合同管理流程
合同管理流程
合同是連接合規(guī)部和其他部門(mén)的紐帶，合同工作是合規(guī)部重要工作之一。作為雙方權(quán)利義務(wù)的載體，合同是商務(wù)談判的結(jié)果，亦是后續(xù)履行的唯一依據(jù)。以下是小編為您整理的合同管理流程，希望對(duì)您有幫助。
合同管理流程如下
公司的經(jīng)營(yíng)管理行為除了內(nèi)部的會(huì)議、指示等之外，有很大一部分都體現(xiàn)為合同行為，尤其是公司與外部的市場(chǎng)主體就投資、合作、買(mǎi)賣(mài)、服務(wù)等開(kāi)展的經(jīng)營(yíng)行為都必須借助合同來(lái)約束和規(guī)范。因此規(guī)范合同管理流程，約束合同行為，對(duì)于防范法律風(fēng)險(xiǎn)，提升公司管理水平，促進(jìn)公司健康發(fā)展有著不言而喻的重要意義。
公司不管對(duì)于員工的勞動(dòng)合同，還是公司員工與客戶間簽署的各種合作合同等，公司都要進(jìn)行正規(guī)的管理，同時(shí)也要有詳細(xì)的管理流程，以下提供一些公司合同管理流程的資料，請(qǐng)參考。
一、合同行為及管理流程概述
公司的內(nèi)部的合同行為合同管理流程主要包括：合同文本草案的提出、審核、確認(rèn)、簽署、執(zhí)行與存檔等環(huán)節(jié)與行為。一般來(lái)說(shuō)，合同管理thldl.org.cn流程由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人發(fā)起，由其負(fù)責(zé)提出或起草合同草案，同時(shí)對(duì)該合同行為的相關(guān)情況進(jìn)行說(shuō)明;然后交由公司業(yè)務(wù)主管經(jīng)理、公司法律顧問(wèn)或法務(wù)主管分別對(duì)合同文本進(jìn)行審核并出具意見(jiàn);公司法定代表人或經(jīng)其授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人綜合上述意見(jiàn)，確認(rèn)合同的最終文本。
經(jīng)負(fù)責(zé)人確認(rèn)的合同文本，根據(jù)具體情況，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人提交給合同對(duì)方，或由公司領(lǐng)導(dǎo)簽署;合同文本提交對(duì)方后，對(duì)方若有修改，一般應(yīng)視為新的合同，需按上述流程重新審核。
最終未簽署的合同文本由公司領(lǐng)導(dǎo)決定留用或返歸業(yè)務(wù)經(jīng)辦人。
已簽署的合同，應(yīng)由公司合同管理人員統(tǒng)一負(fù)責(zé)存檔管理;業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)和經(jīng)辦人依照已生效的合同，嚴(yán)格執(zhí)行，完成公司業(yè)務(wù)。
二、合同的提出
合同的提出行為是整個(gè)合同管理流程中的發(fā)起環(huán)節(jié)。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人是發(fā)起環(huán)節(jié)的承擔(dān)者。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人根據(jù)公司業(yè)務(wù)的需要以及主管領(lǐng)導(dǎo)的指令，發(fā)起合同行為，提出合同文本，提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。要指出的是，合同文本的提出不僅指業(yè)務(wù)經(jīng)辦人自行負(fù)責(zé)起草合同文本的行為，還應(yīng)包括合同對(duì)方提出合同文本的行為。
業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在提出合同前，應(yīng)按照公司相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范和業(yè)務(wù)慣例進(jìn)行充分的市場(chǎng)調(diào)研，必要時(shí)需經(jīng)過(guò)公司的詢價(jià)、或招投標(biāo)等決策程序。
對(duì)于合同對(duì)方提出的合同文本或自行負(fù)責(zé)起草的文本，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注：合同雙方、合同標(biāo)的、價(jià)款與支付、違約責(zé)任等主要條款與結(jié)構(gòu)是否完備，雙方權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等，用詞是否準(zhǔn)確一致。
