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      公司外出管理規(guī)定

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      公司外出管理規(guī)定

        為加強公司員工外出工作管理,提高工作效率、工作質量、業(yè)務成績,制定了公司人員外出管理規(guī)定,下面學習啦小編給大家介紹關于公司外出管理規(guī)定的相關資料,希望對您有所幫助。

        公司外出管理規(guī)定如下

        一. 目的

        為了進一步規(guī)范員工外出流程及報銷,加強差旅費及有關費用的控制和管理,特制定本制度。

        二. 范圍

        適用于公司全體員工。

        三. 定義

        1. 員工外出分為外勤和出差二種。

        2. 因公出差,于本市或本地區(qū)范圍內,當天往返的,視為外勤。

        3. 因公出差,不能當天往返,且發(fā)生住宿的,視為出差。

        四. 審批程序、權限和流程

        1. 員工因工作需要出差時,填寫《出差申請單》。并交由廠長審批,總工批準。

        2. 研發(fā)部人員因工作需要出差時,填寫《出差申請單》,由總工審批,并報請總經理批準。

        3. 項目組人員因工作需要出差時,填寫《出差申請單》,報請總經理批準。

        4. 公司總部人員因工作需要出差時,須填寫《出差申請單》,由人事部審批,報總經理批準。

        5. 員工出差國外一律由總經理批準。

        6. 工廠各部門將填寫好《出差申請單》交由前臺處,前臺確定簽批完整后,掃描電郵至相關人員,并第一時間通知到出納及人事行政部。(經電話申請總經理批準的,須注明。)

        7. 出納收到《出差申請單》,根據(jù)出差日期及出差人員級別購買火車票/飛機票。若火車售票系統(tǒng)內車票不足或無票情況下,需要更換出差日期,應第一時間通知到相關部門負責人。

        8. 員工外出時,必須嚴格按照上述流程操作。因特殊情況未能履行出差審批手續(xù)的,可由部門負責人或相關人員代為填寫或出差后補辦。否則,作曠工處理。

        五. 外出人員管理原則

        1.出差人員必須采用高效、經濟、安全、便捷的交通工具、路線和時間出行,反對浪費行為,提倡節(jié)約。

        2.外出人員公干時,應隨時保持熱情、禮貌、友好,自覺維護公司形象。

        六. 差旅費構成

        1. 長途交通費:飛機 、火車、輪船、高鐵、長途大巴產生的費用

        2. 市內交通費:公交、地鐵、出租車產生的費用。

        3. 住宿費;異地出差因過夜住宿產生的費用。

        4. 餐費補貼:按地區(qū)標準和職務,限額計發(fā)補貼。

        5. 通訊費用:因工作需要電話溝通產生的費用

        6. 其它費用:傳真、復印、郵寄等公共費用。

        七. 具體規(guī)定如下:

        1. 外勤人員外出時,須在《外勤人員登記表》上登記簽字即可。外勤人員報銷待定?建議:公司這邊邊只報車費,工廠除了報車費,另外報銷餐費和住宿費。但是沒有出差補貼。外勤寫外出單,出差寫出差單。餐費按15元/餐補貼中/晚餐。

        2. 出差人員選擇交通工具一般以火車/長途大巴為主,火車行駛6小時以內,乘坐硬座;6小時以上為硬臥。管理級人員或研發(fā)部人員可乘坐高鐵/飛機出行。特殊情況下,出差人員選擇飛機出行,必須由總經理批準后方可執(zhí)行。出納也可綜合市場票價,擇優(yōu)選擇交通工具。

        3. 普通員工一線城市餐費補貼40元/天,二三線城市餐費補貼30元/天;主管級以上人員一線城市餐費補貼60元/天,二三線城市餐費補貼50元/天。另:早餐占日限額的20%,午晚餐占日限額的40%。(補貼標準待商議)

        4. 部門負責人可根據(jù)出差具體情況(如工作量、工作環(huán)境等),為外出人員申請出差補貼,補貼標準為10-15元/天。

        5. 因工作需要產生的通訊費,出差負責人每月可享受100元/月補貼,特殊情況,可酌情增加報銷費用。出差人員出差時間不足一個月情況下,也可按此標準執(zhí)行。

        6. 普通員工住宿費用報銷一般不超過120元/晚,管理人員不超過150元/晚。超出部分自理。由三霞根據(jù)一線城市和二三線城市來定具體標準。

        7. 因特殊情況需要乘坐出租車的人員,須事前征得部門負責人同意后方可執(zhí)行。否則不予報銷。

        8. 因公務出差,嚴格從事與工作無關的事項。因特殊情況,確實需要辦理私事時,應提前向廠長/總工申請,同意后方可辦理。否則按曠工處理。

        9. 出差人員中途改變路線時,應提前向部門負責人申請,同意后方可執(zhí)行。

        10. 員工出差必須每天以郵件/電話形式向部門負責人匯報工作,不能以郵件形式匯報的,應每天記錄當天工作內容,并于返回后以電郵形式發(fā)放至相關人員。重要人員出差返回5天內應向總工和相關人員提交出差報告。

