辦公室行政管理知識(shí)有哪些
辦公室是一個(gè)組織內(nèi)直接為領(lǐng)導(dǎo)和中心工作服務(wù)、承上啟下、協(xié)調(diào)左右的綜合辦事機(jī)構(gòu)。那么你對(duì)辦公室行政管理了解多少呢?以下是由學(xué)習(xí)啦小編整理關(guān)于辦公室行政管理的內(nèi)容，提供給大家參考和了解，希望大家喜歡!
辦公室行政管理知識(shí)
辦公室參與政務(wù)、協(xié)調(diào)事務(wù)、做好服務(wù)，是單位運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐，是對(duì)內(nèi)、對(duì)外的窗口。在不同類型的組織中，在都設(shè)有辦公室這一機(jī)構(gòu)。性質(zhì)不同、規(guī)模不等的組織，辦公室的工作內(nèi)容略有不同，下設(shè)機(jī)構(gòu)也有一些差異。但一般來說，辦公室大都具有辦文、辦會(huì)、辦事、溝通協(xié)調(diào)等幾個(gè)方面職能。
辦公室是從屬于組織決策層并為其提供必要的輔助服務(wù)的部門，它圍繞單位的中心工作，向領(lǐng)導(dǎo)提出決策建議并督促?zèng)Q策的落實(shí)，是決策層的延伸。
一、辦公室行政管理知識(shí)——辦公室工作的主要內(nèi)容
隨著組織所處的時(shí)期和擔(dān)負(fù)中心任務(wù)的不同，辦公室的工作內(nèi)容也有變化，但其常規(guī)工作可以概括為以下幾個(gè)方面。
1、辦文工作
辦文工作主要是圍繞文書、文件、文字材料開展的工作。具體分三項(xiàng)事務(wù)：
(1)文字工作，主要指文書、信函、稿件等的撰寫，包括領(lǐng)導(dǎo)需要的各種文字材料的準(zhǔn)備和起草。
(2)文書處理和檔案工作，主要指文件辦理方面的工作，如文書的打印、制作、收發(fā)、運(yùn)轉(zhuǎn)、傳遞，機(jī)要文件的傳遞、立卷、歸檔、保存等工作。
(3)電子文件的撰寫、傳輸、管理、歸檔等方面的工作，如電子郵件的發(fā)送、電子文件數(shù)據(jù)庫(kù)的建立、管理與檢索等。
2、辦會(huì)工作
辦會(huì)工作指對(duì)各類會(huì)議的籌備、組織、服務(wù)、管理等工作，包括會(huì)前的籌劃和準(zhǔn)備、會(huì)中的組織和服務(wù)、會(huì)后的善后和落實(shí)。
3、辦事工作
辦事工作大體分為信息工作、技術(shù)工作、日常行政事務(wù)工作、臨時(shí)交辦工作四大項(xiàng)。
(1)信息工作，廣義上說，黨政機(jī)關(guān)的政策研究、公司企業(yè)的市場(chǎng)預(yù)測(cè)分析和調(diào)查、領(lǐng)導(dǎo)決策前的調(diào)查研究與情況綜合、情報(bào)動(dòng)態(tài)的每日分析整理、組織內(nèi)簡(jiǎn)報(bào)的編發(fā)等，都是信息工作，收集資料摘要、編寫大事記、組織史志編寫、編制各種范圍的聯(lián)絡(luò)手冊(cè)、收集保管名片等，也是信息工作。
(2)技術(shù)工作，主要指機(jī)要工作、現(xiàn)代辦公設(shè)備設(shè)施的使用維護(hù)工作。機(jī)要工作指組織內(nèi)機(jī)密文件的保管、傳遞、以及單位內(nèi)保密事務(wù)、保衛(wèi)工作的安排、檢查、落實(shí)。計(jì)算機(jī)安全工作主要指計(jì)算機(jī)信息安全工作，如防黑客襲擊、防計(jì)算機(jī)病毒、信息安全教育等現(xiàn)代辦公設(shè)備設(shè)施的使用和維護(hù)主要指多媒體會(huì)議設(shè)備、數(shù)碼攝錄像設(shè)備、現(xiàn)代辦公環(huán)境的主控室設(shè)備的操作和日常維護(hù)等。
(3)日常和行政事務(wù)工作，主要指值班、接待、印章管理、環(huán)境管理、車輛管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理、對(duì)外聯(lián)絡(luò)、安排領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)等。
安排領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)是一項(xiàng)復(fù)雜、細(xì)致而又很具體的工作，指為領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)體和群體安排的各種活動(dòng)，包括各種會(huì)議、外出參觀考察、調(diào)查研究、檢查指導(dǎo)工作、外事工作等。辦公室在安排領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)時(shí)，要在滿足工作需要的前提下盡量從簡(jiǎn)，減少領(lǐng)導(dǎo)不必要的社會(huì)性應(yīng)酬活動(dòng)，保證領(lǐng)導(dǎo)有足夠的時(shí)間，集中精力抓好大事，搞好調(diào)查研究。
