有效管理時間的方法有哪些
時間是最寶貴的財富。沒有時間,計劃再好,目標(biāo)再高,能力再強,也是空的。時間是如此寶貴,但它又是最有伸縮性的―――它可以一瞬即逝,也可以發(fā)揮最大的效力。下面小編帶給大家有效管理時間的方法。
(一)充分利用時間
如果想要成功的配時間,你可以使用估計、分配與控制等方法,你還可以種用排定事件先后次序、工作時間表以及分配任務(wù)等方式,來在達到目的。
只要低開始將所有的活動按部就班的作成記錄時,工作效率自然就侍增高,介這必須在做完一伯事后,就盡快的記錄下來,而且,即使是小事,也不容忽略。
(二)排定處理順序
“對于各種不同的事,是否分配了恰當(dāng)?shù)臅r間去做?”“是否將有限的,幾小時利用得有效?”要將這些問題放在咫思索,仔細(xì)地分析所有的活動,然后,就必須決定何事應(yīng)先處理。有許多人都從公文堆最上面的一件開始做,結(jié)果很可能使堆在下面的舊公文“越陳越香“了。很多事,就是如被擱置以致成了無法解決的問題。
要避免這種錯誤,只有在每天晚上或早晨,坐在辦公桌前先看看那些堆在案上東西,花點時間瀏覽一番,并且歸類,分成數(shù)堆,再分別緩急依次排好,這樣,“陳年老酒”就可絕跡了。
(三)分派工作
當(dāng)你應(yīng)用這原則去處理事情時,一定會發(fā)覺有些已拖延了好幾天,甚至好幾個星期。如此一來,你就該去查明產(chǎn)生這種拖延現(xiàn)象的原因,相信你經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)有些職員,拿了薪水卻沒做他份內(nèi)的事。你是老板,那么就完全看你怎樣防止這類事重演了。通常這種情況下,是應(yīng)該實施企業(yè)管理上的分層負(fù)責(zé)制度。有人使用下列的方法來改進:
(1)決定那些事由秘書處理;
(2)將一些工作分配給助手做;
(3)然后看看其余的,再次決定那些仍可由秘書或助理“分憂”,此外,就該自己親自處理了。
(四)分配時間
當(dāng)你注意今天的每一件工作時,就必須決定該花多少時間在這上面,我們把這稱為“分配時間”。一大早,口述和筆錄大約要30分鐘,接下來30分鐘就該和老板討論了,也許你還得要15分鐘的時間去應(yīng)付求職者。如果你九點上班,現(xiàn)在已經(jīng)十點四十五分了。午餐前,也許要和采購部門接角,而且說不定還得趕到市區(qū)去加扶輪襯的取會哩!這就是“時間分配”。它的秘訣是要確定你眼前的工作,到底要用多少時間,那也中只有“經(jīng)驗”這位先生才能幫忙了。只要這樣做,你將會很快的發(fā)現(xiàn)不必要的瑣事,都已分配給屬下操心去了,再不會溜到你工作表上,這可替你省掉不少的麻煩。
(五)應(yīng)付意外事件
聰明人有三個預(yù)防此類事件發(fā)生的方法:第一每件計劃都留有多余的預(yù)備時間。第二、努力使自己在不留余地,又飽受干擾的情況下,完成預(yù)計的工作。這并非不可能,事實上,工作快的人通常比慢吞吞的人做事精確些。第三、另準(zhǔn)備一套應(yīng)變計劃。
因此,真正會利用時間的管理者,不是把大量時間花于忙亂的工作中,而是用在擬訂計劃中。