸屬機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)的排列順序一般按機(jī)關(guān)性質(zhì)和隸屬關(guān)系確定。具體排列上,依照先上級(jí)機(jī)關(guān)、再平級(jí)機(jī)關(guān)、后下級(jí)機(jī)關(guān)的次序。抄送單位一般不寫(xiě)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或部門(mén)負(fù)責(zé)同志個(gè)人。
17.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期要規(guī)范。這里是指公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。制發(fā)公文的部門(mén)印發(fā)機(jī)關(guān)一般寫(xiě)其部門(mén)辦公室,而不寫(xiě)其部門(mén),如“×××廳辦公室印”,印發(fā)日期用阿拉伯?dāng)?shù)字完整寫(xiě)明年、月、日,后面加“印發(fā)”二字。
18.頁(yè)碼標(biāo)注要規(guī)范。這里是指公文頁(yè)數(shù)順序號(hào)。工作中常見(jiàn)的公文頁(yè)碼的標(biāo)注有兩種。一種是公文正文包括幾個(gè)附件,且都是正文的組成部分,這樣就必須把所有附件內(nèi)容列入整個(gè)公文的整體部分,統(tǒng)一編排頁(yè)碼,印刷版記標(biāo)在公文的最后。如領(lǐng)導(dǎo)干部出訪的請(qǐng)示,包括請(qǐng)示內(nèi)容、出訪代表團(tuán)人員名單、出訪國(guó)家邀請(qǐng)函、出訪國(guó)家大使館復(fù)電等內(nèi)容,都必須作為整個(gè)請(qǐng)示的整體內(nèi)容統(tǒng)一編排頁(yè)碼,不能單獨(dú)列出附件。另一種是公文有幾個(gè)附件,各有其獨(dú)立性,或是單獨(dú)排版,或是單獨(dú)裝訂,這時(shí),附件不與公文正文統(tǒng)一編排頁(yè)碼,而需另編頁(yè)碼。
行政公文的格式規(guī)范
一、函
公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內(nèi)容和寫(xiě)法要求如下:
(一)首部。主要包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)兩個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)容。
1、標(biāo)題。
2、主送機(jī)關(guān)。
(二)正文。其結(jié)構(gòu)一般由開(kāi)頭、主體、結(jié)尾、結(jié)語(yǔ)等部分組成。
(三)結(jié)尾。一般用禮貌性語(yǔ)言向?qū)Ψ教岢鱿M??;蛘?qǐng)對(duì)方協(xié)助解決某一問(wèn)題,或請(qǐng)對(duì)方及時(shí)復(fù)函,或請(qǐng)對(duì)方提出意見(jiàn)或請(qǐng)主管部門(mén)批準(zhǔn)等。
(四)結(jié)語(yǔ)。通常應(yīng)根據(jù)函詢(xún)、函告、函或函復(fù)的事項(xiàng),選擇運(yùn)用不同的結(jié)束語(yǔ)。如“特此函詢(xún)()”、“請(qǐng)即復(fù)函”、“特此函告”、“特此函復(fù)”等。有的函也可以不用結(jié)束語(yǔ),如屬便函,可以像普通信件一樣,使用“此致”、“敬禮”。
二、通知
通知是下行文,要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理、執(zhí)行或服從安排的文種。通知講究時(shí)效性,是告知立即辦理、執(zhí)行或周知的事項(xiàng)。
(一)標(biāo)題:制發(fā)機(jī)關(guān)+事由+通知。
(二)正文:㈠通知前言:即制發(fā)通知的理由、目的、依據(jù)。例如“為了解決×××的問(wèn)題,經(jīng)×××批準(zhǔn),現(xiàn)將×××,具體規(guī)定通知如下。㈡通知主體:寫(xiě)出通知事項(xiàng),分條列項(xiàng),條目分明。
(三)結(jié)尾:三種寫(xiě)法:
