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      論新形式下高?;n案管理工作的創(chuàng)新

      時(shí)間: 若木633 分享

        隨著我國(guó)高等教育的快速發(fā)展,招生規(guī)模不斷擴(kuò)大,高校的基本建設(shè)進(jìn)入了高速發(fā)展時(shí)期,隨之而來(lái)的是高校園區(qū)、大學(xué)城、新校區(qū)建設(shè)如雨后春筍蜂擁而上,每個(gè)建設(shè)新校區(qū)的高校要花幾個(gè)億或十幾個(gè)億投入到學(xué)校的征地、建設(shè)、原校區(qū)舊房的維修與改造等一系列基本建設(shè)。高校投入大量的資金建設(shè)教學(xué)、實(shí)驗(yàn)、辦公、生活輔助用房及配套基礎(chǔ)設(shè)施道路、地下管道和環(huán)境綠化等等,建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生了大量有保存價(jià)值的基建檔案資料,高?;üこ虣n案資料是學(xué)校檔案的重要組成部分,它不僅是高?;üぷ髡鎸?shí)記錄,而且是以后高校發(fā)展過(guò)程中建設(shè)規(guī)劃、管理及改擴(kuò)建、維修的重要依據(jù)。它記錄了學(xué)校建設(shè)發(fā)展的歷史軌跡,其實(shí)際保存價(jià)值應(yīng)該受到重視。

        高?;ú块T(mén)工程檔案涉及規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、建設(shè)單位以及建設(shè)單位的主管機(jī)關(guān)和其他有關(guān)部門(mén),但建設(shè)單位作為工程項(xiàng)目管理的主體,自然要做好基建檔案管理工作。任何基本建設(shè)缺少工程檔案,就缺少了日常維護(hù)和以后改造的依據(jù),基建檔案不僅能反映該建筑物的變化和發(fā)展,為學(xué)校規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供參考和歷史記錄,也對(duì)學(xué)校發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)揮著重要作用,為地上地下交叉工程提供相互要求的依據(jù);為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛以及科學(xué)研究等提供素材,它不僅服務(wù)于今天更有利于將來(lái),是高校一筆寶貴的物質(zhì)財(cái)富。

        從現(xiàn)在高?;ü芾頇n案來(lái)看,高?;ú块T(mén)現(xiàn)有建設(shè)工程檔案管理工作制度還不能適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要,尚存在一些不容忽視的問(wèn)題,如:檔案移交工作被動(dòng)、管理滯后、歸檔制度不夠健全、權(quán)責(zé)不明、檔案意識(shí)不強(qiáng)、檔案資料殘缺不齊等等。因此,必須加強(qiáng)建設(shè)工程檔案的管理,建立完善的檔案管理組織體系和制度制約機(jī)制。

        一、高校基建檔案的主要內(nèi)容和特點(diǎn)

        高?;n案作為高校建設(shè)活動(dòng)中形成的第一手材料,是高?;窘ㄔO(shè)圖紙、文字記錄、工程價(jià)款結(jié)算書(shū)、審計(jì)結(jié)論以及后期使用過(guò)程中的維修、翻修改造等有關(guān)技術(shù)資料。基建檔案是指在基建管理和基建工程項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)過(guò)程中直接形成的,具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料等。是各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線(xiàn)等基本建設(shè),從立項(xiàng)準(zhǔn)備到工程竣工驗(yàn)收全過(guò)程直接形成的文件材料。一套完整的基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料包括了工程項(xiàng)目每一個(gè)環(huán)節(jié)的文字或圖紙記錄,其主要特點(diǎn)是:

        (一)現(xiàn)實(shí)性

        是指檔案有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)使用價(jià)值,不同于其他檔案資料歸檔后是用來(lái)做歷史查找,而基建檔案在學(xué)校將來(lái)發(fā)展規(guī)劃中發(fā)揮著重要的使用價(jià)值。

        (二)周期長(zhǎng)

