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      寫電子郵箱的格式及范文參考(2)

      時間: 曉思688 分享

      寫電子郵箱的格式及范文參考

        商務電子郵件的格式

        一、關(guān)于主題

        1. 一定不要空白標題。

        2. 標題要簡短,不要讓outlook用….才能顯示完標題。

        3. 最好寫上來自**公司的郵件,以便對方一目了然,又便于留存。時間可以不用注明,一

        般郵箱會自動生成,寫了反而累贅。

        4. 標題要能真實反映文章的內(nèi)容和重要性,切忌使用含義不清的標題。

        5. 一封信盡可能只針對一個主題,不在一封信內(nèi)談及多宗事情,以便于日后整理。

        6. 可適當用使用大寫字母字符(如“* !”等)來突出標題,引起收件人注意,但應適度,

        特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

        7. 回復對方郵件時,應當根據(jù)回復內(nèi)容需要更改標題,不要RE一大串。

        8. 最重要的一點,主題千萬不可出現(xiàn)錯別字和不通順之處,切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前

        忘記檢查主題。

        二、關(guān)于稱呼與問候

        1. 恰當?shù)胤Q呼收件者,拿捏尺度。

        2. 郵件的開頭要稱呼收件人。在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。

        關(guān)于格式,稱呼是第一行頂格寫。

        3. Email開頭結(jié)尾最好要有問候語

        最簡單的開頭寫一個HI, 中文的寫個“你好”或者“您好”,開頭問候語是稱呼換行空兩個寫。

        結(jié)尾常見的寫個Best Regards,中文的寫個“祝您順利”之類的。若是尊長應使用“此致敬禮”。 注意, 在非常正式的場合應完全使用信件標準格式,“祝”和“此致”為緊接上一行結(jié)尾或者換行開頭空兩格,而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。

        三、正文

        1. Email正文要簡明扼要,行文通順。

        若對方不認識你,第一件應當說明的就是自己的身份,姓名或你代表的企業(yè)名稱是必須通報的以示對對方的尊重,點名身份應當簡明扼要,最好是和本郵件以及對方有關(guān),主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。

        Email正文應簡明扼要的說清楚事情,如果具體內(nèi)容確實很多,正文應只作摘要介紹,然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。

        正文行文應通順,多用簡單詞匯和短句,準確清晰的表達,不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件。

        2. 注意Email的論述語氣

        根據(jù)收件人與自己的熟絡程度、等級關(guān)系;郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同,選擇恰當?shù)恼Z氣進行論述,以免引起對方不適。

        尊重對方,請、謝謝之類的語氣要經(jīng)常出現(xiàn)。

        3. Email正文多用1234之類的列表,以清晰明確。

        如果事情復雜,最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短干練。

        4. 一次郵件交待完整信息

        最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚,說準確。

        5. 盡可能避免拼寫錯誤和錯別字,注意使用拼寫檢查

        這是對別人的尊重,也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。在郵件發(fā)送之前,務必自己仔細閱讀一遍,檢查行文是否通順,拼寫是否有錯誤。

        6. 合理提示重要信息

        7. 合理利用圖片,表格等形式來輔助闡述。

        對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件,單純以文字形式很難描述清楚??梢耘浜蠄D表加以闡述。

        四、附件

        1. 如果郵件帶有附件,應在正文里面提示收件人查看附件。

        2. 附件文件應按有意義的名字命名,最好能夠概括附件的內(nèi)容,方便收件人下載后管理。

        3. 正文中應對附件內(nèi)容做簡要說明,特別是帶有多個附件時。

        4. 附件數(shù)目不宜超過4個,數(shù)目較多時應打包壓縮成一個文件。

        5. 如果附件是特殊格式文件,因在正文中說明打開方式,以免影響使用。

        6. 如果附件過大(不宜超過2MB),應分割成幾個小文件分別發(fā)送。

        五、語言的選擇和漢字編碼

        1. 只要必要的時候才使用英文郵件。

        2. 尊重對方的習慣,不主動發(fā)起英文郵件。

        3. 對于一些信息量豐富或重要的郵件,建議使用中文,準確表達郵件中涉及的問題。

        4. 選擇便于閱讀的字號和字體。

        中文用宋體或者新宋體,英文就用Verdana 或者 Arial字型,字號用五號或10號字即可。 不要用稀奇古怪的字體或斜體,最好不要用背景信紙,特別對公務郵件。

        六、結(jié)尾簽名

        1. 簽名信息不宜過多。

        電子郵件消息末尾加上簽名是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息,但不宜行數(shù)過多, 一般不超過4行。

        2. 不要只用一個簽名檔

        對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來,簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK中設置多個簽名檔,靈活調(diào)用。

