十個技巧幫你設計或制作PPT模板時提高工作效率
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PowerPoint一項是演講者和老師的最愛,對于不經常使PowerPoint的朋友來說,可能會在設計好制作幻燈片上耗費不少時間。工作效率才是王道,這里Word聯(lián)盟為大家推薦十個經典PPT技巧,可以快速幫助大家提高制作PPT幻燈片的效率,希望大家活學活用。
①靈活選用幻燈片模板
PowerPoint XP之前版本調用模板很死板,演示文稿中的幻燈片只能應用同一種模板。PowerPoint XP對此作了很大的改進,你可以給演示文稿中的幻燈片選用各種模板:首先選中“視圖”菜單下的“任務窗格”,打開“幻燈片設計”任務窗格。并在“普通”視圖下選中要應用模板的幻燈片(如果有多個幻燈片要應用同一模板,可以按住Ctrl鍵逐個選擇),最后再將鼠標指向任務窗格中顯示的某個模板,單擊右側的下拉按鈕打開菜單,選擇其中的“應用于選定幻燈片”即可。
②靈活調用模板
PowerPoint提供的模板非常豐富,可以根據(jù)需要靈活選用:選擇“文件”→“新建”,在打開的任務窗格中可以看到它提供了“新建”、“根據(jù)現(xiàn)有演示文稿新建”和“根據(jù)模板新建”三種調用模板的方式。
“新建”下又有“根據(jù)設計模板”和“根據(jù)內容提示向導”等方式。而單擊“根據(jù)現(xiàn)有演示文稿新建”下的“選擇演示文稿”,可以將現(xiàn)有演示文稿作為模板建立新文件。“根據(jù)模板新建”下則有“通用模板”和“Microsoft.com上的模板”等多種選擇,單擊“通用模板”可以打開“模板”對話框,選用系統(tǒng)安裝的各種模板。網(wǎng)絡模板上文已經做過介紹,這里不再重復。
③右鍵新建自己的文件
先進入C:Documents and Settings名Templates文件夾下,右擊,選擇“新建”→“PowerPoint演示文稿”新建一個PowerPoint文件,再雙擊此文件,然后對其中顏色、字體等進行自行定義。最后,選中它,把它改名為pwrpnt10.pot文件。
以后在“資源管理器”中右擊鼠標,選擇選擇“新建”→“PowerPoint演示文稿”,再雙擊新建的演示文稿,你就會發(fā)現(xiàn),它已經套用了在pwrpnt10.pot文件中的設置了。從而可以制作出自己的個性PowerPoint演示文件,真是方便極了。
?、芴子酶嗟木W(wǎng)絡模板
PowerPoint XP自身攜帶的模板總是有限的。不過,可從微軟公司的站點免費下載更多的網(wǎng)絡模板,選擇“文件”→“新建”,然后單擊打開的任務窗格下方的“Microsoft.com上的模板”按鈕,即可打開該站點上的中文模板庫。它包括了“出版和教育”、“辦公”、“簡報”等十四大類共二百多個模板。只要單擊網(wǎng)頁上的模板類型鏈接(如“出版和教育”),就可以在網(wǎng)頁上看到該類模板的名稱和提供商等內容。按下“預覽”按鈕即可進行預覽,而單擊某個模板名稱,就會顯示“模板最終許可協(xié)議”,在接受協(xié)議后單擊“在PowerPoint中編輯”,IE就會將模板下載到你的硬盤中,并會自動用PowerPoint打開該模板。如果你對模板的效果滿意,可以用“另存為”將它保存為模板,以后就可以像普通模板那樣方便調用了。
?、輰⒀菔疚母辶泶鏋槟0?br/> 如果得到了一個制作精美的演示文稿,希望在以后自己制作演示文稿時也能用到這樣的設計。這時就可以將它另存為模板:單擊“文件→新建”,在“新建演示文稿”任務窗格的“根據(jù)現(xiàn)有演示文稿新建”之下,單擊“選擇演示文稿”,再選擇所需的演示文稿,然后單擊“創(chuàng)建”。接著,刪除新模板中不需要的文本、幻燈片或設計對象,然后確認更改。完成修改以后執(zhí)行“文件”菜單中的“另存為”。在“文件名”框中,鍵入模板的名稱。在“保存類型”框中,單擊“演示文稿設計模板”,單擊“保存”按鈕即可。
在新建模板以后,新模板就會在下次打開 PowerPoint 時按字母順序顯示在“幻燈片設計”任務窗格的“可供使用”之下,供使用。
?、蘅焖賾门渖桨?br/> 不知道大家注意過沒有,在PowerPoint中的“配色方案”其實是一種特殊的模板,如果你想將某個配色方案應用于多個幻燈片,可以按住Ctrl鍵選中“幻燈片”窗口中的多個幻燈片,然后單擊“幻燈片設計”任務窗格中的“配色方案”,最后單擊任務窗格中你喜歡的“配色方案”,則所選幻燈片就會使用這個配色方案。如果你想將設計模板、動畫方案或文字版式快速應用于多個幻燈片,也可以使用這個技巧。