1.意盡言止,不單寫(xiě)結(jié)束語(yǔ)。
2.在前言和主體之間,如未用“特作如下通知”作為過(guò)渡語(yǔ),結(jié)尾可用“特此通知”結(jié)尾。
3.再次明確主題的段落描寫(xiě)。
三、報(bào)告
《報(bào)告》寫(xiě)作要點(diǎn),報(bào)告是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見(jiàn)或建議、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢(xún)問(wèn)時(shí)用的陳述性公文。
(一)標(biāo)題:制發(fā)機(jī)關(guān)+事由+報(bào)告;報(bào)告前可加“緊急”。
(二)正文:㈠事由:直陳其事,把情況及前因、后果寫(xiě)清楚。㈡事項(xiàng):寫(xiě)工作步驟、措施、效果。也可以寫(xiě)工作的意見(jiàn)、建議或應(yīng)注意的問(wèn)題。
(三)結(jié)尾:可寫(xiě)“特此報(bào)告”、“專(zhuān)此報(bào)告”,后面不用任何標(biāo)點(diǎn)符號(hào),或“以上報(bào)告如無(wú)不妥,請(qǐng)批轉(zhuǎn)各地、各部門(mén)執(zhí)行”,或“以上報(bào)告,請(qǐng)指示”等語(yǔ)。注意事項(xiàng):概述事實(shí),重點(diǎn)突出,中心明確,實(shí)事求是,有針對(duì)性。
四、請(qǐng)示
請(qǐng)示是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)的呈請(qǐng)性、期復(fù)性公文。
(一)標(biāo)題:制發(fā)機(jī)關(guān)名稱(chēng)+事由+請(qǐng)示。
(二)正文:㈠請(qǐng)示的原因:陳述情況,闡述理由,講情必要性和可能性,最后用“為此,請(qǐng)示如下”。㈡請(qǐng)示的事項(xiàng):寫(xiě)明請(qǐng)示要求,如請(qǐng)求物資要寫(xiě)明品名、規(guī)格、數(shù)量,請(qǐng)求資金要寫(xiě)明金額。
(三)結(jié)尾語(yǔ):多用“上述意見(jiàn),是否妥當(dāng),請(qǐng)指示”。“特此請(qǐng)示,請(qǐng)予批準(zhǔn)”,“以上請(qǐng)求,請(qǐng)予審批”,“以上請(qǐng)示,請(qǐng)予批復(fù)”,“以上請(qǐng)示,如無(wú)不妥,請(qǐng)批轉(zhuǎn)各部門(mén)執(zhí)行”等語(yǔ)。
注意事項(xiàng):一文一事;一個(gè)主送機(jī)關(guān);逐級(jí)請(qǐng)示。
五、規(guī)定
規(guī)定是由機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企業(yè)事業(yè)單位對(duì)某一方面工作或行為做出具體規(guī)約的文件。
(一)標(biāo)題:地域+內(nèi)容+文件種類(lèi)(規(guī)定、管理辦法、細(xì)則、規(guī)則等)。
(二)正文:
1.正文的內(nèi)容通過(guò)“條”的形式表述,按順序依次排列。“條”是法規(guī)的基本單位。
2.“條”的內(nèi)容較多時(shí)可分為“款”,“款”的內(nèi)容較多時(shí)可分為“項(xiàng)”。
3.根據(jù)內(nèi)容的需要,可以在“條”上設(shè)“章”。
公文標(biāo)題居中排一行或數(shù)行。公文標(biāo)題用2號(hào)宋體。正文用3號(hào)仿宋。一般每頁(yè)22行,每行28個(gè)字。用A4紙打印。結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為“一”;第二層為“㈠”;第三層為“⒈”;第四層為“⑴”。成文時(shí)間用漢字,“零”可寫(xiě)為“○”,右空4個(gè)字。印章上不壓正文,下壓日期,“騎年蓋月”。
所謂騎年就是蓋章的時(shí)候,要蓋在年份的上面,章子有1/3是在年份下面,就好像騎上去了一樣,而同時(shí),章子要把月份整個(gè)蓋住,這就是蓋月,主要是為了防止篡改公文日期。
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