        主要是檔案要收集從項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、竣工驗(yàn)收、結(jié)算等多個(gè)階段形成的第一手資料。歸檔工作隨著工程項(xiàng)目竣工結(jié)算才能完結(jié),持續(xù)時(shí)間長(zhǎng),一般為1-2年,大型項(xiàng)目2年或更長(zhǎng)時(shí)間,時(shí)間跨度不可預(yù)見(jiàn)。這些獨(dú)有的特點(diǎn)決定了基建檔案的作用是不可估量的。

        (三)專(zhuān)業(yè)性

        是指基建檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)具有鮮明的、不同于其他行業(yè)的專(zhuān)業(yè)特征。

        (四)成套性

        是指每一套完整的檔案資料是以一個(gè)獨(dú)立的工程項(xiàng)目為對(duì)象進(jìn)行收集和歸檔。

        二、高校基建檔案管理的意義

        (一)記錄高校建設(shè)歷史

        基建檔案承載了高?;窘ㄔO(shè)大量的信息,它真實(shí)地記載了學(xué)校內(nèi)各類(lèi)建筑物、構(gòu)筑物及地上、地下各種管線(xiàn)等基本建設(shè)的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工以及使用過(guò)程中的維護(hù)等實(shí)際經(jīng)過(guò)的詳細(xì)資料。它是從征地、地質(zhì)勘察、圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、施工合同、監(jiān)理合同、施工組織、竣工驗(yàn)收到各類(lèi)來(lái)往文件、變更簽證、圖表、數(shù)據(jù)等第一手資料。

        (二)對(duì)高校的續(xù)建和發(fā)展具有參考作用

        完整系統(tǒng)的基建檔案會(huì)給后來(lái)的建設(shè)者提供翔實(shí)的基礎(chǔ)資料。技術(shù)人員通過(guò)查閱歷史資料,在新建、擴(kuò)建、改建等工程圖紙的設(shè)計(jì)工作中汲取精華、去其糟粕,建設(shè)過(guò)程不走彎路,節(jié)省時(shí)間,提高效率。如某高校擬在原教學(xué)大樓上加層,該樓的基礎(chǔ)設(shè)計(jì)承載7層的荷載,當(dāng)時(shí)由于資金不足僅建了4層,那么可以直接查閱原始圖紙資料,根據(jù)設(shè)計(jì)圖紙直接施工。

        (三)在建設(shè)過(guò)程中可以重復(fù)利用

        檔案的信息價(jià)值不僅是項(xiàng)目建設(shè)歷史的真實(shí)記錄,而且是工程使用過(guò)程中的維護(hù)、改造和將來(lái)學(xué)校建設(shè)的重要依據(jù)。工程建設(shè)檔案具備這樣的特征,可以重復(fù)利用或參考。工程設(shè)計(jì)檔案已經(jīng)過(guò)實(shí)踐的考驗(yàn),通用性很強(qiáng)的設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)圖整理歸檔后,重復(fù)利用不僅可以縮短建設(shè)時(shí)間,而且還能節(jié)省勞動(dòng)耗費(fèi),同時(shí)也提高工作效益及建設(shè)項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益。

        三、高?;n案管理存在的問(wèn)題

        (一)檔案資料收集不齊全

        基建檔案涉及建設(shè)方、招投標(biāo)、監(jiān)理、施工等多個(gè)部門(mén)、施工程序復(fù)雜、時(shí)間跨度大,直接導(dǎo)致基建檔案成為工程項(xiàng)目管理工作中的滯后點(diǎn)和難點(diǎn)。參與工程建設(shè)的各個(gè)主體單位,只重視工程進(jìn)度、工程質(zhì)量等硬性指標(biāo)的效果,對(duì)表示工程形象進(jìn)度的階段性資料不收集、不整理。在項(xiàng)目竣工接近驗(yàn)收時(shí)采取補(bǔ)救措施,按照以往工作慣例編制資料,交到建設(shè)單位的資料不能真實(shí)反映施工現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際數(shù)據(jù)。例如建設(shè)單位在施工時(shí)不慎將地下管道挖斷的事經(jīng)常發(fā)生,不是因?yàn)榧夹g(shù)人員不懂業(yè)務(wù)而是沒(méi)有反應(yīng)施工現(xiàn)場(chǎng)的真實(shí)記載資料可以參考。好多學(xué)校地下管網(wǎng)經(jīng)過(guò)多年的建設(shè)后,逐步豐富和錯(cuò)亂起來(lái),自來(lái)水管線(xiàn)、天然氣管線(xiàn)、電纜管線(xiàn)、暖氣管線(xiàn)、雨污水管線(xiàn)等相互交錯(cuò)形成一個(gè)蜘蛛網(wǎng),到最后沒(méi)有一套完整的綜合所有專(zhuān)業(yè)的管網(wǎng)圖。建設(shè)歷史悠久的學(xué)校,管網(wǎng)圖成了某些技術(shù)人員腦子里的記憶,隨用隨想,時(shí)間久了,當(dāng)年的現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)人員退休后,這樣的記憶信息就丟失了,給后期的維修和日常使用帶來(lái)很大的麻煩。

