15種公文類型的文本特點(2)
15種公文類型的文本特點
第五種類：公告
一、公告的內(nèi)涵：公告是行政公文的主要文種之一，它和通告都屬于發(fā)布范圍廣泛的曉諭性文種。公告是向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項時使用的公文。適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。
公告是用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項的公文。公告主要有兩種，一是宣布重要事項，如最近中國將在東海進行地對地導彈發(fā)射訓練;二是宣布法定事項，如宣布某項法規(guī)或規(guī)章，宣布國家領導人選舉結果。 有一類公告是屬于專業(yè)性的或向特定對象發(fā)布的，如經(jīng)濟上的招標公告，按國家專利法規(guī)定公布申請專利的公告，屬專業(yè)性公告;也有按國家民事訴訟法規(guī)定，法院遞交訴訟文書無法送本人或代收人時，可以發(fā)布公告間接送達，是向特定對象發(fā)布的，這些都不屬行政機關公文。
二、公告的使用范圍。公告通常是以國家的名義向國內(nèi)外宣布重大事件或者法定事項。重要事項是指有關國家政治、經(jīng)濟、文化、軍事、科技、人事、外交等方面的大事;法定事項是指由國家權力機關、行政機關等依據(jù)法律法規(guī)和法定程序公開的事項。如公布國家領導人的出國訪問，國家領導人的選舉結果，洲際導彈、人造衛(wèi)星的發(fā)射等。地方行政機關有時也可用公告。
公告還用于人民法院審理案件，如向被告送達法律文書等。國家機關使用公告公布事項，只限于在自己的職權范圍內(nèi)，基層單位一般不能制發(fā)公告。
三、主要特點。一是發(fā)文機關的特定性。僅限于國家權力機關、行政機關，以及被授權的部門。由于公告宣布的是重大事項和法定事項，發(fā)文的權力被限制在高層行政機關及其職能部門的范圍之內(nèi)。具體說，國家最高權力機關(人大及其會)，國家最高行政機關(國務院)及其所屬部門，各省市、自治區(qū)、直轄市行政領導機關，某些法定機關，如稅務局、海關、鐵路局、人民銀行、檢察院、法院等，有制發(fā)公告的權力。其他地方行政機關，一般不能發(fā)布公告。黨團組織、社會團體、企事業(yè)單位，不能發(fā)布公告。二是內(nèi)容的莊重性。所宣布的事項都是有關重大的、國內(nèi)外關注的事項，體現(xiàn)國家及其權力機關的威嚴，它的使用還要考慮到在國內(nèi)可能產(chǎn)生的政治影響。三是發(fā)布范圍的廣泛性。公告是向“國內(nèi)外”發(fā)布重要事項和法定事項的公文，其信息傳達范圍有時是全國，有時是全世界。譬如，中國曾以公告的形式公布中國科學院院士名單，一方面確立他們在我國科學界學術帶頭人地位，一方面盡力為他們爭取在國際科學界的地位。這樣的公告肯定會在世界科學界產(chǎn)生一定的影響。中國有關部門還曾在《人民日報》上刊登公告，公布中國名酒和中國優(yōu)質(zhì)酒的品牌、商標和生產(chǎn)企業(yè)，已便消費者能認清名牌。
四、格式和寫法
(一)標題。一般由三部分組成：“公告”標發(fā)文機關和文種，有時只標文種即可：標題如無發(fā)文機關名稱則在結尾必須落款。
(二)正文。包括開頭的原因，講原因目的：主體的事項，及告知的內(nèi)容，可以分條款寫下：最后是寫結尾，寫實施的期限、范圍以及違反如何等，也可以簡潔的提出對人民的希望，對違背者的警告等，然后再寫、或結尾只寫結束用語，如“特此公告”等。
(三)文尾。包括署名和日期。以機關名義發(fā)布，標題如已有機關名，就不必署了。
由于告語面廣，撰寫時要注意：事理周密無漏洞，條理清楚不啰嗦，語言通俗不鄙俚，文風嚴肅不做作。做到易讀易懂易知。
五、例文
中華人民共和國全國人民代表大會公告
第三號
第七屆全國人民代表大會第一次會議于1988年4月3日選舉鄧小平為中華人民共和國中央軍委會主席。
現(xiàn)予公告。
