辦公自動化論文范文

　　1.1.3 知識型辦公自動化

　　隨著辦公自動化系統(tǒng)應用的逐步深入，企業(yè)的員工每天上班做得第一件事情可能就是登陸辦公自動化系統(tǒng)，收一下郵件、看看公司最新的新聞、處理自己今天需要待辦的工作等。辦公自動化儼然成為一個日常工作的基礎平臺，企業(yè)已經不可離開它了。但是新的挑戰(zhàn)又產生了：如何借助這個平臺能夠讓員工合適的場景下，合適的時間里獲取合適的知識?如何借助該平臺來沉淀組織的最佳實踐并傳遞到整個組織?這樣可以大大節(jié)省員工查找知識的時間、減少不必要的重復勞動、提高工作的效率、沉淀組織的知識、提高組織的應變速度，并最終最大化提升組織及個體的產能，全面提升企業(yè)的管理。其作用這里有：

　　① 協(xié)同工作平臺：通過實時通信、在線感知、團隊協(xié)同等。

　　② 知識管理平臺：實現(xiàn)知識的沉淀、共享、學習、應用和創(chuàng)新，整個組織能夠積累基于戰(zhàn)略的核心知識資產，為高層管理提供決策支持和信息情報。

　?、?項目協(xié)作平臺：通過為項目團隊提供一個全方位的溝通、協(xié)作平臺，提高多項目組的工作效率和質量，使項目成員可以在靈活的時間、地點對他人或事務的需求做出即時的響應。

　?、?激情管理平臺：從企業(yè)文化建設著手，提高員工工作激情，營造一個相互幫助、相互理解、相互激勵、相互關心的共同工作氛圍，從而穩(wěn)定工作情緒，激發(fā)工作熱情，形成一個共同的工作價值觀，進而產生合力，實現(xiàn)共同目標。

　?、?企業(yè)通信平臺：建立企業(yè)范圍內的電子郵件和網絡通信系統(tǒng)，包括Web Mail、網絡會議、實時通訊、手機短信、WAP和傳真自動收發(fā)，使企業(yè)內部通信與信息交流快捷流暢，并且與Internet郵件互通。

　　⑥ 信息發(fā)布平臺：為企業(yè)的信息發(fā)布、交流提供一個有效的場所，使企業(yè)的規(guī)章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項及時傳播，使企業(yè)員工能及時感知企業(yè)發(fā)展動態(tài)。

　　⑦ 行政辦公平臺：實現(xiàn)辦公事務的自動化處理。通過公文流轉改變了企業(yè)傳統(tǒng)紙質公文辦公模式，企業(yè)內外部的收發(fā)文、呈批件、文件審批、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉方式，真正實現(xiàn)無紙化辦公。

　?、?信息集成平臺：辦公自動化系統(tǒng)能把企業(yè)的業(yè)務數(shù)據集成到工作流系統(tǒng)中，使得系統(tǒng)界面統(tǒng)一、帳戶統(tǒng)一，業(yè)務間通過流程進行緊密集成。

　　1.1.4 智能型辦公自動化

　　隨著組織流程的固化和改進、知識的積累和應用、技術的創(chuàng)新和提升，最終辦公自動化系統(tǒng)將會脫胎換骨，全新的“智能型辦公自動化”成為未來的發(fā)展方向，該階段辦公自動化更關注組織的決策效率，提供決策支持、知識挖掘、商業(yè)智能等服務。

　　1.2 辦公自動化的憂患

　　1.2.1 互聯(lián)網協(xié)議是開放的、面向大眾的，安全性能差

　　其網絡協(xié)議(TCP/IP、HTTP等)由于便于連接、方便使用，已成為開放的、面向大眾的網絡協(xié)議，協(xié)議在安全方面考慮的很少，而且創(chuàng)建的比較早，被“黑客”發(fā)現(xiàn)的漏洞愈來愈多，安全性能愈來愈差。

　　1.2.2 操作系統(tǒng)、網絡硬件、應用程序漏洞多

　　現(xiàn)在看操作系統(tǒng)漏洞已經無法避免，尤其是微軟開發(fā)的windows系列。早已被世界公認為漏洞最多的操作系統(tǒng)，所以銀行等一些特殊的部門，他們大多數(shù)采用的據說是一種叫做UNIX的數(shù)據庫系統(tǒng)，安全系數(shù)相對高很多。