督查是辦公室一項(xiàng)重要工作，督查是指辦公室圍繞單位的中心工作、重要決策和領(lǐng)導(dǎo)的重要批示，對(duì)負(fù)責(zé)承辦的部門和責(zé)任人員進(jìn)行督促和檢查，協(xié)助做好必要的溝通工作，以保證承辦事項(xiàng)按時(shí)落實(shí)。
在黨政機(jī)關(guān)還專門設(shè)立信訪辦公室，負(fù)責(zé)辦理群眾來信，接待群眾來訪及相關(guān)事項(xiàng)，同時(shí)也負(fù)責(zé)對(duì)報(bào)刊上的批評(píng)、建議的處理工作。其他組織一般不設(shè)立信訪室，類似工作由值班秘書接待辦理。在不設(shè)公關(guān)部的公司企業(yè)，辦公室還承擔(dān)公關(guān)事務(wù)。
(4)臨時(shí)交辦工作，在日常工作中，領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常有事臨時(shí)事項(xiàng)交由辦公室去具體承辦落實(shí)。
辦公室工作綜合性很強(qiáng)，既涉及政治方面，也涉及經(jīng)濟(jì)、文化方面，還可能涉及法律、法規(guī)等，需進(jìn)行各方面的協(xié)調(diào)。在具體業(yè)務(wù)中，如承辦文電，不論是上報(bào)還是下發(fā)，往往涉及幾個(gè)部門會(huì)簽或辦理，需要辦公室一一溝通、協(xié)商并組織落實(shí)。由此可以看出，辦公室工作人員必須有寬泛的知識(shí)背景、較強(qiáng)的辦事能力、較高的工作效率和良好的工作作風(fēng)。
二、辦公室行政管理知識(shí)——辦公室工作的特點(diǎn)
辦公室所擔(dān)負(fù)工作的性質(zhì)決定了它具有輔助性、事務(wù)性、綜合性、中樞性、機(jī)要性等特點(diǎn)。
1、輔助性
辦公室是為領(lǐng)導(dǎo)及整個(gè)組織提供輔助支持、服務(wù)的部門，輔助首先必須服從于領(lǐng)導(dǎo)，在工作中體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的意志，不可超越自己的管理權(quán)限，違背組織方針自行其是。辦公室工作的輔助性主要體現(xiàn)在兩方面：第一，全力支持組織的各項(xiàng)工作。這是指辦公室輔助領(lǐng)導(dǎo)對(duì)組織的各項(xiàng)工作進(jìn)行溝通、協(xié)調(diào)和督促檢查，必要時(shí)要調(diào)動(dòng)所掌握的信息人力及物力，協(xié)助有關(guān)人員及部門完成工作。第二，就是以協(xié)助者的角色完成各項(xiàng)工作。辦公室是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)層工作的機(jī)構(gòu)，除領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)外，一般它對(duì)各職能機(jī)構(gòu)和各項(xiàng)工作的管理沒有直接的指揮和監(jiān)督權(quán)力，只承擔(dān)協(xié)調(diào)和服務(wù)等輔助性管理工作，以協(xié)助者的角色推進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)決策的落實(shí)，不能擅作決定，自作主張。
2、事務(wù)性
辦公室工作的事務(wù)性表現(xiàn)在辦公室工作的方方面面。值班、接待、公文運(yùn)轉(zhuǎn)、后勤服務(wù)等，很多都是非常具體、瑣碎的事務(wù)。有人認(rèn)為辦公室整天為別人忙，工作價(jià)值不高，但事實(shí)并非如此。首先，這些工作是維系組織正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要組成部分，需要有專門的部門或人員去完成，而組織分工恰恰是將這樣的職能和使命賦予了辦公室。其次，這些工作平常似乎不引人注意，但卻是基礎(chǔ)性的工作，其價(jià)值會(huì)通過領(lǐng)導(dǎo)及其他管理人員的工作折射出來。
3、綜合性
辦公室工作以單位中心工作和主要領(lǐng)導(dǎo)為服務(wù)重點(diǎn)，為領(lǐng)導(dǎo)的工作提供全方位的支持，因此，領(lǐng)導(dǎo)的工作目標(biāo)就是辦公室的工作目標(biāo)，領(lǐng)導(dǎo)的工作重點(diǎn)就是辦公室的工作重點(diǎn)。領(lǐng)導(dǎo)的工作是綜合性、全局性的工作，所以辦公室的工作必然是綜合性、全局性的工作。辦公室具有綜合協(xié)調(diào)職能。涉及單位全局的工作，往往由辦公室牽頭，協(xié)調(diào)組織內(nèi)各部門完成任務(wù)。辦公室的業(yè)務(wù)可能涉及組織內(nèi)各個(gè)部門、各位工作人員，起組織、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查等作用。
