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      接電話的禮儀及技巧

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      接電話的禮儀及技巧

        用電話溝通和交流工作,是必不可少的。當(dāng)你給他人打電話時(shí),你應(yīng)調(diào)整好自己的思路,想想自己應(yīng)該懂什么接電話的禮儀與技巧。下面是學(xué)習(xí)啦為大家準(zhǔn)備的接電話的禮儀及技巧,希望可以幫助大家!

        接電話的禮儀及技巧

        接電話時(shí)的技巧

        1來電鈴聲不可超過三次才接

        有時(shí)候電話響一次就接了,會給人以一種很唐突的感覺,會讓對方感覺認(rèn)為你壓根沒心聽他講話,但是當(dāng)來電響了三次以后再接,會讓對方等的不耐煩、產(chǎn)生焦急情緒。如果是客戶的話,可能會影響雙方的合作。

        所以,在電話鈴聲響了兩次后接是最佳的狀態(tài),但是如果確實(shí)分不開身接電話的時(shí)候,電話響了超過了三次你在接起的時(shí)候,你應(yīng)該要向?qū)Ψ奖硎厩敢猓赫f一句讓您久等了。

        一般的規(guī)范電話用語:首先應(yīng)自我介紹,把自己的情況介紹一下,讓對方確定所打的電話是無誤的,避免了一些因?yàn)榇蝈e(cuò)電話浪費(fèi)的時(shí)間。

        2要注意通話時(shí)語氣的用法

        電話是非常直觀的一種溝通方式,也是一種非常便捷的溝通方式,所以語氣是一定要注意的,因?yàn)閷Ψ讲粌H會注意你的內(nèi)容,同時(shí)也非常注意你的語氣,在工作電話中盡量要采用禮貌用語,要有積極主動(dòng)的語氣,讓對方產(chǎn)生想與你溝通的心情,這樣機(jī)會就會大很多了。

        3與客戶通電話要堅(jiān)持后掛電話的原則

        當(dāng)對方在與你說再見的時(shí)候,同時(shí)你也要禮貌的回復(fù)對方一下,表示尊重對方,等對方先把電話掛掉,確認(rèn)通話結(jié)束后你再把電話掛掉。切忌掛電話時(shí)要小心不要發(fā)出過大的聲音。

        4隨時(shí)記錄

        在手邊放有紙和鉛筆,隨時(shí)記下你所聽到的信息。如果你沒做好準(zhǔn)備,而不得不請求對方重復(fù),這樣會使對方感到你心不在焉、沒有認(rèn)真聽他說話。

        5自報(bào)家門

        一拿起電話就應(yīng)清晰說出自己的全名,有時(shí)也有必要說出自己所在單位的名稱。同樣,一旦對方說出其姓名,你可以在談話中不時(shí)地稱呼對方的姓名。

        6轉(zhuǎn)入正題

        當(dāng)你接聽電話時(shí),不要“哼哼哈哈”地拖延時(shí)間,而應(yīng)立即做出反應(yīng)。一個(gè)好的開場白可能是:“您需要我做什么?”當(dāng)你覺出對方有意拖延時(shí)間,你應(yīng)立即說:“真不巧!我正要參加一個(gè)會議,不得不在5分鐘后趕到會場。”這樣說會防止你們談?wù)摬槐匾默嵤拢铀偕虅?wù)談話的進(jìn)展。

        7避免將電話轉(zhuǎn)給他人

        自己接的電話盡量自己處理,只有在萬不得已的情況下才能轉(zhuǎn)給他人。這時(shí),你應(yīng)該向?qū)Ψ浇忉屢幌略?,并請求對方原諒。例如,你可以說:“布朗先生會處理好這件事的,請他和您通話好嗎?”在你作出這種決定之前,應(yīng)當(dāng)確定對方愿意你將電話轉(zhuǎn)給他人。例如,你可以說:“對于這件事,我們很快會派人跟您聯(lián)系的。”

        8避免電話中止時(shí)間過長

        如果你在接電話時(shí)不得不中止電話而查閱一些資料,應(yīng)當(dāng)動(dòng)作迅速。你還可以有禮貌地向?qū)Ψ秸f:“您是稍候片刻,還是過一會兒我再給您打過去?”

        讓對方等候時(shí),你可以按下等候鍵。如果你的電話沒有等候鍵,就把話筒輕輕地放在桌子上。如果查閱資料的時(shí)間超過你所預(yù)料的時(shí)間,你可以每隔一會兒拿起電話向?qū)Ψ秸f明你的進(jìn)展。如:你可以說:“約翰先生,我已經(jīng)快替您找完了,請您再稍候片刻。”當(dāng)你查找完畢,重新拿起電話時(shí),可以說:“對不起,讓您久等了”,以引起對方的注意。

        對于接電話的人來講,當(dāng)需要查閱資料而有禮貌地請對方稍等片刻,這是可以令對方接受的。如果有人在你正在通話時(shí)打進(jìn)電話,你可以選擇合適的詞語讓你通話的人稍候。然后拿起另一部電話說:“你能否稍等?我正在接聽一個(gè)電話。”如果打來電話的人只是有一些小事,便可以當(dāng)即回絕,然后迅即轉(zhuǎn)向第一個(gè)電話,而這個(gè)人也會意識到你很忙而加速你們的討論。

        接電話禮儀

        電話完畢,應(yīng)等對方掛機(jī)后在掛比較好,不要倉促的久掛斷,甚至對方話音沒落,就掛斷。掛電話的聲音不要太響,以免讓人產(chǎn)生粗魯無禮的感覺。

        碰到對方掛錯(cuò)電話時(shí),態(tài)度要有禮貌,別說“亂打,怎么搞的”

        接電話時(shí),盡量不要干別的事,如中途有事,必須走開一下,那么時(shí)間也不應(yīng)超過30秒。

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