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      董事會秘書工作指南

      時間: 小邱0 分享

      什么是工作指南呢? 下面是小編為你整理的董事會秘書工作指南,希望對你有用!

      董事會秘書工作指南

      一、 負(fù)責(zé)每天、每周、每月的常規(guī)匯總工作。

      二、 負(fù)責(zé)起草社聯(lián)的各項工作匯報。

      三、 負(fù)責(zé)社聯(lián)文件的印發(fā)(如:策劃書總結(jié)書等)。

      四、 負(fù)責(zé)各項會議的記錄工作協(xié)調(diào)主席健全社聯(lián)各項規(guī)章制度。

      五、 負(fù)責(zé)各種例會的考勤。

      六、 負(fù)責(zé)辦公室的值班情況及處理相關(guān)的日常事務(wù)。

      七、 負(fù)責(zé)傳達(dá)各項通知,包括口頭傳達(dá)、手機傳達(dá)等方式(如開會的時間、場地等)

      八、 加強各部之間的聯(lián)系,搜集同學(xué)的意見,及時反饋,取長補短。

      九、 制定社聯(lián)的工作方針政策,協(xié)調(diào)和督促各部門履行職責(zé)。

      十、 定期的向老師、主席匯報有關(guān)工作等。

      一、值班要求

      值班時間:周日至周四晚7:00—8:30 周五12:30—13:30

      值班地點:南山書院社聯(lián)辦公室(南山書院208教室)

      值班人員:秘書處成員及各部成員

      (一)值班規(guī)定

      1、值班人員不得無故遲到,早退或曠到,因故不能及時值班需事先向秘書長申請調(diào)崗,否則一律按曠到處理。遵守值班秩序,不得吵鬧、喧嘩,維護(hù)社團(tuán)聯(lián)合會的形象。

      2、要保持值班記錄本的整潔條理性,認(rèn)真做好值班記錄

      3、不得把與工作無關(guān)的人員帶到辦公室逗留。不得隨意翻看相關(guān)資料,不得將同學(xué)的個人資料透露給其他人。

      4、對外來人員及電話需做好接待工作,對于所提問題或要求的工作及時解決,不能解決的要及時傳達(dá)給秘書長或主席,并做好詳細(xì)記載。

      5、值班人員有責(zé)任管理和愛護(hù)辦公室的公物,如有借用,在確定借者身份后方可借出,并做好相關(guān)記錄(借出物品名稱,日期,數(shù)量,借出人,歸還時間,若在當(dāng)時沒有歸還的應(yīng)催還或移交下一值班人員),并向辦公室匯報。

      6、作好交接班工作,本班未完成的工作與下一班進(jìn)行準(zhǔn)確無誤的交接。值班結(jié)束時保證辦公室內(nèi)衛(wèi)生和物品擺放整齊,注意關(guān)掉各種電器,鎖好門窗。

      二、人員通知

      (一)通訊錄更新

      1、定期確認(rèn)各中心主要成員有無人員和聯(lián)系方式的變動,及時修改。

      2、在右下角標(biāo)注日期,方便日后整理。

      (二)發(fā)放通知

      1、時間要求:最晚提前一天通知。

      2、內(nèi)容格式:說明時間、地點、活動內(nèi)容。若用短信通知,須加上“收到請回復(fù),謝謝!”,并以“(南山社聯(lián)秘書處)”結(jié)尾,須收到被通知人的回復(fù)方可視為通知到位,對方的回復(fù)須在該活動結(jié)束后方可刪除。

      (三)負(fù)責(zé)人

      龔玭、陳佳其

      三、會議記錄

      (一)會議記錄

      1、會議包括:周例會、社團(tuán)聯(lián)席會、秘書處例會及其他會議。

      2、會議前在簽到表上簽到,列出缺席、請假人員。

      3、會議記錄格式:按會議記錄紙要求。

      4、記錄內(nèi)容:包括發(fā)言人及其內(nèi)容,列出層次,分清主次,詳略得當(dāng)。結(jié)尾標(biāo)注“會議結(jié)束”。

      5、重要會議制作電子文檔。

      附:會議記錄格式

      年 — 年第二學(xué)期第一次周例會

      會議時間 : 會議地點 : 會議主持人: 參會人員: 缺席人數(shù): 會議記錄人:

      會議內(nèi)容:

      一、各部長匯報所分管部門上周工作情況 二、主席總結(jié)上周社聯(lián)工作 三、主席對本周工作進(jìn)行安排

      四、到會人員就社聯(lián)當(dāng)下所存在問題進(jìn)行討論并作出解決方案 五、征集對社聯(lián)工作的建議 會議結(jié)束

      西安建筑科技安大學(xué)南山書院社聯(lián)秘書處

      年/月/日

      (二)記錄人員

      鄒淑文、洪夢姝

      (三)教室申請

      1、在開會前一天申請教室。

      2、及時協(xié)調(diào)保證會議正常進(jìn)行。

      西安建筑科技大學(xué)教室借用申請單(草堂校區(qū))

      注意事項:

      1. 使用時必須保證教室內(nèi)設(shè)施的安全及環(huán)境的衛(wèi)生,且不得大聲喧嘩,以免影響其它教室的教學(xué)活動;