4、中樞性
辦公室不同于其他職能部門，它附屬于管理層，作為領(lǐng)導(dǎo)的助手， 是領(lǐng)導(dǎo)的延伸，為整個(gè)組織活動(dòng)輸送信息，溝通協(xié)調(diào)，組織聯(lián)絡(luò)，處理組織活動(dòng)所產(chǎn)生的內(nèi)部事務(wù);如果沒有這些工作，組織將無(wú)法正常運(yùn)轉(zhuǎn)。它是聯(lián)系上下、溝通左右的橋梁，是組織同外界各方面聯(lián)絡(luò)的窗口，因此它是組織中名副其實(shí)的中樞機(jī)構(gòu)。
5、機(jī)要性
辦公室在工作過程中，由于離領(lǐng)導(dǎo)層較近，得知的組織消息更多更早，如有關(guān)政策的修改和人員的任免等，這些信息具有一定的機(jī)要性，并且不適宜在更大的范圍內(nèi)和更早的時(shí)間為一般人員所知曉，這就需要辦公室人員在履行職能的過程中具有一定的保密意識(shí)。
三、辦公室行政管理知識(shí)——辦公室的作用
辦公室的作用是指辦公室通過其職能發(fā)揮在組織運(yùn)轉(zhuǎn)中所起的作用，包括以下四個(gè)方面。
1、參謀與助手作用
辦公室的參謀與助手作用主要表現(xiàn)在輔助領(lǐng)導(dǎo)決策上。辦公室必須準(zhǔn)確理解上級(jí)精神，了解和掌握本單位的實(shí)際情況，對(duì)各方面信息進(jìn)行處理，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供真實(shí)可靠的依據(jù)。辦公室的參謀與助手職能還表現(xiàn)在決策的貫徹執(zhí)行上。決策已定，辦公室必須加強(qiáng)督促和檢查，注意搜集各種反饋信息，供領(lǐng)導(dǎo)檢驗(yàn)決策、調(diào)整、修正決策。
2、樞紐與心臟作用
如果把一個(gè)組織比作鐵路部門，那么辦公室就好比列車的編組站;如果把組織比作一個(gè)人，那么辦公室就是連接大小動(dòng)、靜脈血管的心臟。一個(gè)組織就是一個(gè)系統(tǒng)，它既存在和服從予更大的系統(tǒng)，又有自己相對(duì)獨(dú)立又相互聯(lián)系的子系統(tǒng)，這樣就構(gòu)成了一個(gè)整體。而具體體現(xiàn)這個(gè)整體中領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)中諸因素相互聯(lián)系的，就是辦公室。它承上啟下、溝通左右、聯(lián)絡(luò)八方，對(duì)于一個(gè)組織來說，須臾不可少。
3、協(xié)調(diào)與溝通作用
一個(gè)組織內(nèi)步調(diào)一致、協(xié)同前進(jìn)，才能勝利完成工作任務(wù)。要做到這一點(diǎn)，必須不斷加強(qiáng)組織內(nèi)、外部聯(lián)系，互通信息，相互理解，求得支持，統(tǒng)一步伐。辦公室要協(xié)調(diào)單位和主級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門以及沒有隸屬關(guān)系部門的關(guān)系，協(xié)調(diào)辦公室與其他部門的關(guān)系，協(xié)調(diào)本單位與下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的關(guān)系，協(xié)調(diào)辦公室內(nèi)部的關(guān)系。它還要協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，領(lǐng)導(dǎo)與群眾的關(guān)系，組織內(nèi)部其他部門之間的關(guān)系。通過協(xié)調(diào)，理順關(guān)節(jié)，溝通上下左右，消除隔閡，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，求得和諧。
4、形象與管家作用
辦公室是組織對(duì)外形象展示的窗口，組織的精神風(fēng)貌、政策水平、工作作風(fēng)、辦事效率都可以通過這個(gè)窗口反映出來。辦公室還是個(gè)管家，它肩負(fù)多種任務(wù)，吃、喝、用、住、行、資產(chǎn)管理等無(wú)所不包;一些突擊性、臨時(shí)性的工作均由辦公室這個(gè)管家受理，其他專業(yè)部門職責(zé)范圍之外的事項(xiàng)往往也通過辦公室來協(xié)調(diào)、落實(shí)。