　　1.2.3 網上魚龍混雜，網絡攻擊者猖獗

　　現(xiàn)在由于黑客工具的大量開發(fā)，很多稍懂點微機的人都可能成為黑客，有的是為了好玩，試試身手，煩人的是那些惡意破壞，盜取數(shù)據的。

　　1.3 辦公自動化發(fā)展的整體現(xiàn)狀

　　我國辦公自動化發(fā)展已經歷三個發(fā)展階段，各單位辦公自動化程度有所不同，大致可以分為四種情況：

　　(1) 起步較慢，還停留在使用沒有互聯(lián)網的計算機，使用MS Office系列、WPS系列應用軟件以提高個人辦公效率。

　　(2) 已經建立了自己的Intranet網絡，但沒有好的應用系統(tǒng)支持協(xié)同工作，仍然是個人辦公。網絡處在閑置狀態(tài)，單位的投資沒有產生應有的效應。

　　(3) 已經建立了自己的Intranet網絡，單位內部員工通過電子郵件交流信息，實現(xiàn)了有限的協(xié)同工作，但產生的效益不明顯。

　　(4) 已經建立了自己的Intranet網絡，使用經二次開發(fā)的通用辦公自動化系統(tǒng);能較好的支持信息共享和協(xié)同工作，與外界聯(lián)系的信息渠道暢通;通過Internet發(fā)布、宣傳單位的有關情況;Intranet網已經對單位的管理產生了明顯的效益，現(xiàn)在正著手開放或已經存在使用針對業(yè)務制定的綜合辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)科學管理和決策，增強單位的競爭力，使企業(yè)不斷發(fā)展壯大。

　　1.4 當前實現(xiàn)辦公自動化的解決方案

　　一個單位要實現(xiàn)辦公自動化，其解決方案應遵循以下步驟：

　　(1) 搭建單位的Intranet網絡，這是辦公自動化的應用網絡平臺。

　　(2) 對于應經擁有Intranet網絡的單位，需要一套通用辦公自動化系統(tǒng)。

　　(3) 對于那些已經存在使用通用辦公自動化系統(tǒng)的單位或者只有Intranet網絡并打算一次到位實施辦公自動化的單位，進一步的工作將是開發(fā)針對其具體業(yè)務的一套綜合辦公自動化應用系統(tǒng)。

　　2 現(xiàn)代企業(yè)辦公自動化的功能需求 隨著經濟環(huán)境的改變，社會進步正在不斷加速，越來越多的企業(yè)迫切需要一個可以實現(xiàn)內外資源整合的高效的辦公自動化信息系統(tǒng)，從而提升其管理水平。

　　2.1 信息發(fā)布功能

　　 發(fā)布信息

　　本功能供具有發(fā)布權限的用戶發(fā)布信息，部門信息管理員或以上級別的用戶有發(fā)布信息的權限，部門用戶和訪客沒有發(fā)布信息的權限。

　　可以使用的信息格式有“附圖片信息”和“文檔信息”兩種。兩種信息都具有信息標題，所不同的是，發(fā)布者可以在“附圖片信息”的信息正文后加入圖片，而“文檔信息”沒有信息正文，發(fā)布者須指定“文檔信息”中的文檔(可以是任何格式的文件，但推薦使用Word文檔、excel文檔和文本文件)。

　　用戶發(fā)布信息時須指定：

　?、?信息類型(如果該類型的信息全部用戶可讀，則不用指定下面三項) ② 可以閱讀該信息的最低權限

　?、?讀限制標志(所有部門皆可閱讀，還是將閱讀范圍限制為某些部門)(若讀限制為某些部門)可以閱讀該信息的部門(一個或多個)

　　 閱讀信息

　　用戶登錄系統(tǒng)后，都可以查看信息，但他(她)所能閱讀的信息根據其讀權限的級別而有所差別。訪客只能閱讀所有用戶均可閱讀的信息，如公告、合理化建議等;其他用戶除了可以閱讀所有用戶均可閱讀的信息外，還可以閱讀以下信息：所有部門皆可閱讀的，而且最低讀權限小于或等于當前用戶的讀權限的信息;當前用戶所屬部門可讀的，而且最低讀權限小于或等于當前用戶的讀權限的信息。

