文秘之公文寫作理論范本

　　職業(yè)秘書文書寫作首先是學習,學習優(yōu)秀應用文體的結(jié)構(gòu)。下面是學習啦小編為您精心整理的文秘之公文寫作理論范本。

　　篇一

　　公文的分類

　　公文從不同的角度，按不同的標準，可以劃分出不同的類型。

　　(一)按行文方向，可分為上行文、下行文、平行文

　　上行文是指下級機關向上級機關報送的公文，如請示、報告、意見。

　　下行文是指上級機關向所屬下級機關的行文，如決議、決定、命令(令)、公報、公告、通告、意見、通知、通報、批復、紀要。

　　平行文是指同級機關或不相隸屬機關之間的行文，如議案、意見、函等。如人民日報社要與北京市政府商洽辦理事情，由于相互沒有隸屬關系，在這種情況下，既不能用上行文，更不能用下行文，只能用平行文，可發(fā)商洽函、請求函等。值得注意的是，意見根據(jù)其內(nèi)容，既可作為上行文、下行文，也可作為平行文。

　　(二)按時限要求，可分為特急公文、加急公文、常規(guī)公文

　　公文內(nèi)容有時限要求，需迅速傳遞辦理的，稱緊急公文。緊急文件可分為特急和加急兩種。緊急公文應隨到隨辦，時限要求越高，傳遞、辦理的速度也就要求越快。隨著社會的發(fā)展，對公文的時效要求越來越高，即使常規(guī)公文，也應隨到隨辦，以提高辦文效率。

　　(三)按機密程度，可分為絕密公文、機密公文、秘密公文、普通公文 絕密、機密、秘密公文又稱保密文件，是指內(nèi)容涉及黨和國家的機密，需要控制知密范圍和知密對象、規(guī)定保密時限的公文。公文的密級越高，傳達、閱辦、保管的要求也越嚴。其中：

　　絕密公文是秘密等級最高的文件，它反映的通常是黨和國家的核心秘密。如果失密，將會對黨和國家造成特別重大損失。

　　機密公文是秘密等級較高的文件，它反映的通常是黨和國家的重要秘密。如果失密，將會對黨和國家造成重大損失。

　　秘密公文是標有秘密等級公文中，密級最低的文件，它反映的通常是黨和國家的一般秘密，但其內(nèi)容也不允許泄密。

　　需要注意的是，公文密級的劃分和保密時限的確定要十分慎重，應按照《保密法》的有關規(guī)定，力求準確、恰當，而不能隨心所欲，想定什么就定什么。

　　來不涉密的若定了密，文件一旦丟失，就會按失密來對待。反過來，該定密的卻不定密，或者該定機密的定成了秘密，一旦泄密，會對黨和國家的事業(yè)造成損失。

　　普通公文也稱非保密文件。但普通公文并非任何人都可以傳閱。因此，要防止隨意擴大公文發(fā)文范圍。即使有些需要通過傳播工具向社會公布周知的，也應注意內(nèi)外有別，把握傳播的時機。

　　從廣義上講，除上述常用公文種類外，公文還應包括法律性、規(guī)章性、政策性公文的條例、規(guī)定、細則、辦法，事務性公文的計劃、總結(jié)、簡報、調(diào)查報告、述職報告、會議記錄、大事記、電話記錄等公文種類。需要注意的是，這些公文如要行文，通常要用法定公文文種予以公布、印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)。如法規(guī)性、規(guī)章性公文，要由權(quán)力機關用公告文種公布或發(fā)布，或由行政機關用令的形式公布。

　　篇二

　　正確使用文種

　　能否正確選用文種，事關黨政機關公文的嚴肅性和權(quán)威性問題。應正確認識文種在公文中的重要地位、作用，掌握文種的含義、適用范圍、基本屬性和特征，以及各文種之間的相互關系，嚴格按照《黨政機關公文處理工作條例》中的規(guī)定和要求正確選用文種。否則，可能會錯誤使用公文，或者給收文機關的公文處理工作帶來很多麻煩與不便。

　　(一)依據(jù)法規(guī)的規(guī)定和要求正確選用文種

　　《黨政機關公文處理工作條例》是法規(guī)性文件，對各級黨政機關公文處理工作具有很強的指導性和普遍約束力。起草公文時不得隨意使用《黨政機關公文處理工作條例》規(guī)定以外的文種(如方案、計劃、要點、總結(jié)、綱要、建議、答復等)。

　　(二)依據(jù)發(fā)文機關的職能權(quán)限正確選用文種

　　從《黨政機關公文處理工作條例》所列的15個文種的適用范圍可以看出，選用何種文種行文是有條件的，要與發(fā)文機關的地位和職能權(quán)限相符，切不可亂用，不可超越職權(quán)。例如，公告雖屬于告知性的名稱，但這個“公”字包含代表黨和國家的意思，也就是只有黨和國家才有資格使用它，而目前那些令人眼花繚亂的“招生公告”、“招干公告”、“征訂公告”、“開業(yè)公告”等，它們的作者或發(fā)文單位(如報社、雜志社、出版社、商店、學校等)無權(quán)代表國家，不能隨便亂用“公告”。

