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      公司會(huì)議室管理規(guī)定范文_企業(yè)會(huì)議紀(jì)律管理制度范文

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        為進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)議室管理,充分發(fā)揮作用,提高使用率,公司都會(huì)制定會(huì)議管理規(guī)定。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的公司會(huì)議室規(guī)章制度,歡迎大家參閱。

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        公司會(huì)議室管理規(guī)定范文1

        為了正確、規(guī)范的使用視頻會(huì)議系統(tǒng),提高會(huì)議舉辦的效率及質(zhì)量,發(fā)揮會(huì)議室作用,給員工創(chuàng)造一個(gè)良好的辦公環(huán)境,使會(huì)議室的管理和使用更加規(guī)范化、合理化,以確保公司各類(lèi)會(huì)議的正常召開(kāi),現(xiàn)結(jié)合本公司的實(shí)際情況,對(duì)會(huì)議室的管理作如下規(guī)定。

        第一章 管理部門(mén)及管理職責(zé)

        第一條 公司會(huì)議室由公司行政部管理,各項(xiàng)目會(huì)議室由各項(xiàng)目行政部管理。

        第二條 公司行政部職責(zé):

        (一) 負(fù)責(zé)公司例會(huì)的通知;

        (二) 會(huì)議室的安排與協(xié)調(diào);

        (三)負(fù)責(zé)公司例會(huì)會(huì)前物資的準(zhǔn)備;

        (四)負(fù)責(zé)公司例會(huì)的會(huì)議記錄;

        (五)保證室內(nèi)整潔衛(wèi)生、設(shè)施完好。

        第三條 在例會(huì)結(jié)束后,及時(shí)起草會(huì)議紀(jì)要,并向會(huì)議召集人落實(shí)上次例會(huì)跟蹤事項(xiàng)報(bào)告,一并發(fā)至各部門(mén)經(jīng)理和高管的郵箱。

        第二章 會(huì)議室使用規(guī)定

        第四條 為了避免會(huì)議室使用時(shí)發(fā)生沖突,各部門(mén)如需使用會(huì)議室,需提前一天由向公司行政部提出申請(qǐng),填寫(xiě)會(huì)議室使用登記表,以便統(tǒng)一安排。

        第五條 臨時(shí)召開(kāi)的緊急會(huì)議需要使用會(huì)議室時(shí),要及時(shí)通知公司行政部并在會(huì)后完善登記。

        第六條 如遇公司緊急及重要的會(huì)議,已申請(qǐng)使用會(huì)議室的部門(mén)或個(gè)人,在不能調(diào)換的情況下,公司會(huì)議優(yōu)先于部門(mén)會(huì)議,部門(mén)會(huì)議之間由部門(mén)之間本著重要、緊急優(yōu)先的原則協(xié)商解決。

        第七條 各部門(mén)申請(qǐng)使用會(huì)議室時(shí),需明確使用設(shè)備、使用時(shí)間、參加人數(shù)、以及與會(huì)后與行政部門(mén)檢查交接會(huì)議室的人員等。

        第八條 除公司會(huì)議特別要求提供糕點(diǎn)、水果、茶水等會(huì)議物資,其余會(huì)議一律不予提供;部門(mén)會(huì)議中需要準(zhǔn)備糕點(diǎn)、水果、茶水等由會(huì)議組織部門(mén)自行準(zhǔn)備,公司行政部在緊急情況下可協(xié)助準(zhǔn)備,但費(fèi)用由各部門(mén)自行協(xié)調(diào)。

        第九條 會(huì)議室使用期間,請(qǐng)愛(ài)惜會(huì)議室的設(shè)備設(shè)施,使用部門(mén)需保持會(huì)議室的整潔,不允許有亂丟垃圾、亂扔紙屑等;請(qǐng)不要在桌椅上寫(xiě)畫(huà)、敲擊和刻畫(huà),請(qǐng)不要改變會(huì)議室設(shè)備、家具的位置,愛(ài)護(hù)會(huì)場(chǎng)設(shè)施(包括:麥克風(fēng)、桌、椅、投影儀、屏幕、空調(diào)設(shè)施等),使用完畢后,務(wù)必將所有移動(dòng)過(guò)的桌子、椅子、白板、設(shè)施設(shè)備等還原,離開(kāi)時(shí)關(guān)閉電源、空調(diào),并通知行政部行政文員共同檢查交接,

