時(shí)間管理的最新科學(xué)方法和最新理念(2)
時(shí)間管理的最新科學(xué)方法和最新理念
(五)、時(shí)間管理之考慮不確定性
在時(shí)間管理的過(guò)程中,還需應(yīng)付意外的不確定性事件,因?yàn)橛?jì)劃沒(méi)有變化快,需為意外事件留時(shí)間。有三個(gè)預(yù)防此類(lèi)事件發(fā)生的方法:第一是為每件計(jì)劃都留有多余的預(yù)備時(shí)間。第二是努力使自己在不留余地,又飽受干擾的情況下,完成預(yù)計(jì)的工作。這并非不可能,事實(shí)上,工作快的人通常比慢吞吞的人做事精確些。第三是另準(zhǔn)備一套應(yīng)變計(jì)劃。迫使自己在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成工作,對(duì)你自己能力有了信心,你已仔細(xì)分析過(guò)將做的事了,然后把它們分解成若干意境單元,這是正確迅速完成它們的必要步驟。
考慮到不確定性,在不忙的時(shí)候,把一般的必然要做的工作先盡快解決。
在工作中要很好地完成工作就必須善于利用自己的工作時(shí)間。工作是無(wú)限的,時(shí)間卻是有限的。時(shí)間是最寶貴的財(cái)富。沒(méi)有時(shí)間,計(jì)劃再好,目標(biāo)再高,能力再?gòu)?qiáng),也是空的。時(shí)間是如此寶貴,但它又是最有伸縮性的,它可以一瞬即逝,也可以發(fā)揮最大的效力,時(shí)間就是潛在的資本。時(shí)間管理就是充分合理地利用每個(gè)可利用的時(shí)間,壓縮時(shí)間的流程,使時(shí)間價(jià)值最大化。
最新的時(shí)間管理概念--GTD
GTD是GettingThingsDone(完成每一件事)的縮寫(xiě)是最新的時(shí)間管理概念。來(lái)自于DavidAllen的一本暢銷(xiāo)書(shū)《GettingThingsDone》,國(guó)內(nèi)的中文翻譯本《盡管去做:無(wú)壓工作的藝術(shù)》。
GTD的基本方法:GTD的具體做法可以分成收集、整理、組織、回顧與行動(dòng)五個(gè)步驟:
收集:就是將你能夠想到的所有的未盡事宜(GTD中稱為stuff)統(tǒng)統(tǒng)羅列出來(lái),放入inbox中,這個(gè)inbox既可以是用來(lái)放置各種實(shí)物的實(shí)際的文件夾或者籃子,也需要有用來(lái)記錄各種事項(xiàng)的紙張或PDA。收集的關(guān)鍵在于把一切趕出你的大腦,記錄下所有的工作。
整理:將stuff放入inbox之后,就需要定期或不定期地進(jìn)行整理,清空inbox。將這些stuff按是否可以付諸行動(dòng)進(jìn)行區(qū)分整理,對(duì)于不能付諸行動(dòng)的內(nèi)容,可以進(jìn)一步分為參考資料、日后可能需要處理以及垃圾幾類(lèi),而對(duì)可行動(dòng)的內(nèi)容再考慮是否可在兩分鐘內(nèi)完成,如果可以則立即行動(dòng)完成它,如果不行對(duì)下一步行動(dòng)進(jìn)行組織。
組織:個(gè)人感覺(jué)組織是GTD中的最核心的步驟,組織主要分成對(duì)參考資料的組織與對(duì)下一步行動(dòng)的組織。對(duì)參考資料的組織主要就是一個(gè)文檔管理系統(tǒng),而對(duì)下一步行動(dòng)的組織則一般可分為:下一步行動(dòng)清單,等待清單和未來(lái)/某天清單。
等待清單主要是記錄那些委派他人去做的工作,未來(lái)/某天清單則是記錄延遲處理且沒(méi)有具體的完成日期的未來(lái)計(jì)劃、電子等等。而下一步清單則是具體的下一步工作,而且如果一個(gè)項(xiàng)目涉及到多步驟的工作,那么需要將其細(xì)化成具體的工作。
GTD對(duì)下一步清單的處理與一般的to-dolist最大的不同在于,它作了進(jìn)一步的細(xì)化,比如按照地點(diǎn)(電腦旁、辦公室、電話旁、家里、超市)分別記錄只有在這些地方才可以執(zhí)行的行動(dòng),而當(dāng)你到這些地點(diǎn)后也就能夠一目了然地知道應(yīng)該做那些工作。
回顧:回顧也是GTD中的一個(gè)重要步驟,一般需要每周進(jìn)行回顧與檢查,通過(guò)回顧及檢查你的所有清單并進(jìn)行更新,可以確保GTD系統(tǒng)的運(yùn)作,而且在回顧的同時(shí)可能還需要進(jìn)行未來(lái)一周的計(jì)劃工作。
執(zhí)行:現(xiàn)在你可以按照每份清單開(kāi)始行動(dòng)了,在具體行動(dòng)中可能會(huì)需要根據(jù)所處的環(huán)境,時(shí)間的多少,精力情況以及重要性來(lái)選擇清單以及清單上的事項(xiàng)來(lái)行動(dòng)。