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      檔案信息化管理論文

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      檔案信息化管理論文

        檔案是一種很重要的記錄,它保存了很多有價值的文字、圖像、資料等,而檔案信息化管理,指的是統(tǒng)一的規(guī)范和組織之下,在檔案管理活動中運用現(xiàn)代信息技術,下面是由學習啦小編整理的檔案信息化管理論文,謝謝你的閱讀。

        檔案信息化管理論文篇一

        淺談檔案信息化管理

        摘要:檔案是一種很重要的記錄,它保存了很多有價值的文字、圖像、資料等,但目前很多企業(yè)和機構的檔案管理存在不規(guī)范的現(xiàn)象。要想解決這些問題,就需要采取網(wǎng)絡信息技術,對檔案進行統(tǒng)一規(guī)范的管理,本文針對如何運用信息化技術來保存和管理檔案做了一系列的探討,希望對廣大的信息管理者能夠有所幫助。

        關鍵詞:檔案信息化管理資料規(guī)范

        檔案信息化管理,指的是統(tǒng)一的規(guī)范和組織之下,在檔案管理活動中運用現(xiàn)代信息技術,對檔案資源進行科學的處置、管理和利用。檔案信息化管理也是一項長期性的工作,只有做好了這項工作,才能夠提升檔案管理和利用的水平。

        一、檔案信息化管理的優(yōu)點和缺點

        (一)方便快捷

        傳統(tǒng)的檔案管理存在紙張容易受潮、查找不方便的缺點,但如果建立一個電子檔案,不但查找方便,還能提高辦法效率。因為計算機的運算速度極快,而人工操作很慢,容易出錯,反復查閱還會使紙張受損,但電子檔案卻不會存在原件受損的情況。人們在建立電子檔案的時候,按照檔案的類型進行收集、統(tǒng)計和查閱,縮短了時間,方便快捷。

        (二)能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享

        傳統(tǒng)的檔案管理由于是手工操作,所以無法實現(xiàn)資源共享、交流,給各部門之間的工作造成一些不便,而電子檔案利用網(wǎng)絡通信工具來傳輸,瞬時間可以完成大量信息的傳遞,還可以重復傳遞,不存在資料被人占用了,另一人就無法占用的缺點。人們既可以交流和傳遞部門之間的信息,也可以隨時查閱和分享不同時期的信息。

        (三)容易被侵擾和盜取

        雖然檔案信息化管理存在方便快捷、資源共享的優(yōu)點,但由于計算機網(wǎng)絡的大環(huán)境存在一定的復雜性,如果計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡本身就存在缺陷,或者是安全措施不夠,就會給網(wǎng)絡黑手可乘之機,使檔案資源和數(shù)據(jù)資料被盜取或者被侵擾和毀壞。

        (四)技術上不全面

        在建立電子信息檔案的時候,需要把紙質(zhì)檔案上的內(nèi)容用掃描儀或者其他設備來輸入到電腦中,形成電子檔案,但目前我國很多單位和機構都采用的價格便宜的平板掃描儀,這種掃描儀雖然經(jīng)濟實惠,但速度跟不上,無法在短期內(nèi)將檔案資料轉(zhuǎn)化為電子檔案。

        二、如何加強檔案信息化管理

        (一)完善安全措施

        由于網(wǎng)絡環(huán)境存在很多不安全因素,電子檔案容易被盜,所以必須要建立一個安全防范措施,設置文件保密措施,采用身份認證、權限認證的方式控制檔案登陸系統(tǒng),安裝殺毒軟件,定期對計算機進行殺毒,并且對檔案和數(shù)據(jù)進行及時的備份,防止黑客或者其他人員侵入系統(tǒng)。

        (二)創(chuàng)建標準的檔案管理體系

        標準、規(guī)范是電子檔案管理的重要原則,檔案管理部門首先要建立完善的管理制度,加大投入的力度,配備齊全的設備。另外,還要多渠道、多層次的收集檔案信息,實行一體化管理,形成檔案信息管理網(wǎng)絡,以保證檔案的完整。

        (三)提高工作人員的技能和水平

        傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能再適應單位和機構對檔案的利用和需求了,因此,要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式,就必須提高檔案管理人員的技能會水平。首先要對他們進行計算機信息技術方面的培訓,讓他們熟悉計算機操作,在工作中能夠得心應手。另外還要讓他們樹立起職業(yè)道德和工作責任心。

        (四)更新管理理念

        一些單位和機構認為生產(chǎn)力和經(jīng)濟效益才是重要的,檔案管理只是次要的,不要大費周章。這種管理理念是錯誤的,檔案是單位和機構的重要歷史資料及依據(jù),能在決策的時候起到重要作用,如果不重視它的管理,將會造成一些不好的后果。因此,管理人員應該更新管理理念,建立符合時代要求的檔案意識,轉(zhuǎn)變封閉、保守、落后的思想觀念,將被動式的管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃邮降墓芾怼?/p>

        (五)注重管理的效益

        檔案信息化管理是一項巨大的系統(tǒng)工程,需要單位和機構投入一定的物力、人力、財力,所以必須注重信息化管理的效益。根據(jù)自身的實際、需求、基礎,將利用率較高的檔案進行數(shù)字化,利用率不高的檔案則無需數(shù)字化,否則會浪費大量的人力、物力、財力。

        三、檔案信息化必須實現(xiàn)的幾個內(nèi)容

        (一)檔案信息的數(shù)字化

        檔案信息的數(shù)字化也是檔案管理信息化的基礎,傳統(tǒng)的檔案管理是以紙質(zhì)檔案管理為主,信息化管理則需要把這些紙質(zhì)的信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的內(nèi)容,通過電子掃描儀的方式轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式,再由計算機直接進行管理。此外,還要在平常的管理中推行無紙化辦公,實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化。

        (二)檔案查找的自動化

        傳統(tǒng)的檔案查找方式是在紙質(zhì)檔案中進行翻查,不但不方便,效率還很低。紙質(zhì)檔案經(jīng)歷的時間如果較為長,很容易發(fā)生遺失和損壞的現(xiàn)象。通過登錄網(wǎng)絡客戶端來進行檢索和查找,其速度和效率是傳統(tǒng)的檢索工具無法比擬的。

        (三)檔案資料的網(wǎng)絡化

        在過去,人們?nèi)绻枰殚啓n案,還要親自到檔案室進行查找,并且辦理查閱手續(xù),不但浪費時間而且顯得很麻煩。如果實現(xiàn)了檔案資料的網(wǎng)絡化,工作人員便可在網(wǎng)上登陸自己的權限或者賬號,進入客戶端,直接進行檢索,大大的提高了檔案管理的方便度和效率。

        (四)檔案管理的安全化

        檔案資料、信息雖然上傳到了網(wǎng)上,可是如果不采取加密措施,就很容易被泄露。還有一些企業(yè)或者機構使用的檔案客戶端并不安全,既沒有安裝防火墻,也沒有定期殺毒,這就存在一定的安全隱患。所以,除了要設置加密措施以外,還要提高檔案傳輸?shù)陌踩浴?/p>

        四、總結與體會

        如今,檔案信息化管理已經(jīng)成為企業(yè)信息建設中的一部分,并且關系到企業(yè)的日常運行,如果檔案不齊全,就很難了解企業(yè)以往的資料及情況,更難以做出正確的決策。因此,必須對檔案進行信息化管理,實現(xiàn)檔案管理的科學性與合理性。

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