如何做好秘書(shū)科工作
在實(shí)際工作中，都體會(huì)到，秘書(shū)工作涉及到的關(guān)系方方面面，既有人，又有事，千頭萬(wàn)緒，林林總總。那么秘書(shū)如何做好工作呢?下面是小編為你整理的如何做好秘書(shū)科工作，希望對(duì)你有用!
秘書(shū)科職責(zé)范圍及工作職責(zé)
秘書(shū)科職責(zé)范圍(一)負(fù)責(zé)上級(jí)文件的接收、傳閱、催辦、歸檔等工作，并對(duì)各二級(jí)單位督查督辦學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)指示、批示件的落實(shí)情況。
(二)負(fù)責(zé)組織起草涉及全局性的重要公文、材料;組織擬定全校性規(guī)章制度;根據(jù)黨委、行政授權(quán)對(duì)下、對(duì)外行文。
(三)負(fù)責(zé)向上級(jí)單位編寫(xiě)和報(bào)送信息工作。
(四)負(fù)責(zé)編寫(xiě)黨委、行政工作大事記，編寫(xiě)工作年鑒。
(五)負(fù)責(zé)學(xué)校網(wǎng)站學(xué)校簡(jiǎn)介和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)信息更新工作。
(六)協(xié)助學(xué)校保密委員會(huì)做好工作。
(七)負(fù)責(zé)負(fù)責(zé)編寫(xiě)和報(bào)送《衡水學(xué)院信息摘報(bào)》。
(八)負(fù)責(zé)承辦實(shí)施“校領(lǐng)導(dǎo)接待日”。
(九)做好學(xué)校黨委會(huì)議、黨委會(huì)議、院長(zhǎng)辦公會(huì)議、黨政聯(lián)席會(huì)議的記錄工作，及時(shí)編發(fā)需要公開(kāi)的會(huì)議紀(jì)要。
(十)負(fù)責(zé)印信管理工作。負(fù)責(zé)學(xué)校黨委、行政印章和黨委書(shū)記、院長(zhǎng)印章的使用和管理;做好各單位印章的刻制、發(fā)放和回收等工作;監(jiān)督檢查各單位印信管理和使用情況;開(kāi)具對(duì)外介紹信。
(十一)配合有關(guān)部門(mén)推進(jìn)學(xué)校辦公自動(dòng)化、信息化建設(shè)。
(十二)負(fù)責(zé)本單位門(mén)戶(hù)網(wǎng)站的建設(shè)與管理，做好網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)布等工作，不斷豐富和完善校園網(wǎng)站內(nèi)容。
(十三)負(fù)責(zé)資料室管理。
(十四)負(fù)責(zé)信息公開(kāi)和統(tǒng)計(jì)年報(bào)。
(十五)完成學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。
如何做好秘書(shū)科工作
科長(zhǎng)職務(wù)之小不言而喻，但其職責(zé)之重、地位之要也是顯而易見(jiàn)的。因此，當(dāng)好小科長(zhǎng)必須有大胸襟，不能因小失大。我結(jié)合自己當(dāng)秘書(shū)科長(zhǎng)的工作實(shí)踐，談幾點(diǎn)體會(huì)。
一、低調(diào)為人、謹(jǐn)慎處事是前提
要做事先做人，做好人才能做好事。作為秘書(shū)科的領(lǐng)導(dǎo)者，要把“文、事、會(huì)”等事情辦好，首先必須具備良好的品德修養(yǎng)，在做人做事上砥礪公道正派的道德品質(zhì)、求真務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)和甘于奉獻(xiàn)的思想境界。具體說(shuō)來(lái)，要做到以下幾個(gè)方面。
