如何編制出納記賬憑證
記賬憑證作為會(huì)計(jì)分錄的載體,是證明會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行賬務(wù)處理的憑證。下面小編來(lái)告訴大家出納如何編制記賬憑證,希望能幫到你。
如何編制出納記賬憑證
出納員編制填寫(xiě)的記賬憑證通常有兩類(lèi):一類(lèi)是通用憑證,即不分收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證,只用統(tǒng)一格式的“記賬憑證”來(lái)處理所有的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù);一類(lèi)是分錄憑證,即由收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證共同組成一套記賬憑證,分別處理貨幣資金收付業(yè)務(wù)與轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)。其中收款憑證與付款憑證是出納使用的專(zhuān)用憑證。以分錄憑證為例,出納員在編制記賬憑證時(shí),應(yīng)在以下三個(gè)方面特別注意。
首先,應(yīng)當(dāng)明確“收款憑證”和“付款憑證”的使用范圍。所謂收款和付款,是指單位收進(jìn)的貨幣資金,包括現(xiàn)金和銀行存款,絕不是單指現(xiàn)金的收付。某些單位在自行設(shè)計(jì)印制的記賬憑證中,將收款憑證印制成“現(xiàn)金收入憑證”,將付款憑證印制成“現(xiàn)金付出憑證”,用來(lái)專(zhuān)門(mén)處理現(xiàn)金收付業(yè)務(wù),而把銀行存款的收付業(yè)務(wù)用“轉(zhuǎn)賬憑證”處理,這就更不規(guī)范了。
其次,要正確填寫(xiě)有關(guān)內(nèi)容。記賬憑證一般有七個(gè)要素,應(yīng)按順序填寫(xiě)有關(guān)欄目。
一是要按記賬日期填寫(xiě)年、月、日,且年份要寫(xiě)全稱(chēng);
二是按貨幣資金的收付事項(xiàng)分別編制“字號(hào)”,“總字號(hào)”一般留給會(huì)計(jì)員填寫(xiě);
三是按業(yè)務(wù)內(nèi)容簡(jiǎn)潔而清楚地填寫(xiě)摘要,不僅自己記的賬能看清發(fā)生了什么業(yè)務(wù),讓會(huì)計(jì)員也能從記賬憑證上看清發(fā)生了什么業(yè)務(wù);
四是依據(jù)收付款憑證分別填寫(xiě)有關(guān)貨幣資金科目,以及與之相聯(lián)系的對(duì)應(yīng)科目。一般來(lái)講,收款憑證上“借方科目”在憑證上方,可按業(yè)務(wù)內(nèi)容分別填寫(xiě)“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目名稱(chēng),其對(duì)應(yīng)科目位置在憑證欄目?jī)?nèi);反之,付款憑證上“貸方科目”印制在憑證上方,可按業(yè)務(wù)內(nèi)容分別填寫(xiě)“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目名稱(chēng),其對(duì)應(yīng)科目位置在憑證欄目?jī)?nèi);
五是將發(fā)生額清晰地填入同行對(duì)應(yīng)科目的金額欄;六是按原始憑證的自然張數(shù)填寫(xiě)附件張數(shù)。注意:(1)用購(gòu)買(mǎi)的膠水粘附件,不要用大頭針別上,也不要用面糊做成的糨糊粘貼,以防鐵針氧化后脫落或遭鼠咬憑證。(2)粘貼附件時(shí)留下憑證裝訂線,以供日后翻閱。
(3)附件粘貼要整齊,一般是將上邊對(duì)齊。大于記賬憑證的原始憑證要正確折疊,不能裝訂后打不開(kāi);七是在憑證下方的“出納”或“制單”處簽章。