        3. 簽名檔文字應選擇與正文文字匹配,字號一般應選擇比正文字體小一些。

        七、回復技巧

        1. 及時回復Email

        收到他人的重要電子郵件后,即刻回復對方一下,往往還是必不可少的, 這是對他人的尊重,理想的回復時間是2小時內(nèi),特別是對一些緊急重要的郵件。

        對每一封郵件都立即處理是很占用時間的,對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理,但一般不要超過24小時。如果事情復雜,你無法及時確切回復,那至少應該及時的回復收到,說明正在處理。

        如果你正在出差或休假,應該設定自動回復功能,提示發(fā)件人,以免影響工作。

        2. 進行針對性回復

        當答復問題的時候,最好把相關(guān)的問題抄到回件中,然后附上答案。

        3. 回復不得少于10個字

        4. 不要就同一問題多次回復討論

        如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復超過3次,這只能說明交流不暢,說不清楚。此時應采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式。

        對于較為復雜的問題,多個收件人頻繁回復,發(fā)表看法,把郵件越RE越高,這將導致郵件過長不可閱讀。此時應立即對之前的討論的結(jié)果進行小結(jié),刪減不必要的內(nèi)容,突出有用信息。

        5. 要區(qū)分Reply和Reply All (區(qū)分單獨回復和回復全體)

        如果只需要一個人知道的事情只需單獨回復。

        如果你對發(fā)件人提出的要求做出結(jié)論響應,應該reply all, 讓大家都知道,不要讓對方幫你完成這件事情。

        如果你對發(fā)件人提出的問題不清楚,或者有不同的意見,應該與發(fā)件人單獨溝通,討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。

        點擊“回復全部”之前,要再三確定。

        6. 主動控制郵件的來往

        為避免無謂的回復,浪費資源,可在文中制定部分收件人給出回復,或在文末添上以下語句:“全部辦妥”、“無須行動”、“僅供參考,無需回復”。

        八、正確使用發(fā)送、抄送、密送。要區(qū)分TO和CC 還有BCC(區(qū)分收件人、抄送人、密

        送人)

        1. TO的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的,理應對郵件予以回復響應。

        2. 而CC的人則只是需要知道這件事情,CC的人沒有義務對郵件予以響應,當然如果CC

        的人有建議,當然可以回復。

        3. 而BCC是密送,即收件人不知道BCC為何人。用在特殊情況。

        4. TO,CC中的各個收件人的排列應遵循一定的規(guī)則。比如按部門、按等級從高到低或從低

        到高都可以。

        5. 只給需要信息的人發(fā)送郵件,不要占用他人的資源

        6. 轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息

        商務電子郵件的范文

        Dear\尊敬的 ×××:

        您好! 按照我們之前的溝通,貴司需××××!如有什么疑問請及時與我聯(lián)系!謝謝!

        順祝您心想事成,工作順利!

        ×××(公司)(北京)×××

        地址:北京市東城區(qū)王府井大街138號新東安廣場××寫字樓 TFL:010-××××××× FAX:010-×××××××

        EMAIL: ×××××××@.Com

        MOBILE: ×××××××××××

        實用投稿之電子郵件的基本格式

        一、發(fā)件人

        一、發(fā)件人

        這個不用填寫,系統(tǒng)自動會顯示。但是有個小竅門,如果你在“選項”的“個人資料”里填好了你的名字,那么別人收到的郵件的發(fā)件人就會自動顯示成你的名字,而不是一堆字母。

        個人覺得,經(jīng)常投稿的人應該注意這個細節(jié),這是打造你的品牌。本平臺公眾號:每日征稿(meirizhenggao),歡迎關(guān)注。最起碼讓編輯一眼看到你的名字就對你有印象,如果你再次投稿,在眾多的稿子里,編輯肯定會優(yōu)先看你的稿件。

        二、收件人

        要特別注意郵箱名稱里下劃線(_)、@(shift+2)的寫法,最近就老碰到說《經(jīng)典美文》原創(chuàng)郵箱不存在的一些新作者。

        個人覺得,就算要一稿多投,也不需要一下在這一欄里一氣寫上幾十家報刊雜志的郵箱地址。本平臺公眾號:每日征稿(meirizhenggao),歡迎關(guān)注。如果你是編輯,看到收件人里一堆的地址,后面跟著系統(tǒng)顯示的“還有17個聯(lián)系人”的這種投稿,會怎么想怎么處理?