辦公室的窗口和管家職能還有更深一層的含義，那就是辦公室的把關(guān)作用：辦公室要把好文字關(guān)，提高公文質(zhì)量，削低“文山”;辦公室要把好財(cái)物關(guān)，厲行節(jié)約，反對(duì)浪費(fèi)，用較少的投入換來較多的產(chǎn)出;辦公室要把好會(huì)議關(guān)，加強(qiáng)會(huì)議的審查，不該開的會(huì)堅(jiān)決不開 ，能合并的會(huì)合并開，能開電話會(huì)的就不見面開，以提高工作效率;辦公室還把好信息關(guān)，要對(duì)各方面信息進(jìn)行精選、提煉、加工，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供全面、真實(shí)、高質(zhì)量的信息。
四、辦公室行政管理知識(shí)——辦公室人員的職業(yè)素質(zhì)
“參與政務(wù)、協(xié)調(diào)事務(wù)、做好服務(wù)”的角色定位，決定了辦公室工作的重要性，也決定了辦公室工作人員必須具備的職業(yè)道德素養(yǎng)。我國(guó)早在封建社會(huì)就已經(jīng)出現(xiàn)了輔佐各級(jí)官員辦公的幕友、師爺?shù)乃麄兛梢员豢醋魇敲貢那吧?，其素質(zhì)備受人們重視。曾有人將對(duì)幕友、師爺?shù)乃刭|(zhì)要求歸納為“十不”：一筆好字不錯(cuò);二等才情不露;三斤酒量不吐;四季衣服不當(dāng);五子圍棋不悔;六出昆劇不推;七字歪詩(shī)不遲;人張馬吊不查;九品頭銜不選;十分和氣不俗。從這里不難看出做個(gè)稱職的幕友、師爺，既要有寫一筆好字、才思敏捷、記憶力強(qiáng)這樣的技能，也要兼具琴棋書畫多方面的藝術(shù)修養(yǎng)，還要做謙謙君子，有不慕功名、甘居人后的人品。其中不少內(nèi)容在今天依然適用。
今天對(duì)辦公室人員的職業(yè)素質(zhì)要求主要體現(xiàn)在職業(yè)道德、職業(yè)意識(shí)、職業(yè)能為三方面。
1、辦公室人員的職業(yè)道德
所謂職業(yè)道德，是指擔(dān)負(fù)不同社會(huì)責(zé)任和服務(wù)的人員應(yīng)當(dāng)遵循的道德準(zhǔn)則。它通過人們的信念、習(xí)慣和社會(huì)輿論而起作用，成為人們?cè)u(píng)判是非、辨別好壞的標(biāo)準(zhǔn)和尺度，從而促使人們不斷增強(qiáng)職業(yè)道德觀念，不斷提高服務(wù)水平。辦公室工作人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，主要有以下八個(gè)方面：
(1)良好的品格
品格是指人對(duì)現(xiàn)實(shí)的穩(wěn)固態(tài)度及其習(xí)慣化的行為方式，主要表現(xiàn)為：
①對(duì)現(xiàn)實(shí)的態(tài)度，是一個(gè)人的基本道德品質(zhì)，是個(gè)人品格中的核心內(nèi)容。如愛集體、愛勞動(dòng);敬業(yè)愛崗、或者自私、孤僻、好逸惡勞、妄自尊大等。
②情緒特征，主要指情感方面的強(qiáng)弱、持續(xù)時(shí)間的長(zhǎng)短等。
③意志特征，如行為目標(biāo)是否明確堅(jiān)定，行為的自控水平，遇事鎮(zhèn)定果斷與否等。
?、芾碇翘卣?，是在想象事物的過程中表現(xiàn)為理想主義還是現(xiàn)實(shí)主義、在感知事物的過程中是主動(dòng)觀察還是被動(dòng)感知。
一個(gè)人的品格對(duì)工作和生活影響很大。辦公室人員應(yīng)當(dāng)具備良好的品格嚴(yán)格要求自己，克服不良習(xí)慣，主動(dòng)適應(yīng)工作環(huán)境來開展工作。
(2)忠于職守
忠于職守是指辦公室工作人員忠于辦公室這個(gè)特定的崗位、職責(zé)。大而言之是忠于黨、國(guó)家和人民利益;小而言之，是指忠于本單位的利益，這兩者從根本上說是統(tǒng)一的。辦公室工作人員忠于職守表現(xiàn)在能及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中的問題，敢于諍諫，表現(xiàn)在對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，及時(shí)請(qǐng)示、匯報(bào)手檢查、總結(jié)，嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的指示，反映信息及時(shí)、準(zhǔn)確。忠于職守還意味著恪守本分，甘當(dāng)助手、配角，甘當(dāng)無(wú)名英雄，不越權(quán)或?yàn)E用職權(quán)。
(3)公道正派
辦公室工作人員只有公道正派才能做到胸襟寬闊，在工作中充滿朝氣和活力。
