辦公室接聽電話和打電話禮儀常識
辦公室接聽電話和打電話禮儀常識
辦公室接聽電話禮儀5W1H通話要點是接聽電話中一種必要的技巧和方法，對于透過電話進行公司宣傳、讓客戶對公司產(chǎn)生良好的印象、讓客戶對公司整個工作人員的職業(yè)素質(zhì)表示肯定。下面讓學習啦小編為大家介紹辦公室接聽電話和打電話禮儀常識吧!
辦公室電話禮儀常識：5W1H
所謂5W1H是指When何、Who何人、Where何、What何事、Why為什么、How如何進行。在工作中這些資料都是十分重要的。對打電話和接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備，有賴于5W1H技巧。
辦公室接電話禮儀技巧5w1h介紹
who(對象)
who是指打電話的對象。通話的對象可能是總經(jīng)理，也可能是普通的公司職員，因此，在電話開始時需要確認一下接電話者是不是所要找尋的人。
where(場所)
where是要確定與客戶進行約會的具體地點。一般說來，由于很多公司只有一個電話線路，如果地點確定不下來，那么占線時間過久勢必會影響公司的對外通話系統(tǒng)。因此，在打電話之前就應該大致選好約會的地點，通?？梢赃x擇在兩公司之間的某個地方。
why(理由)
why是指打電話的理由。通過此次電話需要達到什么目的?這個電話是不是非打不可?這些都是需要在打電話之前考慮清楚的問題，因為打電話也需要占用工作時間，能節(jié)省則盡量節(jié)省。
what(內(nèi)容)
what是指打電話所要傳達的內(nèi)容。為了使此次電話達到最大的績效，工作人員應該事先準備好所要講述的內(nèi)容，并思考采用何種方式向接電話者傳達信息，使之能夠馬上領會到打電話者的意圖。要注意的是，電話的內(nèi)容應該使客戶產(chǎn)生賓至如歸的感覺，為公司贏得良好的口碑。
接電話的對象不同，會涉及到不同禮貌用語的使用。但不管接聽對象是誰，在選擇對方稱呼時都應該注意滿足對方的優(yōu)越感，以獲得相應的回報。
when(時間)
when是要選擇對方比較合適的時間進行通話。應該盡量避免在對方工作忙碌、例會、用餐、休息等時間段內(nèi)打電話，這就需要在平時多注意收集詳細的資料，建立客戶檔案，從而獲得對方較高的認同度。
how(方法)
how所要考慮的是如何在電話中恰當表達的問題。如果原先約定是今天交貨，但公司實在來不及的時候，就應該注意選擇較妥善的說辭，讓客戶能夠接納;否則，簡簡單單的抱歉話語，很難讓客戶接受。
辦公室電話禮儀常識：打電話的禮儀常識
打電話的禮儀
1、時間選擇：和私人通話要選擇效率高的時間，晚上10點后，早上7點之前不打電話，就餐的時候別打電話，節(jié)假日不要打電話。
2、空間選擇： 私人電話最好在家里打，工作電話在單位打。不亂用單位電話談私事，不在公眾場所打電話。
3、喜悅的心情：打電話時我們要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，但是從歡快的語調(diào)中也會被你感染，給對方留下極佳的印象，由于面部表情會影響聲音的變化，所以即使在電話中，也要抱著"對方看著我"的心態(tài)去應對。
4、打電話過程中絕對不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠 "聽"得出來。如果你打電話的時候，彎著腰躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的，若坐姿端正，所發(fā)出的聲音也會親切悅耳，充滿活力。因此打電話時，即使看不見對方，也要當作對方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢。
5、通話時長：宜短不宜長。長話短說，廢話不說。把最重要的事放在前面，自我介紹開頭。
6、打錯電話要主動道歉，發(fā)短信祝福最好帶署名。
辦公室電話禮儀常識：社交禮儀中接打電話的訣竅
電話已成為日常交際不可或缺的通訊工具，因此學會接打電話的禮儀在我們?nèi)粘＝浑H中是非常重要的，打電話要選擇適當?shù)臅r間，查清號碼撥號，接聽電話時認真傾聽等都是良好社交禮儀的表現(xiàn)。
一 打電話禮儀：
1做好打電話前的準備：做好思想準備、精神飽滿;要考慮好通話的大致內(nèi)容，如怕打電話時遺漏，那么記下主要內(nèi)容以備忘;在電話機旁要有記錄的筆和紙。
2電話撥通后，應先說“您好”，問對方：是某單位和個人。得到明確答復后，再自報家門，報單位和你個人的名字。
3如對方幫你去找人聽電話，此時，打電話的人應拿住話筒，不能放下話筒干別的事。
4告知“某不在”時，你不可“喀嚓”就掛斷，而應說“謝謝，我過會兒再打”或“如方便，麻煩您轉(zhuǎn)告”或“請告訴他回來后給我回個電話，我的電話號碼是 ……”
5電話撥錯了，應向?qū)Ψ奖硎厩敢猓?ldquo;對不起，我打錯了”，切不可無禮的就掛斷電話。
6如要求對方對你的電話有所記錄，應有耐心，別催問：“好了嗎?”、“怎么這么慢!”
