秘書人員的口頭報告能力，是一個人分析能力、協(xié)調(diào)能力、應(yīng)變能力、表達(dá)能力的綜合體現(xiàn)。迅速、簡潔、準(zhǔn)確的口頭報告，有利于領(lǐng)導(dǎo)及時掌握情況，迅速作出決策。培養(yǎng)秘書人員的口頭報告能力，要從以下細(xì)節(jié)著于：
一、精心過濾，區(qū)別處理、區(qū)別對待、慎重處理，以免干擾領(lǐng)導(dǎo)的正常工作，甚至給領(lǐng)導(dǎo)造成被動。
二、弄清原委，力求準(zhǔn)確。視信息的真實(shí)性、完善性為生命，按時間、地點(diǎn)、人物、事件、經(jīng)過、結(jié)果六要素調(diào)查了解，構(gòu)建完善的信息。
三、打好腹稿，簡明扼要。說話要講究層次，抓住主要事實(shí)；語言要精煉，不能重復(fù)；客觀陳述，不攙雜個人觀點(diǎn)，以免影響領(lǐng)導(dǎo)獨(dú)立思考。
四、舉止沉穩(wěn)，口齒清晰。無論大事小事、難事易事、急事緩事，都要做到舉止沉穩(wěn)，語調(diào)節(jié)器平和，口齒清晰，不卑不亢。
五、把握時機(jī)，靈活對待。在人員較多的場合，一般應(yīng)注意保密，宣向領(lǐng)導(dǎo)個別報告。領(lǐng)導(dǎo)情緒不好時，要盡量做到語言平實(shí)、平鋪直述，以免引起領(lǐng)導(dǎo)情緒波動，影響對事情的正確答復(fù)或處理。不是特別急的事情，還可緩一步報告。領(lǐng)導(dǎo)正在講話或聚精會神地處理某一文件，一般不要立即報告。