        如會(huì)議涉及使用視頻會(huì)議系統(tǒng),行政部需增加設(shè)備管理員共同參與檢查交接。

        第十條 使用完畢后,使用部門(mén)負(fù)責(zé)清潔會(huì)場(chǎng),并與公司行政文員、設(shè)備管理員共同檢查交接后共同填寫(xiě)完畢使用登記表后交行政部留檔備案。

        第三章 公司視頻會(huì)議系統(tǒng)設(shè)備管理

        第十一條 視頻會(huì)議系統(tǒng)主要由攝像頭、話(huà)筒、視頻會(huì)議系統(tǒng)服務(wù)器、會(huì)議專(zhuān)用電腦、圖像顯示設(shè)備(投影儀、電視機(jī)、顯示器)、音箱設(shè)備等構(gòu)成。

        第十二條 視頻會(huì)議系統(tǒng)設(shè)備是會(huì)議專(zhuān)用設(shè)備,除開(kāi)展視頻會(huì)議外,嚴(yán)禁挪作他用。

        第十三條 現(xiàn)公司總部與各項(xiàng)目、項(xiàng)目與項(xiàng)目之間均可進(jìn)行會(huì)議對(duì)接。但在項(xiàng)目與項(xiàng)目之間進(jìn)行對(duì)接時(shí)需通知總部行政部,由總部行政部安排專(zhuān)人打開(kāi)總部服務(wù)器終端方可使用。

        第十四條 嚴(yán)禁在視頻會(huì)議專(zhuān)用電腦上安裝無(wú)關(guān)軟件,系統(tǒng)管理員每周定期對(duì)視頻會(huì)議專(zhuān)用電腦做好防毒、系統(tǒng)清理等維護(hù)工作。

        第十五條 視頻會(huì)議系統(tǒng)各項(xiàng)參數(shù)已設(shè)定好,與會(huì)人員在使用時(shí),不得隨意更改。

        第十六條 視頻會(huì)議系統(tǒng)設(shè)備由公司指定專(zhuān)人管理與維護(hù),非工作人員請(qǐng)不要隨意使用有關(guān)設(shè)備,與會(huì)人員在使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)設(shè)備問(wèn)題,可即時(shí)與行政部主管經(jīng)理和系統(tǒng)管理員聯(lián)系,進(jìn)行設(shè)備調(diào)整,對(duì)

        于專(zhuān)業(yè)維修則由行政部反饋至供應(yīng)商,做出故障排除及修復(fù)。

        第十七條 公司各部門(mén)如要使用公司視頻會(huì)議系統(tǒng),需提前1天通知公司行政部,會(huì)議當(dāng)天與會(huì)部門(mén)負(fù)責(zé)人同系統(tǒng)管理員提前1小時(shí)到公司主會(huì)場(chǎng)做會(huì)議準(zhǔn)備,隨時(shí)與分會(huì)場(chǎng)與會(huì)人員進(jìn)行視頻和音頻的效果調(diào)試,確保視頻會(huì)議的正常使用。

        第十八條 會(huì)議結(jié)束后,需將視頻會(huì)議系統(tǒng)各設(shè)備切斷電源,以免造成不必要的浪費(fèi)和損失。

        第十九條 因視頻會(huì)議使用的特殊性,仍需在使用過(guò)程中根據(jù)使用情況進(jìn)一步調(diào)試,因此各部門(mén)在使用過(guò)程中如有建議或意見(jiàn),請(qǐng)及時(shí)告知總部行政部,總部行政部將及時(shí)向供應(yīng)商反饋并調(diào)整。

        第四章 附則

        第二十條 本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行。

        第二十一條 未盡事宜由公司行政部解釋。

        會(huì)議室使用登記表

        年 月 日 注:1、使用部門(mén)如需要飲用開(kāi)水和茶葉等,請(qǐng)自行準(zhǔn)備。

        2、非工作人員請(qǐng)不要隨意使用有關(guān)設(shè)備。

        3、請(qǐng)不要在桌椅上寫(xiě)畫(huà)、敲擊和刻畫(huà),請(qǐng)不要改變會(huì)議室設(shè)備、家具的位置,愛(ài)護(hù)會(huì)場(chǎng)設(shè)施(包括:麥克風(fēng)、桌、椅、投影儀、屏幕、空調(diào)設(shè)施等)。