7打電話時，要口對話筒，說話聲音不要太大也不要太小，說話要富于節(jié)奏，表達要清楚，簡明扼要，吐字清晰，切忌說話矯揉造作，嗲聲嗲氣。
8給單位打電話時，應避開剛上班或快下班時間，因為接聽電話的人不耐煩。居家打電話宜在中飯或晚飯或晚上的時間，但太晚或午睡的時間不宜。
9通話應簡單明了，對重要內(nèi)容可以扼要地向?qū)Ψ皆贁⑹鲆槐?，以求確認。
10不占用公司電話談個人私事，更不允許在工作時間用電話與親朋好友聊天。
11通話完畢，應友善地感謝對方：“打攪你了，對不起，謝謝您在百忙中接聽我的電話”，或者“和您通話感到很高興，謝謝您，再見”。
二 接電話的禮儀：
1一般鈴聲一響，就應及時接電話。如鈴聲響過四次再去接，就顯得不禮貌，此時拿起電話，應說聲“對不起，讓您久等了。”
2一般拿起話筒后，應說“您好”
3再自我介紹，需要我?guī)兔?
4認真傾聽對方的電話內(nèi)容，聽電話時，應說“是、好”等，讓對方感到你在認真地聽，不要輕易打斷對方的說話。
5如對方不是找你，那么你應該禮貌的請對方“稍候”，如找不到聽電話的人，你可以自動的提供一些幫助，“需要我轉(zhuǎn)告嗎?”
6如對方要求電話記錄，應馬上拿出紙和筆進行記錄。電話記錄：說來的電話(WHO)，打電話找誰(WHOM)，來電的內(nèi)容(What)、來電的原因(Why)、來電提到的地點(Where)、時間(When)。
7電話完畢，應等對方掛機后在掛比較好，不要倉促的就掛斷，甚至對方話音沒落，就掛斷。掛電話的聲音不要太響，以免讓人產(chǎn)生粗魯無禮的感覺。
8碰到對方掛錯電話時，態(tài)度要有禮貌，別說“亂打，怎么搞的。”
9接電話時，盡量不要干別的事，如中途有事，必須走開一下，那么時間也不應超過30秒。
禮貌禮儀知識― 撥打電話要注意什么
撥打電話要注意：
(1)時間
一般情況下，不要選擇過早、過晚或?qū)Ψ叫菹⒌臅r間打電話。比如，工作電話應該選擇在8點以后，如在國外應選擇在9點以后。往辦公室打電話，最好避開臨下班的時間。因為這個時間如需要了解、研究或者對方急于下班，很可能得不到滿意的答復。中午休息的時間，也不要給對方打電話。非特殊情況，不要在節(jié)日、假日、用餐時間和休息時間給對方打電話。半夜或清晨被電話吵醒，很容易引起對方的反感。打國際電話，首先要考慮對方國家的時差。如中國同美國時差12個小時，北京下午3點時卻是美國人睡得正香的后半夜。如果忽視時差，把人從睡夢中驚醒是十分不禮貌的。
其次要把握好通話的時間長度。在正常的情況下，一次打電話的時間最好不要超過3分鐘。這種做法，在國外叫做“打電話的3分鐘原則”。要求打電話的一方要有很強的時間觀念，抓住主題，在盡可能短的時間內(nèi)表達自己的意思。因為時間過長，造成電話占線，會影響正常的通訊。要講究效率，既節(jié)約自己的時間，也不要浪費他人的時間。
(2)內(nèi)容
通訊內(nèi)容要簡明扼要，作到言簡意賅，干脆利索，不要吞吞吐吐，東拉西扯，否則，既浪費了時間，又給對方留下了糟糕的印象。
(3)態(tài)度
