公司電話禮儀常識(shí)

　　電話被現(xiàn)代人公認(rèn)為便利的通訊工具，在日常工作中，使用電話的語(yǔ)言很關(guān)鍵，它直接影響著一個(gè)公司的形象。因而，掌握正確的、禮貌待人的打電話方法是非常必要的。下面是學(xué)習(xí)啦為大家準(zhǔn)備的公司電話禮儀常識(shí)，希望可以幫助大家!

　　公司電話禮儀常識(shí)

　　1、融入笑容的聲音

　　即使你不看到和你通話的人，你也要像他們就在你的面前一樣對(duì)待他們.他們一直在注意著你的聲音，包括語(yǔ)調(diào)和心情，你需要把你全部的注意力投入在電話中.你的態(tài)度應(yīng)該是有禮貌的，聲音是適中的、清晰的，柔和的，不要在電話里喊叫或聲音很尖.有趣的是，如果你要使你電話里的聲音好聽(tīng)，你試一試帶著微笑，但他聽(tīng)到你的聲音時(shí)就像你在微笑.這個(gè)試驗(yàn)?zāi)悴环猎囋?，非常有效，人們能通過(guò)你的聲音辨別你的心情是快樂(lè)還是煩惱.

　　2、辦公室電話禮儀

　　(1)接聽(tīng)電話

　　在一個(gè)跨國(guó)公司的辦公室里，來(lái)電必須在第二聲鈴響之后訊即接聽(tīng).公司接電話應(yīng)該是非常正規(guī)的，在禮貌稱(chēng)呼之后，先主動(dòng)報(bào)出公司或部門(mén)的名稱(chēng).如：“您好，羽西公司.Can I help you?”如果是一位秘書(shū)，則應(yīng)說(shuō)：“您好!這里是(某先生∕小姐)辦公室，我是(名字).Can I help you?”切忌拿起電話劈頭就問(wèn)：“喂!找誰(shuí)!”

　　如果一時(shí)騰不出空來(lái)，讓電話響了四次以上，拿起電話就應(yīng)先向?qū)Ψ街虑福?ldquo;對(duì)不起，讓您久等了.”

　　當(dāng)來(lái)電話的人說(shuō)明找誰(shuí)之后，不外乎三種情況，一是剛好是本人接電話;二是本人在，但不是他接電話;三是他不在辦公室里.

　　第一種情形，說(shuō)：“我就是，請(qǐng)問(wèn)您是哪位?”

　　第二種情形，接話人說(shuō)：“他要旁邊，請(qǐng)稍候.”

　　第三種情形，接話人則說(shuō)：“對(duì)不起，他剛好出去.您需要留話嗎?”切忌只說(shuō)一聲“不在”，就把電話掛了，打電話人需要留話，應(yīng)清晰地報(bào)出姓名、單位、回電號(hào)碼和留言，但要注意言語(yǔ)簡(jiǎn)潔，節(jié)約時(shí)間.

　　我常要從美國(guó)打長(zhǎng)途電話到國(guó)內(nèi)找朋友，但因?yàn)樗耐禄蚣胰藳](méi)有禮貌，我不能留言，浪費(fèi)了很多錢(qián)和時(shí)間，需要再撥一遍找人.替你的同事留個(gè)言是很容易做到的事，這不難，而后這個(gè)舉手之勞同時(shí)幫助了兩個(gè)人，為什么不做呢?

　　最好在別人方便的時(shí)候打電話給他，而不僅只是你方便的時(shí)候.談話可以這樣開(kāi)始：

　　“現(xiàn)在與您交談合適嗎?”_____你還要考慮到別人是否方便與你在電話中長(zhǎng)時(shí)間交談.

　　要結(jié)束電話交談時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)由打電話的一方提出，然后彼此客氣地道別，說(shuō)一聲“再見(jiàn)”，再掛上電話，不可只管自己講完就掛斷電話.

　　無(wú)論什么原因，電話中斷，首先打電話的人應(yīng)該再撥.

　　如果你和某人在他的辦公室談話，而他突然接到了一個(gè)緊急電話，你應(yīng)該問(wèn)：“我該出去一會(huì)嗎?”而他在接電話的時(shí)候也應(yīng)該說(shuō)：“對(duì)不起，我一定要接這個(gè)電話.”

　　當(dāng)你通話時(shí)，注意背景不要太吵.有太鬧的電視或收音機(jī)，請(qǐng)盡量調(diào)輕一點(diǎn).

　　當(dāng)你打長(zhǎng)途電話給別人請(qǐng)求幫助，正好對(duì)方不在，你應(yīng)該選合適的時(shí)間再打去，最好不要讓對(duì)方回電，因?yàn)閷?duì)方可能會(huì)顧慮到昂貴的電話費(fèi).

　　如果打電話撥錯(cuò)了號(hào)碼，應(yīng)當(dāng)說(shuō)一聲：“對(duì)不起，我撥錯(cuò)了號(hào)碼.”如果接到撥錯(cuò)的電話，應(yīng)當(dāng)客氣地告訴對(duì)方打錯(cuò)了，請(qǐng)他重?fù)埽灰箤?duì)方難堪.

　　(2)秘書(shū)應(yīng)有的電話禮儀

　　如果你用了一個(gè)新秘書(shū)，應(yīng)該 教你的秘書(shū)有一個(gè)良好的電話禮儀，并逐漸把所有要領(lǐng)灌輸給她.