        4、使用完畢后,使用部門(mén)負(fù)責(zé)清潔會(huì)場(chǎng),并與公司行政文員共同檢查交接后共同填寫(xiě)完畢使用登記表后交行政部留檔備案。

        公司會(huì)議室管理規(guī)定范文2

        第一章 目 的

        為進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)議室管理,充分發(fā)揮作用,提高使用率,明確各部門(mén)使用公司會(huì)議室的規(guī)定及申請(qǐng)使用流程,現(xiàn)對(duì)會(huì)議室的使用作如下規(guī)定。

        第二章 定 義

        會(huì)議室指的是1個(gè)大會(huì)議室和1個(gè)小會(huì)議室。

        會(huì)議室用途:公司會(huì)議、部門(mén)會(huì)議、員工培訓(xùn)、員工工作面談、招聘面試、客戶(hù)接待以及適合在會(huì)議室舉辦的小型活動(dòng)、競(jìng)賽活動(dòng)等的場(chǎng)所,不做其它用途。

        第三章 會(huì)議室使用規(guī)定

        1. 2個(gè)會(huì)議室均由行政部統(tǒng)一管理,統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排使用,并負(fù)責(zé)衛(wèi)生、安全以及對(duì)室內(nèi)設(shè)備物品的管理;

        2. 部門(mén)或個(gè)人需要使用會(huì)議室時(shí),需提前一天向行政部提出申請(qǐng)并填寫(xiě)《會(huì)議室預(yù)約使用登記表》,經(jīng)行政部準(zhǔn)許后方可使用。臨時(shí)性使用會(huì)議室,必須經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人同意。

        3. 使用原則:先申請(qǐng),后使用。沒(méi)有經(jīng)過(guò)申請(qǐng)的部門(mén)或個(gè)人,在沒(méi)有沖突的情況下,可以使用,但如有沖突,必需禮讓已申請(qǐng)使用會(huì)議室的部門(mén)或個(gè)人。

        4. 按申請(qǐng)的先后順序使用。特殊情況下,經(jīng)相互之間協(xié)商后可以調(diào)整使用順序。但行政部不負(fù)責(zé)協(xié)商,由使用者自己協(xié)商。

        5. 遇公司層級(jí)的緊急及重要的會(huì)議,已申請(qǐng)使用會(huì)議室的部門(mén)或個(gè)人,在不能調(diào)換的情況下,部門(mén)或個(gè)人應(yīng)先讓公司層級(jí)的重要會(huì)議。

        6. 部門(mén)及個(gè)人應(yīng)在所預(yù)約的時(shí)間到達(dá)會(huì)議室,并開(kāi)始使用。超過(guò)10分鐘未到達(dá)會(huì)議室的,行政部有權(quán)對(duì)會(huì)議室的使用權(quán)另作安排。

        7. 部門(mén)及個(gè)人應(yīng)按預(yù)約的時(shí)間內(nèi)使用完畢,不許超時(shí)使用。如需延長(zhǎng)使用時(shí),請(qǐng)及時(shí)通知行政部,如在緊接的時(shí)間段內(nèi)已安排了給其他部門(mén)或個(gè)人使用,超時(shí)使用的部門(mén)或個(gè)人必須離開(kāi)該會(huì)議室,終止使用該會(huì)議室。

        8. 任何部門(mén)或個(gè)人在使用會(huì)議室期間,必須愛(ài)護(hù)會(huì)議室的設(shè)備設(shè)施,安全使用。

        9. 會(huì)議室使用期間,使用部門(mén)或個(gè)人需保持會(huì)議室的整潔,不允許有亂扔垃圾等不講衛(wèi)生的行為;使用完畢后,務(wù)必將所有移動(dòng)過(guò)的桌子、椅子、設(shè)施設(shè)備等還原,離開(kāi)時(shí)關(guān)閉電源、空調(diào)。 10.如部門(mén)或個(gè)人臨時(shí)取消申請(qǐng),再需使用時(shí)需重新申請(qǐng)。

        公司會(huì)議室管理規(guī)定范文3

        一、目的

        為加強(qiáng)對(duì)集團(tuán)會(huì)議室等場(chǎng)所的管理,充分發(fā)揮作用,提高利用率,增強(qiáng)公司各部門(mén)工作的計(jì)劃性和協(xié)調(diào)性,進(jìn)一步節(jié)約公司資源,保障各類(lèi)場(chǎng)所的正常使用狀態(tài)。