通話過程中，打電話者要文明禮貌，態(tài)度熱情誠懇。
①通話時要吐字清楚，語速、音量適中，語句簡短，語氣親切，作到語言文明。在先向?qū)Ψ焦Ь吹氐酪宦暎?ldquo;您好!”后，要主動的介紹單位的名稱和自己的姓名，不要讓對方去猜。結束通話前，要道一聲：“謝謝!”“再見”。
②通話時要精力集中，嘴里千萬不要嚼東西，也不要一邊打電話，一邊同旁人聊天，或一邊打電話，一邊兼作其它事，給對方心不在焉的感覺。
③打錯電話時，要向?qū)Ψ降狼福?ldquo;對不起”、“打擾您了”，等等。不可一言不發(fā)，掛斷電話了事。通電話時忽然中斷，按禮儀要求應由打電話方立即再撥，并向?qū)Ψ秸f明，不應等接電話一方把電話打過來。
④要注意舉止、形象。打電話時，應站好或坐端正，舉止得體。不可坐在桌角上或椅背上，也不可趴著、仰著、斜靠著或者雙腿高架著。用電話要輕拿輕放。打電話時，姿勢對方雖然不能看見，但不良姿勢可以影響一個人的情緒和聲音，使對方有所察覺。另外，在同事面前，也會有損自己的風度和形象。
辦公室電話禮儀常識：接聽電話的禮儀
(1)電話鈴一響，應立即放下其他工作，及時接聽電話。接電話有“鈴響不過三”的說法，就是說接電話以鈴響三次以內(nèi)接聽為宜。在工作和生活中，我們應注意遵守這一作法，而不要故意拖延時間。
(2)拿起話筒后，要主動問好并自報家門。問候?qū)Ψ绞嵌Y貌的表示;自報家門則是為了讓對方驗證一下，是否撥錯了電話，找錯了人。
(3)接聽電話時，要積極呼應，態(tài)度熱情友好，不要裝腔作勢，冷落對方。要專心致志，不要心不在焉，三心二意。電話結束時，要主動說：“再見”，做到客氣有禮貌。接聽電話時，如遇重要內(nèi)容，要認真做好筆錄。
(4)如果對方打錯電話號碼，要耐心向?qū)Ψ秸f明，不要不耐煩，甚至惡語相加。通話時電話中斷，要等待對方再次撥進來，不要遠離電話或者責備對方。
(5)在會晤重要客人或者會議期間有人打來電話，應向?qū)Ψ秸f明情況，表示歉意并約好時間，主動打電話過去。一旦約好給對方打電話，就要守約。
(6)按照電話禮儀的慣例，一般要由打電話者掛斷電話。在對方?jīng)]掛斷電話時，接電話一方不應主動掛斷。尤其在與位尊者和女士通電話時，一定要等對方掛上電話，以示對對方的尊重。
代接電話的禮儀要求是：
(1)接電話時，對方不是找自己，不要出口不快，拒絕對方代找他人的請求，應該問清楚找誰后，用手輕捂話筒，請要找的接話人接聽電話。
(2)如果要找的人不在，需轉(zhuǎn)達有關事項，代接電話的人一定要認真記錄，重要事項待對方講完之后，還應該重復一遍，以驗證記錄是否準確，同時將自己的姓名告訴對方，讓對方放心。電話記錄應包括通話者的姓名、單位、通話時間、內(nèi)容、是否回電話，并應問清回電話的號碼等內(nèi)容。代接的電話要及時轉(zhuǎn)告，不要耽誤。
(3)問清楚對方的姓名和要辦的事后，再告訴對方要找的人不在，這是很不禮貌的。因為這樣很容易讓人產(chǎn)生誤會。會讓對方感到，人在與不在取決于打電話的是誰和辦什么事。