?、吒男卵菔疚母宓哪J設計
當單擊“常用”工具欄上的“新建”按鈕時,PowerPoint 將會顯示一個使用默認的設計幻燈片。其實,完全可以更改這個設計以使它總是包括一些常用元素,這樣就不需要每次創(chuàng)建演示文稿都去更改這些內容了,帶來很多方便:單擊“常用”工具欄上的“新建”按鈕。然后選擇“視圖”→“母版”→“幻燈片母版”。接著,就能在幻燈片母版上進行更改了。做完更改后,在“幻燈片母版視圖”工具欄上,單擊“關閉母版視圖”。最后,選擇“文件”→“另存為”。在“保存類型”框中,選擇“演示文稿設計模板”;在“文件名”框中,鍵入“blank”,再單擊“保存”。關閉模板。
?、嘤?ldquo;內容提示向導”新建文稿
“內容提示向導”也是一種特殊的模板,它是根據(jù)需求定制的一系列模板的集合。PowerPoint開始“內容提示向導”的方法是:單擊“文件”菜單下的“新建”,您就可以看到“新建演示文稿”任務窗格,單擊其中的“根據(jù)內容提示向導”即可打開“內容提示向導”對話框。您只需經過選擇演示文稿類型、確定輸出類型(屏幕輸出、Web演示文稿等)和輸入演示文稿選項幾個步驟,就可以在“幻燈片”選項卡中看到符合特定任務要求的一系列模板。您只要逐個選中模板中的幻燈片,根據(jù)需要插入文字和圖片,就可以完成演示文稿的制作。
?、岚惭b外部模板
模板是以文件的形式存放的。因此,如果從網(wǎng)上或光盤上找到一些Word模板,只要把它們拷貝到C:Documents and SettingsAdministratorApplication DataMicrosoftTemplates文件夾下(Windows 2000/XP)或C:WindowsApplication DataMicrosoftTemplates文件夾下即可(Windows 9x/Me)。
⑩利用“只讀法”使用多個模板
同樣也可以使用“只讀”法來制作多個模板:可以先在一個文件夾下生成幾個PPT文件,然后分別雙擊,并用PowerPoint打開它們,并在其中進行一番設置,制作成多個“模板”。接著再選中它們,右擊,選擇“屬性”,在打開的“屬性”窗口中選中“只讀”前的小鉤,把多個“模板”文件設置成只讀文件。以后要應用某一個“模板”文件時,只要雙擊它,此時PowerPoint會打開一個以當前選中的“模板”文件為藍本的副本文件,只要按下Ctrl+S鍵,PowerPoint就會彈出“另保存”對話框供另存文件,而且原來“模板”文件中的內容并不會被覆蓋。利用這種方法理論上可以實現(xiàn)無數(shù)個“模板”,真是方便極了。
①靈活選用幻燈片模板
PowerPoint XP之前版本調用模板很死板,演示文稿中的幻燈片只能應用同一種模板。PowerPoint XP對此作了很大的改進,你可以給演示文稿中的幻燈片選用各種模板:首先選中“視圖”菜單下的“任務窗格”,打開“幻燈片設計”任務窗格。并在“普通”視圖下選中要應用模板的幻燈片(如果有多個幻燈片要應用同一模板,可以按住Ctrl鍵逐個選擇),最后再將鼠標指向任務窗格中顯示的某個模板,單擊右側的下拉按鈕打開菜單,選擇其中的“應用于選定幻燈片”即可。
②靈活調用模板
PowerPoint提供的模板非常豐富,可以根據(jù)需要靈活選用:選擇“文件”→“新建”,在打開的任務窗格中可以看到它提供了“新建”、“根據(jù)現(xiàn)有演示文稿新建”和“根據(jù)模板新建”三種調用模板的方式。
“新建”下又有“根據(jù)設計模板”和“根據(jù)內容提示向導”等方式。而單擊“根據(jù)現(xiàn)有演示文稿新建”下的“選擇演示文稿”,可以將現(xiàn)有演示文稿作為模板建立新文件。“根據(jù)模板新建”下則有“通用模板”和“Microsoft.com上的模板”等多種選擇,單擊“通用模板”可以打開“模板”對話框,選用系統(tǒng)安裝的各種模板。網(wǎng)絡模板上文已經做過介紹,這里不再重復。
③右鍵新建自己的文件
先進入C:Documents and Settings名Templates文件夾下,右擊,選擇“新建”→“PowerPoint演示文稿”新建一個PowerPoint文件,再雙擊此文件,然后對其中顏色、字體等進行自行定義。最后,選中它,把它改名為pwrpnt10.pot文件。
以后在“資源管理器”中右擊鼠標,選擇選擇“新建”→“PowerPoint演示文稿”,再雙擊新建的演示文稿,你就會發(fā)現(xiàn),它已經套用了在pwrpnt10.pot文件中的設置了。從而可以制作出自己的個性PowerPoint演示文件,真是方便極了。
?、芴子酶嗟木W(wǎng)絡模板