一是要找準(zhǔn)定位，辦事到位不越位。秘書(shū)科長(zhǎng)要擺正自己的位置，清楚自己的角色。多一步是越位，少一步是缺位，偏一步是錯(cuò)位。要把握好工作分寸，不過(guò)、不錯(cuò)、不缺。首先，要處理好參謀與決策的關(guān)系。要自覺(jué)站在領(lǐng)導(dǎo)的角度和高度，圍繞部門(mén)的中心工作，深入調(diào)查研究，全面收集信息，積極查找問(wèn)題，出主意、想辦法、當(dāng)高參。不做“應(yīng)聲蟲(chóng)”，不放“馬后炮”，有新觀點(diǎn)、新思路、新措施，能參在點(diǎn)子上，謀在關(guān)鍵處，提在需要時(shí)，力求達(dá)到“好雨知時(shí)節(jié)，當(dāng)春乃發(fā)生;隨風(fēng)潛入夜，潤(rùn)物細(xì)無(wú)聲”的“春雨”境界。其次，要處理好做事和處事的關(guān)系。秘書(shū)科長(zhǎng)是黨組決策的具體執(zhí)行者，對(duì)一些具體問(wèn)題要積極做好工作，果斷處理，不要將大小責(zé)任都往上推，但對(duì)領(lǐng)導(dǎo)已研究決定的事情或是重要和敏感問(wèn)題，則不能隨意改變。如在執(zhí)行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的決定確有問(wèn)題需要更改，也要及時(shí)反饋由領(lǐng)導(dǎo)本人決定，若非授權(quán)，不可替代。再次，要處理好協(xié)調(diào)和協(xié)商的關(guān)系。秘書(shū)科長(zhǎng)和業(yè)務(wù)科長(zhǎng)是同級(jí)關(guān)系，但因工作原因，有些問(wèn)題往往需要秘書(shū)科長(zhǎng)牽頭協(xié)調(diào)處理。這時(shí)候就需要秘書(shū)科長(zhǎng)充分發(fā)揮樞紐和橋梁作用，外求支持配合，內(nèi)求團(tuán)結(jié)協(xié)作，溝通情況，交流看法，傳達(dá)政令，解決問(wèn)題，同時(shí)注意做好協(xié)商工作，重視對(duì)方的意見(jiàn)，以達(dá)成共識(shí)，協(xié)同推進(jìn)工作的開(kāi)展。
二是要?jiǎng)?wù)求實(shí)效，做事求成不求名。作為秘書(shū)科長(zhǎng)，在單位里有一定的威信。要建立起秘書(shū)科長(zhǎng)的威信，除了具備一定的學(xué)識(shí)、才干外，還要有個(gè)人的人格魅力。首先，個(gè)人品行要端正。凡事以大局為重，不玩弄權(quán)術(shù)，不搞小動(dòng)作;工作中要注意突出領(lǐng)導(dǎo)班子和部門(mén)的作用，多做幕后的事情、臺(tái)下的工作，不搶鏡頭，不出風(fēng)頭。其次，工作作風(fēng)要扎實(shí)。辦事講實(shí)效，工作講效率，不好大喜功，不夸夸其談，要有為機(jī)關(guān)服務(wù)的思想，放下架子，淡化等級(jí)觀念，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。具體工作事務(wù)要認(rèn)真安排，甚至要親力親為做好每一項(xiàng)工作。再次，面對(duì)榮譽(yù)要謙讓。秘書(shū)科長(zhǎng)內(nèi)外協(xié)調(diào)，迎來(lái)送往，必須熱情大方，性格開(kāi)朗，具有較好的交際能力，但在成績(jī)榮譽(yù)面前卻要保持低調(diào)，因?yàn)槊貢?shū)科的工作大多是協(xié)助性工作，雖然干了很多事，但說(shuō)起成績(jī)來(lái)，卻很難說(shuō)是秘書(shū)科的。因此，秘書(shū)科長(zhǎng)一定要有甘當(dāng)無(wú)名英雄的思想和胸懷，這樣才能心平氣和，兢兢業(yè)業(yè)地做好本職工作。
