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      人事檔案管理制度

      時間: 若木626 分享

      人事檔案管理制度

        1.目的:

        為保證人事檔案材料的完整性和安全性,便于檔案材料的使用和管理。

        2.制定依據(jù):

        檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程序。

        3.試用范圍:

        公司各部門。

        4.制度內(nèi)容:

        4.1人事檔案的定義:

        是指在人事工作中形成的記錄員工在公司的主要經(jīng)歷、學(xué)歷、培訓(xùn)、社會關(guān)系、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎懲等個人情況的文件材料;

        4.2人事檔案的類別:

        4.2.1員工人事檔案類型:基本信息檔案、薪酬檔案、績效檔案、培訓(xùn)檔案、技術(shù)檔案、履職檔案、健康檔案等七類。

        基本信息檔案:包括檔案編號、姓名、性別、身份證號碼、學(xué)歷、住址、戶籍所在地、年齡、政治面貌等。

        薪酬檔案:包括員工試用期工資、轉(zhuǎn)正工資、調(diào)薪記錄等。

        績效檔案:包括轉(zhuǎn)正考核記錄、年度考核記錄、履職考核記錄等。

        培訓(xùn)檔案:包括年度參加內(nèi)訓(xùn)、外訓(xùn)、職業(yè)資格、技術(shù)培訓(xùn)等記錄等。

        技術(shù)檔案:包括所持資格證書、技術(shù)職務(wù)評定等記錄等。

        履職檔案:包括員工入職之前的履職經(jīng)歷、本公司內(nèi)部崗位變動情況、競職申請、聘任決定、獎勵、處罰等。

        健康檔案:包括員工健康證、體檢記錄等。

        4.3 人事檔案的建立:

        4.3.1電子檔案建立:

        4.3.1.1根據(jù)檔案類別核定員工編碼及檔案編號。

        4.3.1.2按檔案編號在“人事管理信息”中錄入員工個人基本信息:包括檔案編號、姓名、性別、身份證號碼、住址、戶籍所在地、年齡、政治面貌、行業(yè)年限、健康證期限、所持資格證等信息。員工考核、競職、獎勵(獲得獎金和榮譽(yù)證書)、處罰(書面嚴(yán)重警告、無薪停職檢查、開除),由勞動關(guān)系管理員根據(jù)相應(yīng)文件錄入“人事管理信息”,并存入員工個人檔案袋中。

        4.3.1.3電子檔案的動態(tài)管理:

        4.3.1.3.1員工電子檔案是關(guān)于員工全面信息存儲、跟蹤的重要工具。

        4.3.1.3.2員工入司時,在錄入員工電子檔案的同時,必須對員工照片進(jìn)行掃描記入個人電子檔案。

        4.3.1.3.3員工入職時,必須詳細(xì)錄入員工入司前經(jīng)核實的從業(yè)經(jīng)歷和有關(guān)個人職業(yè)發(fā)展的重要信息,如取得的主要工作經(jīng)驗、成果和業(yè)績等;

        4.3.1.3.4員工的培訓(xùn)經(jīng)歷是關(guān)系員工職業(yè)發(fā)展的主要依據(jù),員工入司時,必須詳細(xì)記錄員工的職業(yè)培訓(xùn)經(jīng)歷和獲得的培訓(xùn)證書和取得的培訓(xùn)成果。員工在公司工作期間的培訓(xùn)經(jīng)歷必須及時記入電子檔案,以便查詢。

        4.3.1.3.5有關(guān)員工信息的變更,必須當(dāng)月在員工個人電子檔案中進(jìn)行登記更新。每月末,對檔案進(jìn)行備份。以確保電子檔案的安全管理。

        4.3.1.4員工合同信息由勞動關(guān)系組按批次提供合同簽訂匯總表和合同原件,勞動關(guān)系管理員根據(jù)合同簽訂匯總表核對合同,確認(rèn)無誤后在合同簽訂匯總表上簽字,勞動關(guān)系管理員根據(jù)合同在“人事管理系統(tǒng)”中更改員工合同信息,更改完畢后將合同放入員工檔案中存檔。

        4.3.2 紙介質(zhì)檔案建立:

        錄入系統(tǒng)后的員工檔案按七類檔案分類統(tǒng)一裝入“檔案袋”中,在“檔案袋”清單上填寫檔案資料名細(xì),檔案袋上寫明員工姓名、性別及檔案編號。按檔案類別順序存放在相應(yīng)的檔案柜中。(當(dāng)月入職的員工資料應(yīng)在當(dāng)月完成檔案錄入及存放工作)。

