平常用Word編輯數(shù)據(jù)記錄類型的表格時，由于表格的行、列數(shù)太多，錄入或修改數(shù)據(jù)很容易出現(xiàn)錯行。此時若能有個幫手，幫我們把一行表格的數(shù)據(jù)集中在一個輸入界面顯示，那么輸入、修改時應(yīng)該就不會再出現(xiàn)錯行輸入的問題了吧。事實上在Word2007中就有這么一個表格輸入幫手——數(shù)據(jù)表單，它不僅提供了一個方便輸入的界面，還能讓我們在這個界面中快速查詢表格中的記錄。
　　1.請出數(shù)據(jù)表單
　　在Word 2007中“數(shù)據(jù)表單”功能默認并不在工具欄上，得先把它添加到工具欄上才能使用。在快速訪問工具欄上右擊選擇“自定義快速訪問工具欄”打開“Word選項”窗口，單擊“從下列位置選擇命令”的下拉箭頭選擇“所有命令”。在下面的命令列表中找到“數(shù)據(jù)表單”命令，列表中命令都按拼音順序排列很容易找到。選中“數(shù)據(jù)表單”單擊“添加”按鈕把它添加到右側(cè)的命令列表中(如圖)。確定返回Word，即可在快速訪問工具欄上找到“數(shù)據(jù)表單”圖標(biāo)。
　　2.輕松輸入數(shù)據(jù)
　　現(xiàn)在你只要把輸入光標(biāo)定位到要輸入的表格內(nèi)，再單擊快速訪問工具欄上的“數(shù)據(jù)表單”圖標(biāo)就會彈出一個“數(shù)據(jù)窗體”。在這個窗口中輸入一項數(shù)據(jù)后回車就會自動跳到下一項讓你繼續(xù)輸入，輸入到最后一項再回車，則會自動跳到下一行的第一項數(shù)據(jù)繼續(xù)輸入。當(dāng)輸入到表格的最后一行最后一項時，再回車則會自動在表格最后新增一行以輸入新數(shù)據(jù)。這樣輸入時你只要逐一輸入回車就行了，不必去選擇下一單元格，也不用考慮表格行數(shù)夠不夠的問題。在數(shù)據(jù)窗體中輸入、修改的數(shù)據(jù)只有在跳到下一行記錄或關(guān)閉數(shù)據(jù)窗體后才會正式寫入表格中，此前我們可以隨時單擊“還原”按鈕取消這些輸入、修改。
　　注：數(shù)據(jù)表單默認把表格的第一行內(nèi)容當(dāng)成列標(biāo)題，并以此作為錄入窗口中數(shù)據(jù)的項目名。因此設(shè)計表格時一定要在第一行輸入各列標(biāo)題，以確保輸入時能正確顯示項目名。如果表格標(biāo)題是在其他行如第3行，可先把輸入光標(biāo)定位到第3行表格的最前面，按Ctrl+Shift+Enter鍵在標(biāo)題行前插入一個空行斷開表格，再使用數(shù)據(jù)表單就能正常顯示項目名了。我們只要在數(shù)據(jù)全部輸入完成后，再把插入的空行刪除以恢復(fù)原表格式即可。
　　3.快速查詢記錄
　　單擊“查找”按鈕打開“在域中查找”窗口，在“域”下拉列表中選擇查找內(nèi)容所在列的標(biāo)題，并輸入查找內(nèi)容。然后單擊“查找第一個”或直接回車，即可找出第一個符合條件的記錄并在“數(shù)據(jù)窗體”中顯示。再重復(fù)單擊“查找下一處”或回車則可逐一顯示符合條件的記錄。假設(shè)要找戶口在“新華”的學(xué)生，你只要在“域”下拉列表中選擇“戶口所在地”并輸入查找內(nèi)容“新華”，然后重復(fù)回車即可逐一查看所有戶口在“新華”的學(xué)生記錄。
　　4.按座號快速輸入查詢分數(shù)
　　對于用Word記錄成績的老師來說，數(shù)據(jù)表單還有一個最大的用處就是可以快速按座號輸入、查詢分數(shù)。一般每班學(xué)生的座號都是按順序從1開始的，所以只要把表格中的學(xué)生記錄先按座號升序排列，那么在數(shù)據(jù)窗體中顯示的記錄號就與學(xué)生座號相同了。而在數(shù)據(jù)窗體中要按記錄號查詢、輸入都很簡單。
　　在“數(shù)據(jù)窗體”下面的記錄框中輸入記錄數(shù)回車，就可以直接顯示相應(yīng)記錄行的數(shù)據(jù)。由于記錄號與座號相同，因此按座號查詢也就這么簡單了。要輸入試卷分數(shù)時，你只要把考卷上的座號輸入記錄框中，回車即可顯示該生的記錄，然后將其分數(shù)輸入對應(yīng)的項目中即可。重復(fù)這一步就可以輕松完成試卷成績的錄入了。
　　怎么樣，有了數(shù)據(jù)表單這個好幫手，在Word表格中輸入查詢確實輕松了很多吧？以上是針對Word 2007的操作，至于使用Word 2003的朋友，則可從“數(shù)據(jù)庫”工具欄中找到“數(shù)據(jù)窗體”功能。