秘書禮儀注意事項(xiàng)介紹
關(guān)于秘書的禮儀有哪些,又有什么注意事項(xiàng)?下面小編給大家介紹關(guān)于秘書禮儀注意事項(xiàng)的相關(guān)資料,希望對(duì)您有所幫助。
秘書禮儀注意事項(xiàng)
一、命令或指示要經(jīng)過確認(rèn)
任何工作都是從接受指示展開第一步,假如連這個(gè)階段都處理不好,就不能期望有良好的工作表現(xiàn)。這就要求秘書聆聽上司指示工作的時(shí)候,有幾點(diǎn)必須留意:
1、表現(xiàn)士氣高昂的態(tài)度。在接受一項(xiàng)任務(wù)時(shí)抱著可有可無的態(tài)度,往往會(huì)使該過程流于公式化。相反地,若能表現(xiàn)出積極熱烈的反應(yīng),相信上司講解起來也會(huì)格外賣力。
2、自始至終專心聆聽。不要中途打斷或搶先回答上司的說明。即使心中懷有任何疑問,也必須等他全部說完后再提出。
3、不明白這處務(wù)必問清楚。有些事情上司以為你已經(jīng)知道而省略不提,結(jié)果問題往往就出在這里。因此,假如發(fā)現(xiàn)任何不明白的疑點(diǎn),都應(yīng)該鼓起勇氣問到清楚為止。
4、確認(rèn)內(nèi)容。囫圇吞棗似地接受命令或指示是最冒險(xiǎn)的行為,有時(shí)甚至等到完成后提出報(bào)告時(shí),才發(fā)現(xiàn)自己徹尾完全搞錯(cuò)。所以無論如何必須養(yǎng)成習(xí)慣,在上司說完后確認(rèn)其內(nèi)容與各項(xiàng)重點(diǎn)。
二、不要忘了上司所交等的事情
有時(shí)候工作一忙,往往把上司交待處理的某件工作忘得一干二凈。此時(shí),除了規(guī)規(guī)矩矩向上司道歉外,別無選擇。若因?yàn)橐粫r(shí)提不起勇氣認(rèn)錯(cuò)而置之不理,反而會(huì)使事情更加惡化。
道歉時(shí),若臉上掛著虛假的笑臉,或強(qiáng)詞奪理地尋找各種借口,也會(huì)使對(duì)方更加惱火,倒不如干脆以謙虛的態(tài)度,坦白這是因?yàn)樽约阂粫r(shí)不慎而犯下的過錯(cuò)。
但是這種情形只許一次,下不為例,假如三番兩次地重蹈覆轍,那么管你如何賠禮,也難以換回上司對(duì)你的評(píng)價(jià)。
三、辦公室拒絕閑聊
漫無邊際的閑聊,影響工作和學(xué)習(xí)?,F(xiàn)介紹四種表白無暇閑聊的婉轉(zhuǎn)方法:
1、啟示法。在自己工作場(chǎng)所的醒目處,寫上“閑聊不過三分鐘”或魯訊的名言:“浪費(fèi)自己的時(shí)間,等于慢性自殺;浪費(fèi)別人的時(shí)間,等于謀財(cái)害命。”以此記示來客,謝絕閑聊。
2、工作法。當(dāng)發(fā)現(xiàn)聊客朝自己走來,可立即埋頭工作,或眼睛注視空間,令聊客相信自己正在專心工作,讓其知趣離開。
3、冷待法。當(dāng)聊客打開話匣子,自己保持冷談,只點(diǎn)頭或搖頭不予搭話,也可作簡(jiǎn)短的回答“是”或“不是”;若聊客仍然口惹懸河,則可起身做些雜務(wù),令其掃興而去。
4、推遲法。如對(duì)方并未閑聊,或自己喜歡與其交談,但當(dāng)時(shí)確無時(shí)間接待,可提議推遲在下班后或共同進(jìn)餐時(shí)進(jìn)行交談。
秘書日常工作注意事項(xiàng)
秘書在日常的工作交往當(dāng)中,應(yīng)當(dāng)注意:
1、正確理解上司的指示,積極主動(dòng)與上司溝通。
秘書每天都要完成上司布置的很多工作,在上司指示工作時(shí),應(yīng)當(dāng)對(duì)不清楚的細(xì)節(jié)加以確認(rèn)核實(shí),避免造成溝通上的誤解。有的秘書不習(xí)慣主動(dòng)與上司進(jìn)行溝通,上司布置任務(wù)之后,秘書立刻按照自己的理解去行動(dòng),結(jié)果卻差強(qiáng)人意。例如,有位經(jīng)理對(duì)秘書說:“請(qǐng)把這份文件處理一下”,秘書二話不說就把文件塞進(jìn)了碎紙機(jī)。經(jīng)理大叫起來:“我是叫你去復(fù)印啊!”其實(shí),秘書在粉碎文件之前,完全可以先向經(jīng)理核實(shí):“您的意思是讓我把它粉碎掉嗎?”