        4.4人事檔案的管理:

        4.4.1人力資源部對收集的人事檔案材料按規(guī)定進(jìn)行整理,并按在職人員檔案、離職人員檔案進(jìn)行分類、編號、排架。

        4.4.2對人事檔案應(yīng)建立登記和統(tǒng)計制度,建立各類檔案名冊。嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,確保檔案的絕對安全和準(zhǔn)確無誤。

        4.4.3根據(jù)安全保密,便于查找的原則,人事檔案應(yīng)嚴(yán)密科學(xué)地保管。庫房內(nèi)應(yīng)保持清潔,整齊和適宜的溫濕度。

        4.4.4對人事檔案的接收、傳遞必須嚴(yán)格手續(xù),有案可查。查借閱人事檔案應(yīng)嚴(yán)格按借閱程序辦理。

        4.4.5人事檔案調(diào)動:

        4.4.5.1調(diào)動:員工因工作需要調(diào)動時應(yīng)按規(guī)定填寫“調(diào)動申請表”(跨部門調(diào)動和部門內(nèi)部調(diào)動)。勞動關(guān)系管理員接到已審批完畢的調(diào)動申請表后,在“人事信息管理”中錄入調(diào)動信息并將其信息調(diào)入相應(yīng)的部門或分公司,打印新崗位工作牌,調(diào)動申請表于每月中旬或月底統(tǒng)一存入員工個人檔案袋中。

        4.4.5.2任免:員工因工作需要被任免后,根據(jù)公司的任免文件,在“人事信息管理”中錄入任免信息,并將任免文件復(fù)印件存入員工個人檔案袋中。

        4.4.5.3離職:員工辦理完畢離職手續(xù)后,將其相關(guān)證件的原件退還離職員工本人,并將其檔案歸入離職人員檔案。

        4.4.5.4信息變更:員工個人相關(guān)信息發(fā)生變更時(如:個人基本信息、身份證更換、資格證的補(bǔ)充等),該員工應(yīng)在變更之日起一個月內(nèi)將信息或相關(guān)證件的復(fù)印件提交至人力資源部勞動關(guān)系管理員處備案。勞動關(guān)系管理員應(yīng)根據(jù)員工提交的資料在“人事信息”中及時更新,并將相關(guān)證件復(fù)印件于每月15日、30日進(jìn)行存檔整理。

        4.5人事檔案的使用:

        4.5.1檔案的查詢、借閱:

        4.5.1.1副經(jīng)理級以下員工原則上只能查詢/借閱個人檔案;

        4.5.1.2副經(jīng)理(含)以上人員可直接查詢/借閱所管部門員工檔案,跨部門查詢/借閱員工檔案需附有分管總監(jiān)審批的簽呈經(jīng)人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查詢/借閱。(附件一)。

        4.5.1.3檔案中的個人資料只用于公司辦理相關(guān)事務(wù),原則上人力資源部人事勞動關(guān)系管理員不對個人提供檔案辦理其它事務(wù)(如照片、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證復(fù)印件等)。

        4.5.1.4以上查詢/借閱需在“檔案查詢/借閱登記本”上做登記,查詢/借閱檔案者不得私自復(fù)印員工檔案,工作原因需復(fù)印的須經(jīng)人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后由勞動關(guān)系管理員操作復(fù)印。借閱檔案者應(yīng)在規(guī)定借閱期按時歸還完整的檔案,逾期者按每天5元進(jìn)行處罰;如將借出的檔案丟失者,視情況將給予XXX處罰。

        4.5.1.5檔案管理人員、借閱人應(yīng)嚴(yán)守檔案機(jī)密,不得擅自泄漏或傳播員工個人資料信息,經(jīng)發(fā)現(xiàn),對檔案管理人員、借閱人給予XX處罰,并對其部門負(fù)責(zé)人給予XX處罰。

        4.6本制度由公司職工代表大會審議通過后以公司名義發(fā)布執(zhí)行

        4.7本制度由公司人力資源部負(fù)責(zé)解釋。

        4.8附件:

        附件一:檔案查詢記錄

        人事檔案查詢記錄

      人事檔案號:

      部門:

      姓名:

      日期:

      勞動關(guān)系管理員:

      查詢原因:

      查詢情況:查閱( )

      復(fù)印( )

      其它( )

      查詢?nèi)怂诓块T:

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        檔案借(用)閱表

      借閱部

      姓名

      借閱時間

      歸還時間

      被借閱部門/門店

      人數(shù)為(套)

      勞動關(guān)系管理員簽字:

      年 月 日

      經(jīng)理批示:

      年 月 日


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