辦公電話禮儀培訓(xùn)
辦公電話禮儀培訓(xùn)
辦公室是一個處理公司業(yè)務(wù)的場所，辦公室的禮儀不僅是對同事的尊重和對公司文化的認(rèn)同，更是為人處事，禮貌待人最直接的表現(xiàn)。在辦公室遵守各項禮儀，是職場人士的基本要求，根本不需要被人刻意強(qiáng)調(diào)。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的辦公電話禮儀培訓(xùn)，希望能夠幫到大家哦!
辦公電話禮儀培訓(xùn)
1、重要的第一聲
聲音清晰、親切、悅耳，使用禮貌用語，“你好，某某公司”，應(yīng)有“我代表公司、代表公司形象”的意識;不允許接電話以“喂，喂”或者一張嘴就不客氣的說“你找誰呀”“你是誰呀”“有什么事兒啊”像查戶口似的;接聽電話是個人素質(zhì)的直接體現(xiàn)，維護(hù)企業(yè)形象，樹立辦公新風(fēng)，讓我們從接聽電話開始。
2、微笑接聽電話
聲音可以把你的表情傳遞給對方，笑是可以通過聲音來感覺到的。
3、清晰明朗的聲音
打電話過程中不可以吸煙、吃零食、打哈欠，如果你彎著腰靠在椅子上，對方也能聽出你的聲音是懶散的，無精打采的;通話中不可以與別人閑聊，不要讓對方感到他在對方心中無足輕重;給予任何人同等的待遇，一視同仁，不卑不亢，這種公平的態(tài)度，容易為自己贏得朋友，也有利于公司良好待人接物形象宣傳。
4、迅速準(zhǔn)確的接聽電話
在聽到電話響時，如果附近沒有人，我們應(yīng)該以最快的速度拿起話筒;這樣的態(tài)度是每個人應(yīng)該擁有的，這樣的習(xí)慣也是每個辦公室工作人員都應(yīng)該養(yǎng)成的;電話最好在響三聲之內(nèi)接聽，長時間讓對方等候是很不禮貌的行為;如果電話是在響了五聲后才接起，請別忘記先向?qū)Ψ降狼?ldquo;不好意思，讓您久等了”。
5、認(rèn)真做好電話記錄
上班時間打來的電話都是與工作有關(guān)的，所以公司里每一個電話都很重要，即使對方要找的人不在，切忌只說“不在”，應(yīng)做好電話記錄;電話記錄牢記5W1H原則，when何時,who何人來電，where事件地點(diǎn)，what何事，why為什么，原因，how如何做。電話記錄簡潔又完備，有賴于5W1H;不要抱怨接到的任何電話，那怕與你無關(guān)，做好記錄是對同事的尊重，對工作的責(zé)任。永遠(yuǎn)不要對打來的電話說：我不知道!這是一種不負(fù)責(zé)任的表現(xiàn)。
6、掛電話的禮儀
通電話時，如果自己正在開會、會客，不宜長談，或另有電話打進(jìn)來，需要中止通話時，應(yīng)說明原因，告之對方：“一有空，我馬上打電話給您”，免得讓對方認(rèn)為我方厚此薄彼;中止電話時應(yīng)恭候?qū)Ψ较确畔码娫?，不?ldquo;越位”搶先。一般下級要等上級先掛電話，晚輩要等長輩先掛電話，被叫等主叫先掛電話，不可只管自己講完就掛斷電話，那是一種非常沒有教養(yǎng)的表現(xiàn);如遇上不識相的人打起電話沒完沒了，不宜說：“你說完了沒有?我還有事呢”，最好委婉、含蓄，不要讓對方難堪，應(yīng)講：“好吧，我不再占用您寶貴的時間了”“真不希望就此道別，不過以后希望有機(jī)會與您聯(lián)絡(luò)。”
7、如果接到撥錯的電話
要保持風(fēng)度，切勿發(fā)脾氣,耍態(tài)度;確認(rèn)對方打錯電話，應(yīng)先自報家門，然后告知電話打錯了;如果對方道了歉，不要忘了說：“沒關(guān)系”應(yīng)對，不要教訓(xùn)人家，或抱怨。
拿起電話時應(yīng)該這樣做：
1、當(dāng)接到電話時，盡量回答的禮貌得體，即使對方看不到你表情，也要保持微笑;
2、盡量在電話鈴響三聲之內(nèi)接聽;
3、在接到電話時首先要問候，如果接聽電話晚了應(yīng)該向客人道歉，問候時聲音要有精神。然后自報家門，外線報哪個公司，內(nèi)線報哪個部門;
4、注意傾聽，并時不時的說些“嗯”、“是”、“對”、“好”之類的短語;
5、如果是需要轉(zhuǎn)接電話應(yīng)該請客人等待并且盡快轉(zhuǎn)接，如果是代聽電話應(yīng)主動詢問客人是否需要留言或轉(zhuǎn)告。留言要準(zhǔn)確記錄，并重復(fù)確認(rèn)留言;
6、如果對方說了一些問題或事情應(yīng)該及時記下來;
7、掛電話時要詢問客人還有什么吩咐嗎，表示對客人的尊重，沒有事情就與客人道謝，感謝來電，說再見，等客人掛電話再掛下電話。
請不要這樣做：
1、不要邊吃東西邊打電話，應(yīng)該停止一切不必要的動作;
2、講話的聲音不要過大，聲調(diào)不要太高;