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      秘書接待客人計劃

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      辦公室秘書或總經(jīng)理秘書應(yīng)該如何制定接待客人的工作計劃?下面小編給大家介紹關(guān)于秘書接待客人計劃的相關(guān)資料,希望對您有所幫助。

      秘書接待工作計劃

      (一)接待規(guī)格及接待計劃的主要內(nèi)容

      1.接待規(guī)格劃分

      接待規(guī)格有3種:(1)高規(guī)格接待;(2)對等接待;(3)低規(guī)格接待。

      2.影響接待規(guī)格的因素

      影響接待規(guī)格的因素有:(1)對方與我方的關(guān)系;(2)一些突然的變化會影響到既定的接待規(guī)格;(3)對以前接待過的客人,接待規(guī)格最好參照上一次的標(biāo)準(zhǔn)。

      3.接待計劃的主要內(nèi)容

      接待計劃的內(nèi)容有4項:(1)確定接待規(guī)格;(2)日程安排;(3)經(jīng)費(fèi)運(yùn)算;(4)工作人員。

      (二)制定接待工作計劃的程序

      制定接待計劃的程序是:了解背景資料→草擬接待計劃→與本單位相關(guān)部門溝通情況→與來訪者溝通情況→報請上司申批。

      (三)制定接待工作計劃的注意事項

      (1)如果本單位有接待方面的規(guī)章制度,秘書應(yīng)嚴(yán)格遵照執(zhí)行。(2)要注意了解來賓的飲食習(xí)慣,特別是與宗教相關(guān)的飲食忌諱。(3)在接待過程中,要特別做好工作。

      秘書接待客人注意事項

      不浪費(fèi)客人的時間

      如果是接待有預(yù)約的客人,事情就比較簡單,把他帶到預(yù)先定好的會議室,及時通知預(yù)約的部門就行了。如果客人沒有事先預(yù)約,那么,就要詳細(xì)地問明客人有什么事,要找誰,馬上與有關(guān)部門聯(lián)系。現(xiàn)在經(jīng)常有這種現(xiàn)象,秘書在沒有弄清客人到底找準(zhǔn)合適之前,就把他帶到市場部;到市場部后,市場部的人說客人的事是銷售部負(fù)責(zé),當(dāng)他們來到銷售部時,人家又說這方面的工作已移交給企管部……這種來回往返,讓客人感到十分難堪,這實際上是對他的不尊重。因此,在這種沒有把握的情況下,最好是請客人稍等一會,先用電話與有關(guān)部門聯(lián)系一下:“……天地公司的李強(qiáng)先生有件關(guān)于廣告的事,是不是請你們接待一下?”這樣就可以少碰許多軟釘子,客人也會感到你的熱情。

      客人較多的時候

      在客人較多的時候,秘書要堅持先來后到的接待原則,有些客人雖然是初次來訪,但說不定他就是總經(jīng)理幾十年沒見面的老同學(xué)。如果秘書在接待客人時不堅持先來后到的接待的原則,熟人優(yōu)先,讓客人明顯感到薄此厚彼,那心里肯定不痛快。因此,即使是總經(jīng)理的座上客,也得按先后順序接待。其實,只要你對他們點點頭,表示一下歉意:“實在對不起,請您稍等一下?!彼麄兇蠖喽紩斫?。

      現(xiàn)在有許多送水、送飯、文具、快遞公司的人上門推銷,這多少會影響一些前臺的接待工作。即使如此,秘書也不能表現(xiàn)出一副不耐煩的樣子,擺出一副高高在上的架勢。你無形的優(yōu)越感會讓他們產(chǎn)生自卑感,甚至產(chǎn)生怨氣。當(dāng)他們推銷的時候,你只要婉言謝絕,他們一般不會胡攪蠻纏。

      有時候會出現(xiàn)這樣的情況,穿快遞服裝的客人并不是快遞公司的,而是公司某位老總的親戚,或其他重要單位的客人,如果前臺秘書以衣帽取人,那到時候局面可能就無法收拾。

      另外,接待客人不只是值班秘書一個人的事??腿耸枪镜目腿?,但現(xiàn)在有些人在走廊上碰到客人,卻視而不見。在一些秘書看來,這只是一件小事,但在客人看來,這是做秘書的缺乏教養(yǎng)的表現(xiàn),是公司管理不嚴(yán)的表現(xiàn)。不是你值班,不一定要專門停下來打招呼,但是,點個頭、問聲好的禮貌還是要有的。

      如何應(yīng)付各種突然出現(xiàn)的場面

      如果事前已經(jīng)約好,那么,上司的客人到了之后,一般都要將客人帶到上司的辦公室去,除非上司有急事要辦臨時出去了。不過,如果上司確實不在的話,那么,與其讓客人在上司的辦公室干等,還不如自己先與客人聊聊。

      上司突然不在客人按照約好的時間來訪,可是上司因為別的急事要辦突然出去了。在這時,秘書應(yīng)向客人說明情況,請求諒解,并征求他的意見:“請再等一會兒好嗎?”“等經(jīng)理回來之后,我再跟您聯(lián)系行嗎?”或者根據(jù)具體情況,把他介紹給有關(guān)部門:“讓市場部的張經(jīng)理跟您談?wù)?,您看如?”總之,不管客人是否愿意等到上司回來再談,還是愿意跟有關(guān)人員談,都要按照上司事先留下的指示辦。

      不速之客如果是出門辦事,事先就應(yīng)該與對方約好,這是現(xiàn)代社交中的一般規(guī)矩。但是,秘書對于那些不速之客,決不能因為沒有預(yù)約而怠慢他們。首先要弄清來客的姓名、所在的公司、有什么事情。如來客人點名要與某某會談,就應(yīng)當(dāng)立即與當(dāng)事人聯(lián)系。但是,在聯(lián)系好之前,不應(yīng)給客人以肯定的答復(fù),因為當(dāng)事人有可能不在,也有可能不愿見這位客人。如果是不愿意見,你就要這樣答復(fù)客人:“實在對不起,某某現(xiàn)在不在家……”這樣不致于給客人留下一個沒有誠意的印象。

      有時,上司會給秘書來個電話或者寫張紙條來,說今天某某客人要來,自己不想見他。然而客人到后,秘書總不能以上司不想見他為理由而不給予安排會見。所以,秘書在這時頭腦要靈活一點,比如可以這樣委婉地拒絕對方:“實在對不起,孫總準(zhǔn)備明天下午出差,今天確實抽不出時間?!边@樣客人就能給予諒解。不過,在這之前,秘書有一點要弄清楚,那就是上司究竟是不想見客人還是實在抽不出時間,如果是當(dāng)天抽不出時間,那么,就有一個改期的問題。

      現(xiàn)在秘書不時要接待一些不請自來的客人。這些并不受人歡迎的客人之中,大多是上門推銷;有的干脆就是無理取鬧。不管是哪一種人,秘書在接待時都要待之以禮,顯示出自己的涵養(yǎng)和風(fēng)度。首先把來各領(lǐng)到接待室,立即讓有關(guān)部門出面接待,并借送茶的機(jī)會,摸清對方來訪的意圖,及時向上司匯報、請示。當(dāng)然這些不能做得太顯眼了。比如,可以裝作接電話的樣子,把請示的內(nèi)容寫在紙條上遞給上司,或者干脆裝做很忙的樣子,總之要讓這種客人知道自己絲毫沒有怠慢他的意思,這樣讓他們盡可能少惹點麻煩。

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