Word如何制作公文模板
下文是小編為你提供的Word制作公文模板的方法,歡迎閱讀。
在實際辦公工作中,經常要編寫格式相對固定的公文,比如每月的任務總結、工作匯報等,這種公文文檔格式基本固定。如果能制作一種特定的模板,多次應用,不僅可以省去大量的重復工作,而且能使文檔便于管理和查詢,這里以編寫公司每月的工作總結文檔為例,可以使用下面的技巧:①添加帶有公司字樣和圖標的頁眉頁腳;②每頁頁碼和總頁碼的自動設定;③添加到模版;④制作公司的模板組。
具體操作如下:
1、新建一個文檔,單擊【視圖】|【頁眉和頁腳】命令,在頁眉上輸入“北京大興森林圖書工作室”文字,并設置頁眉的字體使用小五號字;在頁腳中輸入公司的地址(如大興黃村義和莊)和聯(lián)系電話(如010-61214542),這里可以任意鍵入需要的公司名稱、地址和電話。
2、選中頁眉上的文字,單擊【格式】|【邊框和底紋】命令,在打開的對話框中選擇雙細線,然后設置成下邊框格式。
3、給頁眉文字下邊加上雙細線后,用同樣的辦法,給頁腳上方加上一根細線。這樣將來打印出的文稿在頁眉和頁腳中會出現(xiàn)公司的名稱、地址和聯(lián)系方法。完成了這一步,就已經制作好了公司稿紙的基本格式。
當文檔不只一頁時,總希望能有頁碼來顯示內容。通常插入頁碼的方式,只能簡單地表明當前頁是第幾頁,但沒有關于總頁數(shù)的記錄。事實上我們希望頁碼的表示方式能像郵票編號一樣,以“1-3”(1表示第一張,3表示總共有三張)的形式出現(xiàn)。要設置這種頁碼,可使用下面的操作方法。
4、首先在頁腳中單擊【插入】|【頁碼】命令,如果插入的的頁碼帶有圖文框,可以在其上右擊彈出快捷菜單,選擇【設置圖文框格式】命令,在彈出的對話框中單擊【刪除圖文框】命令。這時頁碼的位置可能會變亂,但并不要緊,適當移動調整到合適位置即可。
5、在頁碼右面輸入短橫線,然后單擊【插入】|【域】命令。在對話框的【類別】中選擇【編號】,右邊的【域名】中選擇【SectionPages】,單擊【確定】按鈕,在頁碼和短橫線后出現(xiàn)了整個文檔的總頁數(shù)。也可單擊頁眉工具欄中的【插入頁數(shù)】按鈕 ,就可以插入總頁數(shù)域了。
6、給文檔編寫內容,可以設置標題為“每月工作總結”,下面有“編寫人”、“編寫時間”、“間要說明”等內容,接著是對本月各項任務完成情況的說明,也可以什么都不填,該稿紙可以作一般稿紙用。
7、將本文檔保存為模板。具體方法是,使用【文件】菜單中的【另存為】命令或按F12鍵,在彈出的對話框中選擇【保存類型】為【文檔模板】,可以發(fā)現(xiàn)所在的文件夾變成了Office目錄下的Templates子目錄中。給模板命名為“森林圖書工作室”,單擊【確定】按鈕完成模板制作。
8、制作好模板后,使用【文件】菜單中的【新建】命令,在打開的【任務窗格】中,單擊【常用】選項卡,就能看到剛剛制作好的模板,如圖4所示。通過這個模板創(chuàng)建的新文檔,已經包含了上述設置的頁眉頁腳中的內容。
9、在上一步驟中【新建】對話框中,可以看到有多個選項卡。如果一個公司有許多自己的模板,那么可以考慮在【新建】對話框中設置自己的選項卡。
具體方法是,在Office所在目錄下的Templates子目錄中創(chuàng)建一個文件夾,然后放入所需的模板。再次使用“文件”菜單中的“新建”命令,打開【新建】任務窗格,就可以看到對話框中的該選項卡了,如圖5所示。切記必須放入至少一個模板,該選項卡才能出現(xiàn)。