　　(三)依據(jù)行文隸屬關系或業(yè)務指導關系正確選用文種

　　一個機關在發(fā)文時使用什么文種由其所處的組織系統(tǒng)決定，在其所處的組織系統(tǒng)內(nèi)又由隸屬關系或業(yè)務指導關系及職權(quán)范圍決定。行文關系決定著行文方向，行文方向決定著文種選擇和使用。黨政機關之間的關系可分為四種類型：一是同一組織系統(tǒng)中上下級之間屬于領導與被領導關系，如黨的系統(tǒng)中的中共中央與各省(區(qū)、市)黨委，政府系統(tǒng)中的國務院與各省(區(qū)、市)人民政府;二是同一組織系統(tǒng)中的上級主管業(yè)務部門與下級主管業(yè)務部門之間的業(yè)務指導與被指導關系，如中共中央組織部與各省(區(qū)、市)黨委組織部，教育部與各省(區(qū)、市)教育廳;三是同一組織系統(tǒng)中同級機關之間的平行關系，如黨的系統(tǒng)中同級組織、宣傳、統(tǒng)戰(zhàn)等部門之間，政府系統(tǒng)中的財政、教育、公安等部門之間;四是非同一系統(tǒng)中的機關之間(級別相當)的不相隸屬關系，如地方黨委工作部門與地方政府組成部門之間。以上所列的四種類型的機關之間由于工作需要相互行文，構(gòu)成了一定的行文主體與受體之間的行文關系、行文走向。如：一個地方黨委擬行文請求批準事項，主送機關必須是有隸屬關系的上級黨的機關，應該使用上行文的請示;若是上級機關向有隸屬關系的下級機關行文，行文方向是下行文，應當選擇通知、意見、決定、決議、通報等文種。屬于平級機關或無隸屬關系的機關之間行文，主要選用函。

　　(四)依據(jù)行文的目的、要求正確選用文種

　　根據(jù)行文的目的、要求來選擇文種，就是在同類的公文種類中，選取有助于實現(xiàn)行文目的、要求的文種。具體地說，行文目的是向上級機關匯報工作的，如按中央的要求，每年地方黨委、政府要向上一級黨委、政府匯報計生工作、黨風廉政建設的情況，應選用報告;行文目的是請求上級機關給予指示、幫助和支持的，應選用請示;行文目的為了推動、指導下級機關工作的，應選用意見或通知(指示性通知);行文目的是就某一重要問題提出見解和處理辦法的，應選用意見;行政機關向同級人大常委會行文的目的是審議通過人事任免案的，就應選用議案。

　　(五)按照文種的適用對象正確選用文種

　　公文文種，既有黨政機關通用的，也有屬于各自專用的?！饵h政機關公文處理工作條例》中所列的公文文種有15個，其中通用的文種有10個：決定、公報、意見、通知、通報、報告、請示、批復、函、紀要;黨的機關一般不使用命令(令)、公告、通告、議案這4個文種;行政機關一般不使用決議這個文種。

　　(六)按照層級的不同正確選用文種

　　有的文種適用范圍雖然沒有明確規(guī)定由哪一級使用，但有一個使用層級問題。如公報的種類有會議公報、聯(lián)合公報、統(tǒng)計公報、環(huán)境公報等。會議公報的發(fā)布機關屬于黨的全國代表大會及其中央委員會，規(guī)格高，黨的其他機關和組織都不宜使用這個文種;聯(lián)合公報的內(nèi)容反映的是兩個國家的外交事宜，層級高;統(tǒng)計公報、環(huán)境公報等一般由國家或省(區(qū)、市)有關職能部門發(fā)布，層級也較高。

　　(七)按照公文內(nèi)容的差異正確選用文種

　　擬制公文選擇文種時，往往會出現(xiàn)好像這個文種也行那個文種也可以的現(xiàn)象。如通過會議作出的有關某一重要事項的決策時，是用決定還是用決議?我們知道，決議適用于會議討論通過的重大決策事項，而決定適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。那么，在這種情況下，需要綜合分析，慎重選用，從公文內(nèi)容上進行分析判斷，如果公文的內(nèi)容涉及面比較廣泛、全面，是全方位并帶有指導性的，應選用決議行文;如果公文內(nèi)容集中、直接、具體，針對性較強并帶有指導性的，則應選用決定行文。

