郵件合并應(yīng)用讓W(xué)ord批量打印標(biāo)簽
為了迎接上級(jí)檢查和規(guī)范檔案管理，學(xué)校決定將檔案室的所有檔案都重新歸檔整理，檔案盒標(biāo)簽就要求統(tǒng)一打印，二百多個(gè)標(biāo)簽如果直接在WPS或Word中利用表格完成，將是非常麻煩的事。以下是學(xué)習(xí)啦小編為您帶來的關(guān)于讓W(xué)ord批量打印標(biāo)簽，希望對(duì)您有所幫助。
讓W(xué)ord批量打印標(biāo)簽
為了快速完成這項(xiàng)任務(wù)，我們找到了Word中久未使用的“郵件合并”功能。
圖1
1、從計(jì)算機(jī)中找出原來輸入的教職工情況登記表、工資表等存有全校教職工姓名的Excel電子表格文件，把姓名這列復(fù)制到一個(gè)新的電子表格文件中以便接下來在Word中調(diào)用(其實(shí)不重新建立文件也行，不過那樣在調(diào)用時(shí)顯得比較亂，還容易發(fā)生誤操作)。這樣就免去了重新錄入姓名的繁重工作。
2、啟動(dòng)Word2003，單擊“工具”→信函與郵件→郵件合并，在打開的“郵件合并”任務(wù)窗格中的“選擇文檔類型”項(xiàng)中選擇“標(biāo)簽”，然后點(diǎn)“下一步：正在啟動(dòng)文檔”，如圖2。
圖2
3、在“更改文檔版式”項(xiàng)中，單擊“標(biāo)簽選項(xiàng)”，在“標(biāo)簽選項(xiàng)”對(duì)話框的“紙盒”框中選擇“默認(rèn)紙盒(自動(dòng)選擇)”，因?yàn)槟J(rèn)的是“手動(dòng)進(jìn)紙”，這樣會(huì)給最后打印帶來麻煩。接著單擊“新建標(biāo)簽”按鈕打開“新建自定義標(biāo)簽”對(duì)話框，在“標(biāo)簽名稱”框中輸入你給新建標(biāo)簽起的名，如：檔案標(biāo)簽;根據(jù)預(yù)覽框中的圖示和你準(zhǔn)備打印輸出時(shí)使用的紙張大小，把“上邊距”和“下邊距”改為1厘米;把“標(biāo)簽高度”和“標(biāo)簽寬度”分別改為18.8厘米和3.8厘米(根據(jù)檔案盒的大小和薄厚來確定);標(biāo)簽列數(shù)選擇7，標(biāo)簽行數(shù)選擇1;橫向跨度改為3.85厘米，(也就是在標(biāo)簽寬度3.8厘米的基礎(chǔ)上再加0.05厘米間距，這樣最終打印輸出后兩個(gè)標(biāo)簽間就會(huì)有0.05厘米的間距，直接從中間裁一下就能解決問題，如果這個(gè)間距過大會(huì)有白邊，給裁剪帶來麻煩，另外也浪費(fèi)紙張。)
最后在“頁面大小”框中選擇“A4橫向(29.7×21厘米)”，這時(shí)就為我們上面設(shè)置的尺寸找到依據(jù)了：側(cè)邊距1厘米+標(biāo)簽寬度3.8厘米×標(biāo)簽列數(shù)7+標(biāo)簽間距0.05厘米×6個(gè)間距
圖3
4、點(diǎn)“瀏覽”選擇你在Excel中建立的只有一列姓名的Excel電子表格文件，這時(shí)會(huì)出現(xiàn)“選擇表格”對(duì)話框，有Sheet1$、Sheel2$和Sheel3$三個(gè)工作表讓我們選擇，一般情況都選擇Sheet1$，根據(jù)Excel文件有無標(biāo)題行確定“數(shù)據(jù)首行包含列標(biāo)題”項(xiàng)是否√選，最后點(diǎn)“確定”，如圖4，在出現(xiàn)“郵件合并收件人”對(duì)話框時(shí)，直接點(diǎn)“確定”即可,如圖5。
圖5
