寫電子郵箱的格式及范文參考(2)
寫電子郵箱的格式及范文參考
商務電子郵件的格式
一、關(guān)于主題
1. 一定不要空白標題。
2. 標題要簡短，不要讓outlook用….才能顯示完標題。
3. 最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目了然，又便于留存。時間可以不用注明，一
般郵箱會自動生成，寫了反而累贅。
4. 標題要能真實反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標題。
5. 一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多宗事情，以便于日后整理。
6. 可適當用使用大寫字母字符(如“* !”等)來突出標題，引起收件人注意，但應適度，
特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。
7. 回復對方郵件時，應當根據(jù)回復內(nèi)容需要更改標題，不要RE一大串。
8. 最重要的一點，主題千萬不可出現(xiàn)錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前
忘記檢查主題。
二、關(guān)于稱呼與問候
1. 恰當?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度。
2. 郵件的開頭要稱呼收件人。在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。
關(guān)于格式，稱呼是第一行頂格寫。
3. Email開頭結(jié)尾最好要有問候語
最簡單的開頭寫一個HI, 中文的寫個“你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩個寫。
結(jié)尾常見的寫個Best Regards,中文的寫個“祝您順利”之類的。若是尊長應使用“此致敬禮”。 注意， 在非常正式的場合應完全使用信件標準格式，“祝”和“此致”為緊接上一行結(jié)尾或者換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。
三、正文
1. Email正文要簡明扼要，行文通順。
若對方不認識你，第一件應當說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名稱是必須通報的以示對對方的尊重，點名身份應當簡明扼要，最好是和本郵件以及對方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。
Email正文應簡明扼要的說清楚事情，如果具體內(nèi)容確實很多，正文應只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。
正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件。
2. 注意Email的論述語氣
根據(jù)收件人與自己的熟絡程度、等級關(guān)系;郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當?shù)恼Z氣進行論述，以免引起對方不適。
尊重對方，請、謝謝之類的語氣要經(jīng)常出現(xiàn)。
3. Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。
如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短干練。
4. 一次郵件交待完整信息
最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準確。
5. 盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查
這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。在郵件發(fā)送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。
6. 合理提示重要信息
7. 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述。
對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚?？梢耘浜蠄D表加以闡述。
四、附件
1. 如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件。
2. 附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理。
3. 正文中應對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時。
4. 附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應打包壓縮成一個文件。
5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用。
6. 如果附件過大(不宜超過2MB)，應分割成幾個小文件分別發(fā)送。
五、語言的選擇和漢字編碼
1. 只要必要的時候才使用英文郵件。
2. 尊重對方的習慣，不主動發(fā)起英文郵件。
3. 對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文，準確表達郵件中涉及的問題。
4. 選擇便于閱讀的字號和字體。
中文用宋體或者新宋體，英文就用Verdana 或者 Arial字型，字號用五號或10號字即可。 不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不要用背景信紙，特別對公務郵件。
六、結(jié)尾簽名
1. 簽名信息不宜過多。
電子郵件消息末尾加上簽名是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但不宜行數(shù)過多， 一般不超過4行。
2. 不要只用一個簽名檔
對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK中設置多個簽名檔，靈活調(diào)用。
3. 簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，字號一般應選擇比正文字體小一些。
