會(huì)計(jì)填寫記賬憑證注意事項(xiàng)
會(huì)計(jì)填寫記賬憑證注意事項(xiàng)
無(wú)論是在手工會(huì)計(jì)還是在電算化會(huì)計(jì)中,都有根據(jù)已審核的記賬憑證登記賬簿,稱之為記賬。下面學(xué)習(xí)啦小編就為大家解開(kāi)會(huì)計(jì)填寫記賬憑證注意事項(xiàng)，希望能幫到你。
會(huì)計(jì)填寫記賬憑證注意事項(xiàng)
(1)摘要欄要簡(jiǎn)單明了地填寫經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容，文字說(shuō)明要簡(jiǎn)練概括。
要突出說(shuō)明經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的內(nèi)容，對(duì)方單位的名稱、貨物的名稱、數(shù)量以及經(jīng)辦人員等，比如“從甲公司購(gòu)入A商品100件”等，根據(jù)經(jīng)濟(jì)內(nèi)容的特點(diǎn)，填好摘要欄對(duì)于查閱憑證，登記帳簿都是十分必要的，也是做好記帳工作的一個(gè)重要方面。
(2)會(huì)計(jì)科目的使用必須正確，應(yīng)借、應(yīng)貸帳戶的對(duì)應(yīng)關(guān)系必須清晰。
編制復(fù)合分錄時(shí)，不能多借、多貸，只能一借多貸或一貸多借，防止帳戶對(duì)應(yīng)關(guān)系不清。對(duì)于出納員來(lái)說(shuō)，只涉及收款憑證和付款憑證，不涉及轉(zhuǎn)帳憑證。對(duì)于收款憑證，其借方科目自然為“現(xiàn)金”或“銀行存款”，其貸方科目則應(yīng)根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容和本行業(yè)會(huì)計(jì)制度的規(guī)定具體確定。對(duì)于付款憑證，其貸方科目自然為 “現(xiàn)金”或“銀行存款”，其借方科目應(yīng)根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容和行業(yè)會(huì)計(jì)制度的規(guī)定而具體確定。
(3)金額的登記方向、大小寫數(shù)字必須正確、符合數(shù)字書寫的規(guī)定，角分位不留空白，多余的金額欄應(yīng)劃斜線注銷。
(4)各種記帳憑證必須連續(xù)編號(hào)，以便查核。采用通用憑證的，可按經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序編號(hào)，每月從第1號(hào)編起。如果一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)需要填制多張記帳憑 證的，可采用分?jǐn)?shù)編號(hào)法。例如，一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)需要填三張轉(zhuǎn)帳憑證的，憑證的順序號(hào)是12，則可編制轉(zhuǎn)字第121/3號(hào)，第122/3號(hào)，第123/3號(hào)。采用多種記帳憑證的可分類編號(hào)。例如收字第1號(hào)，付字第1號(hào)，轉(zhuǎn)字第1號(hào)等。每月末最后一張記帳憑證的編號(hào)旁邊要加注“全”字以免憑證散失。無(wú)論哪一類編號(hào)，都必須做到按月、分類順序，即每月從第1號(hào)編起，順序編制到月末，不允許漏號(hào)、重號(hào)和錯(cuò)號(hào)。為保證記帳憑證編號(hào)不重不漏，可以使用“憑證銷號(hào)單”，預(yù)先編好憑證號(hào)碼，每編一張憑證就在銷號(hào)單上劃去一個(gè)號(hào)，月終將銷號(hào)單與有關(guān)憑證一并裝訂。憑證銷號(hào)單一般為100號(hào)，其基本格式如表2.1O。如一個(gè)月使用的銷號(hào)單在兩張以上的，也應(yīng)編定順序號(hào)。
(5)每張記帳憑證都必須注明所附原始憑證的張數(shù)，以便日后查閱原始憑證。記帳憑證必須以能證明其所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證作為附件。凡是能證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容的各種原始憑證，不論張數(shù)多少，都應(yīng)按規(guī)定貼在該記帳憑證后面。
原始憑證的張數(shù)一般以其自然張數(shù)為準(zhǔn)計(jì)算，即凡是與記帳憑證中的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)記錄有關(guān)的每一張憑證都算一張，如果原始憑證是附在原始憑證匯總表后面的，還應(yīng)該把原始憑證匯總表的張數(shù)一并計(jì)算在內(nèi)。有些零散的原始憑證，如火車票、飛機(jī)票、船票、市內(nèi)車票等，用“原始憑證粘貼單”粘貼在一起，也可以直接將其粘貼在報(bào)銷單上或者一張紙上作為一張?jiān)紤{證計(jì)算。
如果一張?jiān)紤{證涉及幾張記帳憑證，可把原始憑證附在一張主要的記帳憑證后面，在其他記帳憑證 上注明附有原始憑證的記帳憑證的編號(hào)，如“單據(jù)××張，附在第×號(hào)記帳憑證上”。如果一張?jiān)紤{證所列支出需要幾個(gè)單位共同負(fù)擔(dān)的，應(yīng)將其他單位負(fù)擔(dān)的部分，開(kāi)給對(duì)方原始憑證分割單，進(jìn)行結(jié)算。
(6)記帳憑證的日期。一般應(yīng)為編制記帳憑證的當(dāng)天的日期。對(duì)于出納業(yè)務(wù)而言，收款憑證和付款憑證，按規(guī)定應(yīng)在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的當(dāng)天及時(shí)編制，這樣才能做到日清，從而憑證日期也就是編制憑證當(dāng)天的日期。
(7)一張記帳憑證填寫完畢后，要加計(jì)合計(jì)數(shù)，檢查借貸雙方的金額及總帳科目和二級(jí)科目或明細(xì)科目的金額是否平衡。記帳憑證的一方不論是一個(gè)會(huì)計(jì)科目或若干個(gè)會(huì)計(jì)科目，或一個(gè)會(huì)計(jì)科目下有若干個(gè)明細(xì)科目，都應(yīng)將一方的金額加計(jì)合計(jì)數(shù)后填寫在相應(yīng)的“合計(jì)”欄內(nèi)。合計(jì)金額前應(yīng)加注市值符號(hào)，如“￥”。