        (二)檔案資料的數(shù)據(jù)內(nèi)容缺乏準(zhǔn)確性

        施工過(guò)程中臨時(shí)發(fā)生的變更,沒(méi)有將這些變更的數(shù)據(jù)及時(shí)反映到竣工資料中,變更執(zhí)行的程序也不規(guī)范,導(dǎo)致竣工資料存在誤差或失實(shí)。檔案管理人員只懂檔案知識(shí),沒(méi)有工程項(xiàng)目建設(shè)相關(guān)的技術(shù)知識(shí),難以確定歸檔資料能否反映工程竣工時(shí)的實(shí)際情況,判斷不清是否圖物相符,不能準(zhǔn)確識(shí)別數(shù)據(jù)可靠性。

        (三)檔案資料使用手段有待更新

        傳統(tǒng)的基建檔案主要以紙質(zhì)、實(shí)物為載體,易損壞也不便于管理和使用。建立基建檔案的最終目的是為了利用,目前高校基建檔案的利用,一般是使用者到檔案室查閱或借閱,使用者登記借出檔案原件。這種使用方法的弊端是,原件借出不能保證安全,一旦丟失不可補(bǔ)救;另一方面頻繁使用,原件會(huì)破損。因此,傳統(tǒng)的檔案使用手段無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的要求。

        (四)檔案資料編制質(zhì)量不高

        大多數(shù)高校對(duì)基建檔案的管理沒(méi)有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范或制度可以執(zhí)行,普遍存在管理意識(shí)較差的現(xiàn)象。如果參建的施工單位技術(shù)水平、管理水平不高,工程資料歸檔意識(shí)薄弱,對(duì)于要?dú)w檔的資料純屬應(yīng)付竣工資料的要求??⒐D是工程竣工驗(yàn)收后,真實(shí)反映建設(shè)工程項(xiàng)目施工結(jié)果的圖樣,它是真實(shí)、準(zhǔn)確、完整反映和記錄各種地下和地上建筑物、構(gòu)筑物等的技術(shù)文件。許多施工單位不配備專(zhuān)職資料員,整理資料時(shí)也不嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范執(zhí)行,導(dǎo)致歸檔資料質(zhì)量不高。多數(shù)竣工圖沒(méi)有按實(shí)際施工程序進(jìn)行修改,造成竣工圖與實(shí)際竣工項(xiàng)目不相符,存在數(shù)據(jù)誤差是一定的;竣工圖紙上相關(guān)責(zé)任人審核沒(méi)有簽字,竣工圖紙漏缺竣工圖章,或者有竣工圖章沒(méi)有簽名,竣工圖編制不規(guī)范、標(biāo)識(shí)不統(tǒng)一。有的施工單位在工程竣工交付使用后,資料還不能及時(shí)歸檔,嚴(yán)重影響了后期檔案的完整性。

