電子化檔案管理論文
電子化檔案管理論文
電子化檔案管理是一種先進(jìn)的管理技術(shù),目前國內(nèi)大多數(shù)機(jī)關(guān)或其他單位均采用或準(zhǔn)備采用此種方式。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的電子化檔案管理論文，供大家參考。
電子化檔案管理論文范文一：電子檔案管理的優(yōu)越性與科學(xué)管理
一、電子檔案管理的優(yōu)勢
1.1電子檔案的整理也要按照不同標(biāo)準(zhǔn)例如區(qū)域、性質(zhì)、時間等具體條件對檔案進(jìn)行分類，還要保證有條理，容易查找，但是這只需要在電腦上操作，建立不同的分類文件夾把相應(yīng)的檔案拉近文件夾即可，不用對大批的紙質(zhì)檔案進(jìn)行搬運(yùn)和上架，在很大程度上節(jié)省了時間和體力。
1.2無需考慮自然存放條件可存放空間。電子檔案的管理是利用網(wǎng)絡(luò)儲存空間，把檔案的保存在優(yōu)盤、光盤、磁盤等儲存的空間里，在需要時在電腦上查找打開即可，只要一個小小的小芯片就可以解決整個檔案室的檔案儲存量，并且不用當(dāng)心自然環(huán)境的影響，只要不對磁盤或網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行破壞，就會一直安全地保存下去。
1.3可以多備份，提取方便。檔案的資料一旦保存到計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上，就可以根據(jù)需要拷出數(shù)據(jù)對其進(jìn)行多備份，以免在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遇到破壞或癱瘓時，造成檔案的永久性丟失。并且在檔案進(jìn)入到互聯(lián)網(wǎng)的共享環(huán)境的時候，在一個地方需要提取檔案時就可以直接上網(wǎng)進(jìn)行搜索提取，而不需要回到儲存檔案的原單位提檔，既方便又快捷，提高辦事效率。
1.4便于多次修改。電子檔案是以電子文檔的形式保存的，在修改的時候可以直接對關(guān)鍵部分進(jìn)行修改，不用涂改，重超，也不會影響頁面的美觀程度，就這一點(diǎn)就為檔案的整理管理工作帶來了很大的方便節(jié)省了很多時間。
1.5便于查找。在進(jìn)行電子檔案的查找的時候只要在互聯(lián)網(wǎng)上輸入有關(guān)個人檔案的關(guān)鍵字就會出來相關(guān)的所有檔案資料，再根據(jù)進(jìn)一步的搜索找到自己的檔案，整個過程只需要輸入查找條件的幾個關(guān)鍵字即可，方便快捷。
1.6資源共享，方便快捷。由于電子檔案是利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案進(jìn)行保存的，那么每一個檔案室可以不保存不經(jīng)常使用的檔案，只要在需要的時候進(jìn)行網(wǎng)上搜索，并與其他檔案室建立的網(wǎng)上電子檔案室進(jìn)行檔案的查閱共享，也可以達(dá)到同樣的效果，減輕了理、檔案管理的工作量。
二、電子檔案的科學(xué)管理措施
2.1建立網(wǎng)上虛擬的電子檔案室。建立網(wǎng)絡(luò)虛擬檔案室就是在根據(jù)實(shí)際中的檔案室的檔案資料和數(shù)據(jù)建立的網(wǎng)上檔案室形成一個網(wǎng)站，并且要嚴(yán)格限制對于這個網(wǎng)站即這個虛擬的電子檔案室的訪問條件，例如要有真實(shí)的身份注冊，要有驗(yàn)證條件，對于可能存在的不安全信息的訪問請求不予同意等，從而保證電子檔案室的安全性。