辦公室工作人員經(jīng)常接觸領(lǐng)導(dǎo)，與領(lǐng)導(dǎo)熟悉、關(guān)系密切。這種情況下尤其要注意自重自強(qiáng)，不能將為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)理解為主仆關(guān)系而獻(xiàn)媚領(lǐng)導(dǎo)、阿訣奉承、溜須拍馬。對(duì)待來賓，不管是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，還是基層群眾，不論其資歷高低職務(wù)大小，都要一視同仁、平等相待。切忌因人而異，親疏有別。更不能看來頭辦事情，隨風(fēng)轉(zhuǎn)。
(4)嚴(yán)守機(jī)密
辦公室工作人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊的機(jī)會(huì)多，接觸的內(nèi)部文件多，參加重要會(huì)議多，接觸機(jī)密多。要嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，嚴(yán)守黨和國(guó)家的機(jī)密，不在任何場(chǎng)合向任何人炫耀和泄露，以免給黨和國(guó)家造成損失。要做到不該說的機(jī)密絕對(duì)不說;不該知道的機(jī)密不要打聽;私人通信、電話不得涉及黨和國(guó)家的機(jī)密;不得在不利于保密的場(chǎng)合談?wù)摍C(jī)密;私人筆記本不能記黨和國(guó)家機(jī)密;接人互聯(lián)網(wǎng)的電腦不能存儲(chǔ)機(jī)密;未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得隨身攜帶機(jī)密文件。
(5)講求效率
辦公室工作人員一定要注重工作效率，在日常工作中，當(dāng)場(chǎng)可以辦理的事，就不要說“研究研究”;當(dāng)日可以處理完的，就不要推到明天;急事要馬上落實(shí)。“雷厲風(fēng)行”應(yīng)該是辦公室工作人員的工作原則和應(yīng)有作風(fēng)。
(6)恪守信用
辦公室工作嚴(yán)謹(jǐn)繽密、責(zé)任重大。辦公室工作人員在工作交往中應(yīng)恪守信用。包括約定會(huì)晤、安排會(huì)議、組織聯(lián)絡(luò)、收發(fā)函件、傳遞文件都要準(zhǔn)時(shí);接受任務(wù)如不能按期完成，必須及時(shí)匯報(bào)，不能拖延或擅自改變。恪守信用還包括決不輕易允諾別人所托而自己又力所不能及的事情，一旦允諾就應(yīng)該盡一切力量去辦到。
(7) 善于合作
辦公室工作人員工作頭緒多、涉及面廣，往往環(huán)環(huán)相扣，非單槍匹馬所注完成。辦公室工作人員要善于同他人密切配合，步調(diào)一致，才能順利完成任務(wù)。善于合作既要求對(duì)同事尊重和理解，也要求公允地與同事分享勝利的成果，分擔(dān)失敗的責(zé)任。
(8)文明禮貌
辦公室工作人員待人接物一定要文明禮貌，舉止大方、談吐文雅、常帶微笑。具體可概括為職業(yè)道德十規(guī)則，即禮貌而不居高臨下;誠(chéng)實(shí)而不弄虛作假;參謀而不越權(quán)行事;謙虛而不傲上凌下;謹(jǐn)慎而不唯唯諾諾;公正而不見風(fēng)使舵;敬業(yè)而不妄自尊大;敬重而不阿訣奉承;慎言而不談?wù)撌欠?本分而不炫耀示人。
2、辦公室人員的職業(yè)意識(shí)
職業(yè)意識(shí)是指在職業(yè)選擇與定向過程中，對(duì)未來或已經(jīng)從事的職業(yè)的認(rèn)識(shí)、評(píng)價(jià)及自己相應(yīng)的情感態(tài)度等心理成分的綜合，它是職業(yè)道德、職業(yè)操守和職業(yè)行為等職業(yè)要素的總和。作為在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作的辦公室人員，應(yīng)具備的職業(yè)意識(shí)主要是幕后意識(shí)、信息意識(shí)、多能意識(shí)、時(shí)間意識(shí)、合作意識(shí)和保密意識(shí)。
(1)幕后意識(shí)
幕后意識(shí)是指辦公室人員應(yīng)認(rèn)識(shí)到辦公室工作的輔助性、服務(wù)性，其工作成績(jī)一般不會(huì)獨(dú)立完整地顯示出來，而是附著于單位整體工作成績(jī)或領(lǐng)導(dǎo)的有效決策及以后的貫徹之中。在鮮花和榮譽(yù)面前 ，要擺正自己的位置，甘當(dāng)幕后英雄，不奪領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)采，維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)形象。
(2)保密意識(shí)