(8)記帳憑證填制完后應(yīng)由填制人員簽名蓋章。制單人員在填制完記帳憑證后在憑證下“制單”欄簽章，稽核人員稽核后在憑證下“稽核”欄簽章，會(huì)計(jì)主管人員對(duì)憑證進(jìn)行復(fù)核后在憑證下“會(huì)計(jì)主管人員”欄簽章，出納員在辦理款項(xiàng)收付后，在憑證下“出納”欄簽章等，以便明確各自的責(zé)任。
會(huì)計(jì)填寫記賬憑證的要求
1)記賬憑證各項(xiàng)內(nèi)容必須完整。
2)記賬憑證應(yīng)連續(xù)編號(hào)。一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)需要填制兩張以上記賬憑證的，可以采用分?jǐn)?shù)編號(hào)法編號(hào)。
3)記賬憑證的書寫應(yīng)清楚、規(guī)范。相關(guān)要求同原始憑證。
4)記賬憑證可以根據(jù)每一張?jiān)紤{證填制，或根據(jù)若干張同類原始憑證匯總編制，也可以根據(jù)原始憑證匯總表填制。但不得將不同內(nèi)容和類別的原始憑證匯總填制在一張記賬憑證上。
5)除結(jié)賬和更正錯(cuò)誤的記賬憑證可以不附原始憑證外，其他記賬憑證必須附有原始憑證。
會(huì)計(jì)填寫記賬憑證的意義
任何單位，每發(fā)生一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，如現(xiàn)金的收付，物資的進(jìn)出，往來(lái)款項(xiàng)的結(jié)算等等，經(jīng)辦業(yè)務(wù)的有關(guān)人員必須按照規(guī)定的程序和要求，認(rèn)真填制會(huì)計(jì)憑證，記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成的日期、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容，并在會(huì)計(jì)憑證上簽名蓋章，有的憑證還需要加蓋公章，以對(duì)會(huì)計(jì)憑證的真實(shí)性和正確性負(fù)責(zé)任。一切會(huì)計(jì)憑證都必須經(jīng)過(guò)有關(guān)人員的嚴(yán)格審核，只有經(jīng)過(guò)審核無(wú)誤的會(huì)計(jì)憑證才能做為登記賬簿的依據(jù)。會(huì)計(jì)憑證的填制和審核，對(duì)于完成會(huì)計(jì)工作的任務(wù)，發(fā)揮會(huì)計(jì)在經(jīng)濟(jì)管理中的作用，具有十分重要的意義，歸納起來(lái)，有以下三個(gè)方面：
1、會(huì)計(jì)憑證是登記賬簿的根據(jù)
每個(gè)企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，會(huì)發(fā)生大量的、各種各樣的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。會(huì)計(jì)部門要及時(shí)正確地記錄這些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，必須依據(jù)會(huì)計(jì)憑證。每當(dāng)發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)，必須填制相應(yīng)的會(huì)計(jì)憑證。一般地說(shuō)，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生在哪里，會(huì)計(jì)憑證就在哪里填制。這樣可以正確及時(shí)地反映各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生及完成情況。隨著經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的執(zhí)行和完成，記載經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)執(zhí)行和完成情況的會(huì)計(jì)憑證就按規(guī)定的流轉(zhuǎn)程序最終匯集到財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門，成為記賬的基本依據(jù)。
2、審核會(huì)計(jì)憑證，可以更有效地發(fā)揮會(huì)計(jì)的監(jiān)督作用，使經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)合理合法
通過(guò)會(huì)計(jì)憑證的審核，可以監(jiān)督各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的合法性，檢查經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合國(guó)家的有關(guān)法律、制度，是否符合企業(yè)目標(biāo)和財(cái)務(wù)計(jì)劃;檢查經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)有無(wú)違法亂紀(jì)，違反會(huì)計(jì)制度的現(xiàn)象，有無(wú)鋪張、浪費(fèi)、貪污、盜竊等損害公共財(cái)產(chǎn)的行為發(fā)生;可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)管理中存在的問(wèn)題和管理制度中存在的漏洞，及時(shí)加以制止和糾正。以改善經(jīng)營(yíng)管理，提高經(jīng)濟(jì)效益。
3、會(huì)計(jì)憑證可以強(qiáng)化經(jīng)營(yíng)管理上的責(zé)任制
任何一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)，都要由經(jīng)管人員填制憑證并簽字蓋章，這樣，就便于劃清職責(zé)，加強(qiáng)責(zé)任感;并便于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，查明責(zé)任，從而有利于加強(qiáng)與改善經(jīng)營(yíng)管理，推行經(jīng)濟(jì)責(zé)任制。
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