中華人民共和國第七屆全國人民代表
大會第一次會議主席團
xxxx年x月x日于北京
省級以下政府機關很少使用公告文種。
第六種類：通告
通告是在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或周知的事項時使用的公文。通告不同公告，它主要用于有關單位開展業(yè)務工作需要。
(一)適用范圍。通告適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。它的使用者可以是各級各類機關，它的內(nèi)容又往往涉及到社會的方方面面，因此，無論其使用主體還是其內(nèi)容都具有相當?shù)膹V泛性。
(二)主要特點。一是規(guī)范性。通告所告知的事項常作為各有關方面行為的準則或?qū)δ承┚唧w活動的約束限制，具有行政約束力甚至法律效力，要求被告知者遵守執(zhí)行。二是公開性。主要采用在社會上張貼或刊登新聞媒體的形式予以公開發(fā)布。三是廣泛性。告知范圍廣泛，適用范圍也很廣泛。不僅在機關單位內(nèi)部公布，而且向社會公布。其內(nèi)容可涉及社會生活各方面，因而各級機關、企事業(yè)單位、社會團體都可以使用。此外，通告的發(fā)布方式多樣，可通過報刊、廣播、電視公布，也可以張貼和發(fā)文，使公告內(nèi)容廣為人知。四是專業(yè)性。常用于水電、交通、金融、公安、稅務、海關等主管業(yè)務部門工作的辦理、要求或事務性事宜，內(nèi)容帶有專業(yè)性、事務性。五是通俗性。通告公文的內(nèi)容應當盡量使用明確、流暢、通俗易懂的語言來表達，以達到“周知”與“遵守”的行文目的。
(三)寫法。
標題
1.關于XXX的通告。
2.XXX關于XXX的通告。
3.XXX的通告。
原由。主要闡述發(fā)布通告的背景、根據(jù)、目的、意義等。通告常用的特定承啟句式“為……，特通告如下”或者“根據(jù)……，決定……，特此通告”引出通告的事項。
通告事項。通告事項是通告全文的核心部分，包括周知事項和執(zhí)行要求。撰寫這部分內(nèi)容，首先要做到條理分明，層次清晰。如果內(nèi)容較多，可采用分條列項的方法;如果內(nèi)容比較單一，也可采用貫通式方法。其次要做到明確具體，需清楚說明受文對象應執(zhí)行的事項，以便于理解和執(zhí)行。
結語。用特此通告或“本通告自發(fā)布之日起實施”表達。
(四)通報、通告、通知這三個文種都有溝通情況、傳達信息的作用，但又有區(qū)別：
一是所告知的對象不同。通報是上級機關把工作情況或帶有指導性的經(jīng)驗教訓通報下級單位或部門，無論哪種通報，受文單位只能是制發(fā)機關的所屬單位或部門;通告所告知的對象是全部組織和群眾，它所宣布的規(guī)定條文，具有政策性、法規(guī)性和某種權威性，要求人們遵照執(zhí)行，一般都要張貼或通過電臺、電視臺等新聞媒體大力宣傳;通知一般只通過某種公文交流渠道，傳達至有關部門、單位或人員，它所告知的對象是有限的。
二是制發(fā)的時間不同。通報制發(fā)于事后，往往是對已經(jīng)發(fā)生了的事情進行分析、評價，通報有關單位，從中吸取經(jīng)驗教訓;通告、通知制發(fā)于事前，都有預先發(fā)出消息的意義。
三是目的不同。通報主要是通過典型事例或重要情況的傳達，向全體下屬進行宣傳教育或溝通信息，以指導、推動今后的工作，沒有工作的具體部署與安排;通知主要是通過具體事項的安排，要求下級機關在工作中照此執(zhí)行或辦理;通告公布在一定范圍內(nèi)必須遵守的事項，有著較強的、直接的和具體的約束力。
四是作用不同。通報可以用于獎懲有關單位或人員，通知、通告無此作用。
第七種類：意見的適用范圍和主要特點
機關工作者與“三辦”(辦文、辦會、辦事)是分不開的。其中，“辦文”不僅僅是起草講話，更重要的是會審核、起草不同種類的公文。今天介紹一種公文體例“意見”，常用而且很重要，作為機關工作者應當掌握。