辦公室人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，了解本單位人事、財(cái)務(wù)或政策等方面的信息要比其他人多一些、早一些，如果辦公室人員保密意識(shí)不強(qiáng) ，在一些敏感信息還沒有公布于眾之前提前泄露出去，會(huì)使領(lǐng)導(dǎo)處于被動(dòng)地位，不利于工作的開展。辦公室人員要嚴(yán)格遵守有關(guān)保密規(guī)定，做好文件保密、會(huì)議保密、通信保密、辦公自動(dòng)化設(shè)備保密。
(3)時(shí)間意識(shí)
辦公室工作瑣碎繁雜，辦公室人員不僅要做好辦公室日常事務(wù)性王作，還要接待來訪賓客，為領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時(shí)性工作奔波。辦公室人員要有很強(qiáng)的時(shí)間觀念，對(duì)工作有統(tǒng)籌計(jì)劃和安排，今日事今日畢，不能養(yǎng)成拖拉的習(xí)慣，提高工作效率。
(4)合作意識(shí)
辦公室是一個(gè)組織或部門的樞紐和心臟，它擔(dān)負(fù)著上傳下達(dá)、內(nèi)外聯(lián)系、溝通協(xié)調(diào)的任務(wù)，和方方面面發(fā)生著這樣那樣工作上的聯(lián)系。辦公室人員必須具備良好的協(xié)作必態(tài)和合作精神，能幫助別人的事就不推諉，需要?jiǎng)e人幫助或配合時(shí)應(yīng)誠(chéng)懇禮貌，只有這樣，才能贏得別人的尊重、體諒與配合。
(5)信息意識(shí)
隨著互聯(lián)網(wǎng)的日益發(fā)展和滲透，辦公室人員收集、篩選和利用信息的能力從一個(gè)側(cè)面來說，可以反映他們工作效率的高低，證明他們工作能力的強(qiáng)弱。要履行好“參政議政、輔助決策”的職能，就要熟悉各種信息獲取方法，了解和掌握工作各方面的相關(guān)信息。
(6)多能意識(shí)
現(xiàn)代社會(huì)對(duì)辦公室工作人員的要求是多方面和全方位的：不僅要具備基本的辦文、辦會(huì)和辦事能力，還要能夠充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的參謀或“外腦”，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，并有較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力和組織策劃能力等。
3、公室人員的職業(yè)能力
辦公室人員應(yīng)具備的職業(yè)能力主要可從知識(shí)結(jié)構(gòu)、辦公能力兩個(gè)方面來概括。
(1)知識(shí)結(jié)構(gòu)
辦公室工作綜合性強(qiáng)，接觸面廣，辦公室工作人員必須具有廣搏的知識(shí)與合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)，才能視野開闊，工作游刃有余。
?、倩A(chǔ)知識(shí)。主要包括科學(xué)文化知識(shí)、基本政治理論、政策法規(guī)基礎(chǔ)、計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)知識(shí)四大部分。有了科學(xué)文化基礎(chǔ)知識(shí)，才能談得上學(xué)習(xí)和掌握其他的知識(shí);只有掌握了正確的世界觀和方法論，才能在工作中表現(xiàn)出堅(jiān)定正確的政治方向和較高的理論水平;了解黨的現(xiàn)行路線、方針運(yùn)政策，國(guó)家憲法和法律，各種行政法規(guī)和部門的規(guī)章制度，才能準(zhǔn)確理解、執(zhí)行上級(jí)意圖，依法辦事;熟悉、熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，才能夠適應(yīng)現(xiàn)代辦公自動(dòng)化的要求，提高工作效率。
?、趯I(yè)知識(shí)。專業(yè)知識(shí)是辦公室人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的核心內(nèi)容，主要有工作背景知識(shí)、辦公室工作專業(yè)知識(shí)和相關(guān)知識(shí)三部分。
工作背景知識(shí)。辦公室工作人員在哪一行業(yè)工作，就應(yīng)學(xué)會(huì)哪一行業(yè)的專業(yè)知識(shí)。如在政府機(jī)關(guān)工作的就必須有行政管理知識(shí);在醫(yī)藥部門工作的要有醫(yī)藥衛(wèi)生知識(shí);在農(nóng)業(yè)部門工作的，就要有農(nóng)業(yè)科學(xué)知識(shí);在學(xué)校和文化團(tuán)體工作，則要具有教育學(xué)、文化學(xué)等方面的知識(shí)等。