        11. 出差人員需要借款時,填寫《借款單》,并經相關負責人簽字后方可領取。

        12. 管理人員因個人原因需要參加會議、學習、培訓期間,公司提供有薪假,但每月不超過二次,每次不超過一天。公司不承擔任何食宿和交通費用。所產生的一切費用自理,

        13. 員工因病、因事需要在當?shù)卣埣伲捎沙霾钬撠熑伺鷾?,并知會相關人員。出現(xiàn)無出差負責人或請假超過二天以上者,須報請廠長/總工批準。

        14. 因生病(需要住院)可按標準支付出差補貼,不報住宿費、餐費和市內交通費。住院期間出差補貼不超過10天。結果待討論

        15. 出差中公休:出差過程中,若遇公休日,應以公務為重,繼續(xù)執(zhí)行出差任務;若遇到出差單位公休無法辦公,可安排休息。

        16. 超期停留:出差過程中,因生病(未住院)交通中斷或其它不可抗力因素造成超過預定期限停留的,在核清事實基礎上,按實際差旅費報銷。

        17. 出差結束后回深圳(公司)的交通費用,實報實銷;出差地請事假/病假,不直接回深圳的,按出差地到深圳的交通費用(火車硬座/硬臥)報銷;出差時遇法定節(jié)假日放假,不直接回深圳的,不矛報銷。

        18. 員工出差期間因工作需要加班按國家規(guī)定加班費計算。出差在途遇周六日可計作加班或安排調休。銷售人員/技術人員/研發(fā)人員/管理人員出差期間的加班費和休息時間怎么定?

        19. 外出時借道探親訪友須經部門負責人批準方可,相關費用不予報銷,探親訪友期間公司不予發(fā)放任何補貼。

        八. 出差費用報銷審核

        1. 出差人員按相關標準范圍內實報實銷,超支自理。

        2. 出差住宿費用的審核以實際過夜天數(shù)和限額標準確定,并附有出差時間、出差地點一致的有效住宿憑證發(fā)票,超過限額標準部分,個人自理。住宿一般由出納負責預訂,相關出差人員離開入住酒店后,領取并保管好發(fā)票。待出差返回公司后上交至出納處即可。

        3. 同性人員一起出差的,應以標準間為主,且報銷費用只允許一人報銷。嚴禁重復報銷。

        4. 外勤人員無特殊情況,一律不準報銷住宿費用;外勤人員外出范圍包括深圳市內、廣州、惠州、東莞、珠海等深圳周邊城市和地區(qū)。因特殊情況需要住宿的人員必須經總工批準。

        5. 乘坐火車以硬座或硬臥為原則;高鐵以二等票為原則;輪船以三等倉為原則;乘坐飛機以經濟倉為原則,總經理級以上可乘坐商務倉。

        6. 外出人員返回后應于一周內辦理報銷手續(xù),并交到財務部。報銷人員應填寫《出差報銷單》按財務要求粘貼好票據(jù),否則財務部可以不予辦理。出差報銷單應由部門負責人審批,由總經理批準。

        7. 財務應遵循“前帳不清,后帳不借”原則辦理報銷手續(xù)。

        8. 外出報銷盡可能提供正規(guī)發(fā)票。住宿費用100元以上或乘坐長途大巴時,必須提供正規(guī)發(fā)票,否則不予報銷。結果待商議,建議遇到特殊情況將情況進行書面說明。

        9. 出差人員負責保管好各項票據(jù),若有遺失,財務不予報銷。嚴禁借/買其它日期相關票據(jù)代替。

        10. 由接待單位免費提供食宿和交通工具的,公司一律不予報銷任何費用和發(fā)放餐費補貼。

        11. 搭乘公司提供交通工具者,不再報銷交通費用。

        12. 出差人員在外有酗酒導致斗歐,或其它與公司無關事件發(fā)生意外傷害的,公司不承擔任何費用。

        13. 外出人員應嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司規(guī)章制度,如發(fā)現(xiàn)從事違反法律法規(guī)規(guī)定的其它情形,一經發(fā)現(xiàn),立即按相關規(guī)定解除勞動關系,并不予經濟補償。

        九. 差旅費報銷違規(guī)追究

        1. 出差人員應實事求是原則,嚴禁虛報!一經查出,責令退回虛報金額,并以虛報額三至五倍金額,貢獻員工成長基金。虛報金額,一次超出500元,或年終累計超2000元以上者,公司根據(jù)相關規(guī)定,解除勞動關系,并不予經濟補償,并向其追究公司損失。

        2. 各級審簽人員把關不嚴而失職,使弄虛作假的票據(jù)得以報銷,后經查實收回的,審簽人員須貢獻50元員工成長基金,當月考核扣5分,年終考核扣1分。情節(jié)嚴重的,貢獻員工成長基金100元,當月考核扣10分,年終考核扣5分。經查實無法收回的,給公司造成經濟損失的,由各級審簽人員承擔相應連帶責任,并由各級審簽人員負責賠償相應損失。

        3. 部門負責人或直接分管領導,如有故意包庇、縱容員工弄虛作假的違規(guī)行為,一經查實,按虛報額三至五倍金額,貢獻至員工成長基金,并取消年終獎金。情節(jié)嚴重者,公司將根據(jù)相關規(guī)定以降職或解除勞動關系。

        十. 相關文件

        1. 《外勤人員登記表》

        2. 《出差申請單》

        3. 《考勤管理規(guī)定》

        十一. 附則

        1. 本管理辦法如有與之前所擬定的相關規(guī)定產生沖突之處,以本管理辦法為準。

        2. 以上規(guī)定自發(fā)布之日起生效!

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