2、忌不懂裝懂、硬著頭皮亂做。
孔子說“知之為知之,不知為不知,是智也”。有位秘書在工作之前從來沒有練習(xí)使用過傳真機(jī),到了新單位之后上司讓她發(fā)一份傳真,結(jié)果在發(fā)的時(shí)候?qū)髡嫖募欧戳?,給客戶發(fā)了好幾次,發(fā)過去的都是白紙,導(dǎo)致客戶非常生氣,給工作造成了不小的損失。因此,秘書應(yīng)當(dāng)注重工作交往禮儀的實(shí)際訓(xùn)練,有不懂的地方,一定要向他人虛心請(qǐng)教,只要自己擺正自己的位置、態(tài)度謙虛有禮,別人一般都會(huì)樂于指教。
3、正確對(duì)待錯(cuò)誤與批評(píng)。
犯了錯(cuò)誤的時(shí)候,不要怕丟面子,一定要勇于承認(rèn)錯(cuò)誤,并當(dāng)面向他人道歉。遇到批評(píng)時(shí),不要立刻就鬧情緒或哭哭啼啼,正確的做法是立刻檢點(diǎn)自己,“有則改之無則加勉”,只有認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)才能真正取得進(jìn)步。
4、關(guān)系好不等于沒禮貌。
一位受大家喜愛和歡迎的秘書,一定是在工作場(chǎng)合懂得尊敬他人的秘書。有的時(shí)候大家一起工作的時(shí)間長(zhǎng)了,秘書與同事之間的關(guān)系會(huì)變得很熟悉,這時(shí)候容易犯的錯(cuò)誤就是言行上過于隨意。例如,有的秘書與上司熟了,對(duì)上司常常直呼其名,上司一般也不會(huì)介意。但是遇到有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或重要客戶來的時(shí)候,秘書仍然對(duì)上司直呼其名,這樣做就會(huì)讓上司非常尷尬,也會(huì)給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或客人留下不好的印象。盡管關(guān)系熟,也不能忘記禮貌。工作場(chǎng)合不要隨意和他人稱兄道弟或?qū)⑸纤痉Q呼為“老大”。與他人勾肩搭背、拍拍打打,都是過于隨意的做法。
5、不要貪圖小便宜。
秘書在工作中要做到嚴(yán)格的“公私分明”,不要貪圖小便宜,否則會(huì)導(dǎo)致單位利益和個(gè)人形象受損。例如,不要用單位的電話打私人長(zhǎng)途電話,不要用單位的信紙寫私人信件,不要用單位的紙張復(fù)印私人文本等等。與同事之間也要注意“禮尚往來”,不要隨意向他人借錢或借錢給他人,平時(shí)吃工作餐時(shí),不要隨意讓別人給自己付帳。無論是對(duì)單位還是對(duì)他人,都不要白吃白喝,貪圖小便宜。
6、在工作交往當(dāng)中與異性相處時(shí),一定要注意分寸。
在工作中,男性和女性是平等的,不要歧視異性。要尊重異性,絕對(duì)不可對(duì)異性“動(dòng)手動(dòng)腳”或進(jìn)行言語上的騷擾。要盡量避免不必要的身體碰觸,也不要隨意侵犯對(duì)方的私人空間。單獨(dú)寒暄時(shí),不要涉及兩性之間的話題。不要談?wù)摦愋缘纳眢w或?qū)Ψ诫[私,也不要送貼身物品(如香水、首飾、內(nèi)衣等)給異性同事。
7、盡量避免制造人際矛盾。
與他人溝通時(shí),盡量采取當(dāng)面溝通的方式。對(duì)人有意見或看法時(shí),可以當(dāng)面提出、當(dāng)面探討,不要在背后對(duì)他人隨意訴說,否則容易將本來可以擺在桌面上的溝通交流變成“小道消息和謠言滿天飛”,最終最受其害的還是自己,而自己正是那個(gè)“小道消息和謠言的始作俑者”。“好事不出門,壞事傳千里”,背后可以說別人好話,但一定不要在背后說別人壞話。
8、要有寬容的心。
秘書每天可能會(huì)遇到各種各樣的人,當(dāng)遇到自己不喜歡的人時(shí),不要隨意給對(duì)方貼上“討厭”的標(biāo)簽。要善于發(fā)現(xiàn)對(duì)方優(yōu)點(diǎn),并向?qū)Ψ降拈L(zhǎng)處學(xué)習(xí),在內(nèi)心里寬容對(duì)方,學(xué)會(huì)和各種各樣的人融洽相處。
9、常常感謝他人。
得到他人的幫助,哪怕對(duì)方僅僅是給自己倒了一杯水,也要認(rèn)真地說一聲“謝謝”。懂得感恩的人,會(huì)讓他人感到助人的價(jià)值,并且樂于付出。
10、謹(jǐn)言慎行。
秘書在工作場(chǎng)所一定要言行謹(jǐn)慎。單位的休息室、洗手間是可以放松的場(chǎng)所,但同時(shí)也是單位的公共場(chǎng)所。在這些地方,常常會(huì)有其他部門的人或單位以外的人,因此,不要以為在這里可以放松的隨意說笑或議論他人。如果被議論的人恰巧在你看不到的地方聽到了你的言語,很可能會(huì)對(duì)單位的人際關(guān)系造成看不見的影響,嚴(yán)重時(shí)還會(huì)造成不可挽回的損失。同樣道理,在單位的電梯或走廊里,也不要隨便“發(fā)言”。在會(huì)議中或會(huì)見客人等正式的場(chǎng)合中,更要注意謹(jǐn)言慎行,不要給他人留下魯莽唐突的印象。
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