再次,要注意幾個(gè)事項(xiàng):一是書(shū)寫(xiě)要認(rèn)真,字跡要清晰,數(shù)碼要規(guī)范;二是按規(guī)定使用筆墨,不能隨便使用紅筆,不準(zhǔn)用圓珠筆、鉛筆填寫(xiě);三是正確改錯(cuò),不要隨意涂抹;四是提現(xiàn)業(yè)務(wù)與存現(xiàn)業(yè)務(wù)統(tǒng)一用“付款憑證”,提現(xiàn)時(shí)以“銀行存款”科目減少為主,對(duì)應(yīng)科目即是“現(xiàn)金”;存現(xiàn)時(shí)反之,以“現(xiàn)金”科目增加為主,對(duì)應(yīng)科目即是“銀行存款”。通用憑證的使用方法與分錄憑證使用大同小異,只是在編寫(xiě)字號(hào)時(shí)注意不要混淆,因?yàn)閼{證格式一樣,顏色一樣,容易出錯(cuò)。
出納的定義
出納是按照有關(guān)規(guī)定和制度,辦理本單位的現(xiàn)金收付、銀行結(jié)算及有關(guān)賬務(wù),保管庫(kù)存現(xiàn)金、有價(jià)證券、財(cái)務(wù)印章及有關(guān)票據(jù)等工作的總稱(chēng)。
在中國(guó)古代出納也指家庭等方面的收支管理情況,例如清田蘭芳《明河南參政袁公(袁可立子袁樞)墓志銘》:"十七來(lái)歸,即傳家政。按親族,御臧獲,美肴酒,綜出納,無(wú)事不井井。"
從廣義上講,只要是票據(jù)、貨幣資金和有價(jià)證券的收付、保管、核算,就都屬于出納。它既包括各單位會(huì)計(jì)部門(mén)專(zhuān)設(shè)出納機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)票據(jù)、貨幣資金、有價(jià)證券收付業(yè)務(wù)處理,票據(jù)、貨幣資金、有價(jià)證券的整理和保管,貨幣資金和有價(jià)證券的核算等各項(xiàng)工作,也包括各單位業(yè)務(wù)部門(mén)的貨幣資金收付、保管等方面的工作。狹義的出納則僅指各單位會(huì)計(jì)部門(mén)專(zhuān)設(shè)出納崗位或人員的各項(xiàng)工作。
出納人員的工作
從廣義上講,既包括會(huì)計(jì)部門(mén)的出納工作人員,也包括業(yè)務(wù)部門(mén)的各類(lèi)收款員(收銀員)。收款員(收銀員),從其工作內(nèi)容、方法、要求,以及他們本身應(yīng)具備的素質(zhì)等方面看,與會(huì)計(jì)部門(mén)的專(zhuān)職出納人員有很多相同之處。他們的主要工作是辦理貨幣資金和各種票據(jù)的收入,保證經(jīng)手的貨幣資金和票據(jù)的安全與完整;他們也要填制和審核許多原始憑證;他們同樣是直接與貨幣打交道,除了要有過(guò)硬的出納業(yè)務(wù)知識(shí)以外,還必須具備良好的財(cái)經(jīng)法紀(jì)素養(yǎng)和職業(yè)道德修養(yǎng)。所不同的是,他們一般工作在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的第一線,各種票據(jù)和貨幣資金的收入,特別是貨幣資金的收入,通常是由他們轉(zhuǎn)交給專(zhuān)職出納的;另外,他們的工作過(guò)程是收入、保管、核對(duì)與上交,一般不專(zhuān)門(mén)設(shè)置賬戶進(jìn)行核算。所以,也可以說(shuō),收款員(收銀員)是出納(會(huì)計(jì))機(jī)構(gòu)的派出人員,他們是各單位出納隊(duì)伍中的一員,他們的工作是整個(gè)出納工作的一部分。出納業(yè)務(wù)的管理和出納人員的教育與培訓(xùn),應(yīng)從廣義角度綜合考慮。狹義的出納人員僅指會(huì)計(jì)部門(mén)的出納人員。
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