　　2.2 公文流轉功能

　　 登陸公文流轉子系統(tǒng)

　　用戶進入公文流轉子系統(tǒng)后的操作如下：

　?、?能夠看到系統(tǒng)給的公文審批通知信息。形式以滾動條或其他消息框方式給出。初始登錄用戶為集團所有人員并擁有自己的登錄名和登錄密碼。

　　② 登錄公文子系統(tǒng)就要同時打開本登錄用戶的待審文件列表。促使用戶進入系統(tǒng)就進行審批文件。

　　 公布公文文件

　　集團所有人員都可以發(fā)布公文。用戶按照公文的要求發(fā)布自己的公文(公文號、標題、內容、發(fā)布時間、發(fā)布人、附帶文檔及文檔類型)。每人發(fā)布的公文除了管理員有所有管理權限之外只能由自己或已審批過的人查看。

　　 選擇審批流程

　　用戶自己填寫的公文成功提交后，進入到選擇審批流程。流程分為兩種：固定流程和定制流程。

　?、?固定流程

　　由發(fā)起人在固定流程表中選擇一個審批流程。分為：

　　(a) 發(fā)起人選擇固定流程表中一個審批流程。

　　(b) 若需要對固定流程進行維護(增加、修改)，提供選擇固定流程前到固定流程維護界面的入口，并能夠返回。也就是說用戶在選擇固定流程時，可以先進入到固定流程維護界面進行維護，然后返回選擇界面選擇一條固定流程。

　?、?定制流程

　　發(fā)起人發(fā)起公文后或上一個審批人審批完后，按照先部門后人員選擇下一步的審批人，完成后提交。

　　 查看審批文件狀態(tài)

　　發(fā)起人可以對自己發(fā)起的公文進行維護，維護類型如下：

　?、?查看：查看本人發(fā)起的公文的審批情況。

　?、?前置：本功能提供查看的公文是正在審批過程中的文件。

　?、?刪除：在還沒最終審批完成之前，對本人發(fā)起的公文，進行作廢處理。審批人可以對自己審批的文件進行查看。

　　 審批文件并選擇下一個審批人

　　用戶進入到公文子系統(tǒng)就直接審批文件，若本公文審批流程為固定流程，則審批后提交完成，若審批流程為定制流程，則如同上面選擇審批流程功能模塊中的“定制流程”。

　　 查詢歷史文件

　　歷史文件為已經完成最后審批的文件。

　　所有人都只能查看自己發(fā)起或者審批過的歷史公文信息，但不能進行修改。其他人發(fā)布的文件自己又沒進行審批則沒有權限查看。歷史文件的刪除操作由管理員進行。作廢處理的文件只能由管理員才能夠查看。

　　 管理員查詢?yōu)g覽文件

　　查找文件描述

　?、?按照一定關鍵字進行文件查找，提供按公文名稱，發(fā)起人，發(fā)起時間，審批人以及人員編號等查詢。

　　② 查看分列表和詳細兩種方式。

　?、?管理員可以查看歷史文件，也可以查看在審的文件。管理員可以查看作廢處理的文件。

　　 管理員管理文件

　　管理員對所有公文有刪除、查看的權限。

　?、?查看：文件及其審批情況或歷史公文?？梢詫λ泄钠鸬奖O(jiān)查的作用。 ② 刪除：文件及其審批情況或歷史公文。管理員對正在審批或已經審批完成的公文認為該作廢的可以作廢處理，作廢處理的文件并沒從數(shù)據庫中徹底刪除。例如內容不是健康的，則要即時作相關處理，并且作廢處理的文件只能由管理員查看處理。

　　 用戶管理

　　主要是對用戶的權限管理：目前暫設所有人都有發(fā)布公文的權限。其他用戶權限例如用戶對固定流程的維護權限等在程序中控制，對管理員不作管理要求之外，用戶管理暫沒有特殊要求。

　　2.3 考勤管理功能

　　 考勤登記

　　該部分的功能如下：

　　考勤登記在用戶登陸辦公自動化系統(tǒng)網站時即開始;當用戶登陸時，系統(tǒng)獲取當前工作時間，根據系統(tǒng)設置的考勤時間判斷該用戶是否是正常上班，還是遲到或曠工等性質。同時記錄到考勤登記表中。