為提高整個(gè)合同行為和管理流程的效率，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人將合同草案提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核時(shí)，應(yīng)同時(shí)將合同對(duì)方的主要情況、合同的目的、與核心內(nèi)容、可能的風(fēng)險(xiǎn)予以說(shuō)明。
三、合同的審核
對(duì)于合同文本，負(fù)有審核責(zé)任的業(yè)務(wù)主管、法務(wù)主管或法律顧問(wèn)人應(yīng)分別從交易的可行性和合理性、合法性、可能的風(fēng)險(xiǎn)、成立與生效、違約后果以及文字內(nèi)容等予以全面審核，并簽署明確的書(shū)面意見(jiàn)。
業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)負(fù)責(zé)人、公司主管經(jīng)理審核合同，必要時(shí)應(yīng)征詢包括財(cái)務(wù)門(mén)在內(nèi)的公司其他相關(guān)部門(mén)意見(jiàn)，業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)負(fù)責(zé)人且應(yīng)針對(duì)合同條款核實(shí)有關(guān)市場(chǎng)信息。
重大合同的簽訂，事前均需有法務(wù)主管或法律顧問(wèn)的審核與意見(jiàn)。
審核的最后環(huán)節(jié)是公司負(fù)責(zé)人的確認(rèn)。依流程審核確認(rèn)的合同文本才可提交對(duì)方或簽署。
四、合同的簽署
合同須經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)的負(fù)責(zé)人簽字并蓋公章，方能成立。
公司法定代表人可根據(jù)公司管理制度、業(yè)務(wù)特性和業(yè)務(wù)規(guī)模，對(duì)某些特定合同的簽署權(quán)利授予其他負(fù)責(zé)人;該授權(quán)應(yīng)以書(shū)面文件為據(jù)，授權(quán)文件應(yīng)明確授權(quán)事項(xiàng)(合同類(lèi)別)、授權(quán)時(shí)限等。
五、合同的執(zhí)行與存檔管理
對(duì)于已簽署的合同，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人和部門(mén)應(yīng)認(rèn)真關(guān)注合同生效條件、生效時(shí)間，及時(shí)依照生效合同，實(shí)施相關(guān)業(yè)務(wù)。
在執(zhí)行合同過(guò)程中，業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)和經(jīng)辦人應(yīng)關(guān)注市場(chǎng)、公司和合同對(duì)方可能的重大情形變更，及時(shí)提出應(yīng)對(duì)方案;若對(duì)合同條款進(jìn)行必要的變更，應(yīng)視為新合同行為，需流程進(jìn)行相應(yīng)的審核和管理。
公司應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)全公司所有合同的管理，已簽署合同原件統(tǒng)一歸公司合同管理人員存檔;合同復(fù)印件，根據(jù)情況需要留財(cái)務(wù)部和經(jīng)辦部門(mén)，部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部們的合同管理。
對(duì)于已簽署成立的合同，合同管理人員應(yīng)依次按照合同主體、業(yè)務(wù)類(lèi)型、簽署時(shí)間、生效時(shí)間、是否履行完畢等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)歸檔;合同管理人員對(duì)合同的外借、查閱應(yīng)進(jìn)行登記。
建立合同管理臺(tái)帳，并及時(shí)更新相關(guān)信息。除了反映上述合同主體、業(yè)務(wù)類(lèi)型、簽署時(shí)間、生效時(shí)間等信息外，合同管理臺(tái)帳還應(yīng)包括：合同主要內(nèi)容、合同價(jià)款(金額)、履行進(jìn)度、簽署人等;年底應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)提交該年度公司合同管理臺(tái)帳及說(shuō)明報(bào)告。
公司各部門(mén)應(yīng)將合同執(zhí)行情況定期匯總至公司合同管理人員，并由其根據(jù)合同原件對(duì)公司各部門(mén)的合同執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)和分析，形成書(shū)面報(bào)告，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。
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