(一)意見的概念。意見是非常重要的公文種類。它的漢語解釋是見解和主張。最早出現(xiàn)于《后漢書·王充等傳論》：“夫遭運無恒，意見偏雜，故是非之論紛然相乖。”意見的本意是人們對事物所產(chǎn)生的看法或想法。意見是上級領導機關對下級機關部署工作，指導下級機關工作活動的原則、步驟和方法的一種文體。它的指導性很強，有時是針對當時帶有普遍性的問題發(fā)布的，有時是針對局部性的問題而發(fā)布的，意見往往在特定的時間內(nèi)發(fā)生效力。
意見的實質(zhì)是提出切合實際的可行性建議，發(fā)揮參謀和指導作用。其見解中的態(tài)度是誠懇的，即使是下行文中的“意見”也沒有決定或者通知等文種的強制性那樣強烈。作為上行文或平行文的“意見”，必須以“知無不言，言無不盡”的態(tài)度，對上級或平行機關提交本機關的建設性見識，充分發(fā)揮好參謀作用。在市場經(jīng)濟條件下，新事物層出不窮。各機關在工作中經(jīng)常會遇到一些新的情況和問題，如果原有政策規(guī)定不夠明確，或不相適應，就需要上級機關進行正確、及時的指導，以提出見解、措施，規(guī)范人們的行為，為下一步完善和制定有關法律法規(guī)做好必要的準備。而指導工作又不能使用剛性很強的“決定”等公文文種，那么，“意見”作為法定公文文種，既成為下級向上級或向平級機關提出解決有關重要問題的見解和處理辦法等方面建議的渠道，又成為上級在發(fā)現(xiàn)下級遇到有關重要問題時，提出見解和辦法措施，對下級予以指導的途徑。在多年的實踐中，“意見”較好地解決了呈轉(zhuǎn)性公文中長期存在的難題和上級在指導工作中的彈性問題。
(二)意見的適用范圍：意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。 分為三種類型：一是要求下級機關貫徹執(zhí)行的意見;二是請示上級機關批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的意見;三是平級或不相隸屬機關參考的意見。
(1)意見可以作為下行文，也可以作為上行文或平行文。
(2)作為下行文的意見，有較強的規(guī)范性和強制性，如《關于進一步做好退耕還林還草試點工作的意見》。
(3)作為上行文的意見，一般由專業(yè)主管部門提出，經(jīng)政府機關或上級業(yè)務主管部門批轉(zhuǎn)下發(fā)貫徹執(zhí)行。
(4)作為平行文的意見，是對函的補充。函一般需要回函，而意見只作為溝通情況，供參考，不需要回復。
(三)主要特點。
(1)重要性。所涉及的必須是重要問題，即應當是工作中所遇到的涉及方針政策性的重大事項和主要問題。
(2)指導性。意見用于下行文時，具有指示的性質(zhì)，對下級機關開展工作具有指導作用。
(3)針對性。就某一重要問題的制發(fā)，對下級機關起幫助和解決問題的作用。如《進一步加強國企改革的指導意見》。
(4)原則性。它在就重要問題提出見解和處理辦法時，總是從宏觀上提出原則性意見。
(四)意見的寫法
(1)下行文意見的篇幅一般較長，分為兩大部分：一是提出問題的背景、原因、目的，也就是為什么要寫這篇意見?？梢圆扇A敘夾議的寫作方式。二是提出意見的正文，可以分條列款的寫。
(2)上行文意見可以分為兩部分，一是提出意見的理由;二是意見正文。
(3)上行文意見可以申請批轉(zhuǎn)，在正文結束時寫：此意見如無不妥，請批轉(zhuǎn)某某執(zhí)行。
(4)平行文意見類似于函的寫法。
第八種類：通知的概念、適用范圍、特點格式及審核
(一)通知的概念：通知最早出自《漢書·平帝紀》：“徵(征)天下通知逸經(jīng)、古記、天文、歷算……至者數(shù)千人。” (1)指通曉之意。(2)把事情告訴別人知道。(3)告知事項的文字或口信。由此演變成一個重要文種。
(二)通知的適用范圍。通知用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。通知是黨政機關使用頻率最高、適用范圍最廣的文種。