　　 加班登記

　　加班登記有如下功能：

　?、?加班登記由加班人員自己操作。為防止弄虛作假，每次加班需提供一個審核人。

　　② 加班人員只有登記權限，沒有修改和刪除權限。若需要修改等操作可以請系統(tǒng)管理人操作。

　　 查詢本人考勤信息

　　查詢本人考勤信息部分提供本人查詢自己的考勤信息，提供兩種方式的查詢：

　?、?時間：可以查上兩個月的考勤。

　?、?考勤類型：可以查正?？记谟涗?、加班記錄或出差等。

　　 非正?？记诘怯?/p>

　　非正常考勤登記只能由管理員操作，專門對出差、請假休假和曠工等考勤進行登記。

　　一般用戶沒有此項操作權限。

　　 考勤統(tǒng)計

　　考勤統(tǒng)計也是由系統(tǒng)管理員操作，一般用戶無該操作權限。

　　考勤統(tǒng)計有兩個功能：

　　① 統(tǒng)計某個員工當月、上月或一年的考勤情況。

　?、?打印考勤報表功能。

　　 系統(tǒng)時間管理

　　該部分也是系統(tǒng)管理人員操作，每個月對應一條記錄

　　系統(tǒng)時間管理部分專門設置下月的工作天數(shù)，每天的小時數(shù)，曠工時限以及上班起始時間設置等。

　　當月每天的考勤計時就根據系統(tǒng)時間管理表中的設置進行計算。

　　 考勤信息維護

　　該部分也是由系統(tǒng)管理員操作

　?、?由系統(tǒng)管理人員對某個員工一年之內的所有考勤進行維護，包括增加、刪除、修改和查看等。

　?、?可以對個人的考勤信息打印報表。

　　 加班信息維護

　　該部分也是由系統(tǒng)管理員操作

　　① 由系統(tǒng)管理人員對某個員工一年之內的所有加班信息進行維護，包括增加、刪除、修改和查看等。

　?、?可以對個人的加班信息打印報表。

　　2.4 辦公室管理功能

　　 公共場地與公共財物使用管理

　　提供對公司的公共場地(如會議室、卡拉OK廳)、公共財物(如公車、照相機、攝影機)的使用記錄。包括以下幾個子功能：

　?、?公共場地和公共財物使用管理

　　提供對公司公共場地和公共財物使用情況的維護功能，包括使用、歸還、預訂、取消預訂等。

　?、?公共場地和公共財物管理

　　提供對公司公共場地和公共財物記錄的維護功能，包括對公共場地和公共財物記錄的增加、刪除和修改。

　　③ 查詢功能

　　查詢某時間點公共場地與公共財物的使用情況。

　　查詢某公共場地與公共財物在一段時間內的使用記錄。

　　 公司設備管理

　　對公司設備的進行管理，并提供一般的查詢功能。包括以下幾個子功能： ① 設備管理

　　提供對公司設備記錄的維護功能，包括對設備記錄的增加、刪除和修改。 ② 設備類別代碼表管理

　　提供對公司設備類別記錄的維護功能，包括對設備類別記錄的增加、刪除和修改和作廢。

　　③ 查詢功能

　　按照部門、物品種類、供貨人(單位)進行查詢，列出公司設備的統(tǒng)一清單。  日?；顒影才殴芾?/p>

　　主要是公司集體的日常活動安排，例如公司未來兩日的旅游安排，工會活動安排等。包括公司領導可以公開的活動情況，例如領導接待客人，有貴賓來訪等。

　　① 日?；顒影才殴芾?/p>

　　提供對公司日常活動記錄的維護功能，包括對日?；顒佑涗浀脑黾?、刪除和修改。

　?、?查詢功能

　　以周為單位瀏覽，列表顯示日常活動，可定制時間段進行查詢。

　　 辦公用(消耗)品管理

　　提供對公司所有辦公用品進行統(tǒng)一記載的功能。辦公用品是指紙張、打印墨盒、文具等消耗品。包括以下幾個子功能：

　?、?辦公用品使用情況登記

　　提供對辦公用品使用情況的登記功能，包括辦公用品的領用和辦公用品的歸還。對辦公用品的領用/歸還，應在現(xiàn)有辦公用品數(shù)量中應減去/加上所領用/歸還的數(shù)量。出于實用性和復雜性的考慮，歸還功能可暫緩實現(xiàn)。