　　首先是讓她不要過(guò)多地參與你的電話，使你幾乎不能直接和來(lái)電人聯(lián)系.為此，作為她的老板，你至少應(yīng)該給她提供如下的名單：

　　你的至親的人_____家人、朋友、醫(yī)生、老師……那些可以立刻與你取得聯(lián)系的人.接到這類(lèi)電話，秘書(shū)會(huì)說(shuō)：“我知道老板很想立即與你通話.”

　　你的重要客戶______如果你有時(shí)間就和他們通話.如果暫時(shí)沒(méi)有時(shí)間，秘書(shū)應(yīng)說(shuō)：“我知道老板很想接你的電話，他現(xiàn)在正在接另一個(gè)長(zhǎng)途電話，等他處理完，我會(huì)叫他打回電給你的.”

　　你不想接聽(tīng)電話的人____接到這類(lèi)電話，秘書(shū)則說(shuō)：“我很抱歉，老板目前仍在開(kāi)會(huì)，他沒(méi)有時(shí)間來(lái)接電話.所以我只能建議你把你要說(shuō)的寫(xiě)封信，然后寄到辦公室來(lái).”

　　同時(shí)要告訴秘書(shū)，不要讓任何人等待超過(guò)15秒，如果你不得不持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)一點(diǎn)，讓他告訴來(lái)電的人你會(huì)在幾分鐘之內(nèi)回電給他!然后務(wù)必要做到.

　　此外，還要教你的秘書(shū)怎樣將電話轉(zhuǎn)給其他的人.換句話說(shuō)，讓她多了解公司，什么人是負(fù)責(zé)什么事的，以便當(dāng)你不在的時(shí)候，她可以知道將電話轉(zhuǎn)給其他也有能力解決此類(lèi)問(wèn)題的人.

　　(3)做好電話留言

　　當(dāng)別人給你打電話時(shí)，有禮貌的做法是當(dāng)天回電給對(duì)方.但是如果你沒(méi)接到電話，最好是兩天之內(nèi)回電.如果你沒(méi)辦法回電，那么，你應(yīng)該在兩天之內(nèi)，請(qǐng)別人替你回電話.

　　在辦公室里， 每個(gè)人上班、下班及中間離開(kāi)或外出的時(shí)間都不一樣，當(dāng)接聽(tīng)同事的電話時(shí)，要替同事做好電話留言，記下別人的姓名、電話.在這方面我們要互相幫助.在家中也是一樣的.無(wú)論是生活中，還是工作中，我們都應(yīng)當(dāng)多替他人想.

　　現(xiàn)在許多人都在電話上安裝錄音裝置.外出時(shí)將裝置打開(kāi)，就可以把打來(lái)的電話留言錄下來(lái).在錄制自己的話音時(shí)，要注意措詞的語(yǔ)調(diào)，說(shuō)：“對(duì)不起，××現(xiàn)在不在家，請(qǐng)留言.”

　　當(dāng)你聽(tīng)到留言，應(yīng)該直接說(shuō)出你要留下的信息.留言時(shí)，最重要的就是清晰地說(shuō)出你的姓名，慢慢地講出你的回電號(hào)碼和簡(jiǎn)潔的信息，最好將電話號(hào)碼慢慢地重復(fù)一遍.

　　(4)留意時(shí)間差

　　我在美國(guó)的家，有時(shí)候在凌晨5點(diǎn)，會(huì)接長(zhǎng)途電話，這實(shí)在是太沒(méi)有禮貌了.打國(guó)際長(zhǎng)途尤其要注意時(shí)間差.

　　若你真的十分需要在半夜打電話，可以看看當(dāng)?shù)氐碾娫捁居袥](méi)有Call Waiting的設(shè)備，以便讓別人知道有沒(méi)有人打電話給他.

　　時(shí)間選擇，包括選擇打電話的時(shí)間和電話交談所持續(xù)的時(shí)間的長(zhǎng)短.除了要緊事或事前約定好，一般不在早上7：00以前或晚上10：30以后打電話，以免影響人家休息.同時(shí)還應(yīng)注意到各個(gè)國(guó)家和地區(qū)的時(shí)間差.比如美國(guó)，東海岸和西海岸就有3個(gè)小時(shí)的時(shí)差.夏威夷和東海岸有8個(gè)小時(shí)的差別.

　　(5)不要煲“電話粥”

　　當(dāng)你有急事，對(duì)方一直戰(zhàn)線，你一定會(huì)心急如焚.然而，你自己是否也曾有過(guò)煲“電話粥”的情形呢?打電話，切忌喋喋不休、不分重點(diǎn)、嘮嘮叨叨、說(shuō)個(gè)沒(méi)完，而要簡(jiǎn)明扼要，節(jié)省時(shí)間.

　　電話交談所持續(xù)的時(shí)間，以談話內(nèi)容多少來(lái)定：事多則長(zhǎng)，事少則短.如果不是預(yù)約電話，時(shí)間須5分鐘以上的，那么就應(yīng)首先說(shuō)出自己的通話大意，并征詢對(duì)方現(xiàn)在講話對(duì)對(duì)方是否合適;若不方便，就請(qǐng)對(duì)方另約時(shí)間.

　　有時(shí)候來(lái)電話的人啰啰嗦嗦，你不愿再花費(fèi)時(shí)間和他無(wú)聊在談下去，你可以以禮貌地說(shuō)：“我不想占你太多的時(shí)間，以后再談，行嗎?”