        四、加強(qiáng)基建檔案管理的措施

        (一)領(lǐng)導(dǎo)重視是做好基建檔案管理工作的關(guān)鍵

        學(xué)校主管基建的領(lǐng)導(dǎo)、基建部門(mén)以及工程管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到做好基建檔案管理工作的重要性,尤其是校領(lǐng)導(dǎo)要重視和支持。只有領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)檔案建設(shè)意識(shí),思想上要認(rèn)識(shí)到基建檔案管理工作的重要性,建立完善的檔案管理組織體系和制度體系,實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的管理,才能切實(shí)有效保證基建檔案管理和歸檔工作的積極性。

        (二)明確職責(zé)、及時(shí)收集,確保檔案工作有效落實(shí)

        工程項(xiàng)目施工過(guò)程中,高校基建部門(mén)甲方工地代表要密切注意工程變更,及時(shí)查驗(yàn)、監(jiān)督監(jiān)理和施工單位做好技術(shù)變更記錄和竣工圖繪制。監(jiān)理單位和施工單位要把完整的、系統(tǒng)的、準(zhǔn)確的施工變更數(shù)據(jù)和有關(guān)信息及時(shí)反饋給甲方工地代表,確?;üこ炭⒐n案是準(zhǔn)確的第一手資料。

        (三)增強(qiáng)學(xué)?;ú块T(mén)收集檔案的責(zé)任感

        只有提高檔案管理意識(shí)才能做好基建檔案管理工作,學(xué)校要建立以基建處為責(zé)任主體的組織機(jī)構(gòu),明確基建檔案管理人員?;ú块T(mén)作為基建工程管理者和基建檔案的形成者,應(yīng)有專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)人分管此項(xiàng)工作,并有專(zhuān)職檔案員負(fù)責(zé)收集資料。工作中要堅(jiān)持基建檔案“三個(gè)同步”原則,即基建工程一開(kāi)始就與建立檔案工作同步進(jìn)行;工程建設(shè)過(guò)程要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進(jìn)行;工程竣工驗(yàn)收與提交一整套合格的竣工圖同步進(jìn)行。

        (四)加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn),提升專(zhuān)業(yè)化管理水平

        檔案管理部門(mén)應(yīng)有針對(duì)性地加強(qiáng)基建檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),讓管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)理論知識(shí),領(lǐng)會(huì)現(xiàn)代化管理的業(yè)務(wù)要求標(biāo)準(zhǔn),鼓勵(lì)檔案管理人員從思想上接收新方法、新理論,擯棄傳統(tǒng)的陳舊管理模式。檔案管理人員不但要了解基建專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí),更要熟悉工程項(xiàng)目建設(shè)流程,知道基建檔案中四大部分資料即工程準(zhǔn)備階段資料、監(jiān)理資料、施工階段資料和工程竣工階段資料是如何收集和整理的。

        (五)逐步完善基建檔案現(xiàn)代化管理

        隨著高校辦公系統(tǒng)信息化與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及,高校檔案館的管理模式也在逐步現(xiàn)代化,基建檔案歸檔形式必須更新。因此,高?;n案管理工作,必須從傳統(tǒng)手工作業(yè)方式向信息化管理過(guò)渡。采用科學(xué)、先進(jìn)的應(yīng)用軟件進(jìn)行檔案信息的存儲(chǔ)和利用,傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案材料通過(guò)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理轉(zhuǎn)化為可以自動(dòng)檢索、網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)用的技術(shù)。設(shè)計(jì)單位提供的設(shè)計(jì)成果除紙質(zhì)的藍(lán)圖還要有電子版圖紙;施工單位的工程變更可以直接在電子圖紙上修改、標(biāo)志,交存電子版竣工圖紙;與建設(shè)有關(guān)的文件進(jìn)行電子存檔,建立電子目錄。建筑項(xiàng)目的相關(guān)信息如工程名稱(chēng)、立項(xiàng)批文文件、工程規(guī)劃建設(shè)許可證號(hào)、工程施工許可證號(hào)、施工單位名稱(chēng)、合同價(jià)、審計(jì)決算價(jià)、交付使用時(shí)間、竣工面積等內(nèi)容,以建筑物為單位,逐一形成電子表格。在后期檔案使用時(shí)可以直接檢索、統(tǒng)計(jì)和查閱,同時(shí)可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離傳遞檔案信息,提高工作效率。

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