若要存儲和快速插入文字、圖形和其他經(jīng)常使用的對象，可以使用自動圖文集 （自動圖文集：存儲要重復使用的文字或圖形的位置，例如存儲標準合同條款或較長的通訊組列表。每個所選文字或圖形錄制為一個“自動圖文集”詞條并為其指定唯一的名稱。）。Microsoft Word 自帶一些內(nèi)置的自動圖文集詞條，例如用于信函的稱呼和結(jié)束語，并且可以自己創(chuàng)建自動圖文集詞條。
　　例如，如果在每月的報告中使用相同的長篇幅的聲明，且不希望每個月重新鍵入該聲明，可以創(chuàng)建該聲明的自動圖文集詞條。
插入自動圖文集詞條
　　可以使用自動圖文集功能插入自動圖文集詞條。當您在文檔中鍵入某詞條名稱開頭的幾個字母時，Word 將顯示屏幕提示 （屏幕提示：當用戶將鼠標指針懸停在某個對象（如按鈕或超鏈接）上方時顯示的簡短說明。），此時您可以插入該詞條或忽略該提示。
　　如果使用 Microsoft Outlook 發(fā)送電子郵件，并將 Word 作為默認的電子郵件編輯器，您可以通過鍵入最近發(fā)送的電子郵件的收件人姓名的開頭幾個字母在文檔中插入這些姓名。
　　也可以在“自動圖文集”工具欄 （工具欄：包含可用于執(zhí)行命令的按鈕和選項的欄。要顯示工具欄，請按 Alt 然后按 Shift+F10。）上的詞條列表中、從“自動圖文集”菜單（在“插入”菜單上單擊“自動圖文集”可顯示該菜單）中，或使用“自動更正”對話框中的“自動圖文集”選項卡（在“插入”菜單上指向“自動圖文集”，然后單擊“自動圖文集”命令）進行選擇并插入自動圖文集詞條。
　　詞條分被分為不同的類別，例如在“自動圖文集”工具欄和“自動圖文集”菜單上的“結(jié)束語”或“稱呼”。
　　您創(chuàng)建的詞條通常出現(xiàn)在“正文”類別中。創(chuàng)建自動圖文集詞條時，詞條會自動鏈接到詞條用于創(chuàng)建該詞條的文字或圖片的段落樣式 （段落樣式：命名和存儲為集合的字符和段落格式特征的組合?？蛇x擇段落并使用樣式一次將所有格式特征應用到段落中。）。Word 使用該樣式確定新詞條出現(xiàn)在哪個類別中。
　　例如，如果報告的聲明具有“正文”樣式，Word 將自動圖文集詞條鏈接到“正文”樣式，并且該詞條出現(xiàn)在“正文”類別中。