        二、適用范圍

        本制度適用于集團(tuán)公司辦公區(qū)會(huì)議室、接待室、茶藝室、洽談室等場(chǎng)所的管理與使用。

        三、權(quán) 責(zé)

        (一)辦公室:全面負(fù)責(zé)會(huì)議室、接待室、茶藝室、洽談室等場(chǎng)所日常管理。

        1、場(chǎng)所預(yù)定信息接收、審核及相關(guān)調(diào)配;

        2、場(chǎng)所使用時(shí)相關(guān)物資的準(zhǔn)備;

        3、各類(lèi)場(chǎng)所的日常清潔維護(hù)及整理。

        (二) 申請(qǐng)單位:負(fù)責(zé)部門(mén)召開(kāi)會(huì)議或進(jìn)行外部接待時(shí)場(chǎng)所的申請(qǐng)并遵循本規(guī)定規(guī)范使用各類(lèi)場(chǎng)所。

        1、提前申請(qǐng),并做好前期的相關(guān)準(zhǔn)備;

        2、在場(chǎng)所使用過(guò)程中,場(chǎng)所內(nèi)所有物品(含音像及音響器材、數(shù)碼設(shè)備、茶藝設(shè)備、裝飾品等)的保管與維護(hù);

        3、場(chǎng)所使用完畢后,場(chǎng)所的清潔整理。

        四、具體流程及優(yōu)先原則

        (一)部門(mén)經(jīng)辦人申請(qǐng)(填寫(xiě)會(huì)議申請(qǐng)表)——會(huì)議室管理員審核——申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批——會(huì)議室管理員登記并發(fā)布場(chǎng)所預(yù)約信息——經(jīng)辦人及會(huì)議室管理員共同準(zhǔn)備場(chǎng)所需物品——場(chǎng)所使用——場(chǎng)所清潔整理

        (二)相關(guān)安排:

        1、重要會(huì)議(全員大會(huì)、董事長(zhǎng)辦公會(huì)、總裁例會(huì)等)和辦公室牽頭承辦召開(kāi)的各類(lèi)公司性重要會(huì)議,由相關(guān)組織部門(mén)安排人員協(xié)助會(huì)議室管理人員做好會(huì)務(wù)工作;

        2、部門(mén)會(huì)議及接待如與高管會(huì)議及接待發(fā)生場(chǎng)地使用沖突時(shí),必須保證高管優(yōu)先使用。各部門(mén)使用會(huì)議室按登記時(shí)間先后依次使用,如發(fā)生沖突,則由辦公室安排協(xié)調(diào)使用其他會(huì)議室或調(diào)整使用時(shí)間;

        3、使用茶藝室等專(zhuān)用性接待場(chǎng)所的,需提前向董事長(zhǎng)進(jìn)行申請(qǐng),臨時(shí)使用的申請(qǐng)人需請(qǐng)示董事長(zhǎng)獲批后方可使用。

        (三)申請(qǐng)要求:因會(huì)議等級(jí)不同,需準(zhǔn)備會(huì)議物資,請(qǐng)按照以下時(shí)限執(zhí)行:

        五、注意事項(xiàng):

        (一)使用會(huì)議室等各類(lèi)場(chǎng)所時(shí),未經(jīng)會(huì)議室管理員辦同意,不得改變?cè)O(shè)備、家具的位置,不得將場(chǎng)所內(nèi)的物品攜出室外。音響、話(huà)筒等設(shè)備不得擅自動(dòng)用,如需調(diào)整使用應(yīng)事先征求辦公室的同意,由辦公室派專(zhuān)人進(jìn)行調(diào)試;

        (二)場(chǎng)所使用期間請(qǐng)使用部門(mén)自覺(jué)保持場(chǎng)所內(nèi)的清潔,會(huì)后及時(shí)清掃場(chǎng)所衛(wèi)生,關(guān)好門(mén)窗、空調(diào)、飲水機(jī)等設(shè)備,離開(kāi)時(shí)應(yīng)確認(rèn)場(chǎng)所門(mén)口是否鎖好。否則若造成設(shè)備和物品損壞或丟失的,則由使用部門(mén)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

        六、附 則

        (一)本辦法的修訂、解釋權(quán)由集團(tuán)公司辦公室負(fù)責(zé)。

        (二)本辦法自發(fā)布之日起施行。


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