1.批轉(zhuǎn)性通知。凡上級機關發(fā)布下級機關的來文，用“批轉(zhuǎn)性通知”。如省政府辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)某某廳新型栽培技術示范工作方案的通知。
2.轉(zhuǎn)發(fā)性通知。凡下級機關轉(zhuǎn)發(fā)上級機關的來文，或者黨政機關辦公廳(室)根據(jù)授權，發(fā)布平等機關或不相隸屬機關的來文，用“轉(zhuǎn)發(fā)性通知”。如：某省辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)國務院辦公廳關于保障近期蔬菜市場供應價格基本穩(wěn)定的通知。
3.印發(fā)性通知。凡上級機關向下級機關行文時使用《條例》中規(guī)定的15個主要文種以外的其他文種，如準則、條例、規(guī)定、辦法、細則、要點、規(guī)劃、綱要、計劃、方案等，用“印發(fā)性通知”。人事任免也多選用通知文種。如：關于省政府辦公廳關于印發(fā)某某專項規(guī)定的通知。
(三)主要特點。
1.適用范圍廣。此文種適用性強，形式靈活，在公文中廣泛應用。
2.使用頻率高。是所有公文中使用頻率最高的文種。
3.專項性強。通知多為專項，內(nèi)容必須具體明確，表述要求簡練準確。
(四)格式
1.標題：寫在第一行正中?？芍粚?ldquo;通知”二字，如果事情重要或緊急，也可寫“重要通知 ”或“緊急通知”，以引起注意。有的在“通知”前面寫上發(fā)通知的單位名稱，還有的寫上 通知的主要內(nèi)容。
2.稱呼：寫被通知者的姓名或職稱或單位名稱。在第二行頂格寫。有時，因通知事項簡短，內(nèi)容單一，書寫時略去稱呼，直起正文。
3.正文：另起一行，空兩格寫正文。正文因內(nèi)容而異。開會的通知要寫清開會的時間、地點、參加會議的對象以及開什么會，還要寫清要求。布置工作的通知，要寫清所通知事件的目的、意義以及具體要求和作法。
4.落款：分兩行寫在正文右下方，一行署名，一行寫日期。
寫通知一般采用條款式行文，可以簡明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照執(zhí)行。
(五)通知的審核。
1.審核發(fā)通知的必要性。要審核發(fā)通知有無必要。
2.審核發(fā)通知的政策性?？赐ㄖ欠穹舷嚓P政策規(guī)定。
3.審核發(fā)通知的合法性。看是否與有關法律規(guī)定相左。
4.審核發(fā)通知的體例格式。
5.審核發(fā)通知的內(nèi)容是否合規(guī)。
第九種類：對通報的理解及把握
通報是《條例》規(guī)定的第九類文種，使用范圍比較廣泛，現(xiàn)實工作中應當很好理解與把握。
(一)基本概念。通報是上級把有關的人和事告知下級的公文。通報的運用范圍很廣，各級黨政機關和單位都可以使用。它的作用是表揚好人好事，批評錯誤和歪風邪氣，通報應引以為戒的惡性事故，傳達重要情況以及需要各單位知道的事項。通報是各級機關、企事業(yè)單位和團體經(jīng)常使用的文種。其目的是交流經(jīng)驗，吸取教訓，教育干部、職工群眾，推動工作的進一步開展。
(二)主要特點。
1.告知性。通報的內(nèi)容，常常是把現(xiàn)實生活當中一些正反面的典型或某些帶傾向性的重要問題告訴人們，讓人們知曉、了解。
2.教育性。通報的目的，不僅僅是讓人們知曉內(nèi)容，它主要的任務是讓人們知曉內(nèi)容之后，從中接受先進思想的教育，或警戒錯誤，引起注意，接受教訓。這就是通報的教育性。這一目的，不是靠指示和命令方式來達到，而靠的是正、反面典型的帶動，真切的希望和感人的號召力量，使人真正從思想上確立正確的認識，知道應該這樣做，而不應該那樣做。
3.政策性。政策性并不是通報獨具的特點，其他公文也同樣具有這一特點?？墒?，作為通報，尤其是對表揚性通報和批評性通報來說，在這方面顯得特別強一些。因為通報中的決定(即處理意見)，直接涉及到具體單位、個人，或事情的處理，同時，此后也會牽涉到其他單位、部門效仿執(zhí)行的問題。決定正確與否，影響頗大。因此，必須講究政策依據(jù)，體現(xiàn)黨的政策。
