淺談對商務禮儀的認識及辦公技巧(2)
淺談對商務禮儀的認識及辦公技巧
商務禮儀辦公技巧
一、短信禮儀
有人會納悶，短信誰不會發(fā)，這里不講如何搭訕妹子或者成功和妹子交流幾十個匯合以上的技巧，大家可以期待一下以后我再說。禮儀是體現(xiàn)在細節(jié)上，細節(jié)又反映一個人的修養(yǎng)。短信禮儀是平日用的最廣泛的，比起微信、QQ等適用的場合要更規(guī)范、正式。淺談幾點供大家參考。
1.短信內容：
舉個例子先，
A：你有沒有C的電話?
B過了十分鐘回答：有額。。。
A：。。。那發(fā)給我吧。
過了十分鐘B回復：好的。。。
A。。。。。。
要知道短信短信，一定要在“短”時間、“短”內容中了解別人的需求并讓別人了解自己的表達。以上這個例子是十分失敗的。收到短信后首先判斷對方來意目的，直中要義的回復對方所需的即可，如果有無法用“短”信表達的，建議直接掛一個電話給對方，而不是短信來短信去，既耽誤時間又打亂思路，除非你不確定對方是否方便，那建議用短信詢問可否通話的意見(詳見第三點)。
2.短信署名：
發(fā)短信一定要署名，你不能期待所有人都把你的號碼存入通訊錄中。
尤其是地位低對應地位尊，后輩對前輩更要如此，例如學生發(fā)短信給思政老師、任課老師或者導師的時候，一定記得署名，既顯示尊重，也是達到目的的手段之一(你發(fā)短信不就是為了讓老師記住你名字嘛~~~)。
當然，當你邁入職場，一定要記得花時間把和你可能有接觸或者你想有接觸的上級領導手機號、短號碼都存在通訊錄里，試想，當上級突然想起你給你打電話的時候，你接到電話后立刻從容的喊出他的名字，絕對加分不少。反之，如果接到老大電話，聽得出聲音還好，不然問你誰啊，你說以后還會找你做事給你機會嗎?
記住，署名一般是在最后面。如果是給其他環(huán)境的人發(fā)短信的話，還應該在署名前表明自己環(huán)境信息。例如在一次培訓后，給其他高校同事發(fā)短信，可以寫明”上海交大 某某某”。
這里分享幾條輔導員時期從 @朱健(302409225) 老師學來的兩條工作貼士加上自己的理解，表述不完整和理解欠妥之處請朱老師多多諒解。
a、在“特殊”的日子聯(lián)系他們，讓他覺得自己對于你是“特殊”的。
尤其是在節(jié)日、生日，旅行時的一張明信片也會讓對方知道你牽掛著他。編輯短信一定要個性化，尤其是在對上級或是前輩的時候，一定記得個性化編輯，并且署名。祝福類的短信一來一往足以，如果要長聊，請移步微信。
要知道，不發(fā)短信問候是零分，個性化問候是加分，而群發(fā)或是再普通不過的問候是負分。
b、把握拓寬人脈圈的“黃金時間”，在初識后一周內發(fā)短信問候。
無論是認識一個陌生朋友，還是在講座、培訓后想和主講老師有所溝通，建議在一周內和對方發(fā)短信問候一下，當然如今加微信更直接更便捷，如果覺得直接開啟聊天模式太尷尬的話，可以關注他朋友圈，找找話題和共同愛好，在對方新發(fā)的朋友圈下面留言，或者點贊，不過千萬別去原來的朋友圈相冊下留下痕跡，以免讓對方覺得尷尬窘迫，適得其反。
3.短信試探：
在不確定對方是否方便通話，建議用短信預約試探，例如“您現(xiàn)在是否方便通話?”如果對方沒有回短信，那估計不是很方便，可以在較久的時間以后再撥打電話。
如果短信中包含的關鍵信息不完整，第一時間短信詢問試探，不要電話打過去，因為一般對方選擇發(fā)短信的方式，基本隱含著一條理由我現(xiàn)在電話不方便。
4.短信保存：
很多人習慣看完短信立馬就刪，有時候還沒看仔細刪了還要讓別人再發(fā)一遍。
個人認為刪除短信可以使一個好習慣，避免收件箱混亂無序，但至少要確認事情完整辦完之后，先將短信中提到的有用信息，例如重要人物聯(lián)系方式等記錄下后再刪除。
二、郵件禮儀
如今，郵件成為最常用的正式辦公通訊工具了，往往一天收到的郵件比短信還多。
可很多人只會“發(fā)郵件”，但“不會發(fā)”郵件。
1.郵件主題：
一定不要空白標題，這是最失禮的。
標題要簡短，不宜冗長，也可以在開頭簡單分類比如【通知】、【重要通知】、【獎助學金】等，便于收件人第一時間獲取要義。
回復對方郵件時，應當根據回復內容更改標題，不要默認的RE、RE一大串。
2.郵件正文：
a、開頭要稱呼并問候收件人。
這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應;在多個收件人的情況下可以稱呼各位XX、To all。
如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“尊敬的XX老師”;如果不清楚職務，則應按通常的“XX先生”、“XX女士”稱呼，但要把性別先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名，當然不加職務直接稱呼全名也是不禮貌的。
關于格式，稱呼是第一行頂格寫;問候語是稱呼換行寫。若對方不認識你，第一件應當說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報的以示對對方的尊重，點名身份應當簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。
b、正文內容簡明扼要，行文通順。
最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，如果內容很長，可以考慮添加附件進去。
c、正文字體適中，不要花枝招展。
中文建議用微軟雅黑這種扁扁的字體，英文用Arial 字型，不建議用花枝招展的各式各色背景信紙。字體大小正常即可，不要過大。
為了提示重要信息，可以用粗體、顏色、底色進行標注，合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。
3.郵件附件
如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件，正文中應對附件內容做簡要說明，例如“...已附件您，請查收，祝好”。
附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載后管理，特別是帶有多個附件時。附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應打包壓縮成一個文件。
如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式。
4.郵件簽名
每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。
簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過5行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯(lián)系。
引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的標簽、座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。例如我名字中帶“祺”，我更喜歡使用“順頌時祺”
5.郵件操作
a、reply(單獨回復)和reply all(回復全體)
reply是回復給發(fā)件人;reply all是回復給發(fā)件人和其他收件人或抄送人。
如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復給他一個人就行了;如果你對發(fā)件人提出的要求作出結論響應，應該reply all，讓大家都知道。有些回復郵件只是回復“好的，我知道了”，還reply all，那就顯得很沒有禮貌了。
如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發(fā)件人單獨溝通，不要當著所有人的面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。等你們討論好了，或者有分工了再告訴大家，此時選擇reply all，或抄送。
b、發(fā)送(to)、抄送(cc)、群發(fā)單顯
個人習慣，收到郵件先看自己在收件欄里還是抄送欄里，因此弄清楚發(fā)送和抄送非常重要，避免引起誤會。
在收件欄里表明要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回復和響應。
而抄送的人則只是需要知道這回事，沒有義務對郵件予以響應，告知即可。發(fā)送和抄送中的各收件人的排列應遵循一定的規(guī)則，比如按職位等級從高到低，適當?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象。
群發(fā)單顯是添加了很多收件人，但是收到郵件的人只看得到自己的名字，適用于隱私保護，單線聯(lián)絡，比如助學金，當然既然是群發(fā)單線，在開頭稱呼收件人的時候就不能個性化，例如“同學你好”即可。
6.郵件檢查
請盡量在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。
不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。
此外，在郵件發(fā)送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤，附件是否添加成功，是否添加正確。
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