摘 要： 學習秘書學理論，加強秘書綜合素質(zhì)，發(fā)展秘書的空間把秘書學應用到實際工作中，提高服務能力。從通曉中文、政治、寫作、進一步對經(jīng)濟、法律、心理學、國家政策、市場動態(tài)。進行學習應用，從中補充行政管理、企業(yè)管理、市場管理、人力資源，領(lǐng)導科學特別是公共關(guān)系學等知識，以應付現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的必修課。樹立單位良好形象，是內(nèi)外公眾對一個企業(yè)單位的印象和評價。隨著國家對西部的開發(fā)，與世界的市場接軌。

　　關(guān)鍵詞： 提高秘書的素質(zhì); 體現(xiàn)服務能力; 快速傳遞信息

　　秘書學理論知識具備超學科、軟學科、橫斷學科、綜合學科、比較學科，綜合應用提高辦事效率，秘書學的發(fā)展過程中不斷創(chuàng)新，對施工企業(yè)的日常工作進行換位思考，理論與工作實際完全不同，就需要我們進行探索研究，秘書學的主要內(nèi)容進行改革;1.從偏重辦文辦事，轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事，又出謀獻策。必須在我們自己的職責范圍內(nèi)為領(lǐng)導提供準確的決策信息，不是自作主張;2.從收發(fā)傳遞信息，轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息;處理事務項目員工認可，領(lǐng)導認可，不是走過程;3.從單憑我們的經(jīng)驗主義轉(zhuǎn)變?yōu)閷嵭锌茖W化管理，理論聯(lián)系實際，及良好的企業(yè)管理制度，科學管理都必須滿足實際要求;4.從被動的服務轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃铡Ｖ鲃臃罩v究效率，服務與企業(yè)，服務與職工、服務是秘書的天職，建筑企業(yè)項目辦公室是公司直接控制傳達信息的窗口，必須快速準確的隨時保持聯(lián)系。秘書要有良好責任心，不卑不亢不斷創(chuàng)新進取，積極樂觀的思想作風。

　　辦公自動化等網(wǎng)絡熟練的掌握應用。使無紙辦公，節(jié)約成本是從小事做起，多媒體傳遞信息，電子郵件，電子會議等，隨著社會信息化發(fā)展，建筑企業(yè)現(xiàn)場使用網(wǎng)絡化監(jiān)控、以及采用先進的RFID射頻識別技術(shù)，對隧道作業(yè)人員定位提高安全管理，結(jié)合從事的秘書類型不同，必須提高綜合辦公效率，多媒體的性能，及電子檔案必須具有先進安全的技術(shù)和設備。倡導綠色辦公，對辦公設備制定合理的管理制度，科學管理設備的操作、維修、保養(yǎng)。正確的操作方法是必須掌握的基本常識。

　　公文管理不僅遵循嚴格的公文格式，而且對發(fā)文程序嚴格控制?？刂莆募某绦蛐?，實事求是與時俱進對突發(fā)事件能冷靜快速正確的做出上報負責部門，根據(jù)情況形成書面材料。按領(lǐng)導或組織的意圖進行擬稿，對擬好的初稿進行核查，進一步有負責領(lǐng)導簽寫發(fā)文的具體意見。領(lǐng)導簽發(fā)的文稿形成政力責任。公文正式印制前有辦公室發(fā)文，發(fā)文部門進行復核。嚴格控制文件的發(fā)文字號。各部門發(fā)文必須有領(lǐng)導親自批準，是領(lǐng)導決策的基本資料。建筑企業(yè)項目部辦公室要做好文件處理。提高企業(yè)合同管理的服務職責，簽發(fā)后的公件是直接面向社會的窗口，是代表公司的企業(yè)管理基礎和企業(yè)文化。最終秘書用印登記并應用具體方式發(fā)送傳遞文件，快速傳遞信息，必須嚴格的遵守《新辦法》，秘書不僅要端正思想態(tài)度，而且要確保商業(yè)機密，守口如瓶。提高思想教育意識，發(fā)揮項目黨支部及團支部的優(yōu)勢，做好企業(yè)機密以及人力資源管理。隨著科技快速發(fā)展帶來的人才競爭，不僅擁有人才，而且是具有高素質(zhì)的人才，守住我們建筑企業(yè)的商業(yè)秘密。必須常抓不懈，企業(yè)機密沒有大小，項目員工在日常工作中無意中就可以泄露企業(yè)機密。秘書有職責保守企業(yè)機密，重要是監(jiān)督教育項目員工提高保守企業(yè)秘密。對合同、財務、辦公室、物資等重要崗位人員加強管理。國際商業(yè)間諜不斷的上升，競爭的日趨激烈，商業(yè)間諜越來越多，而這些人的行為也給各大公司造成了驚人的損失。各項目部各辦公室都有可能隨時泄露企業(yè)機密，小到一句話，大到一張紙;在與外界人士交往中必須具備敏銳的思維維護商業(yè)秘密，辦公室計劃對全體職工進行商業(yè)秘密培訓，思想上固定商業(yè)秘密概念。對職工流動多的項目部，秘書是發(fā)揮自己作用，進行監(jiān)督商業(yè)秘密制度的執(zhí)行過程?？焖賯鬟f信息調(diào)動全體職工遵守商業(yè)秘密，充分提高自身的綜合素質(zhì)。所以面對建筑行業(yè)嚴重形勢，應該從嚴抓起，把涉及到的企業(yè)機密嚴格管理。