2.2從制度上保證檔案形成以及管理部門的權(quán)威性。檔案部門的工作性質(zhì)本身就是權(quán)威和嚴(yán)肅的代表，這也是檔案部門工作的價值的體現(xiàn)。所以在對電子檔案進(jìn)行管理的時候同樣要運(yùn)用和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的時候利用同一個甚至高于傳統(tǒng)的管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案的管理。主要包括建立相關(guān)的制度規(guī)范部門的職責(zé)義務(wù)和權(quán)利。要規(guī)范操作程序，保證電子檔案在傳輸過程中的安全，應(yīng)該落實(shí)并嚴(yán)格把關(guān)蓋子簽章制度，使其得到發(fā)到法律制度的保護(hù)。還可以利用外部群眾的監(jiān)督措施來保證電子檔案的權(quán)威性。
2.3在技術(shù)上保證電子檔案的原始狀態(tài)。為建立的網(wǎng)站檔案室安裝病毒查殺軟件建立防火墻等安全措施防止他人的惡意攻擊造成網(wǎng)絡(luò)癱瘓和對檔案的損壞，以及對檔案的盜用和對內(nèi)容的篡改等。還要對網(wǎng)站進(jìn)行加密，限制訪問權(quán)限等防止無關(guān)人員的隨意進(jìn)入查看，另外要對文件檔案進(jìn)行備份防止在丟失和被破壞后及時回復(fù)管理。
三、小結(jié)
以上通過對電子檔案管理的優(yōu)勢和實(shí)施的科學(xué)措施方面分析，證實(shí)了電子檔案在應(yīng)用方面的可行性，但是在未來的應(yīng)用過程中還有根據(jù)出現(xiàn)的不同問題來對這一課題進(jìn)行更深刻的探討。
電子化檔案管理論文范文二：探求電子檔案企業(yè)管理意義
一、電子檔案在企業(yè)管理中的意義
1.在企業(yè)各個部門中建立有效的企業(yè)局域網(wǎng)系統(tǒng)，領(lǐng)導(dǎo)者在查閱電子檔案時，直接可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查詢。企業(yè)的各個技術(shù)人員在查詢企業(yè)檔案資料時，也可以通過電腦終端利用授權(quán)文件進(jìn)行電子檔案的查詢，方便對相關(guān)資料的查詢。
2.電子檔案在很大程度上保證了企業(yè)檔案的安全性。在利用電子檔案時，為了確保企業(yè)檔案的安全性，可以對檔案進(jìn)行保密管理，設(shè)置一定的進(jìn)入和查詢權(quán)限，利用密鑰進(jìn)行相應(yīng)的管理。為了保證電子文件和數(shù)據(jù)不會被任何一個人查閱，可以設(shè)置相關(guān)的身份驗(yàn)證系統(tǒng)，要想查閱相關(guān)資料，必須要輸入相關(guān)的身份驗(yàn)證。當(dāng)用戶在輸入身份驗(yàn)證等信息時，計算機(jī)可以對用戶所輸入的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行核對，如果驗(yàn)證合格后，用戶就可以登陸進(jìn)入，進(jìn)行相關(guān)資料的查詢，以此保證企業(yè)檔案的安全性。
3.建立完善的電子檔案系統(tǒng)和服務(wù)系統(tǒng)。在建立完善的電子檔案系統(tǒng)和服務(wù)系統(tǒng)時，首先要加強(qiáng)專業(yè)人才的培養(yǎng)工作。電子檔案系統(tǒng)需要工作人員具備著較高專業(yè)知識和先進(jìn)技術(shù)，然而許多企業(yè)的管理人員沒有具備較高的現(xiàn)代化技術(shù)，并且管理人員也沒有很好的處理信息檔案技術(shù)，這些都導(dǎo)致了電子計算機(jī)技術(shù)無法發(fā)揮其本身的巨大作用。
4.電子檔案實(shí)現(xiàn)了辦公自動化、無紙化的目標(biāo)。比如在進(jìn)行一份檔案的起擬、簽訂、催辦以及歸檔的過程，都可以利用計算機(jī)和通訊線路進(jìn)行工作。在檔案存檔的過程中實(shí)現(xiàn)了無紙化和辦公自動化的目標(biāo)，檔案工作人員需要能夠很好的運(yùn)用電子化檔案，并可以將檔案信息數(shù)據(jù)綜合系統(tǒng)的提供出來。