      2. 應(yīng)至少提前2天到教務(wù)工作辦公室辦理借用手續(xù),尊重和服從教室管理服務(wù)人員的管理和服務(wù)。

      工作指南的作用

      1.以有助于實現(xiàn)組織優(yōu)化

      在編制工作指南之前 ,有一個工作分析的過程,是對組織內(nèi)各職位、部門設(shè)置、人員匹配 以及工作業(yè)務(wù)流程等進(jìn)行的一次大盤點,之后形成了工作指南。試想經(jīng)過這樣一次大盤點,會達(dá)到一種什么效果?部門劃分明確、職責(zé)清晰、人崗匹配等,所以有利于提高工作效率,進(jìn)而實現(xiàn)組織優(yōu)化。

      2.是對員工進(jìn)行目標(biāo)管理的依據(jù)

      何為目標(biāo)管理?目標(biāo)管理縮寫為MBO(Management by objectives)是20世紀(jì)50年代中期出現(xiàn)于美國,以泰羅的科學(xué)管理和行為科學(xué)理論(尤其是其中的參與管理)為基礎(chǔ)形成的一種管理制度。憑借這種制度可以使組織的成員親自參加工作目標(biāo)的制定,實現(xiàn)自我控制,并努力完成工作目標(biāo)。對于員工的工作成果,由于有明確的目標(biāo)作為考核標(biāo)準(zhǔn),從而使對員工的評價和獎勵更加客觀、公平、公正、合理,可以大大激發(fā)員工為完成工作目標(biāo)而努力。

      3.是制定績效考核標(biāo)準(zhǔn)的基本依據(jù)

      工作指南確定了崗位職責(zé):在績效考核的時候,只有通過考察工作說明書,才會知道這個崗位有哪些職責(zé),員工是不是履行了這些職責(zé),以及完成的情況如何。假如在工作說明書中根本就沒有這個職責(zé),就不能拿這個要求考核員工,因為他不需要承擔(dān)這樣的責(zé)任。所以,工作說明書在工作目標(biāo)管理和績效考核工作中起很大的作用,也是績效考核的一個基本依據(jù)。

      4.為企業(yè)制定薪酬政策提供依據(jù)

      直接決定薪酬的依據(jù)有幾個(職位薪資體系、能力薪資體系、技能薪資體系),其中職位薪資體系用的比較廣泛,確定的前提是崗位評價,即崗位的職責(zé)范圍大小、工作復(fù)雜程度、勞動強度、勞動條件等。如何來了解這些信息呢,就是工作分析和工作說明書所提供的依據(jù)。如果沒有工作說明書,就無法進(jìn)行崗位評價,也就無法確定各個崗位的薪酬。因此從根本上說,工作說明書為企業(yè)制定薪酬政策提供了重要的依據(jù)。缺少了工作指南,企業(yè)制定薪酬政策將是很困難的。

      工作指南的格式

      第一部分 崗位規(guī)格說明

      一、基本資料

      崗位名稱:

      崗位評價:

      崗位編碼:

      定員標(biāo)準(zhǔn):

      直接上級:

      分析日期:

      二、崗位職責(zé)

      (一)概述

      (二)工作職責(zé)

      三、其他職責(zé)

      四、監(jiān)督及廣為關(guān)系

      (一)所受監(jiān)督和所施監(jiān)督

      1.所受監(jiān)督:

      2.所施監(jiān)督:

      (二)與其他崗位關(guān)系

      1.內(nèi)部聯(lián)系:

      2.外部聯(lián)系:

      (三)本崗位職務(wù)晉升階梯圖

      (四)本崗位橫向平移情況

      五、工作內(nèi)容及要求

      六、崗位權(quán)限

      七、勞動條件和環(huán)境

      室內(nèi)or室外?輕體力勞動or重體力勞動?腦力勞動?工作環(huán)境溫度、適度、噪音情況、有無粉塵、照明條件

      八、工作時間

      第二部分 員工規(guī)格要求

      九、資歷

      1.工作經(jīng)驗

      2.學(xué)歷要求

      十、身體條件

      十一、心理品質(zhì)及能力要求

      1.智力:

      2.語言能力:

      3.領(lǐng)導(dǎo)和管理能力:

      4.判斷能力;做事能力

      十二、所需知識和專業(yè)技能

      (一)擔(dān)任本崗位職務(wù)應(yīng)具備的專業(yè)知識和技能

      (二)招聘本崗位員工應(yīng)考核的內(nèi)容

      (三)上崗前應(yīng)接受的培訓(xùn)內(nèi)容

      (四)上崗后應(yīng)繼續(xù)教育訓(xùn)練的內(nèi)容

      十三、績效管理

      從德、能、勤、績四個方面對員工進(jìn)行考核,以領(lǐng)導(dǎo)評定為主,自我評定和同級評定為輔進(jìn)行,其中領(lǐng)導(dǎo)評定占70%,同級評定占20%,自我評定占10%。

      (一)本崗位工作考核的內(nèi)容

      (二)本崗位工作從時間角度考核要求

      (三)考核結(jié)果的分析和反饋

      由上級領(lǐng)導(dǎo)對考核結(jié)果進(jìn)行核實及可靠性分析,以保證考核結(jié)果的真實性,并將考核結(jié)果與同期指標(biāo)和工作要求相比較,及時將分析結(jié)果反饋給本人。

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