5、光標(biāo)(插入點(diǎn))在第一個(gè)標(biāo)簽內(nèi)的情況下，單擊“表格”→插入→表格，根據(jù)準(zhǔn)備制作的標(biāo)簽格式，插入一個(gè)1列6行的表格。然后拖動(dòng)表格的行線，調(diào)整好每一行的高度，并保證整個(gè)表格的高度與標(biāo)簽高度接近。注意：有時(shí)標(biāo)簽內(nèi)的光標(biāo)(插入點(diǎn))會(huì)占一個(gè)空行，從而影響表格高度的調(diào)整，這時(shí)可以按一下Del(Delete)鍵刪除，如圖6。
圖6
6、將光標(biāo)指向表格最上邊，當(dāng)鼠標(biāo)指針變成寬的向下的黑色箭頭時(shí)單擊左鍵選中整個(gè)表格，然后右鍵單擊，在彈出的快捷菜單中選擇“單元格對(duì)齊方式”項(xiàng)下的“水平、垂直居中”。最后在相應(yīng)的單元格中輸入每個(gè)標(biāo)簽都相同的內(nèi)容：照片、個(gè)人業(yè)務(wù)檔案、2003-2006、建昌營鎮(zhèn)中學(xué)等內(nèi)容，如圖7。
圖7
7、單擊準(zhǔn)備自動(dòng)輸入教師姓名的那個(gè)單元格，然后單擊右側(cè)的任務(wù)窗格中的“下一步：選取標(biāo)簽”，接著單擊“其他項(xiàng)目…”，在新出現(xiàn)的“插入合并域”對(duì)話框中直接單擊“插入”按鈕，再單擊新出現(xiàn)的“關(guān)閉”按鈕，如圖8。
圖8
這時(shí)該單元格中會(huì)出現(xiàn)“《姓名》”，如圖9。
圖9
8、設(shè)置表格中內(nèi)容的字體、字號(hào)等修飾后，再右鍵單擊表格，在彈出的快捷菜單中選擇“邊框和底紋”，在“邊框和底紋”對(duì)話框中，把表格線的寬度增加到2磅，最后點(diǎn)“確定”退出，如圖10。
圖10
9、單擊“更新所有標(biāo)簽”，7個(gè)標(biāo)簽的格式會(huì)變成一樣，接著單擊“下一步：預(yù)覽標(biāo)簽”，會(huì)顯示出標(biāo)簽的最終樣式(沒有了“《NextRecord》”的標(biāo)記)，再單擊“下一步：完成合并”，最后再單擊“編輯個(gè)人標(biāo)簽”，在“合并到新文檔”對(duì)話框中選擇“全部”后點(diǎn)“確定”退出。這時(shí)Word會(huì)自動(dòng)新建一個(gè)名為“標(biāo)簽1”的文件，并把Excel電子表格文件中的所有數(shù)據(jù)制作成相應(yīng)的標(biāo)簽，如圖11。
圖11
10、如果打印輸出后發(fā)現(xiàn)尺寸有偏差(一開始估算錯(cuò)了)，可以從第2步重新開始，不過到第3步時(shí)可以直接找到我們剛才新建的“檔案標(biāo)簽”去修改一下尺寸就可以了。具體方法是：單擊“標(biāo)簽選項(xiàng)”后，直接在“標(biāo)簽選項(xiàng)”對(duì)話框中的“標(biāo)簽產(chǎn)品”框中選擇“其他/自定義”，然后在“產(chǎn)品編號(hào)”列表框中選擇我們?cè)瓉斫⒌?ldquo;檔案標(biāo)簽——自定義”，最后點(diǎn)“詳細(xì)信息”就能直接修改標(biāo)簽尺寸了，如圖12。
圖12
我們利用Excel的自動(dòng)填充功能把相關(guān)數(shù)據(jù)錄入后，再利用Word的郵件合并功能把所有檔案的標(biāo)簽以最高的速度和最高的質(zhì)量打印了出來，還因此受到了表?xiàng)睢Ｆ鋵?shí)我們還可以仿照此法來打印輸出工資條、成績單等。最后再教您一招裁切的技巧：把一把直尺的一邊對(duì)準(zhǔn)兩個(gè)標(biāo)簽的中間，一只手按住直尺，一只手順著直尺邊向上一撕沒壓住的另一部分就能把兩個(gè)標(biāo)簽輕松分開了。
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