　　(八)按照約定俗成的文種使用習慣、做法來選用文種

　　有時應用以上幾點依據(jù)、要求還不能最后確定文種，就要按照以往約定俗成的文種使用習慣、做法來選用文種。例如，某黨的機關或行政機關擬表彰某些集體和個人，《黨政機關公文處理工作條例》規(guī)定中的命令(令)、決定、通報這3個文種都可用于嘉獎、表彰，到底選用哪個文種?在這種情況下，應著眼表彰對象的性質(zhì)、種類、級別、公示范圍及社會影響度等具體情況來考量，同時結(jié)合長期以來本機關、本系統(tǒng)、本單位文種使用的習慣，恰當?shù)剡x用相應的文種。例如，在全國范圍內(nèi)表彰勞模，一般都選用決定這個文種行文;省(區(qū)、市)黨委辦公廳(室)系統(tǒng)表彰業(yè)務工作先進單位和工作者，長期以來使用通報這個文種。

　　總之，選用文種應慎重，不可隨意而為。只有熟悉各個文種的性質(zhì)、適用范圍，切實把握各個文種的內(nèi)涵與外延，按照發(fā)文機關的職能權(quán)限、隸屬關系和行文目的、要求，才能準確無誤地選好用好文種，充分發(fā)揮公文效用。

　　篇三

　　文種使用上存在的問題

　　目前在文種使用上存在諸多問題，突出表現(xiàn)在以下幾個方面：

　　(一)缺少文種

　　一是公文無標題;二是公文標題三要素不全，有的公文標題只有一個要素，即事由。

　　(二)使用非法定文種

　　不選用法規(guī)中規(guī)定的文種，而使用總結(jié)、要點、方案、計劃、安排、綱要、規(guī)劃、建議、答復等文種，如：《××市××區(qū)人民政府2011年工作總結(jié)》，就犯了把非正式文種當正式文種使用的錯誤。非正式文種要上報或下發(fā)時，應從正式文種中尋求一個文種作為它的載體，承載其行文，大都由“命令(令)”、“通知”(下行時)或“報告”(上行時)來擔任。此例的正確寫法應是：《××市××區(qū)人民政府關于報送2011年工作總結(jié)的報告》，其后則應附該單位的《2011年工作總結(jié)》。作為附件上報的總結(jié)，其格式只有標題、正文、落款和日期。

　　(三)文種重疊

　　如請示報告、意見報告、請示函等，又如轉(zhuǎn)發(fā)通知類公文，因轉(zhuǎn)發(fā)環(huán)節(jié)多，經(jīng)常出現(xiàn)“通知的通知的通知”。

　　(四)生造文種

　　如情況報告、總結(jié)報告、申請報告、任免通知、匯報等，甚至把批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)也拿來當文種使用。

　　(五)文種作為公文標題

　　如將函、通知(會議通知或開會通知)、請示、報告等作為公文標題，違背法規(guī)中有關標題擬制的原則要求。

　　(六)文種混用

　　日常行文的實踐中此問題也較多見，主要表現(xiàn)為請示與報告不分、決定與決議相混、公告與通告亂用、決議與會議紀要等同，等等。

　　(七)錯用文種

　　1.拿著“請示”當“函”用，即該用“函”申請批準的卻錯誤地使用了“請示”。 如：

　　××市科委關于追加農(nóng)業(yè)科研基金的請示

　　××市財政局：

　　為了做好我市“菜籃子工程”的建設，2011年市財政局撥給我們農(nóng)業(yè)科研基金80000元人民幣，使我們的研究工作得以順利開展，并取得了關鍵性的成果。現(xiàn)在研究工作進入了后期的試驗階段，但經(jīng)費已經(jīng)用完。經(jīng)測算，后期經(jīng)費缺口20000元人民幣。為使研究工作順利完成，并把優(yōu)良品種盡快投產(chǎn)，使我市“菜籃子工程”建設好，滿足全市居民生活需要，盼能滿足我們的要求。

　　以上，請批準。

　　××市科委

　　××××年××月××日

　　市科委與市財政局是平級單位，它們之間不是上下級領導關系，也不存在上下級的業(yè)務指導關系，因此根本不存在要“請示”的問題。為什么會出現(xiàn)上述情況?一是不清楚平行機關之間不是上下級領導與被領導關系;二是出于對這兩個文種使用規(guī)范掌握不準;三是明知不對，不得已而為之，出于無奈，因為這樣有利于申請事項獲得“綠燈”。日常行文中，確有不少申請事項因使用了函而被收文單位退回的現(xiàn)象，而一旦改用了請示，就會馬上得到對方的“恩準”。

　　2.把“報告”當“請示”用

　　報告是向上級匯報工作、反映情況時使用的文種。在實際工作中經(jīng)常看到一種合并使用的文種，如《關于××××的請示報告》。實際上它根本不是報告，而是請示。由于作者在“請示”的后面又加了“報告”兩字，結(jié)果把一個獨立的請示文種變?yōu)閳蟾?，拿著“報告”當“請示”用，這就給公文正式文種的使用造成混亂。

　　在“請示”后面加“報告”，不僅僅是個文種如何使用的問題，它還給上級機關受文后的處理帶來一定困難。按照行文規(guī)則，上級機關對報告一般不作批示，更不需要批復，但這類行文實際上是請示，是要求上級機關作出批復的，這種行為往往會給領導機關的工作帶來不必要的誤會和矛盾。