七大策略簡(jiǎn)化你的組織
過去幾年來,我們聽到數(shù)百位經(jīng)理人談到,復(fù)雜性會(huì)降低生產(chǎn)力,并對(duì)工作場(chǎng)所士氣造成負(fù)面影響。IBM和KPMG針對(duì)重要CEO進(jìn)行意見調(diào)查的結(jié)果,強(qiáng)化了這個(gè)信息,這兩項(xiàng)調(diào)查都顯示,復(fù)雜性是一項(xiàng)關(guān)鍵的商業(yè)挑戰(zhàn)。
同意復(fù)雜性造成問題是一回事,但對(duì)這個(gè)問題采取行動(dòng)又是另一回事——特別是對(duì)工作過量、備受壓力、而且很難負(fù)荷現(xiàn)有工作量的經(jīng)理人而言。事實(shí)上,復(fù)雜性的兩難之處在于,大部分經(jīng)理人覺得自己沒有時(shí)間專注在這個(gè)問題上:遇到這個(gè)問題,導(dǎo)致你沒有能力解決這個(gè)問題。
考慮到這一困境后,我們認(rèn)為經(jīng)理人必須要有一個(gè)策略架構(gòu),以便按照自己的步調(diào)和方式來處理自身領(lǐng)域中的復(fù)雜性。因此,我們想要提供一套“簡(jiǎn)單的”七步驟簡(jiǎn)化策略。
我們依次提出這些步驟,但你可以按各種不同的順序來執(zhí)行,主要看你在哪一項(xiàng)能夠最快做出最大改變。但是經(jīng)過一段時(shí)間后,你必須執(zhí)行所有七個(gè)步驟,如此一來,簡(jiǎn)單才會(huì)成為你組織的核心能力,而非只是一次性的項(xiàng)目計(jì)劃。
1.清除障礙。
簡(jiǎn)化作業(yè)的一個(gè)簡(jiǎn)單起點(diǎn),是擺脫愚蠢的規(guī)則和價(jià)值太低的活動(dòng)。大部分組織中都會(huì)有這類浪費(fèi)時(shí)間的活動(dòng),如,看看有多少人需要審查和簽發(fā)費(fèi)用報(bào)告或是小額采購(gòu);或是在展示PPT之前,需要審查內(nèi)容多少次。如果你可以排除一些簡(jiǎn)單的工作,就能把多出來的時(shí)間集中用在更重大的簡(jiǎn)化機(jī)會(huì)上。
2.采取由外而內(nèi)的觀點(diǎn)。
推動(dòng)簡(jiǎn)化作業(yè)的因素,應(yīng)該是出于有必要為內(nèi)部或外部顧客增加價(jià)值。因此,這個(gè)過程中的一個(gè)關(guān)鍵步驟,是積極厘清內(nèi)部或外部顧客實(shí)際上的需求,以及你可以采取什么行動(dòng),讓他們更成功。比方說,有一位經(jīng)理帶著她的團(tuán)隊(duì)拜訪客戶的工廠,團(tuán)隊(duì)成員就能看到客戶實(shí)際使用他們產(chǎn)品的情況,這樣他們就會(huì)知道如何改進(jìn)產(chǎn)品。
3.按優(yōu)先級(jí)處理。
簡(jiǎn)化作業(yè)的關(guān)鍵之一,是了解真正重要(和不重要)的項(xiàng)目是什么,并且在新項(xiàng)目加入時(shí),不斷重新評(píng)估這個(gè)優(yōu)先級(jí)清單。
4.采取最短的途徑。
一旦確定你在做正確的事情,徹底根除核心流程中多余的步驟。無關(guān)的、多余的部分,以及尋找使流程盡量簡(jiǎn)潔的機(jī)會(huì)。
5.不要再做濫好人。
造成或是加重復(fù)雜性的模式之一,是大家往往都不愿指出不好的做法。人們不愿質(zhì)疑資深人員,而這些人在無意間造成了復(fù)雜性,這可能是因?yàn)闀?huì)議管理技巧不佳、工作分配不明確、發(fā)送非必要的電子郵件、過度分析,或是其他不良的管理習(xí)慣。要平衡這個(gè)趨勢(shì),可以運(yùn)用具建設(shè)性的反應(yīng)意見和沖突,讓同事(和你自己)坦誠(chéng)指出可能會(huì)造成復(fù)雜性的個(gè)人行為。
6.減少層級(jí)并且擴(kuò)大監(jiān)管范圍。
造成復(fù)雜性的另一個(gè)原因是,公司組織結(jié)構(gòu)上傾向增加管理層級(jí),這通常導(dǎo)致經(jīng)理人只管理一、兩個(gè)人。當(dāng)那種情況發(fā)生時(shí),經(jīng)理人會(huì)覺得有必要過問部屬所做的一切,藉此增加價(jià)值。但這種做法加重了工作,降低了士氣。要降低這種復(fù)雜性,并且避免事必躬親,就必須定期檢查組織的結(jié)構(gòu),設(shè)法減少層級(jí)和管理人員,并擴(kuò)大主管的監(jiān)管范圍。
7.別讓問題死灰復(fù)燃。
最后要記得,復(fù)雜性就像花園里的野草,隨時(shí)都有可能重新悄悄長(zhǎng)回來。每當(dāng)你覺得好像已經(jīng)解決了復(fù)雜性這個(gè)問題時(shí),就重新執(zhí)行步驟1到步驟6。
在現(xiàn)今全球化和日益數(shù)字化的組織中,復(fù)雜性對(duì)生產(chǎn)力和工作場(chǎng)所滿意度的負(fù)面影響日益升高。經(jīng)理人必須把“簡(jiǎn)化”當(dāng)成一項(xiàng)核心領(lǐng)導(dǎo)能力來培養(yǎng),并讓“簡(jiǎn)化”成為商業(yè)戰(zhàn)略的關(guān)鍵要素。希望這些步驟可幫助你開始推動(dòng)簡(jiǎn)化。
作者:羅恩·阿什克納斯(Ron Ashkenas)是沙費(fèi)爾咨詢(Schaffer Consulting)管理合伙人,他也是《通用電氣“群策群力”》(The GE Work-Out)和《無邊界組織》(The Boundaryless Organization)兩書的聯(lián)合作者。麗莎•波德爾(Lisa Bodell)是 Future Think的創(chuàng)始人和CEO。
ViaHBR