七、回復技巧
1. 及時回復Email
收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對方一下，往往還是必不可少的， 這是對他人的尊重，理想的回復時間是2小時內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件。
對每一封郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時。如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復收到，說明正在處理。
如果你正在出差或休假，應該設定自動回復功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。
2. 進行針對性回復
當答復問題的時候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。
3. 回復不得少于10個字
4. 不要就同一問題多次回復討論
如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式。
對于較為復雜的問題，多個收件人頻繁回復，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導致郵件過長不可閱讀。此時應立即對之前的討論的結(jié)果進行小結(jié)，刪減不必要的內(nèi)容，突出有用信息。
5. 要區(qū)分Reply和Reply All (區(qū)分單獨回復和回復全體)
如果只需要一個人知道的事情只需單獨回復。
如果你對發(fā)件人提出的要求做出結(jié)論響應，應該reply all, 讓大家都知道，不要讓對方幫你完成這件事情。
如果你對發(fā)件人提出的問題不清楚，或者有不同的意見，應該與發(fā)件人單獨溝通，討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。
點擊“回復全部”之前，要再三確定。
6. 主動控制郵件的來往
為避免無謂的回復，浪費資源，可在文中制定部分收件人給出回復，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無須行動”、“僅供參考，無需回復”。
八、正確使用發(fā)送、抄送、密送。要區(qū)分TO和CC 還有BCC(區(qū)分收件人、抄送人、密
送人)
1. TO的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回復響應。
2. 而CC的人則只是需要知道這件事情，CC的人沒有義務對郵件予以響應，當然如果CC
的人有建議，當然可以回復。
3. 而BCC是密送，即收件人不知道BCC為何人。用在特殊情況。
4. TO,CC中的各個收件人的排列應遵循一定的規(guī)則。比如按部門、按等級從高到低或從低
到高都可以。
5. 只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源
6. 轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息
商務電子郵件的范文
Dear\尊敬的 ×××:
您好! 按照我們之前的溝通，貴司需××××!如有什么疑問請及時與我聯(lián)系!謝謝!
順祝您心想事成，工作順利!
×××(公司)(北京)×××
地址：北京市東城區(qū)王府井大街138號新東安廣場××寫字樓 TFL:010-××××××× FAX:010-×××××××
EMAIL: ×××××××@.Com
MOBILE: ×××××××××××
實用投稿之電子郵件的基本格式
一、發(fā)件人
一、發(fā)件人
這個不用填寫，系統(tǒng)自動會顯示。但是有個小竅門，如果你在“選項”的“個人資料”里填好了你的名字，那么別人收到的郵件的發(fā)件人就會自動顯示成你的名字，而不是一堆字母。
個人覺得，經(jīng)常投稿的人應該注意這個細節(jié)，這是打造你的品牌。本平臺公眾號：每日征稿(meirizhenggao)，歡迎關(guān)注。最起碼讓編輯一眼看到你的名字就對你有印象，如果你再次投稿，在眾多的稿子里，編輯肯定會優(yōu)先看你的稿件。
二、收件人
要特別注意郵箱名稱里下劃線(_)、@(shift+2)的寫法，最近就老碰到說《經(jīng)典美文》原創(chuàng)郵箱不存在的一些新作者。
個人覺得，就算要一稿多投，也不需要一下在這一欄里一氣寫上幾十家報刊雜志的郵箱地址。本平臺公眾號：每日征稿(meirizhenggao)，歡迎關(guān)注。如果你是編輯，看到收件人里一堆的地址，后面跟著系統(tǒng)顯示的“還有17個聯(lián)系人”的這種投稿，會怎么想怎么處理?
三、主題
1.在主題上只寫上“查詢”兩字的，我知道這不是投稿郵件?？芍黝}只寫上“投稿”這兩個字，我就無言了。因為我們公布的投稿郵箱主要就是用于投稿。
2.“xx省作家、詩人、記者，該省作協(xié)會員，躍居x年《xxx名人榜》的xx投稿”，如果想達到讓人一眼就反感的效果，你想得沒錯，這個主題它完全做到了。主題不是個人簡介。
3.以文章第一句話為主題的、個人地址為主題的、寫“不看我的文章你就死吧”這樣的話為主題的……
主題，其實就是讓收件人以最快的速度知道這封郵件寫了什么，很簡單。本平臺公眾號：每日征稿(meirizhenggao)，歡迎關(guān)注。這樣的投稿主題“《那年的長街》(散文 1200字)”、“美：《那年的長街》(散文)”就做到了，一目了然。
四、正文
1.文章題目
就算某篇文章它叫《無題》，那起碼它也有這么一個叫《無題》的名字。
2.投稿內(nèi)容
段前空兩格這是最起碼的。發(fā)表了的千字以上的通篇文章，孤陋寡聞的我只在某年“新概念”出版的書上看過一次。
題目黑體小四，正文宋體五號，字體顏色黑色(其實默認設置就行，不用改)。本平臺公眾號：每日征稿(meirizhenggao)，歡迎關(guān)注。文章五百字就五百字，相信我，它絕對不會因為字號用了二號就成了一千五。還有，字體顏色不用黑色，用其他深色也可以，但用白色、亮黃色的就太……
按上面兩點排版就OK。
文章配上網(wǎng)絡圖片發(fā)過來的作者，個人十分感謝圖片緩解了我的視覺壓力，但我的網(wǎng)速和我的時間，完全不贊成。
對于用代碼頁投稿的大俠，我表示一百二十分的崇拜，但就是普通的文字投稿，犯得著讓我再在記事本里倒騰一遍出來看嗎?