4.目的性。無論是哪種類型的通報，都是介紹典型事例，有的放矢，目的性明確。表彰性通報主要用于表揚先進集體和個人，表彰先進事跡，評價典型經(jīng)驗，宣傳先進思想，樹立學習榜樣;批評性通報，主要是批評違規(guī)違紀事件，分析總結事故教訓等。告知性通報，主要用于傳達上級重要指示精神、重要會議精神、交流工作情況和經(jīng)驗教訓等。
5.時效性。如關于關于煤礦近期事故情況的通報等等。
6.特定性。通報的發(fā)布范圍，往往是在一個機關或一個系統(tǒng)內(nèi)部使用。通報雖然具有公開“通“曉，廣而”報“告之意，但發(fā)布范圍僅僅限于本機關或本系統(tǒng)。
(三)基本種類。
1.表彰性通報。表彰性通報，就是表彰先進個人或先進單位的通報。這類通報，著重介紹人物或單位的先進事跡，點明實質(zhì)，提出希望、要求，然后發(fā)出學習的號召。
2.批評性通報。批評性通報，就是批評典型人物或單位的錯誤行為、不良傾向、丑惡現(xiàn)象和違章事故等的通報。這類通報，通過擺情況，找根源，闡明處理決定，使人從中吸取教訓，以免重蹈覆轍。這類通報應用面廣，數(shù)量大，懲戒性突出。
3.情況通報。情況通報，就是上級機關把現(xiàn)實社會生活中出現(xiàn)的重要情況告知所屬單位和群眾，讓其了解全局，與上級協(xié)調(diào)一致，統(tǒng)一認識，統(tǒng)一步調(diào)，克服存在的問題，開創(chuàng)新的局面。這類通報具有溝通和知照的雙重作用。
(四)基本寫法。
1.標題。由制發(fā)機關，被表彰或被批評的對象和文種構成。通常有兩種構成形式：通常有兩種構成形式：一種是由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成，如《國務院辦公廳關于對少數(shù)地方和單位違反國家規(guī)定集資問題的通報》;另外一種是由事由和文種構成，如《關于給不顧個人安危勇于救人的王××同志記功表彰的通報》。此外，有少數(shù)通報的標題是在文種前冠以機關單位名稱，如《中共××市紀律檢查委員會通報》;也有的通報標題只有文種名稱。
2.主送機關。有的特指某一范圍內(nèi)，可以不標注主送機關。
3.正文。表彰(批評)通報正文結構有三部分：第一部分，說明表彰或批評的原因，即寫清先進事跡或錯誤事實的經(jīng)過情況，要求用敘述的手法真實客觀地反映事實;第二部分，對所敘述的事實進行準確的分析，中肯的評價，做到不夸大、不縮小，使人們能從好的人和事物中得到鼓舞，從錯誤中吸取教訓;第三部分，一般是對表彰的先進或批評的錯誤作出嘉獎或懲處。最后還要根據(jù)通報的情況，針對現(xiàn)實的需要，發(fā)出號召或提出要求。
情況通報正文結構一般有兩個部分：一是被通報的情況，二是希望和要求。
(五)使用文種。多以政函、辦函方式。重要性通報采用政文方式。
第十種類：對報告的理解與把握
機關工作者經(jīng)常接觸的一個非常重要的文種就是“報告”。
(一)概念： 1、宣告;告訴。 2、對上級有所陳請或匯報時所作的口頭或書面的陳述。 3、在會議上向群眾所作的正式陳述。 如政府工作報告。 4、手下進領導的辦公室進門之前的一種告知：“報告，我來了”。 5、告狀：打小報告。
公文中報告是向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答復上級機關的詢問時使用文種。
(二)主要特點。一是廣泛性。適用范圍廣泛。二是陳述性，內(nèi)容以陳述為主。三是單向性，下級機關向上級機關單向行文。四是事后性，“事前請示、事后報告”。
(三)容易出現(xiàn)的問題。
1.報告中夾雜著請示內(nèi)容。報告與請示都是上行文，但是它們的行文作用卻有所不同。一是對上級的要求不同。報告不要求上級答復，而請示是要求上級答復的。也就是說報告經(jīng)常是閱件，而請示則是辦件。閱件領導同志看到之后可辦可不辦，但辦件領導同志必辦。二是報告是事中或事后行文，而請示只能是事前行文。三是文種性質(zhì)不同。報告屬于陳述性的上行文，而請示屬于請求性質(zhì)的上行公文。四是行文的目的不同。
