關(guān)于解決工作效率低下的8個原則
你有沒有為每天都做不完的工作而煩惱不已，有沒有覺得每天自己忙得和陀螺一樣，但是也沒得到領(lǐng)導(dǎo)的贊賞呢?看到別人輕松地完成工作任務(wù)有沒有很羨慕呢?是不是對領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)總是不得要領(lǐng)呢?下面是小編整理的解決工作效率低下的八個原則，歡迎閱讀。
原則1 首先形成整體印象
要想提升工作速度，首先對于該項工作必須有整體印象。所謂整體印象是指最終的成果是什么、為了取得最終的成果需要考慮怎么樣的要素、需要按照怎么樣的步驟和順序才能取得成果、從什么地方著手才最有效等綜合因素。以我在工作中做一個PPT為例：誰是閱讀對象，要制作多少頁的PPT，PPT的目的是什么，PPT的整體結(jié)構(gòu)是怎么樣的，PPT的目錄是怎么樣，在PPT的每一頁中要安排怎么樣的內(nèi)容，在這些內(nèi)容中又要放入哪些細(xì)節(jié)，一旦清楚把握了工作的整天面貌，在每個環(huán)節(jié)中所要花費的時間和注意事項便會一目了然。將工作的整體框架清楚把握后，務(wù)必明確地向上司說明，并盡量避免語言上的誤解。哪怕只是很短的時間，在對話過程中也要反復(fù)向上司確認(rèn)。唯有這樣做，雙方才能放心，上司對自己的信賴度也會有所提高。
原則2 工作不要過于細(xì)致
為了盡快推進(jìn)工作，不應(yīng)該過于細(xì)致。當(dāng)然細(xì)致本身是件好事，但重要的是“不要過于細(xì)致”。當(dāng)然真正重要的核心部分的工作必須認(rèn)真細(xì)致地完成，但是其他的部分如果也按照同樣的細(xì)致程度來緩慢推進(jìn)的話，那么不管有多少時間都是不夠的。工作本身并不是以細(xì)致完成為最終目的，它終究要以做出某項成果為目的。為了做出成果，我們才需要某種程度的細(xì)致，只需要滿足這個條件就夠了，“細(xì)致”卻絕對不是一個必要的前提。當(dāng)時間非常充分，而且人手也很充足的情況下，有時候人們也會過于細(xì)致地完成某項工作。顧客對于這樣的細(xì)致也確實是贊不絕口的。但是現(xiàn)實生活中，有的顧客希望盡早拿到成果，或者顧客本身的利益與細(xì)致無關(guān)，所以對細(xì)致與否不太重視的情況也非常常見。
原則3 掌握工作的要領(lǐng)
要想提升工作速度，掌握工作的要領(lǐng)是一種有效手段。所謂掌握工作的要領(lǐng)是指，把握完成工作所必須的要點，在減少時間浪費的同時推進(jìn)工作。例如，我在設(shè)計過程中，如果我掌握了這個設(shè)計的理念，至少我這個設(shè)計最終是能做出實際的產(chǎn)品，那我就在公司的前期投入包括人力，物力，和財力上我心里就減輕了很大的負(fù)擔(dān)。因為掌握了要點，所以心情相對比較輕松，把握了工作各要素的整體平衡。
原則4 形成良性循環(huán)
所謂良性循環(huán)是指在推進(jìn)工作的時候，工作本身朝著良好的方向自然發(fā)展的狀況，另外，周圍的相關(guān)人士不斷協(xié)助自己，各種各樣的好事也會接踵而至。第一點，良性循環(huán)只會在互相信賴的團(tuán)隊成員和伙伴之間形成。重視團(tuán)隊和成員，重視彼此之間的溝通，這樣才能使業(yè)務(wù)良性發(fā)展。第二點，一旦形成了良性循環(huán)，則應(yīng)當(dāng)讓良性循環(huán)進(jìn)一步加速朝著更好的方向發(fā)展。第三點，實際上我們也不應(yīng)當(dāng)過于主動地促進(jìn)良性循環(huán)的形成。良性循環(huán)就如同在初春撒下的許多種子，用不了多久就會自然地萌芽。
原則5 對改善方法本身做改善
任何人，在任何工作中，都希望通過一些改善方法來更加有效地推進(jìn)工作。例如，我在希望提升工作速度的時候，我第一次做一個全新的設(shè)計需要一個星期，那我第二次做其它類似的設(shè)計的時候，我可以做一些模板，在下次做設(shè)計的時候，可以調(diào)用模板，就可以節(jié)省了一部分時間。《零秒工作》的作者赤羽雄二告訴我們，反復(fù)做類似改善的人，和幾乎什么都不思考，只是按部就班、一成不變地完成工作的人之間，確實存在很大差別。我們每個月都會寫下自己在工作中的成功經(jīng)驗和失敗經(jīng)驗，給大家做參考，為了避免大家犯類似的錯誤，成功的經(jīng)驗就可以借鑒。不懈的做某種特別的改善，工作速度便會不斷提升，工作質(zhì)量也會相應(yīng)提高，還能形成從整體上來判斷事物的意識。通過與眾不同的努力，積少成多，漸漸地就會產(chǎn)生巨大的差異。