三是要默默奉獻(xiàn)，干事吃苦不叫苦。服務(wù)就意味著奉獻(xiàn)，沒(méi)有奉獻(xiàn)精神就搞不好服務(wù)。秘書(shū)科工作最大的規(guī)律就是“無(wú)規(guī)律”、“不由自主”，一年到頭都忙忙碌碌，加班加點(diǎn)連軸轉(zhuǎn)，既辛苦又清苦，不顯山、不露水。身為秘書(shū)科長(zhǎng)應(yīng)正確認(rèn)識(shí)自己的工作和價(jià)值，正確處理苦與樂(lè)、得與失、局部與全局、家庭與事業(yè)、個(gè)人與集體的關(guān)系，甘當(dāng)不為名利的“小草”、樂(lè)于奉獻(xiàn)的“蜜蜂”、恪盡職守的“螺絲釘”。任何時(shí)候都招之即來(lái)，來(lái)之能戰(zhàn)。對(duì)可預(yù)知的工作，早作準(zhǔn)備;對(duì)臨時(shí)交辦的工作，快速反應(yīng)，抓緊布置辦理;對(duì)有時(shí)限要求的任務(wù)，千方百計(jì)按時(shí)完成;對(duì)沒(méi)有明確時(shí)限的任務(wù)，也要盡快落實(shí)。
二、悉心籌謀、盡心辦事是基礎(chǔ)
機(jī)關(guān)工作無(wú)小事。在繁雜的工作任務(wù)面前，秘書(shū)科長(zhǎng)必須保持良好的心態(tài)，以正確的處事觀落實(shí)好各項(xiàng)工作，認(rèn)真履行服務(wù)職責(zé)。
一是不以事小而不為。事務(wù)本身有大小之分、主次之別。秘書(shū)科長(zhǎng)面對(duì)大量繁雜的事務(wù)，立足于抓大事、學(xué)會(huì)抓大事、善于抓大事是明智的，但小事不抓，日積月累，就會(huì)釀成大事，貽誤工作。特別是對(duì)那些看似小事但抓不好就可能影響工作、影響團(tuán)結(jié)、影響領(lǐng)導(dǎo)情緒的，更不能聽(tīng)之任之。這也是秘書(shū)科工作無(wú)小事的內(nèi)涵之所在。對(duì)秘書(shū)科長(zhǎng)來(lái)說(shuō)，不管大事小事，不存在該不該抓的問(wèn)題，只有抓的角度、力度的區(qū)別。
二是不以事雜而亂為。秘書(shū)科工作頭緒很多，任務(wù)瑣碎繁雜。秘書(shū)科長(zhǎng)要清楚哪個(gè)該為，哪個(gè)不該為，做到一清二楚，不能亂為。不亂為，就要知重知輕，避免重要工作沒(méi)抓住，次要工作用過(guò)了勁，使過(guò)了頭。不亂為，就要知上知下。吃透了上情，辦事才有方向、有主心骨，摸透了下情，辦事才有的放矢。不亂為，就要知書(shū)知禮。知書(shū)，就是要多學(xué)習(xí)，提高理論水平，通曉方方面面的知識(shí)，辦事得心應(yīng)手。知禮，是指工作方法多、講藝術(shù)。不僅辦了事，還能使大家心悅誠(chéng)服，各方面都滿(mǎn)意。不亂為，就要知規(guī)知矩。沒(méi)有規(guī)矩不成方圓。秘書(shū)科是規(guī)矩之科。秘書(shū)科長(zhǎng)更應(yīng)成為講規(guī)矩的楷模，不管事情再多再雜，采用什么方法解決，都不能忘了辦事的規(guī)矩。
三是不以事急而盲為。秘書(shū)科固定式、程序化的工作多，但意料外、突發(fā)性的事情也會(huì)隨時(shí)出現(xiàn)。秘書(shū)科長(zhǎng)往往是急事和突發(fā)性事件的第一知情者，負(fù)責(zé)事件處置的第一道工序。在這種情況下，秘書(shū)科長(zhǎng)必須政治敏感、頭腦冷靜。要泰然處之，切忌慌了手腳。不管事情多么突然、多么緊急，首先要冷靜地分析，根據(jù)上級(jí)要求和平時(shí)掌握的情況，及時(shí)召集有關(guān)部門(mén)商討對(duì)策，并依法依規(guī)提出解決方案，呈送領(lǐng)導(dǎo)。要沉著應(yīng)付，切忌慌了神、亂了手腳。其次要邊請(qǐng)示邊按領(lǐng)導(dǎo)要求協(xié)調(diào)相關(guān)力量、組織相關(guān)力量進(jìn)行處置。再次要有主見(jiàn)，切忌唯唯諾諾。面對(duì)急事或突發(fā)性事件，不能退縮，要大膽地往前站，做到胸有主見(jiàn)，既不亂表態(tài)、亂許愿，又不唯唯諾諾、態(tài)度曖昧，避免在解決一種問(wèn)題時(shí)埋下另一種隱患。