PowerPoint XP自身攜帶的模板總是有限的。不過,可從微軟公司的站點免費下載更多的網(wǎng)絡模板,選擇“文件”→“新建”,然后單擊打開的任務窗格下方的“Microsoft.com上的模板”按鈕,即可打開該站點上的中文模板庫。它包括了“出版和教育”、“辦公”、“簡報”等十四大類共二百多個模板。只要單擊網(wǎng)頁上的模板類型鏈接(如“出版和教育”),就可以在網(wǎng)頁上看到該類模板的名稱和提供商等內容。按下“預覽”按鈕即可進行預覽,而單擊某個模板名稱,就會顯示“模板最終許可協(xié)議”,在接受協(xié)議后單擊“在PowerPoint中編輯”,IE就會將模板下載到你的硬盤中,并會自動用PowerPoint打開該模板。如果你對模板的效果滿意,可以用“另存為”將它保存為模板,以后就可以像普通模板那樣方便調用了。
?、輰⒀菔疚母辶泶鏋槟0?br/> 如果得到了一個制作精美的演示文稿,希望在以后自己制作演示文稿時也能用到這樣的設計。這時就可以將它另存為模板:單擊“文件→新建”,在“新建演示文稿”任務窗格的“根據(jù)現(xiàn)有演示文稿新建”之下,單擊“選擇演示文稿”,再選擇所需的演示文稿,然后單擊“創(chuàng)建”。接著,刪除新模板中不需要的文本、幻燈片或設計對象,然后確認更改。完成修改以后執(zhí)行“文件”菜單中的“另存為”。在“文件名”框中,鍵入模板的名稱。在“保存類型”框中,單擊“演示文稿設計模板”,單擊“保存”按鈕即可。
在新建模板以后,新模板就會在下次打開 PowerPoint 時按字母順序顯示在“幻燈片設計”任務窗格的“可供使用”之下,供使用。
?、蘅焖賾门渖桨?br/> 不知道大家注意過沒有,在PowerPoint中的“配色方案”其實是一種特殊的模板,如果你想將某個配色方案應用于多個幻燈片,可以按住Ctrl鍵選中“幻燈片”窗口中的多個幻燈片,然后單擊“幻燈片設計”任務窗格中的“配色方案”,最后單擊任務窗格中你喜歡的“配色方案”,則所選幻燈片就會使用這個配色方案。如果你想將設計模板、動畫方案或文字版式快速應用于多個幻燈片,也可以使用這個技巧。
?、吒男卵菔疚母宓哪J設計
當單擊“常用”工具欄上的“新建”按鈕時,PowerPoint 將會顯示一個使用默認的設計幻燈片。其實,完全可以更改這個設計以使它總是包括一些常用元素,這樣就不需要每次創(chuàng)建演示文稿都去更改這些內容了,帶來很多方便:單擊“常用”工具欄上的“新建”按鈕。然后選擇“視圖”→“母版”→“幻燈片母版”。接著,就能在幻燈片母版上進行更改了。做完更改后,在“幻燈片母版視圖”工具欄上,單擊“關閉母版視圖”。最后,選擇“文件”→“另存為”。在“保存類型”框中,選擇“演示文稿設計模板”;在“文件名”框中,鍵入“blank”,再單擊“保存”。關閉模板。
?、嘤?ldquo;內容提示向導”新建文稿
“內容提示向導”也是一種特殊的模板,它是根據(jù)需求定制的一系列模板的集合。PowerPoint開始“內容提示向導”的方法是:單擊“文件”菜單下的“新建”,您就可以看到“新建演示文稿”任務窗格,單擊其中的“根據(jù)內容提示向導”即可打開“內容提示向導”對話框。您只需經過選擇演示文稿類型、確定輸出類型(屏幕輸出、Web演示文稿等)和輸入演示文稿選項幾個步驟,就可以在“幻燈片”選項卡中看到符合特定任務要求的一系列模板。您只要逐個選中模板中的幻燈片,根據(jù)需要插入文字和圖片,就可以完成演示文稿的制作。
?、岚惭b外部模板
模板是以文件的形式存放的。因此,如果從網(wǎng)上或光盤上找到一些Word模板,只要把它們拷貝到C:Documents and SettingsAdministratorApplication DataMicrosoftTemplates文件夾下(Windows 2000/XP)或C:WindowsApplication DataMicrosoftTemplates文件夾下即可(Windows 9x/Me)。
⑩利用“只讀法”使用多個模板
同樣也可以使用“只讀”法來制作多個模板:可以先在一個文件夾下生成幾個PPT文件,然后分別雙擊,并用PowerPoint打開它們,并在其中進行一番設置,制作成多個“模板”。接著再選中它們,右擊,選擇“屬性”,在打開的“屬性”窗口中選中“只讀”前的小鉤,把多個“模板”文件設置成只讀文件。以后要應用某一個“模板”文件時,只要雙擊它,此時PowerPoint會打開一個以當前選中的“模板”文件為藍本的副本文件,只要按下Ctrl+S鍵,PowerPoint就會彈出“另保存”對話框供另存文件,而且原來“模板”文件中的內容并不會被覆蓋。利用這種方法理論上可以實現(xiàn)無數(shù)個“模板”,真是方便極了。