會(huì)議基本禮儀知識(shí)具體有哪些(2)
會(huì)議基本禮儀知識(shí)具體有哪些
入場(chǎng)時(shí)應(yīng)該進(jìn)出有序,根據(jù)會(huì)議安排落座。平時(shí)部門(mén)開(kāi)會(huì)時(shí),Lily通常會(huì)選擇后排座位,或緊緊地和同時(shí)入公司的Alice坐在一起。也許Lily還沒(méi)有意識(shí)到,在潛意識(shí)中她感到這 樣才會(huì)有安全感。相反,James和Steven卻自然主動(dòng)地坐到了前排。座位的遠(yuǎn)近在心理學(xué)上反映了自信心的大小和地位權(quán)力的微妙差距。不論Lily專(zhuān)業(yè)知識(shí)比他們過(guò)硬多少倍,坐在后面就顯示出自己沒(méi)有強(qiáng)烈的進(jìn)取心,在公司中作用也較不重要。在這次大會(huì),Lily決定養(yǎng)成坐在會(huì)場(chǎng)前排的習(xí)慣。
體語(yǔ):小動(dòng)作不宜太多
開(kāi)會(huì)時(shí)坐姿端莊,身體挺直,表現(xiàn)出精神飽滿(mǎn)的狀態(tài),切忌撓頭、抖腿等不雅舉止。聆聽(tīng)時(shí)要專(zhuān)心致志,與發(fā)言人保持目光接觸,仔細(xì)聽(tīng)清對(duì)方所說(shuō)的話(huà)。不要私下小聲說(shuō)話(huà)或交頭接耳,不要三心二意、東張西望,這些都會(huì)影響聽(tīng)講的效果,也會(huì)影響發(fā)言人的心情。聆聽(tīng)的過(guò)程更是一個(gè)積極思考的過(guò)程,要邊聽(tīng)邊想,敏銳把握發(fā)言人話(huà)語(yǔ)里的深層含意。而只有準(zhǔn)確地把握了他人的真實(shí)想法后,才能使自己做正確的判斷。發(fā)言人發(fā)言結(jié)束時(shí),應(yīng)鼓掌致意,中途退場(chǎng)應(yīng)輕手輕腳,不影響他人。
Tips:1.會(huì)議參加者通常應(yīng)該準(zhǔn)時(shí)入場(chǎng)是路人皆知的。對(duì)于這種隆重場(chǎng)合,如果能比預(yù)定時(shí)間提前5分鐘到達(dá),更能體現(xiàn)效率原則。
2.在大型會(huì)議場(chǎng)合,多數(shù)女性會(huì)表現(xiàn)出非常認(rèn)真嚴(yán)肅,缺乏幽默感。若過(guò)于嚴(yán)肅,可能會(huì)在某些時(shí)刻影響發(fā)言人營(yíng)造氣氛,讓人尷尬。因此女性在聽(tīng)到笑話(huà)時(shí),應(yīng)盡量及時(shí)展現(xiàn)你的笑容,表示你享受幽默的樂(lè)趣和接受較幽默的表達(dá)方式。有時(shí),即使你已聽(tīng)過(guò)同樣的笑話(huà),仍然可以展開(kāi)笑容,營(yíng)造幽默的氣氛,表示贊同與鼓勵(lì)。
3.在會(huì)議中,最好把手機(jī)關(guān)掉,起碼也要調(diào)到震動(dòng)狀態(tài)。這樣既表現(xiàn)出對(duì)他人的尊重,也不會(huì)打斷發(fā)言者的思路。
Linda到這家中等規(guī)模的公司已經(jīng)滿(mǎn)3年了,在這個(gè)人員流動(dòng)性比較大的公司里也算得上是老員工了。身邊的同事走的走、升的升,只有她原地踏步。其實(shí)Linda的能力也不差呀,在職場(chǎng)上這般不如意,重要原因之一就是她太默默無(wú)聞、羞羞縮縮了。Linda決定改變自己,就從這次部門(mén)會(huì)議上發(fā)言開(kāi)始。
發(fā)言禮儀——開(kāi)門(mén)見(jiàn)山,無(wú)須太啰嗦