辦公室工作專業(yè)知識(shí)。包括秘書學(xué)、文書學(xué)、應(yīng)用寫作、檔案管理、辦公設(shè)備使用與維護(hù)、行政管理學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)學(xué)、信息學(xué)、信訪學(xué)、調(diào)研學(xué)、速記學(xué)等。
相關(guān)知識(shí)。相關(guān)知識(shí)是指與專業(yè)知識(shí)密切相關(guān)而又有區(qū)別的知識(shí) ，學(xué)習(xí)這些知識(shí)對(duì)于提高辦公室人員的工作效率和水平，具有重要的意義。主要有：方法論知識(shí)、如系統(tǒng)論、信息論、控制論等;心理學(xué)知識(shí)、包括普通心理學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)心理學(xué)、管理心理學(xué)、社會(huì)心理學(xué)、秘書心理學(xué)等;社交知識(shí)、包括人際關(guān)系學(xué)、公共關(guān)系學(xué)、禮儀學(xué)等;財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)知識(shí)，包括會(huì)計(jì)學(xué)、財(cái)務(wù)報(bào)表等;其他科學(xué)知識(shí)，主要是行為學(xué)、預(yù)測(cè)學(xué)、咨詢學(xué)、倫理學(xué)、編輯學(xué)、傳播學(xué)、文學(xué)藝術(shù)等。
(2)辦公能力要求
作為辦公室的主要人員，主要應(yīng)具備以下一些能力：
?、倭己玫膶懽髂芰Α懽髂芰κ寝k公室工作人員的基本功。辦公室需要經(jīng)常撰寫各種文稿，很多單位招聘秘書的要求之一就是會(huì)寫文稿及進(jìn)行文件處理二秘書在起草文件時(shí)應(yīng)突出重點(diǎn)，觀點(diǎn)鮮明，邏輯、層次清晰;公文處理要快速及時(shí)，避免出現(xiàn)起草文件事無(wú)巨細(xì)，輕重不分，詞不達(dá)意的情況。這就要求每個(gè)工作人員不僅應(yīng)具備一般的寫作能力和寫作技巧，而且應(yīng)熟知各種應(yīng)用文體的寫作。
②口頭表達(dá)能力?？陬^表達(dá)能力就是如何運(yùn)用口頭語(yǔ)言表達(dá)思維的能力。辦公室工作人員雖然很少去演說，但卻要經(jīng)常說話：上傳下達(dá)要說話，匯報(bào)情況要說話，接待來訪要說話，打電話要說話。說話機(jī)會(huì)如此之多，就須講究說話藝術(shù)，一要清楚明白，二要注意分寸，三要生動(dòng)活潑，四要反應(yīng)敏捷。
?、坜k事能力。能辦事是辦公室人員的優(yōu)勢(shì)所在，這主要表現(xiàn)在善于協(xié)調(diào)各種關(guān)系上：一是與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的協(xié)調(diào)。辦公室人員要熟悉和了解領(lǐng)導(dǎo)的性格、習(xí)慣、工作方法，自覺地站在領(lǐng)導(dǎo)的立場(chǎng)去思考和處理問題。辦公室人員辦事，不能超越領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)范圍，更不能違背領(lǐng)導(dǎo)的意圖。二是領(lǐng)導(dǎo)與群眾關(guān)系的協(xié)調(diào)。辦公室人員是溝通領(lǐng)導(dǎo)與群眾聯(lián)系的橋梁，協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)與群眾的關(guān)系是辦公室職責(zé)所在。三是職能部門之間的協(xié)調(diào)。辦公室人員應(yīng)及時(shí)地向各個(gè)部門傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意見，協(xié)調(diào)好各職能部門工作。此外，在某些場(chǎng)合辦公室要代表單位進(jìn)行內(nèi)外關(guān)系協(xié)調(diào)，這要求辦公室人員要有公關(guān)意識(shí)，善于樹立良好的組織形象。
?、苁炀毷褂矛F(xiàn)代信息技術(shù)的能力。隨著以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的現(xiàn)代辦公設(shè)備大量進(jìn)入辦公室，辦公室工作人員的思維方式、行為方式(主要是工作、學(xué)習(xí)方式)和自身素質(zhì)首當(dāng)其沖地受到現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的沖擊和挑戰(zhàn)，這突出表現(xiàn)在信息技術(shù)所帶來的閱讀方式、寫作方式、通訊方式和信息查找等方面的重大變革上和辦公現(xiàn)代化設(shè)備的充分運(yùn)用上。所有這一切變化，都要求我們辦公室人員必須具備熟練使用現(xiàn)代信息技術(shù)的能力。