　　② 辦公用品管理

　　提供對公司辦公用品的維護功能，包括對辦公用品的增加、刪除和修改。 ③ 查詢功能

　　按物品、時間、部門、人員、總計等進行查詢，并列表顯示辦公用品的使用情況。

　　2.5 系統(tǒng)管理功能

　　 部門管理

　　部門管理模塊供系統(tǒng)管理員管理部門的信息，包括新增部門和刪除部門兩個功能。

　　 信息類型管理

　　信息類型管理模塊供系統(tǒng)管理員增加和刪除信息類型。系統(tǒng)管理員增加信息類型時，應指明該類型信息是否網站的所有用戶均可閱讀。網站的所有用戶均可閱讀的信息有公告、合理化建議等。

　　3 辦公自動化在現(xiàn)代企業(yè)管理的重要性

　　傳統(tǒng)的辦公方式使人們耗費大量的時間和精力，用手工處理那些繁雜、重復的工作。用先進的現(xiàn)代化工具代替手工作業(yè)，無疑是生產力發(fā)展的方向。辦公自動化管理系統(tǒng)對傳統(tǒng)辦公方式的革命，順應了技術發(fā)展的潮流，是現(xiàn)代企業(yè)進入21世紀所必備的工具。

　　3.1 辦公自動化對現(xiàn)代企業(yè)的經營和管理重要性

　　辦公自動化對于面向二十一世紀的中國企業(yè)的經營和管理比以往任何時候更顯重要。信息社會中，競爭取勝的法寶是信息，而辦公自動化所收集、處理、分析的對象正是“信息”。中國企業(yè)在管理手段與管理思想方面已經落后于發(fā)達國家企業(yè)，迫切需要通過推行辦公自動化來改善經營管理手段，提高管理水平，增強企業(yè)競爭力。

　　推行辦公自動化，能給中國企業(yè)的經營者和管理者在行為方式和思維方式上帶來革命性進步。在企業(yè)中做IT工作都深受一個共同的難題長期困擾:企業(yè)經營和管理方式太不規(guī)范、太不嚴謹，缺乏全局觀和系統(tǒng)觀，人為因素太多，而且變化不定。這不僅為企業(yè)的經營和管理帶來盲目性，而且為推進信息管理設置了障礙。推行辦公自動化，不僅是管理手段的改善，更重要的是帶來管理思想的進步。

　　企業(yè)辦公日益從過去的文秘型向自我服務型轉變。辦公自動化為用戶提供的正是自我服務的支持，這正說明了辦公自動化已成為一種潮流，一種趨勢、一種更好的企業(yè)辦公方式。

　　3.2 辦公自動化是現(xiàn)代企業(yè)信息化的必要條件

　　辦公自動化管理系統(tǒng)是現(xiàn)代企業(yè)信息化的必備條件。我們知道現(xiàn)代 企業(yè)要想在激烈的市場競爭中爭得一席之地，一是靠人才，二是靠信息，這是企業(yè)取勝的必備條件。企業(yè)的信息化保證企業(yè)全方位得到最新信息。它包括企業(yè)的科研、生產、營銷、辦公等方面廣泛利用計算機的網絡技術，構筑企業(yè)的數(shù)字神經系統(tǒng)，全方位改造企業(yè)，以降低成本和費用，增加產量和銷售，提高企業(yè)經濟效益。通過辦公自動化系統(tǒng)，我們可及時掌握市場信息，正確決策，從而以最快的速度、最好的產品、最低的價格、最好的服務，參與市場競爭，以達到企業(yè)取勝之目的。