四是不以事難而怕為。在處置事務(wù)的過(guò)程中，不乏一些超出預(yù)見(jiàn)、超出職責(zé)、難以料理的事情。對(duì)這些事，是上推下卸繞著走，還是主動(dòng)出擊、迎難而上，不僅反映秘書(shū)科長(zhǎng)的工作水平，更主要的是檢驗(yàn)秘書(shū)科長(zhǎng)的職責(zé)感和工作態(tài)度。一個(gè)稱(chēng)職的秘書(shū)科長(zhǎng)，必須堅(jiān)持不怕攬矛盾，不怕受委屈，不怕得罪人，不怕找麻煩。
三、科學(xué)管理、團(tuán)結(jié)共事是關(guān)鍵
秘書(shū)科的工作很多是被動(dòng)性、臨時(shí)性的，很多工作僅靠個(gè)人的長(zhǎng)袖善舞是難以完成的，只有科里全體同仁心往一處想、勁往一處使，才能干好事、干成事，才能實(shí)現(xiàn)“1+l>2”的整體效應(yīng)。因此，培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)觀念和協(xié)助精神，對(duì)于秘書(shū)科長(zhǎng)能否充分地履職盡責(zé)至關(guān)重要。
一要健全相關(guān)規(guī)章制度，突出規(guī)范管理。在制度的制定中，堅(jiān)持運(yùn)用“熱爐法則”的四個(gè)懲處原則：首先是熱爐火紅，不用手去摸也知道是熱的，是會(huì)灼傷人的——替告性原則;其次是每當(dāng)人碰到熱爐時(shí)，肯定會(huì)被火灼傷——現(xiàn)實(shí)性原則;再次是當(dāng)你碰到熱爐時(shí)，立即就被灼傷——及時(shí)性原則;最后是不管誰(shuí)碰到火爐，都會(huì)被灼傷——公平性原則。要建立一種獎(jiǎng)罰分明的機(jī)制，既不能讓“會(huì)哭的孩子多吃奶”，更不能形成或陷入“干的不如不干的，不干的不如搗蛋的”怪圈。 二要科學(xué)制定工作標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)行分類(lèi)管理。對(duì)于科室的管理，不僅需要健全的規(guī)章制度，還應(yīng)制定相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的運(yùn)作機(jī)制，實(shí)施分類(lèi)管理。日常工作要突出一個(gè)“嚴(yán)”字，對(duì)外接待要突出一個(gè)“細(xì)”字，綜合文字材料寫(xiě)作要突出一個(gè)“精”字，文秘機(jī)要工作要突出一個(gè)“準(zhǔn)”字，后勤服務(wù)要突出一個(gè)“高”字，從而帶動(dòng)整個(gè)機(jī)關(guān)工作上新水平、新臺(tái)階，不斷提升服務(wù)工作的質(zhì)量和水平。
三要營(yíng)造和諧融洽環(huán)境，強(qiáng)化人文管理。除了科學(xué)規(guī)范的規(guī)章制度和運(yùn)行機(jī)制外，科室管理中也不能少了人情味。要堅(jiān)持以人為本，盡力解決大家日常生活中的實(shí)際困難，使同志們真正感覺(jué)到組織和領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)懷，從而激發(fā)工作的積極性。要把創(chuàng)造良好的工作環(huán)境視為重要的工作內(nèi)容來(lái)抓，用良好的環(huán)境去影響人、改造人、約束人，營(yíng)造一種勤奮學(xué)習(xí)、積極向上、努力開(kāi)拓、團(tuán)結(jié)協(xié)作、樂(lè)于奉獻(xiàn)的良好環(huán)境。要注重培養(yǎng)每位科室工作人員的團(tuán)隊(duì)意識(shí)，正確處理分工與協(xié)作的關(guān)系，做到同心不分心，建功不爭(zhēng)功，補(bǔ)臺(tái)不拆臺(tái)，盡力不惜力，理解不誤解，倍加珍視同事的友誼，倍加珍愛(ài)集體的團(tuán)結(jié)，倍加珍惜共事的機(jī)緣。