5.提高現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)的使用率。在許多企業(yè)利用計算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行檔案整理時，都很單一，只是將檔案進(jìn)行存儲或者是起草檔案時進(jìn)行打字起草，沒有深度開發(fā)計算機(jī)功能。沒有很好的利用計算機(jī)，造成檔案工作的低效率，在很大程度上浪費(fèi)了大量的人力、物力和財力，同時也浪費(fèi)了大量的時間。
6.在利用電子檔案時，能夠在很大程度上擴(kuò)大社會影響力，在一定程度上拓寬電子服務(wù)范圍，提高了檔案部門的地位。
7.在利用電子檔案時，可以與現(xiàn)代社會先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行聯(lián)系，這在一定程度上提高了企業(yè)的現(xiàn)代化水平，確保企業(yè)能夠及時的跟上時代發(fā)展潮流。
二、電子檔案在企業(yè)管理中的實(shí)踐
1.電子檔案在企業(yè)管理中的應(yīng)用時，首先要保證工作人員具備著較高的技術(shù)水平和綜合素質(zhì)。領(lǐng)導(dǎo)人員要對電子檔案的基本運(yùn)作進(jìn)行熟悉的了解，同時要提高管理人員的專業(yè)知識和技術(shù)水平。
2.建立有效的電子檔案管理制度。電子檔案在企業(yè)管理中的實(shí)踐時，必須要保證科學(xué)有效的制度作為實(shí)踐的基礎(chǔ)。在應(yīng)用電子檔案時，通常需要經(jīng)過一個復(fù)雜的過程，在電子檔案應(yīng)用的過程中，若是沒有進(jìn)行合理的處理，很容易導(dǎo)致電子檔案出現(xiàn)遺失或者是修改的現(xiàn)象。因此，必須要建立完善的電子檔案管理制度，要對電子檔案在生成到利用的過程中進(jìn)行嚴(yán)格和全過程的管理和控制。保證電子檔案的完整性和安全性。
3.鑒定電子檔案。電子檔案的運(yùn)用，雖然有著傳輸快捷和方便復(fù)制拷貝等優(yōu)點(diǎn)，但是由于這些優(yōu)點(diǎn)也增加了電子檔案的虛假性。因此，必須要提高電子檔案的鑒定水平。為了保證電子檔案在傳輸?shù)倪^程中不會泄露和改動文件，確保企業(yè)利益不會受到損害，可以對文件添加相應(yīng)的密鑰等方法。同時在歸檔文件時，要對電子檔案的價值進(jìn)行準(zhǔn)確的鑒定，將具有價值的文件進(jìn)行有效的保留，也要確保電子檔案具備著完整性和準(zhǔn)確性。
4.歸檔管理電子檔案。在應(yīng)用電子檔案時，必須要做好對電子檔案的歸檔整理工作。在歸檔管理時，要將電子文件的屬性進(jìn)行確定，并要將電子檔案進(jìn)行有效的拷貝以此進(jìn)行存儲，但是不能改變電子檔案原有的存儲方式和存儲位置，然后在網(wǎng)絡(luò)上對電子檔案進(jìn)行邏輯歸檔。在歸檔電子檔案時，首先要保證電子檔案質(zhì)量的過關(guān)，保證電子檔案的完整性、真實(shí)性和安全性，同時要將電子檔案的屬性進(jìn)行確定;其次電子檔案的能夠與紙質(zhì)檔案同步歸檔;最后就是歸檔的電子檔案具備著統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，要詳細(xì)的說明電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，建立完善的電子檔案管理制度。
5.保護(hù)和利用電子檔案。電子檔案的數(shù)目非常龐大，有著復(fù)雜的種類，并且載體也存在著一定的不穩(wěn)定性。因此，在存儲電子檔案時，經(jīng)常會由于各種原因，會對電子檔案的利用產(chǎn)生一定的影響，在保存和維護(hù)電子檔案時也較為困難，從而需要對電子檔案進(jìn)行定期的維護(hù)和檢測。在利用電子檔案時，可以通過拷貝、網(wǎng)絡(luò)傳輸和直接利用這三個方法進(jìn)行利用。在利用網(wǎng)絡(luò)傳輸方法時，可以通過網(wǎng)絡(luò)向企業(yè)進(jìn)行電子檔案的傳輸。利用直接利用方法，可以在計算機(jī)上直接查詢企業(yè)檔案。
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