2.沒有反映上級意圖。報告一般都有上級部門發(fā)來的前件，下級部門給上級部門打報告必須吃透上級部門的精神，才能準確地給上級部門報告情況。有些報告沒有回答好上級機關的問題，提出了不少建議，這是不符合報告的要求的。
3.報告與請示并用。這是文種使用上的錯誤，有的報告夾雜多個請示事項，上級機關接到這樣的文件一般都做為退文處理。
第十一種類：對請示的理解和把握
一、基本概念。請示是下級機關向上級機關請求對某項工作、問題作出指示，對某項政策界限給予明確，對某事予以審核批準時使用的一種請求性公文，是應用寫作實踐中的一種常用文體。請示可分為解決某種問題的請示，請求批準某種事項的請示。
二、請示必須具備以下三個條件：
(一)必須是下級機關向上級機關的行文。(二)請示的問題必須是自己無權作出決定和處理的。(三)必須是為了向上級請求批準。
三、分類。根據(jù)請示的不同內(nèi)容和寫作意圖分為三類：
(一)請求指示的請示。此類請示一般是政策性請示，是下級機關需要上級機關對原有政策規(guī)定作出明確解釋，對變通處理的問題作出審查認定，對如何處理突發(fā)事件或新情況、新問題作出明確指示等請示。
(二)請求批準的請示。此類請示是下級機關針對某些具體事宜向上級機關請求批準的請示，主要目的是為了解決某些實際困難和具體問題。
(三)請求批轉(zhuǎn)的請示。下級機關就某一涉及面廣的事項提出處理意見和辦法，需各有關方面協(xié)同辦理，但按規(guī)定又不能指令平級機關或不相隸屬部門辦理，需上級機關審定后批轉(zhuǎn)執(zhí)行，這樣的請示就屬此類。
四、請示具有以下特點：
(一)內(nèi)容針對性、規(guī)定性強。
(二)請示事項一般時間性較強。請示的事項一般都是急需明確和解決的，否則會影響正常工作，因此時間性強。
(三)單一性，應一事一請示。一般主送一個機關，不多頭主送，如需同時送其他機關，應當用抄送形式，但不得在請示的同時又抄送下級機關。
(四)呈批性。無論同意與否，上級機關都要給予答復。
(五)應按隸屬關系逐級請示，一般情況不得越級請示，如確需越級請示，應同時抄報直接主管部門。
(六)事前性。必須是事前請示，不可先斬后奏。
五、審核請示的注意事項。
(一)批復性請示除審核請示內(nèi)容外，最關鍵的是要審核請示批復的代擬稿，涉法涉訴問題要請法制部門審核把關后批復。
(二)地方政府請示省政府并以省政府名義向國務院請示的事項，地方政府代擬稿應當經(jīng)省政府的主管部門審核后再以省政府的名義上報。如經(jīng)過多個部門應由牽頭部門牽頭會同有關部門會簽。
第十二種類：批復
(一)概念。批復是“答復下級機關的請示事項”時使用的文種。批復是用于答復下級機關請示事項的公文。它是機關應用寫作活動中的一種常用公務文書。
(二)特點。
1.行文具有被動性。批復的寫作以下級的請示為前提，它是專門用于答復下級機關請示事項的公文，先有上報的請示，后有下發(fā)的批復，一來一往，被動行文，這一點與其他公文有所不同。
2.內(nèi)容具有針對性。批復要針對請示事項表明是否同意或是否可行的態(tài)度，批復事項必須針對請示內(nèi)容來答復，而不能另找與請示內(nèi)容不相關的話題。因此批復的內(nèi)容必須明確、簡潔，以利下級機關貫徹執(zhí)行。
3.效用的權威性。批復表示的是上級機關的結論性意見，下級機關對上級機關的答復必須認真貫徹執(zhí)行，不得違背，批復的效用在這方面類似命令、決定，帶有很強的權威性。
4.語言的簡明性。批復的內(nèi)容要求簡明扼要，對請示件中請求事項只作原則性、結論性的表態(tài)、指示、決定，或提出方向性的意見，無須作具體分析和闡述。
(三)批復的分類根據(jù)批復的內(nèi)容和性質(zhì)不同，可以分為審批事項批復、審批法規(guī)批復和闡述政策的批復等三種。還有肯定性批復、否定性批復和解答性批復三種。
(四)審核時注意事項。
1.審核請示的內(nèi)容是否需要批復。
