秘書接待客人的禮儀
秘書接待客人的禮儀
秘書部門的接待工作指的是對不同來賓的招待和接洽，那么你們知道秘書接待客人的禮儀嗎?下面是學(xué)習(xí)啦為大家準備的秘書接待客人的禮儀，希望可以幫助大家!
秘書接待客人的禮儀
1、誠懇的心。對于預(yù)約還是未預(yù)約的、易于溝通的還是難溝通的，秘書人員要以誠心、耐心、熱心去對待每位來賓。秘書的行為要讓來賓感到自己是受歡迎的、是得到重視的。當碰到難以對付的客人時，我們要心平氣和，不要急躁，要善于控制自己的情緒。同時，我們要穩(wěn)定對方的情緒，不要和其發(fā)生正面沖突，并盡盡自己所能及尋求相關(guān)人員幫助解決其問題。與別人交談貴在真誠，只有帶著真誠的情感去談話，才能獲得事半功倍的效果。
2、合作精神。接待工作是整個單位的事情，秘書人員不能抱著“事不關(guān)己”的態(tài)度，應(yīng)該要有主動協(xié)助的精神。當我們比較空閑時，看見同事正在忙碌地接待來賓或同事不在時，秘書人員應(yīng)該主動向前接待，不能坐視不管。團結(jié)合作精神是一個企業(yè)良好工作氛圍營造的重要因素，更有利于樹立良好的企業(yè)形象。
二、業(yè)務(wù)知識及相關(guān)能力的準備
秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，要能熟練的使用辦公軟件及相關(guān)設(shè)備，要有會議記錄等專業(yè)知識。與此同時，秘書要全面了解企業(yè)各方面的情況，比如企業(yè)的發(fā)展歷史、產(chǎn)品規(guī)格、市場營銷、各部門設(shè)置及職員情況。平時，秘書要養(yǎng)成及時收集信息、掌握重要資料的習(xí)慣。這些專業(yè)技能的具備會大大提高接待的效果。
三、物質(zhì)準備
對于秘書來說，這方面的準備包括接待環(huán)境和接待物品的準備。
1、環(huán)境準備首先從自然環(huán)境入手。接待室應(yīng)該舒適、美觀、整潔，秘書人員可以的會客室拜訪一些花卉和一些綠色植物，特別需要注意的是不宜擺放香味刺鼻及易讓人過敏的植物。其次是人文環(huán)境的準備。根據(jù)接待目的的不同，需要從不同的方面彰顯組織的文化，可以張貼介紹組織的紙框，懸掛體現(xiàn)組織文化的口號等，這都會給來賓留下深刻的印象。
2、接待物品的準備。接待室設(shè)置要協(xié)調(diào)，座椅、茶具、煙灰缸等等要齊全。當著客人的面手忙腳亂的收拾凌亂的會客室是非常失禮的，會讓客人覺得受到輕慢、不受尊重。因此。秘書人員要勤換洗相關(guān)設(shè)施，定時清掃接待室，以整潔的環(huán)境迎接每位來訪者的到來。
四、了解來賓的情況
秘書人員必須要有較完備的資料，了解客人的基本情況。來訪者的人數(shù)、姓名與職務(wù);來訪人員的背景;來訪者的國民族和宗教情況;來訪者的興趣、愛好、性格特點;來訪者的私人禁忌情況等等。 五、制定接待計劃
不論做什么事，事先要有準備，“凡事預(yù)則立”。來訪者到之前，秘書人員要做好接待計劃。合理安排各項接待工作;提前安排有關(guān)人員到崗;安排客人的飲食、住宿等等。
秘書要做好接待工作必須掌握一定的原則。
1、熱情周到，平等待人。在接待中，秘書人員要有熱情的態(tài)度，要有細致的工作作風(fēng)，細心體貼照顧來訪者。秘書人員舉止要大方得體，接待客人時，不要做與接待無關(guān)的事情。對待不同的來訪者，秘書要一視同仁，不要有親疏、遠近之別。要時刻考慮客人感受，堅持原則，靈活變動。