        三、主題

        1.在主題上只寫上“查詢”兩字的,我知道這不是投稿郵件??芍黝}只寫上“投稿”這兩個字,我就無言了。因為我們公布的投稿郵箱主要就是用于投稿。

        2.“xx省作家、詩人、記者,該省作協(xié)會員,躍居x年《xxx名人榜》的xx投稿”,如果想達到讓人一眼就反感的效果,你想得沒錯,這個主題它完全做到了。主題不是個人簡介。

        3.以文章第一句話為主題的、個人地址為主題的、寫“不看我的文章你就死吧”這樣的話為主題的……

        主題,其實就是讓收件人以最快的速度知道這封郵件寫了什么,很簡單。本平臺公眾號:每日征稿(meirizhenggao),歡迎關(guān)注。這樣的投稿主題“《那年的長街》(散文 1200字)”、“美:《那年的長街》(散文)”就做到了,一目了然。

        四、正文

        1.文章題目

        就算某篇文章它叫《無題》,那起碼它也有這么一個叫《無題》的名字。

        2.投稿內(nèi)容

        段前空兩格這是最起碼的。發(fā)表了的千字以上的通篇文章,孤陋寡聞的我只在某年“新概念”出版的書上看過一次。

        題目黑體小四,正文宋體五號,字體顏色黑色(其實默認設置就行,不用改)。本平臺公眾號:每日征稿(meirizhenggao),歡迎關(guān)注。文章五百字就五百字,相信我,它絕對不會因為字號用了二號就成了一千五。還有,字體顏色不用黑色,用其他深色也可以,但用白色、亮黃色的就太……

        按上面兩點排版就OK。

        文章配上網(wǎng)絡圖片發(fā)過來的作者,個人十分感謝圖片緩解了我的視覺壓力,但我的網(wǎng)速和我的時間,完全不贊成。

        對于用代碼頁投稿的大俠,我表示一百二十分的崇拜,但就是普通的文字投稿,犯得著讓我再在記事本里倒騰一遍出來看嗎?

        3.作者、作者地址、作者其他聯(lián)系方式

        常說“文章后面就是樣刊和稿費”,地址至關(guān)重要,姓名和筆名絕對要標注清楚。

        郵編不寫,那我花點時間去搜索查詢。本平臺公眾號:每日征稿(meirizhenggao),歡迎關(guān)注。但只寫一個幾年幾班或某某街,省、市、縣都不寫,我就沒轍了(有時看郵戳,按著能搜出來,可這是少數(shù))。請記住,就算你所在的那個班級那個街道的名氣大到火星人都知道,也還有某個地球人不知道,比如我。

        座機電話,請寫明區(qū)號,理由同上。

        4.部分作者附的創(chuàng)作簡歷或個人介紹

        看簡歷更了解作者,也有利于編輯與作者的交流,是不錯的方式。你可以告訴我你已經(jīng)發(fā)表了幾百萬字,也可以告訴我有哪些刊物曾刊發(fā)了你的文字,但精確到某年某月某日發(fā)表的文章列表就不用給我了。相信我,我平時真的會看很多書(實在沒看到,有搜索引擎),只要你真的有這些成就,我就絕對會了解到這個名字的含金量。

        當然,剛起步的作者完全不用為這個煩惱。因為就算某人“得過文學界里幾十項大獎,上過無數(shù)名人排行榜”,只要前面那篇稿子不能用,一樣是要被槍斃掉的。

        一句話,看你的稿子質(zhì)量和風格是否適合,不管你曾經(jīng)的輝煌。

        同理,說“經(jīng)濟困難一定要上我的稿子”的作者也是,請記住。

        5.這個問題與格式無關(guān)

        在某作者的作品的后面寫上該作者的名字,再寫上自己的名字,叫推薦。本平臺公眾號:每日征稿(meirizhenggao),歡迎關(guān)注。在自己的作品的后面寫上自己的名字,叫原創(chuàng),有時是自薦。

        但在別的作者的作品的后面寫上自己的名字,還非得說這是原創(chuàng)。那就回去問問小學老師,抄課文十遍、仿寫課文、自己寫一篇作文,到底是怎么回事。

        五、附件

        不是上萬字的稿件,請不要用附件。

        這個應該不用解釋了。

        六、發(fā)送選項

        很多作者會選“已讀回執(zhí)”那欄,想知道自己的文章是否被打開過。

        只一封郵件的話,自然不會吝嗇發(fā)回執(zhí)的那點時間,但面對眾多的稿件時,我只能說,抱歉。因為在網(wǎng)速慢的情況下,發(fā)一封回執(zhí)和打開一封新郵件的時間差不多。

        你沒有收到已讀回執(zhí),不代表編輯沒看你的郵件,而是編輯取消了發(fā)送已讀回執(zhí)。

        七、其他

        把準雜志風格。對于投第三者血案這類的稿子給《經(jīng)典美文》,還要追問為什么不用的作者,我表示沉默。

        《經(jīng)典美文》分了原創(chuàng)和薦稿兩個郵箱,發(fā)郵件的時候注意。

        如果這些你都明了,那就謝謝你看完我這篇廢話。


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