原則6 凡是提前
怎么樣做才能提前完成工作呢?以下列舉一些要點：
1，首先要掌握工作的整體流程
2.終止多余的工作和不必要、不緊急的工作。如果能夠委托給他人，就徹底委托給他人
3.專注于只有自己才能完成的工作，先把這些工作做好
4.一旦時間開始變得比較寬裕，就一點一點地提前完成其他工作
5.以3~6個月為基礎(chǔ)，對工作整體的安排做一次較大的調(diào)整
首先，如果有什么不明白的地方，就應(yīng)該坦誠地向上司或前輩詢問。其次，對于多余的工作和不必要、不緊急的工作必須做出調(diào)整。一旦清楚掌握了工作的整天流程，便能輕易地做出判斷。有人會有“工作就是為了獲取工資，就是為了生活”這樣的想法。雖然這樣的想法本身也是理所當(dāng)然的，但是有這種想法的人始終無法提前完成，最終工作速度得不到提升?！叭刻崆啊辈⒉皇侵敢恢惫ぷ鞯节s最后一班地鐵，也不是指通宵達(dá)旦地工作。在自己能夠接受的有限時間內(nèi)全力完成工作。這樣才能讓自己真正地放松，才能讓自己重拾自信，才能讓身體分泌上腺素，才能讓思維更加活躍，發(fā)揮出真正的實力。
原則7 凡是先行一步
凡是先行一步是指“比別人先行思考當(dāng)前行的方向”“比別人先行調(diào)查的信息”“主動設(shè)定會議內(nèi)容”，換句話說，在別人注意到問題并采取行動之前，你不知不覺間就已經(jīng)進(jìn)入先行一步的狀態(tài)。哪怕只是比別人先行半步也好。你只需要比別人稍微早一些采取行動，便能充分地發(fā)揮出領(lǐng)導(dǎo)能力。因為在任何情況下，人們總是愿意追隨那些比自己先踏出一步的人。人們會向你請教經(jīng)驗，你也能獲取不少新的信息，在這樣的狀態(tài)下更容易找準(zhǔn)最佳方案，還能進(jìn)一步發(fā)揮自己的領(lǐng)導(dǎo)能力。
原則8 盡量避免返工
在工作中，返工的情形也是時有發(fā)生的?；ㄙM了不少時間，工作有了較大進(jìn)展的時候，突然意識到制作資料的方向是錯誤的，這樣的事情很常見。雖然這些情況是無法完全避免的，但我們?nèi)匀幌Ｍ軌虮M量避免發(fā)生。返工不僅花費多余的時間，還會導(dǎo)致團(tuán)隊的士氣大幅下降，讓工作重新回到正軌也并不容易。一旦發(fā)生了返工的情形，有時候還會不斷拖慢進(jìn)度，甚至到最后也無法挽回已經(jīng)產(chǎn)生的損失。那怎么做才能避免這樣的返工呢?如果是初次接手某項工作，則應(yīng)該先向周圍有經(jīng)驗的同事多多請教，理解工作的整體流程，確認(rèn)好哪個部分會容易出現(xiàn)遺漏。此外，凡事開頭難，如果自己沒有什么自信的話，那么頻繁地向上司或前輩員工確認(rèn)也是很重要的。在腦中設(shè)想成功完成工作的流程，并且反復(fù)思考，一旦發(fā)生了偏差就可以馬上注意到。如果上司或前輩員工在身邊，應(yīng)當(dāng)立刻告知對方各種不良傾向，用最快的速度采取挽救措施;如果身邊沒有這樣的人，那就應(yīng)該用領(lǐng)導(dǎo)者的意識來迅速解決。因為返工的時間越晚，讓工作重新走上正軌就會花費越多的時間，所以必須意志堅定。以上就是在這本《零秒工作》書中作者赤羽雄二告訴我們的提升工作速度的八個原則，掌握這些原則后，我們知道，如果工作速度提升以后，心中便會充滿干勁，這是因為：
1.工作速度提升后，就能做好各種事前準(zhǔn)備，能夠更有效率地解決問題。
2.工作速度提升后，就能更輕松地準(zhǔn)確把握住顧客真實的需求，采取對策的進(jìn)度也會得到提高。
3.工作速度提升后，即使出現(xiàn)了一些小錯誤也能迅速糾正。
因為工作順序得井井有條，所以團(tuán)隊中的眾人便能更加順利地推進(jìn)工作。工作中的時間浪費越來越少，自然就能做出更好的判斷。這樣的狀態(tài)，對于人的精神是非常有益的。員工心情舒暢，做什么事情都變得積極主動起來;員工對事物的消極思考也不斷減少，并且不斷思考如何改進(jìn)工作流程，于是進(jìn)一步地提升了工作速度。
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