　　3.3 辦公自動化是現(xiàn)代企業(yè)營銷創(chuàng)新的技術基礎

　　辦公自動化系統(tǒng)是現(xiàn)代企業(yè)營銷創(chuàng)新的技術基礎。營銷創(chuàng)新是指企業(yè)盡可能地利用現(xiàn)代高新技術手段辦公自動化系統(tǒng)，最有效、最省錢地謀求新的市場的開拓和新的消費者的挖掘。它包括應用新的廣告媒體，采用新的售后服務途徑，開發(fā)新的用戶等。辦公自動化系統(tǒng)給現(xiàn)代企業(yè)的經營者和管理者在行為方式、思維方式上帶來了革命性的轉變。作為企業(yè)的決策人，廠長或總經理通過辦公自動化系統(tǒng)能一目了然地了解許多科室、部門，甚至基層一線大量、動態(tài)、錯綜復雜的數(shù)據和信息，并進行及時、準確地分析和處理。企業(yè)內部多方面的資源，包括人、

　　財、物、產、供、銷、研等如何得以合理調配平衡和充分利用。辦公自動化正是建立在這樣的科學管理思想體系上的高效、集成的計算機輔助企業(yè)管理系統(tǒng)。通過管理思想這個軟件的具體應用來完成企業(yè)整個生產經營活動中所有信息和數(shù)據的接收、流轉、處理、統(tǒng)計、分析等加工過程。從而使企業(yè)在每個環(huán)節(jié)上做到準確、及時的決策和控制。

　　3.4 推行辦公自動化對現(xiàn)代企業(yè)帶來了進步

　　首先能極大地提高工作效率,不用拿著各種文件、申請、單據在各部門跑來跑去,等候審批、簽字、蓋章。這些都可在網絡上進行。其次是節(jié)省運營成本:包括時間和紙張。第三是規(guī)范單位管理:把一些彈性太大不夠規(guī)范的工作流程變得井然有序,比如:公文會簽、計劃日志、用款報銷等工作流程審批都可在網上進行。第四是提高企業(yè)競爭力、凝聚力:員工與上級溝通很方便,信息反饋暢通,為發(fā)揮員工的智慧和積極性提供了舞臺。無疑,企事業(yè)的單位的內部的凝聚力將大大增強。第五是使決策變得迅速科學:高層決策不再是不了解情況,缺乏數(shù)據的環(huán)境下拍腦袋的事,而是以數(shù)據和真相為依據做出的科學的決策。

　　近年來,隨著網絡技術的迅速發(fā)展普及,通過利用先進的網絡資訊技術,實現(xiàn)辦公自動化的解決方法,被稱為網絡辦公自動化解決方案。隨著INTERNET技術,國際互聯(lián)網絡的發(fā)展,目前的辦公自動化已由傳統(tǒng)的局域網內互聯(lián)互通上升到了支持移動辦公,遠程辦公管理等更廣闊的領域。

　　結論

　　辦公自動化系統(tǒng)是一個將企業(yè)管理及基礎辦公需求作為核心，基于B/S模式的信息服務系統(tǒng)，它集先進的計算機技術與辦公自動化理論于一身，適應當今辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)需求。辦公自動化滿足了企業(yè)的辦公網絡化，自動化的管理需求，提高了企業(yè)內部的管理水平，進而全面提升了企業(yè)在市場中的綜合競爭力。

　　在市場競爭過程中，對于一個企業(yè)而言，對信息的掌握程度、信息獲取是否及時、信息能否得到充分的利用、對信息的反應是否敏感準確，也越來越成為衡量一個企業(yè)市場競爭能力的重要因素。辦公自動化對于面向二十一世紀的中國企業(yè)的經營和管理比以往任何時候更顯重要。信息社會中，競爭取勝的法寶是信息，而辦公自動化所收集、處理、分析的對象正是“信息”。所以，現(xiàn)代企業(yè)迫切需要通過推行辦公自動化來改善經營管理手段，提高管理水平，增強企業(yè)競爭力。

　　致謝

　　首先誠摯的感謝指導老師郝瑞娥，在老師指導下使我得以完成論文。老師的細心指導使我獲益匪淺，再次感謝老師的幫助和指導。另外，也要感謝我的同學和好友，她們同我一起在完成論文過程中互相幫助，讓我的大學生活豐富多彩，是她們給我?guī)椭椭С?。再次，我要感謝我的父母，是他們辛勤的勞動和汗水養(yǎng)育了我，是他們的叮嚀和督促，讓我在遇到困難的時候能夠勇敢面對。