要讓高層主管和全體同仁在有限的時(shí)間中專(zhuān)心傾聽(tīng)你的發(fā)言,引起思索,留下深刻印象,首先報(bào)告內(nèi)容必須簡(jiǎn)短有力,條理井然。羅嗦而無(wú)頭緒的發(fā)言不僅讓聽(tīng)眾失去耐心,甚 至?xí)屗麄儜岩赡愕膶?zhuān)業(yè)水準(zhǔn)。直接有力的開(kāi)場(chǎng)白,清晰的觀點(diǎn)陳述,必要情況下的加以強(qiáng)調(diào),這樣的發(fā)言會(huì)使你驕人的業(yè)績(jī)、優(yōu)秀的職業(yè)素質(zhì)立刻給聽(tīng)眾留下深刻印象。
體語(yǔ):多用自信的手勢(shì)會(huì)使發(fā)言效果顯著
如果你希望自己的講話(huà)內(nèi)容被觀眾接受,那么你必須在心里樹(shù)立堅(jiān)強(qiáng)的信念,不妄自菲薄,這樣,你的身體語(yǔ)言就像你的講話(huà)內(nèi)容一樣讓人信服。最基本的禮儀要求是:走上主席臺(tái)應(yīng)該步伐穩(wěn)健有力,行走的速度因會(huì)議的性質(zhì)而定。一般說(shuō),對(duì)快、熱烈的會(huì)議步頻應(yīng)較慢。入席后,如果是站立發(fā)言,應(yīng)雙腿并攏,腰背挺直;坐姿發(fā)言時(shí),應(yīng)身體挺直,雙臂前伸,兩手輕按于桌沿;如果是書(shū)面發(fā)言,要時(shí)常抬頭掃視一下會(huì)場(chǎng),不能低頭讀稿,旁若無(wú)人。發(fā)言完畢,應(yīng)該對(duì)聽(tīng)眾的傾聽(tīng)表示謝意。
發(fā)言時(shí)加上身體語(yǔ)言的輔助,能收到事半功倍的效果。例如,你在向人們解釋某個(gè)問(wèn)題時(shí),要讓你的一只手自然地放在一邊,或采用手心向上的動(dòng)作,這樣顯得坦白而真誠(chéng)。發(fā)言中說(shuō)教式的動(dòng)作并不能獲得信任,只會(huì)引起別人的反感,就是那些可笑的指指點(diǎn)點(diǎn)表示強(qiáng)調(diào)、坐在臺(tái)前交叉握雙手、手指撐出一個(gè)高塔形狀的動(dòng)作。再比如,無(wú)論你講的主題多么嚴(yán)肅,偶爾的微笑,而不是咧嘴大笑,總能幫助你贏得更多的支持。用眼睛不時(shí)有意地環(huán)視會(huì)場(chǎng)上的每個(gè)人,就好像你在對(duì)某個(gè)人發(fā)表演說(shuō)一樣。即使這種環(huán)視只不過(guò)是飛瞥一兩次。你不要回避或鄙視那些詆毀者的眼光,讓他們也抬著頭看你,可以顯示你的自信和坦然,甚至可化干戈為玉帛。千萬(wàn)不要擺出雙手緊握或雙臂交叉胸前的防衛(wèi)姿勢(shì),這些動(dòng)作只能說(shuō)明你比較保守。
語(yǔ)調(diào):盡量壓低,給人以穩(wěn)重感
語(yǔ)音語(yǔ)調(diào)同樣不能忽視。女性一般聲線較細(xì),聲頻偏高,這樣的聲調(diào)顯得纖細(xì)、敏感、不夠持重,所以,在整個(gè)發(fā)言過(guò)程中,盡量采用低沉而有節(jié)奏的語(yǔ)調(diào),這樣的聲音才有說(shuō)服力。這樣的聲音訓(xùn)練秘訣很簡(jiǎn)單,就是羽西說(shuō)過(guò)的“讓語(yǔ)調(diào)盡量放低,低到不能再低的程度”。
如果有會(huì)議參加者對(duì)發(fā)言人提問(wèn),應(yīng)禮貌作答。對(duì)不能回答的問(wèn)題,應(yīng)機(jī)智而禮貌地說(shuō)明理由。對(duì)提問(wèn)人的批評(píng)和意見(jiàn)應(yīng)認(rèn)真聽(tīng)取,即使提問(wèn)者的批評(píng)是錯(cuò)誤的,也不應(yīng)失態(tài)。
