秘書實(shí)務(wù)案例及分析
秘書實(shí)務(wù)案例及分析
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秘書實(shí)務(wù)案例及分析
上司辦公桌上的機(jī)密文件
琳達(dá)是費(fèi)希德(上海)公司銷售部經(jīng)理的秘書,不過(guò)她當(dāng)秘書還不到一個(gè)月。這天上午,琳達(dá)的上司被公司市場(chǎng)總監(jiān)叫去了,他倆站在辦公室門口聊天。上司辦公桌上的電話鈴響了,琳達(dá)過(guò)去接電話時(shí),發(fā)現(xiàn)上司的桌子有份印有“公司機(jī)密 不得外傳”的文件翻開在那里。面對(duì)這種情況,琳達(dá)應(yīng)該怎么辦?下面有5個(gè)選項(xiàng):
a、因?yàn)槭窃谏纤镜霓k公室,公司外部的人也看不見這份文件,所以,這么放著沒什么事。
b、給正在與市場(chǎng)總監(jiān)聊天的上司發(fā)短信,請(qǐng)示他如何處置辦公桌上的機(jī)密文件。
c、將文件放進(jìn)保險(xiǎn)柜里,上司回來(lái)后,馬上向他報(bào)告。
d、給老同事艾瑪打電話,問(wèn)她可否在上司返回座位之前自己把文件保存起來(lái)。
e、機(jī)密文件這么攤著可能會(huì)被不該看到的人看到,所以用其它資料將文件蓋上。
請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為合適的,并說(shuō)明理由。
答案e
公司的機(jī)密文件讓不該看到的人看到了會(huì)惹出麻煩,所以,作為助手,秘書有責(zé)任幫上司保管好文件。但是,上司畢竟沒有走多遠(yuǎn),也許一會(huì)兒就回來(lái)了,所以,只要簡(jiǎn)單把它蓋好就行了。
秘書工作的基本原則
琳達(dá)是騰飛儀器(北京)公司財(cái)務(wù)總監(jiān)的秘書。她上個(gè)月才大學(xué)畢業(yè),人力資源部請(qǐng)一位老同事對(duì)她進(jìn)行培訓(xùn)。這位老同事告訴她做秘書工作的一些基本原則。下面有5個(gè)選項(xiàng):
a、在處理上司交辦的工作時(shí),如果遇到不明白的地方,不要自作主張,而是在請(qǐng)上司確認(rèn)之后再處理。
b、在上司身邊工作,肯定會(huì)比一般員工多知道一些公司機(jī)密,所以,即使知道了也要裝作不知道。
c、秘書不能只等上司給自己交辦工作,應(yīng)該學(xué)會(huì)自己找事做。
d、即使上司指示你幫他處理一些個(gè)人私事,你同樣要處理好。這事到底與上司的工作有沒有關(guān)系,可以在處理完之后再去確認(rèn)。
e、因?yàn)槊貢墓ぷ骶褪菐椭纤咎幚砣粘ks務(wù),所以,秘書應(yīng)仔細(xì)觀察上司,了解他現(xiàn)在想做什么,從而提前主動(dòng)為他提供幫助。
請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為不合適的,并說(shuō)明理由。
答案d
企業(yè)為領(lǐng)導(dǎo)人配備秘書就是為了讓上司專心致志地工作,幫助上司處理日常雜務(wù),所以,幫上司處理一些雜事或私人事物是秘書的份內(nèi)工作,因此,就沒有必要去確認(rèn)這事到底與上司的工作有沒有關(guān)系。
上司自己的工作出錯(cuò)
琳達(dá)是香港瑪麗制衣(深圳)公司總經(jīng)理秘書。這天上午,琳達(dá)一邊在前臺(tái)值班,一邊潤(rùn)色給總經(jīng)理起草的發(fā)言稿。當(dāng)琳達(dá)正在給一位新來(lái)的客人沏茶時(shí),行政部經(jīng)理過(guò)來(lái)說(shuō)總經(jīng)理急著要看發(fā)言稿。琳達(dá)說(shuō)還有點(diǎn)沒改完,如果總經(jīng)理急著要,那就請(qǐng)他幫忙把把關(guān)再送給總經(jīng)理,他說(shuō)沒問(wèn)題。但中午的時(shí)候行政部經(jīng)理對(duì)琳達(dá)大發(fā)脾氣,說(shuō)總經(jīng)理對(duì)發(fā)言稿很不滿意。面對(duì)這種情況,琳達(dá)應(yīng)該怎么辦?下面有5個(gè)選項(xiàng):
a、由于當(dāng)時(shí)太忙,沒有仔細(xì)檢查,我下次一定注意!
b、我當(dāng)時(shí)就給你說(shuō)清楚了還沒改完,你應(yīng)改完之后再交給總經(jīng)理呀!
c、實(shí)在不好意思,我今后一定注意!
d、頭,別太在意,就是總經(jīng)理自己不也經(jīng)常出點(diǎn)小差錯(cuò)嗎?!
e、總經(jīng)理也是雞蛋里面挑骨頭,有點(diǎn)小毛病自己隨手改改不就完了嗎?!
請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為合適的,并說(shuō)明理由。
答案是c。
秘書在發(fā)現(xiàn)工作出現(xiàn)失誤之后,無(wú)論什么原因,在第一時(shí)間道歉,表明了你的人品和態(tài)度。秘書不論在什么情況下都要誠(chéng)實(shí)和謙遜。
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