　　受法律保護有技術(shù)發(fā)明、新工藝、技術(shù)決定、新技術(shù)前預設計;經(jīng)營秘密有開拓新市場的計劃措施，物資采購計劃，物資部的材料購買合同、財務狀況。項目部生產(chǎn)成本、利潤、調(diào)價方案、項目部招標計劃、人員調(diào)動、對外洽談的計劃。項目部必須根據(jù)實際情況準確地具體地規(guī)定項目部的商業(yè)秘密范圍，商業(yè)秘密泄露后會帶來危害，甚至是一場災難。同時把企業(yè)機密與反腐倡廉相結(jié)合，泄露企業(yè)機密也是一種腐敗行為，技術(shù)秘密的保護與經(jīng)營秘密的保護同等重要，要完善并嚴格執(zhí)行各項保密措施。例如秘密技術(shù)圖紙不得超越范圍借用，在對外業(yè)的資料必須嚴格把關(guān)?？蛻艚坏馁Y料必須有領(lǐng)導各部門各處室鑒定后方可形成書面材料進行洽談，至少與項目部領(lǐng)導進行討論，嚴禁非管理資料員未經(jīng)批準接觸任何單位資料。在辦公室以及接待室有可能將機密隨時外泄，秘密文件資料、復印件、打字蠟紙，電腦等內(nèi)存是否清除，傳真機的碳帶、打印機的紙帶不得隨意丟棄，網(wǎng)絡內(nèi)的技術(shù)資料進行保護。對防火墻，殺毒軟件的應用不斷更新?lián)Q代，不得在網(wǎng)絡上傳遞絕密的秘密資料，機密文件傳閱范圍明確。有專人負責傳閱。一旦泄露秘密及時向項目部領(lǐng)導匯報情況。做好機密泄露后的防備預案。加強文件保密期限和及時銷毀文件。

　　在項目部明確各項商業(yè)秘密保護的期限。執(zhí)行檔案管理過程中將商業(yè)秘密文件單獨建立檔案，建立檔案機構(gòu)。并對閱讀權(quán)限明確。應將涉密文件的閱知范圍控制到最小;絕密文件只允許在保密室等安全的地方進行內(nèi)部查閱，不得擅自閱讀不應該閱讀的機密文件。項目部的機密性文件復印時必須在項目部進行登記，必須有具體管理責任人批權(quán)力范圍內(nèi)閱，絕對機密級文件不得復制;必須復制的，應經(jīng)企業(yè)法人代表親自當面批準，有項目領(lǐng)導簽字。涉密文件不再需要時必須立即清退或銷毀的審批權(quán)即和完善銷毀的記錄。這些工作我們能否完全作到最好;工作不理想該怎么處理，完全有一個自由的空間。舞臺上表演不是說臺詞就固定了，在表演過程中我們完全可以發(fā)揮自己的潛在能力。進行插詞，能否達到最高的藝術(shù)效果就看自己的悟性。

　　控制文件傳閱范圍，兩手抓，“必要才知道”和分割原測，將與有關(guān)具體的范圍進行閱知。從不同環(huán)節(jié)，不同部位，相關(guān)時行閱知，建立三秘兩不知，將秘密分為三部分進行保存。在執(zhí)行管理制度過程中要嚴格執(zhí)行。在法律上沒有什么領(lǐng)導、職工之分。