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      秘書(shū)實(shí)務(wù)具體工作內(nèi)容

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      秘書(shū)實(shí)務(wù)具體工作如下

      (一)擬定會(huì)議工作方案。一般應(yīng)包括以下內(nèi)容:會(huì)議記錄簡(jiǎn)報(bào)工作、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算、食宿安排、保衛(wèi)和工作等。

      (二)選定、安排議題。會(huì)議討論的問(wèn)題、決策的對(duì)象,就是議題。大中型會(huì)議的議題由會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志確定。日常會(huì)議的議題,有的由分管某項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)同志提出,有的由下級(jí)機(jī)關(guān)或者根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)同志指示準(zhǔn)備議題,然后將收集到的議題進(jìn)行篩選,加以修改、討論、充實(shí),報(bào)請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查后,按周、月或季度統(tǒng)籌安排。

      安排會(huì)議議題應(yīng)注意以下問(wèn)題:

      一是下一級(jí)會(huì)議可以解決的或者個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)同志可審批解決的問(wèn)題,一般不要安排上級(jí)會(huì)議討論;

      二是黨的會(huì)議同政府的會(huì)議討論的議題要有所區(qū)別;

      三是提交會(huì)議討論的議題,一般要有簡(jiǎn)要的文字材料,并在開(kāi)會(huì)前幾天經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同志審批后,發(fā)給有關(guān)同志閱讀,準(zhǔn)備意見(jiàn);

      四是臨時(shí)提出的一般議題不宜倉(cāng)促安排, 保證會(huì)議質(zhì)量;

      五是一次會(huì)議議題不能安排過(guò)多或過(guò)少,要測(cè)算每個(gè)議題大致所需時(shí)間,合理分配,一般安排一個(gè)主要議題和一二個(gè)小議題為宜,

      六是盡可能地將同類(lèi)性質(zhì)的議題提交一次會(huì)議討論;

      七是應(yīng)準(zhǔn)備一些后備議題,以便在會(huì)議進(jìn)展順利、時(shí)間充裕的情況下提供會(huì)議討論。

      (三)擬定會(huì)議議程、日程和程序。

      (四)準(zhǔn)備會(huì)議文件、報(bào)告。日常工作會(huì)議的文件、報(bào)告,主要應(yīng)由各職能部門(mén)起草準(zhǔn)備。會(huì)議秘書(shū)部門(mén)應(yīng)于會(huì)前通知有關(guān)部門(mén)報(bào)送會(huì)議文件,對(duì)文件內(nèi)容和質(zhì)量進(jìn)行初審,并向領(lǐng)導(dǎo)同志提出所報(bào)送的文件能否提交會(huì)議討論的意見(jiàn)。

      (五)提出與會(huì)人員名單。

      (六)編排分組。多次性的大中型會(huì)議在參加會(huì)議人員名單確定之后,要對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行編組,即按照一定的規(guī)律將全體與會(huì)人員劃分若干小組,以方便討論問(wèn)題。編組的基本方法有:根據(jù)地域編組;根據(jù)系統(tǒng)或行業(yè)編組;完全按人數(shù)編組。在進(jìn)行編組時(shí),要注意組的數(shù)量、規(guī)模適中。編組要全面周到,盡可有將召集會(huì)議機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)同志分散到各個(gè)組。

      (七)選定、布置會(huì)場(chǎng)。

      (八)制發(fā)會(huì)議證件。會(huì)議證件是表明與會(huì)議直接有關(guān)人員身份權(quán)利和義務(wù)的證據(jù)。會(huì)議證件可分為兩類(lèi):一類(lèi)是會(huì)議正式證件,包括代表證、出席證、列席證、簽到證、旁聽(tīng)證、來(lái)賓證、入場(chǎng)證、請(qǐng)柬等;另一類(lèi)是工作證件,包括工作證、記者證、出入證、汽車(chē)證等。各種證件的內(nèi)容欄目,大致包括會(huì)議名稱(chēng)、使用者單位、姓名、性別、職務(wù)、發(fā)證日期、證件號(hào)碼等。有些重要證件還應(yīng)貼一寸免冠半身照片,加蓋鋼印,以防偽造。

      (九)發(fā)布會(huì)議通知。各項(xiàng)會(huì)議準(zhǔn)備工作基本就緒后,要盡早發(fā)出開(kāi)會(huì)通知,以便與會(huì)人員提前做好準(zhǔn)備。一般分書(shū)面通知和口頭通知兩種。書(shū)面通知態(tài)度莊重嚴(yán)肅,備忘性好,參加人數(shù)較多或比較莊重的會(huì)議,宜發(fā)書(shū)面通知??陬^通知特別是電話通知,應(yīng)擬一個(gè)電話通知稿,以便簡(jiǎn)明、扼要、完整地進(jìn)行通知。重要會(huì)議的通知發(fā)出后,應(yīng)及時(shí)檢查并進(jìn)行落實(shí)。

      (十)制定會(huì)議須知。會(huì)議須知的內(nèi)容主要包括會(huì)議保密紀(jì)律、請(qǐng)假制度、會(huì)客制度、安全要求、作息時(shí)間和其他注意事項(xiàng)。

      (十一)負(fù)責(zé)會(huì)議報(bào)到。會(huì)議報(bào)到是指需要集中住宿的中大型會(huì)議的與會(huì)者到達(dá)開(kāi)會(huì)地點(diǎn)并通知會(huì)議秘書(shū)部門(mén)。報(bào)到是會(huì)議秘書(shū)部門(mén)準(zhǔn)確掌握與會(huì)人員到會(huì)情況并實(shí)施組織的重要一環(huán)。對(duì)于應(yīng)該報(bào)到而未及時(shí)報(bào)到的,應(yīng)注意催促。報(bào)到完畢后,應(yīng)匯總情況,向會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

      (十二)會(huì)議秘書(shū)工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置和工作人員的調(diào)配。日常工作性會(huì)議、小型會(huì)議,一般由常設(shè)會(huì)議秘書(shū)部門(mén)或固定的專(zhuān)職、兼職會(huì)議秘書(shū)工作人員負(fù)責(zé)會(huì)議工作。規(guī)模較大且又較重要的會(huì)議,組織精干有力的工作班子或成立大會(huì)秘書(shū)處,下設(shè)若干工作小組如秘書(shū)組、文件組、業(yè)務(wù)選舉組、簡(jiǎn)報(bào)組、宣傳報(bào)道組、翻譯組、總務(wù)組、警衛(wèi)組、交通組等。明確分工,各負(fù)其責(zé),保證會(huì)議順利進(jìn)行。

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