2、講究禮貌。當來訪者到達時，秘書要主動向前打招呼，讓來賓感到受歡迎，用一些禮貌用語，如“辛苦了”“歡迎來我們公司”等等。秘書看見有客人來時，應(yīng)該放下手上的工作招呼客人。
3、精簡務(wù)實。接待工作不僅要重視程序和禮儀，還要務(wù)實，把解決實際問題、促進相互之間的友好合作為接待知道思想。
4、講究信譽，遵時守約。守信是待人處事的基本原則，在接待活動中，秘書人員許下的諾言不可輕易違背。若特殊情況不能守時約，應(yīng)提前通知或事后解釋，以真誠的態(tài)度道歉。
5、注重儀表。著裝是一種無聲的語言，在接待中，秘書人員的著裝直接影響到客人對你的第一印象，關(guān)系到個人形象和公司的形象。秘書要注意自己的面部表情，接待客人時面帶微笑。平常要注重自己的儀容，學(xué)會化妝，使自己的妝容得體。
6、熱情送客。送客時，要等客人伸出手時，秘書方可相握，不能先伸手。秘書先伸手會讓客人感覺有厭客之嫌。秘書在送客時一定要誠懇、有禮貌、熱情，讓來訪者感到溫暖，也會給客人留下美好的印象。
接待工作對于秘書來講是一項有挑戰(zhàn)性的工作。做好接待工作，不僅會給對方留下好印象，也能為公司樹立好的形象。在信息爆炸年代，商務(wù)交往頻繁，接待顯得更為重要。如果秘書人員在接待工作中。能夠使來訪者感到滿意，則接待工作順利完成。那么，秘書人員掌握一定的接待技巧對于工作的完成是非常必要的。
秘書在接待客人時需要熟知的技巧。 在接待工作中有很多技巧，接待工作圓滿成功與否直接影響來訪者對公司的評價，秘書在日常接待中應(yīng)該盡量做到最好，讓來訪者無可挑剔。
一、要處處為客人著想
1、秘書要有強烈的時間觀念，千萬不要讓客人等待。
(1)在約定好的時間，秘書要做好相關(guān)接待工作，要是客人到來之后沒見接待人員，不僅是秘書人員的失職，也會使接待活動失敗。
(2)不能讓來賓等待過久，要放下手頭上的事情熱情迎接。如果來賓拜訪時，因為秘書人員的疏忽，而讓其吃閉門羹，被拋到一邊，無疑是來賓感到受傷，這樣會造成惡劣的影響，嚴重降低了公司的社會形象。
2、當客人要找其他同事不在時，本著團結(jié)合作精神，禮貌地告訴其接待人員去哪了，何時回公司，讓客人留下聯(lián)系方式以便同事回來及時聯(lián)系。
3、客人到來時由于特殊情況不能馬上接待，秘書人員要向客人說明原因并詢問是否愿意等，若客人愿意等待，應(yīng)該為客人提供飲料、雜志。
二、秘書人員在與來賓交談時應(yīng)大方有禮。在任何一次的接待工作中，不論是陌生人還有老客，秘書都要做到落落大方，彬彬有禮。在與客人交談間，秘書要從容淡定，不要扭捏不安、舉止拘束。對于客人提出的問題，秘書要清晰回答，不可慌慌張張，吐詞清楚，不能含糊其詞，讓客人產(chǎn)生理解上的誤解。
三、在接待工作中的應(yīng)答禮節(jié)
1、秘書人員在與客人交談過程中，沒有聽清對方的話語時，要禮貌地說：”對不去，我剛才沒有聽清您的話，麻煩您再說一遍”，這樣才會使得交流順暢，不易產(chǎn)生誤解。
2、來賓表示感謝時，秘書人員應(yīng)說：“不用謝，這是應(yīng)該的。”等客氣回語。 3、對于來賓的提問一時間沒法回答的，秘書應(yīng)先致歉后查詢，“對不起，這事我不清楚。待我問明白了在告訴您。”。如果在沒有弄清楚就胡亂回答，會給來賓帶來疑惑和不解。
4、對于來賓的稱贊，秘書人員要發(fā)自內(nèi)心地表示感謝。