?、菝翡J的分析判斷能力。辦公室人員作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，還需要有敏銳的思維和善于發(fā)現(xiàn)問題的能力，靈敏的信息嗅覺和較強(qiáng)的洞察、判斷能力。主要善于綜合分析，善于在錯(cuò)綜復(fù)雜的情況下抓住問題的關(guān)鍵，并為領(lǐng)導(dǎo)找出解決矛盾、問題的途徑。
?、奚缃荒芰?。辦公室工作人員在日常工作中要接觸許多人，應(yīng)付許多交往活動(dòng)，待人接物是辦公室工作的重要組成部分。因此，辦公室工作人員需要了解人際交往的特點(diǎn)，克服人際交往的心理障礙，掌握人際交往的原則和方法。這樣，才能處理好同各個(gè)方面的關(guān)系，建立起和諧融洽的工作環(huán)境。
另外，辦公室工作人員還應(yīng)該具備良好的心理素質(zhì)，較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力、調(diào)研能力等。
五、辦公室行政管理知識(shí)——辦公室人員應(yīng)該具備的工作作風(fēng)
辦公室人員的作風(fēng)，關(guān)系到辦公室工作乃至本單位的工作質(zhì)量、辦事效率、精神面貌和總體形象，辦公室人員只有不斷加強(qiáng)自身的作風(fēng)修養(yǎng)，才能在參與政務(wù)、管理事務(wù)飛搞好服務(wù)的過程中，更好地體現(xiàn)團(tuán)結(jié)、勤奮、廉潔、高效、務(wù)實(shí)、創(chuàng)新的精神，把辦公室各項(xiàng)工作做好。辦公室人員作風(fēng)修養(yǎng)是多方面的，包括思想作風(fēng)修養(yǎng)、工作作風(fēng)修養(yǎng)、生活作風(fēng)修養(yǎng)等?？梢杂靡韵率畟€(gè)字概括：勤、深、實(shí)、謙、細(xì)、快、廉、嚴(yán)、穩(wěn)、和。
勤：勤奮努力，勤勤懇懇。在日常工作中做到手勤、腿勤、眼勤、嘴勤、腦子勤。
深：深入實(shí)際，深入群眾，領(lǐng)會(huì)上情，吃透下情。
實(shí)：求真務(wù)實(shí)，實(shí)是求是。不搞形式主義，不唯書，不唯上，只唯實(shí)。有喜報(bào)喜，有憂報(bào)憂，不說大話、空話、假話、套話。
謙：謙虛謹(jǐn)慎，謙恭謙讓。只有虛懷若谷，謙以待人，才能博聞廣收，搞好協(xié)調(diào);只有謙虛謹(jǐn)慎，才能頭腦清醒，持之有度。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)要謙恭尊重，不卑不亢，盡心服務(wù)，積極主動(dòng)地當(dāng)好參謀助手，不能不講分寸，喧兵奪主，越俎代庖，攬權(quán)越位。與同級(jí)或基層單位的同志打交道，要待人以禮，待人以誠(chéng)，平等商量，以理服人，多向別人請(qǐng)教，切不要以自己在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作而妄自尊大，更不能以領(lǐng)導(dǎo)自居，盛氣凌人，頤指氣使。
細(xì)：細(xì)致周到，一絲不茍。辦公室工作無(wú)小事，哪個(gè)環(huán)節(jié)有疏漏都會(huì)貽誤工作，造成損失。
快：節(jié)奏要快，雷厲風(fēng)行。比如對(duì)突發(fā)事件的處理。
廉：廉潔奉公，廉政為民。嚴(yán)格遵守單位廉政建設(shè)各項(xiàng)規(guī)定。
嚴(yán)：嚴(yán)守紀(jì)律，嚴(yán)格要求。模范執(zhí)行單位各項(xiàng)規(guī)定，對(duì)工作和個(gè)人作風(fēng)都要嚴(yán)格要求。
穩(wěn)：穩(wěn)重沉著，穩(wěn)妥可靠。辦公室工作千頭萬(wàn)緒，既要辦理瑣碎小事，又要處理大事、要事、爭(zhēng)事、難事，這就需要辦公室人員要做到心中有數(shù)，沉著冷靜，穩(wěn)重妥帖，應(yīng)付自如。越是急難新重的任務(wù)，越是遇到棘手問題，尤其是處置突發(fā)事件，越要分清輕重緩急，抓住主要矛盾，泰然處之，考慮周全，內(nèi)緊外松，舉重若輕，穩(wěn)扎穩(wěn)打，妥善處理。切不可手忙腳亂，驚慌失措，毛毛躁躁，亂了陣腳，失去方寸。
和：團(tuán)結(jié)協(xié)作，善與人和，這樣才能營(yíng)造一個(gè)良好的工作氛圍。
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