2.審核地方政府的文件，應轉(zhuǎn)由主辦部門承辦，并由主辦部門起草代擬反復稿。
3.部門呈報的需要批復的公文，應附代擬稿。上級辦文部門應當依照有關規(guī)定審核請示內(nèi)容及代擬稿。
4.上級部門對下級部門的批復要承擔法律責任。
所以審核批復時要慎之又慎。
第十三種類：議案
(一)概念。議案是由具有法定提案權的國家機關、會議常設或臨時設立的機構和組織，以及一定數(shù)量的個人，向權力機構提出進行審議并作出決定的議事原案。每個國家的議案提交程序和規(guī)定都是不一樣的，但是都是行使國家權利的重要手段。
在人大《辦法》中給的定義是：“適用于根據(jù)法定程序，有關機構向人大及其會提請審議的事項”;在行政《辦法》中給的定義是：“適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項”。這兩個議案定義有一個共同特點：都是圍繞人大這個中心進行行文的文種。所不同的是，人大議案的行文主體是多元化的，適用范圍廣泛;行政議案的行文主體只政府一家，適用范圍單一。
(二)主要特點。一是制發(fā)機關的法定性。議案的制發(fā)機關只能是各級人民政府，政府的職能部門無權制發(fā)。二是內(nèi)容的特定性。人民政府所提議案的內(nèi)容，必須屬于該人民代表大會或常務委員會職權范圍內(nèi)的有關事項。三是時效的規(guī)定性。各級人民政府的議案，應當而且必須在同級人民代表大會或其常務委員會舉行會議規(guī)定的限期前提出，否則不能列為議案，超過期限提交的議案一般改作“建議”處理，或移交下次人大會議處理。提交大會審議的議案，必須限期審議表決或提出處理意見。四是行文的定向性。議案只能由各級人民政府向同級人民代表大會或其常務委員會行文,不能向其他部門單位行文，主送機關也只有一個。五是事項的必要性和可行性。適合提交人大議案審議的事項, 必須是重要事項, 符合人民群眾的意愿和要求, 而且議案中提出的方案辦法措施, 也必須是切實可行的, 才有可能獲得通過。
(三)各國對議案內(nèi)容的要求。各國對議員提案內(nèi)容要求，分沒有限制、適當限制、禁止性條款三種情況。對議案內(nèi)容完全沒有限制的國家很少。大部分國家都對議員議案內(nèi)容有少量的限制。另外，有的國家規(guī)定議案不得包含某些內(nèi)容，如新加坡和以色列規(guī)定議案不得包含種族主義等內(nèi)容。
英國議會議事規(guī)則規(guī)定，普通議員議案只能在議會會期內(nèi)的每周五被討論，所以提出議案的后座議員們必須事先向議會秘書登記，然后在星期四通過抽簽的方法，挑出20件議員提案進入周五的議程。
在加拿大，平民院每天有1小時專門用于審議普通議員提交的議案或動議，隨機挑選出20名議員。在英國，每周二、周三全體會議質(zhì)詢議程完畢后，可由一名議員起立提出一項議案，他還可以就通過該議案的必要性等作10分鐘的說明;之后，可由反對該議案的一名議員予以反駁，時間也是10分鐘左右。該議案能否被接受，由議會全體會議表決。黨團配額。
在以色列，議案的數(shù)量主要是由議會黨團來控制的。
在美國，控制議案數(shù)量任務主要落在議會常設委員會身上。美國國會兩院各自的秘書按接收到時間先后對議案予以編號，然后送有關常設委員會，由委員會決定是否繼續(xù)審議。
在德國，議案主要是由各議會黨團提出的。議案草稿首先要在議會黨團理事會討論，然后交其工作小組研究，最后召開議會黨團全體成員討論。議會黨團內(nèi)部達成一致意見后，議案就提到長老委員會，由它決定應否列入議程。
各地方政府的公辦部門專門成立議案處(科)，辦理政府建議提案公文。從目前法制社會要求看，議案文種使用的幾率已經(jīng)越來越多。
第十四種類：函
一、函的概念
函是不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。