如果會(huì)議采取較隨意的自由發(fā)言的形式,則要講究發(fā)言的順序和秩序,不要爭(zhēng)搶發(fā)言。在大會(huì)上與別人爭(zhēng)話(huà)筒,只能給人留下“半瓶子醋晃”的印象。自由發(fā)言?xún)?nèi)容同樣應(yīng)簡(jiǎn)短,觀點(diǎn)明確;如與他人有分歧,應(yīng)以理服人,態(tài)度平和。自由發(fā)言要聽(tīng)從主持人的指揮。
Tips: 通常說(shuō)來(lái),男性會(huì)很自然地利用會(huì)議機(jī)會(huì)推薦自己,爭(zhēng)取表現(xiàn)機(jī)會(huì),而女性一般僅僅滿(mǎn)足于平時(shí)的默默耕耘能在會(huì)議上得到領(lǐng)導(dǎo)的肯定。而事實(shí)是:除非你主動(dòng)出擊,通常領(lǐng)導(dǎo)是不會(huì)注意的。Linda的挫折就是一個(gè)例子。Linda可以主動(dòng)利用部門(mén)全體會(huì)議,甚至公司大會(huì),向老板報(bào)告團(tuán)隊(duì)的最新工作績(jī)效,反映自己優(yōu)秀的工作能力和潛在的協(xié)調(diào)、領(lǐng)導(dǎo)能力,同時(shí)主動(dòng)與其他相關(guān)部門(mén)建立關(guān)系,介紹你的職務(wù),讓他們了解你能為他們做什么,你有什么資源可以分享。
技術(shù)部的王琴由于專(zhuān)業(yè)能力出色,年紀(jì)輕輕就當(dāng)上了部門(mén)副經(jīng)理。由于部門(mén)準(zhǔn)備上一個(gè)新的項(xiàng)目,投資上億,技術(shù)部準(zhǔn)備召集商務(wù)部、發(fā)展部等相關(guān)部門(mén)對(duì)此項(xiàng)目的可行性進(jìn)行研究,公司CEO也親自參會(huì)。技術(shù)部決定讓王琴主持會(huì)議,但王琴有點(diǎn)膽怯,由于一直在做技術(shù),平時(shí)對(duì)主持方面的禮儀沒(méi)有特別關(guān)注過(guò)。其實(shí),王琴已經(jīng)具備了良好的專(zhuān)業(yè)素質(zhì),只要在以上禮儀的基礎(chǔ)上,再注意一些細(xì)節(jié)就可以了。
主持禮儀——精神飽滿(mǎn),口齒清楚,簡(jiǎn)明扼要
1.主持人應(yīng)衣著整潔、精神飽滿(mǎn)、大方莊重,切忌不修邊幅、邋里邋遢。而且,一般也要提前入會(huì)。如果需要走上主席臺(tái),應(yīng)步伐穩(wěn)健有力、挺胸收腹、眼觀前方,切忌東張西望,顯得不自信,行走的速度根據(jù)座位到主席臺(tái)的距離而定。在會(huì)議進(jìn)行中,主持人對(duì)會(huì)場(chǎng)上的熟人不能打招呼,更不能寒暄閑談,會(huì)議開(kāi)始前,或會(huì)議休息時(shí)間可點(diǎn)頭、微笑致意。 在會(huì)議開(kāi)始,要首先介紹主要參會(huì)人員。
2.主持人言談應(yīng)該口齒清楚、思維敏捷、簡(jiǎn)明扼要,可以說(shuō)一些承上啟下的話(huà),但不要太長(zhǎng),以免顯得喧賓奪主。如果需要,每個(gè)人發(fā)言結(jié)束,主持人可以進(jìn)得簡(jiǎn)短總結(jié)。同時(shí),主持人要時(shí)刻把握會(huì)議時(shí)間,必要時(shí)要提醒發(fā)言人注意時(shí)間與發(fā)言?xún)?nèi)容。
3.主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議性質(zhì)調(diào)節(jié)會(huì)議氣氛,或莊重,或幽默,或沉穩(wěn),或活潑。
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