秘書怎么掌握和配合領(lǐng)導(dǎo)的時間

　　秘書的工作簡單來說就是，要做好每天的工作記錄，列清第二天的工作安排。所以時間管理很重要，那么，作為秘書，怎么掌握和配合領(lǐng)導(dǎo)的時間呢?

　　一、科學安排計劃

　　分清輕重緩急。要分清各項任務(wù)的輕重緩急，提前溝通，科學安排，協(xié)助做好領(lǐng)導(dǎo)全年、月度以及每周的工作計劃表。在計劃表中，要區(qū)分常規(guī)工作和應(yīng)急工作，按任務(wù)的重要性、緊急性優(yōu)先級來協(xié)調(diào)安排領(lǐng)導(dǎo)的時間。要把日常性工作和臨時性事務(wù)分開，固定日常性工作的時間，如在相對固定的時間段給領(lǐng)導(dǎo)報送文件等。根據(jù)服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的工作計劃，也要做好自己的工作計劃，安排好完成各項任務(wù)的時間。

　　集中辦理要事。要掌握和配合好領(lǐng)導(dǎo)的時間節(jié)奏，合理有效地安排時間和任務(wù)，讓領(lǐng)導(dǎo)能夠在精力最旺盛的時間段處理最重要、最困難的工作。就自身而言，要把主要時間和精力集中在完成重要和緊急的任務(wù)上，不要因為鋪天蓋地的瑣碎小事而貽誤了領(lǐng)導(dǎo)交辦的大事。對于像起草重要文稿這類時間上不緊迫但需要集中精力的重要任務(wù)，要放在一個可以集中注意力思考的時間段，比如利用晚上的時間。

　　善用碎片時間。我們每天都有大量的零碎時間，這些時間應(yīng)充分利用起來，處理比較瑣碎的事務(wù)，如整理存檔文件、分發(fā)通知和紀要、溝通各類會議活動安排、回復(fù)郵件和傳真等。積細流成江河，這有助于我們做到案無積卷、日事日畢。在工作計劃中我們也要注意安排預(yù)留一些小塊的空余時間，便于應(yīng)對突發(fā)的工作任務(wù)。

　　二、高效貫徹執(zhí)行

　　立說立行立改。接到領(lǐng)導(dǎo)指示和任務(wù)時，特別是遇到突發(fā)性、臨時性事件時，要立說立行、馬上就辦。對重要工作任務(wù)要逐一登記，及時分解細化，抓住關(guān)鍵點，設(shè)定工作完成期限，倒推各步驟的時間節(jié)點，有序推進落實，完成一項銷號一項。

　　及時溝通協(xié)調(diào)。領(lǐng)導(dǎo)部署工作任務(wù)時，要迅速準確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，對拿不準或容易出錯的地方，要和領(lǐng)導(dǎo)再次確認清楚。對于領(lǐng)導(dǎo)的各項部署，要協(xié)助做好后續(xù)落實，及時與職能部門溝通，抓好協(xié)調(diào)、跟進和督辦，并及時向領(lǐng)導(dǎo)反饋情況。

　　實現(xiàn)同頻共振。“身在兵位，胸為帥謀”，秘書要從大局和全局出發(fā)考慮問題，多從領(lǐng)導(dǎo)的視角來換位思考，多替領(lǐng)導(dǎo)想辦法、出思路和提建議，與領(lǐng)導(dǎo)形成“共振”。在服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的過程中，逐步把握和契合領(lǐng)導(dǎo)的工作風格，形成適合領(lǐng)導(dǎo)的服務(wù)模式。

　　三、不斷總結(jié)提升

　　做好工作日志。要做好每天的工作記錄，列清第二天的工作安排。勤用“爛筆頭”，記錄下工作內(nèi)容、花費時間以及在工作過程中遇到的問題、解決思路和結(jié)果，記下工作中的收獲、體會和感悟。記錄的過程就是體悟升華的過程，經(jīng)過長期的積累，一定可以不斷提高自己的業(yè)務(wù)水平和工作效率?？梢岳矛F(xiàn)代化的信息手段記錄和共享行程等工作安排。要經(jīng)常回頭反思，定期形成月度工作小結(jié)，總結(jié)存在的不足，從而改進工作方法，提高時間利用效率。

　　不斷學習提高。在日常工作中把學習作為一種常態(tài)，從書本和實踐中學，深化對中央大政方針的理解，深化對各部門工作內(nèi)容和規(guī)律的認識，深化對法律、管理、外語、辦公自動化等各領(lǐng)域知識的了解，從而不斷提高自身能力和水平，從根本上提升工作效率。

　　形成流程規(guī)范。要將常態(tài)化的例行工作流程化，形成操作規(guī)范，減少完成中的不確定性，節(jié)約工作時間，提高工作效率，不斷提高工作規(guī)范化水平。例如將工作計劃和日程安排流程、各類文稿起草范式和發(fā)文流程、各類重要會議及活動組織籌備流程等匯編成冊，并在實踐中不斷改進優(yōu)化。