2021年，我科在辦公室領(lǐng)導(dǎo)的正確領(lǐng)導(dǎo)和各科室的支持下，緊緊圍繞縣政府和辦公室領(lǐng)導(dǎo)意圖開(kāi)展工作。全科室同志團(tuán)結(jié)進(jìn)取，積極向上，強(qiáng)化服務(wù)功能，加強(qiáng)制度建設(shè)，積極發(fā)揮窗口作用，圓滿(mǎn)完成了全年各項(xiàng)任務(wù)和領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)?，F(xiàn)將全年工作總結(jié)如下：
一、加強(qiáng)形象建設(shè)，強(qiáng)化服務(wù)功能，積極發(fā)揮窗口作用
從提高人員素質(zhì)入手，加強(qiáng)事業(yè)心、責(zé)任感和敬業(yè)精神教育，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，保障了辦公室工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，較好地發(fā)揮了窗口作用。
認(rèn)真做好接待工作。在政務(wù)接待方面，對(duì)部門(mén)和基層單位到辦公室進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的人員，熱情主動(dòng)地提供服務(wù)和幫助。在賓客接待方面，努力提供熱情、周到的服務(wù)，在提高接待質(zhì)量的同時(shí)，力求節(jié)約、防止浪費(fèi)。今年共接待省、市及周邊市縣、外商及各種檢查團(tuán)組到我縣開(kāi)會(huì)、考察、檢查指導(dǎo)工作的領(lǐng)導(dǎo)、來(lái)賓 多人次，等一些上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，受到了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的一致好評(píng)。
努力提高會(huì)務(wù)水平。進(jìn)一步完善會(huì)議組織程序，堅(jiān)持會(huì)前做出安排，周密準(zhǔn)備;會(huì)上認(rèn)真組織，確保質(zhì)量;會(huì)后狠抓督辦，保證效果。尤其是對(duì)常務(wù)會(huì)等一系列重要會(huì)議的承辦，使辦會(huì)質(zhì)量有了明顯提高。先后成功承辦了常務(wù)會(huì)、經(jīng)濟(jì)工作會(huì)、城建工作會(huì)等各類(lèi)會(huì)議91多次會(huì)務(wù)工作，未發(fā)生一次失誤。
搞好機(jī)關(guān)環(huán)境衛(wèi)生。按照辦公室領(lǐng)導(dǎo)要求，在院內(nèi)、樓內(nèi)環(huán)境衛(wèi)生、廁所衛(wèi)生等方面加管理。樓前草坪更換鮮花兩次，在保安人員嚴(yán)重不足的情況下，嚴(yán)格規(guī)范大院內(nèi)的車(chē)輛管理，劃定停車(chē)位、布置門(mén)廳花卉，使機(jī)關(guān)院內(nèi)、樓內(nèi)環(huán)境有了大的改觀，受到領(lǐng)導(dǎo)一致好評(píng)。
二、加強(qiáng)安全管理，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，做好安全保衛(wèi)工作