3.作者、作者地址、作者其他聯(lián)系方式
常說“文章后面就是樣刊和稿費”，地址至關(guān)重要，姓名和筆名絕對要標注清楚。
郵編不寫，那我花點時間去搜索查詢。本平臺公眾號：每日征稿(meirizhenggao)，歡迎關(guān)注。但只寫一個幾年幾班或某某街，省、市、縣都不寫，我就沒轍了(有時看郵戳，按著能搜出來，可這是少數(shù))。請記住，就算你所在的那個班級那個街道的名氣大到火星人都知道，也還有某個地球人不知道，比如我。
座機電話，請寫明區(qū)號，理由同上。
4.部分作者附的創(chuàng)作簡歷或個人介紹
看簡歷更了解作者，也有利于編輯與作者的交流，是不錯的方式。你可以告訴我你已經(jīng)發(fā)表了幾百萬字，也可以告訴我有哪些刊物曾刊發(fā)了你的文字，但精確到某年某月某日發(fā)表的文章列表就不用給我了。相信我，我平時真的會看很多書(實在沒看到，有搜索引擎)，只要你真的有這些成就，我就絕對會了解到這個名字的含金量。
當然，剛起步的作者完全不用為這個煩惱。因為就算某人“得過文學界里幾十項大獎，上過無數(shù)名人排行榜”，只要前面那篇稿子不能用，一樣是要被槍斃掉的。
一句話，看你的稿子質(zhì)量和風格是否適合，不管你曾經(jīng)的輝煌。
同理，說“經(jīng)濟困難一定要上我的稿子”的作者也是，請記住。
5.這個問題與格式無關(guān)
在某作者的作品的后面寫上該作者的名字，再寫上自己的名字，叫推薦。本平臺公眾號：每日征稿(meirizhenggao)，歡迎關(guān)注。在自己的作品的后面寫上自己的名字，叫原創(chuàng)，有時是自薦。
但在別的作者的作品的后面寫上自己的名字，還非得說這是原創(chuàng)。那就回去問問小學老師，抄課文十遍、仿寫課文、自己寫一篇作文，到底是怎么回事。
五、附件
不是上萬字的稿件，請不要用附件。
這個應該不用解釋了。
六、發(fā)送選項
很多作者會選“已讀回執(zhí)”那欄，想知道自己的文章是否被打開過。
只一封郵件的話，自然不會吝嗇發(fā)回執(zhí)的那點時間，但面對眾多的稿件時，我只能說，抱歉。因為在網(wǎng)速慢的情況下，發(fā)一封回執(zhí)和打開一封新郵件的時間差不多。
你沒有收到已讀回執(zhí)，不代表編輯沒看你的郵件，而是編輯取消了發(fā)送已讀回執(zhí)。
七、其他
把準雜志風格。對于投第三者血案這類的稿子給《經(jīng)典美文》，還要追問為什么不用的作者，我表示沉默。
《經(jīng)典美文》分了原創(chuàng)和薦稿兩個郵箱，發(fā)郵件的時候注意。
如果這些你都明了，那就謝謝你看完我這篇廢話。
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