函的適用的范圍相當廣泛。在行文方向上，不僅可以在平行機關之間行文，而且可以在不相隸屬的機關之間行文，其中包括上級機關或者下級機關行文。在適用的內(nèi)容方面，它除了主要用于不相隸屬機關相互商洽工作、詢問和答復問題外，也可以向有關主管部門請求批準事項，向上級機關詢問具體事項，還可以用于上級機關答復下級機關的詢問或請求批準事項，以及上級機關催辦下級機關有關事宜，如要求下級機關函報報表、材料、統(tǒng)計數(shù)字等。此外，函有時還可用于上級機關對某件原發(fā)文件作較小的補充或更正。不過這種情況并不多見。
二、函的特點
(一)廣泛性。函是機關、單位公務往來中使用比較簡便靈活、使用范圍廣、使用頻率高的公文文種。平行機關和不相隸屬關系機關都可使用。
(二)溝通性。函對于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，起著溝通作用，充分顯示平行文種的功能，這是其他公文所不具備的特點。
(三)靈活性。表現(xiàn)在兩個方面：一是行文關系靈活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，還可以向上行文或向下行文，沒有其他文種那樣嚴格的特殊行文關系的限制。二是格式靈活，除了國家高級機關的主要函必須按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比較靈活自便，也可以按照公文的格式及行文要求辦?？梢杂形念^版，也可以沒有文頭版，不編發(fā)文字號，甚至可以不擬標題。
(四)單一性。函的主體內(nèi)容應該具備單一性的特點，一份函只宜寫一件事項。
三、函的分類
函可以從不同角度分類：
(一)按性質(zhì)分，可以分為公函和便函兩種。公函用于機關單位正式的公務活動往來;便函則用于日常事務性工作的處理。便函不屬于正式公文，沒有公文格式要求，甚至可以不要標題，不用發(fā)文字號，只需要在尾部署上機關單位名稱、成文時間并加蓋公章即可。
(二)按發(fā)文目的分。函可以分為發(fā)函和復函兩種。發(fā)函即主動提出了公事事項所發(fā)出的函。復函則是為回復對方所發(fā)出的函。
(三)另外，從內(nèi)容和用途上，還可以分為商洽事宜函，通知事宜函，催辦事宜函，邀請函、請示答復事宜函，轉(zhuǎn)辦函，催辦函，報送材料函等等。
四、撰寫函件應注意的問題
函的寫作，首先要注意行文簡潔明確，用語把握分寸。無論是平行機關或者是不相隸屬的行文，都要注意語氣平和有禮，不要倚勢壓人或強人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復函，則要注意行文的針對性，答復的明確性。
其次，函也有時效性的問題，特別是復函更應該迅速、及時。像對待其他公文一樣，及時處理函件，以保證公務等活動的正常進行。
第十五種類：紀要
(一)概念。紀要是用于記載、傳達會議情況和議定事項的公文。會議紀要不同于會議記錄。會議紀要對企事業(yè)單位、機關團體都適用。
(二)特點。
1.紀實性。會議紀要必須是會議宗旨、基本精神和所議定事項的概要紀實，不能隨意增減和更改內(nèi)容，任何不真實的材料都不得寫進會議紀要。
2.概括性。會議紀要必須精其髓，概其要，以極為簡潔精煉的文字高度概括會議的內(nèi)容和結論。既要反映與會者的一致意見，又可兼顧個別同志有價值的看法。有的會議紀要，還要有一定的分析說理。
3.條理性。會議紀要要對會議精神和議定事項分類別、分層次予以歸納、概括，使之眉目清晰、條理清楚。
4.內(nèi)部性。會議紀要是摘要記載會議情況和議定事項的內(nèi)部文件，可以印發(fā)參會單位和其他相關單位，但不需要向社會公開。不得以會議紀要代替有關行政執(zhí)法文書或文件，不得直接作為行政管理的依據(jù)。
5.針對性。紀要的針對性極強，針對某一專題即可召開專題會議形成紀要。針對某一會談可以形成專題會議紀要。
(三)注意事項。盡管不得以會議紀要代替有關行政執(zhí)法文書或文件，不得直接作為行政管理的依據(jù)。但是，紀要的形成必須與依法行政相聯(lián)系。也就是說，紀要必須依法形成，決策議定事項不能違法。
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