機(jī)關(guān)值班工作。重新規(guī)范完善了辦公室值班制度，繼續(xù)推行了縣領(lǐng)導(dǎo)帶班、主任值班制度，值班工作人員實(shí)行主副交接制度，力求不出現(xiàn)脫崗現(xiàn)象，監(jiān)督執(zhí)行值班人員交接、重要事項(xiàng)及時(shí)報(bào)告制度，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理突發(fā)事件或緊急事項(xiàng)，沒(méi)有出現(xiàn)誤時(shí)、誤事和斷檔現(xiàn)象。做好節(jié)假日、汛期的帶班、值班工作安排，對(duì)各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、各部門(mén)的值班工作進(jìn)行督促檢查，對(duì)維護(hù)全縣穩(wěn)定起到了至關(guān)重要的作用。
認(rèn)真做安全穩(wěn)定工作。國(guó)慶安保期間加強(qiáng)了機(jī)關(guān)值班工作，日常值班雙人雙崗，前后樓門(mén)廳重點(diǎn)防護(hù)，機(jī)關(guān)保安嚴(yán)陣以待。實(shí)行車(chē)輛、人員憑證出入制度，人人登記、嚴(yán)格檢查。一名同志外出查找___分子，圓滿(mǎn)完成任務(wù);
信訪工作。對(duì)基層單位到縣政府上訪的群眾，堅(jiān)持熱情接待，對(duì)上訪群眾反映的問(wèn)題及答復(fù)，積極協(xié)助聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門(mén)解決問(wèn)題。對(duì)于解決不了的，進(jìn)行耐心解釋或說(shuō)服教育和疏導(dǎo)工作，防止矛盾激化，改善了干群、黨群關(guān)系，杜絕了越級(jí)上訪事件的發(fā)生。
三、加快公文運(yùn)轉(zhuǎn)，強(qiáng)化歸檔意識(shí)，文電運(yùn)轉(zhuǎn)工作進(jìn)一步規(guī)范
在文電運(yùn)轉(zhuǎn)工作中，按照《關(guān)于公文、信函閱批運(yùn)行管理制度》，對(duì)公文、信函運(yùn)行工作流程、責(zé)任分工做出明確規(guī)定。為信件交換中心配制了新的文件柜，各單位憑鑰匙取自己的文件，改變了以前文件柜敞口造成的文件丟失問(wèn)題。堅(jiān)持做到來(lái)文統(tǒng)一啟封，按要求分送，收文、登記、轉(zhuǎn)遞手續(xù)齊全，及時(shí)準(zhǔn)確，不錯(cuò)不漏。截止目前共收到市以上明傳電報(bào)441件，傳真 194 多件，省文件297件，市文件366件;同時(shí)下發(fā)縣政府和縣政府辦公室各類(lèi)文件 426 件，文件格式嚴(yán)格把關(guān)。對(duì)于傳閱件，認(rèn)真做到“不積壓、不誤事，勤送、勤催，及時(shí)登記、及時(shí)收回、及時(shí)清理或注銷(xiāo)”。對(duì)于明傳和密電，實(shí)行專(zhuān)人管理，隨收隨辦，堅(jiān)持做到及時(shí)、安全和保密。一年來(lái)文電運(yùn)轉(zhuǎn)中未出現(xiàn)失誤、丟失和泄密問(wèn)題，及時(shí)發(fā)揮了上情下達(dá)、下情上達(dá)、指導(dǎo)工作等應(yīng)有的作用。
在文檔管理中，我們堅(jiān)持對(duì)收到的文件進(jìn)行按月整理，達(dá)到件件有手續(xù)，份份有落實(shí)。完成了 年的文件、電報(bào)、會(huì)議材料等收集、整理、立卷、歸檔工作。完成單位23名同志檔整理工作，還為11人的個(gè)人學(xué)歷進(jìn)行整理認(rèn)證工作，以全部歸檔。
在印章管理中，堅(jiān)持做到印鑒專(zhuān)人管理，用印有明確范圍、有領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、有登記備案，沒(méi)有出現(xiàn)任何紕漏和問(wèn)題。
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