秘書激勵機制介紹
秘書在高校教學管理中具有計劃、組織協(xié)調和管理控制等作用，秘書如何構建一個有效的激勵機制，下面小編給大家介紹關于秘書激勵機制的相關資料，希望對您有所幫助。
秘書激勵機制如下
1.教學秘書的工作性質
1.1計劃性
教學秘書的工作依據(jù)學院教學制度的要求有計劃的進行。教學秘書的工作一般以學期為周期，對教學計劃實施過程中的常規(guī)管理，其主要目的是維持正常的教學秩序、保證教學任務的順利完成。如在學期末要根據(jù)教學計劃排好新學期的課程。教學秘書在新學期開始前準備好專業(yè)課的授課計劃表、教學大綱、課程計劃、課表等信息。這些材料，能保證院領導或者系領導隨時抽查上課情況或者聽課。
1.2組織協(xié)調作用
在教務管理工作中，教學秘書負責組織、落實各項教學工作，教學主管領導的工作一般是決策性、全局性、統(tǒng)籌性的，而面向廣大師生的、具體的工作卻由教學秘書直接管理和落實。如排課、調課、征訂教材、安排各類考試、學生成績管理、核算教師工作量及教學津貼等等，都要由教學秘書組織完成。同時，教學秘書也是教師、學生和教學職能部門之間的紐帶和橋梁，具有上傳下達、協(xié)調左右、溝通信息的作用，其協(xié)調職能發(fā)揮得好壞將對系部的教學活動產(chǎn)生直接影響。
1.3控制作用
教學秘書是教學管理領導的得力助手。主管教學領導的工作方案的制定與實施、落實與檢查、評價與改進等很多具體事務，都要由教學秘書來協(xié)助完成。在教學管理工作中，不僅要及時收集、整理各類信息，還應該積極調查并發(fā)現(xiàn)新情況和新問題。如在教學活動中出現(xiàn)的一些偏差并已經(jīng)影響到教學質量和教學效果的，應及時向領導匯報，對教學活動進行及時的控制，保證教學秩序和教學效果。
2.教學秘書在教學管理工作中存在的問題和面臨的困難
2.1工作定位低
教學秘書作為行政人員，每周只有少量的課時作為教學工作。有的教學秘書不參與課堂教學。部分領導對教學秘書工作職責了解不夠全面，簡單的認為這一職位就是收發(fā)文件，向師生發(fā)放通知，而忽略了其管理協(xié)調職能。當然還有基于傳統(tǒng)理念和習慣，部分老師認為教學秘書工作清閑，炎熱天氣不需要授課，甚至可以在網(wǎng)上購物等。這些認識都忽視了教學秘書工作的實質。
2.2臨時性、重復性工作太多
教學秘書的工作任務和學院教務處、科研處、實訓中心等部門密不可分。目前很多常規(guī)工作重心下移，系部教學秘書的工作量逐步增大。由于教學秘書工作本身就比較繁瑣，加上教務處和學院各部門的雙重管理，教學秘書的臨時性和重復性工作越來越多了。教學秘書疲于應付重復性工作，如每天不間斷的給各位老師辦理停課補課手續(xù)等。同時也要處理臨時性工作，如實訓中心需要系部提供學生實習匯總表，系部申報專業(yè)材料需盡快上交科研處等。教學秘書工作量大而且隨機性大，致使許多教師對這個崗位充滿抵觸心理。
2.3進修機會少
教師可以通過課程建設、課題申報、科研等途徑不斷提升自己的業(yè)務能力。教學秘書參加科研的機會少，在職稱評定上受到了一定的制約。同時教學秘書工作每天都要協(xié)調各個部門的工作，要保證整個系部教學活動的正常進行。煩瑣的工作導致教學秘書不能離開工作崗位，故很難有進修的機會。個人的知識和能力很難有所提高和發(fā)揮。另外教師只有在上課時間來學校工作，其他時間自由支配。而教學秘書每天早八點到下午五點均要在學校工作。這也更加擴大了教學秘書與普通老師的差距。
2.4易產(chǎn)生不良情緒，影響工作效率
教學秘書的工作枯燥，重復，容易出現(xiàn)“職業(yè)倦怠感”，缺少對崗位的自豪感，缺乏積極的正確的職業(yè)發(fā)展目標，工作中缺乏進取心和責任感。同時教學秘書缺乏評價體系。沒有一個正規(guī)的質量考核評價體系，教學秘書不參與學院優(yōu)秀教師的評選，只能與其他行政崗人員中共同參與先進工作者的評選，在某種程度上打擊了工作積極性。
3.高職院校教學秘書激勵機制
我們研究教學秘書的激勵，首先必須從了解激勵開始。激勵的定義。激勵，顧名思義，就是激發(fā)鼓勵，具體可以有以下幾種理解：從誘因和強化的觀點來看，激勵就是將外部適當?shù)拇碳?誘因)轉化為內部心理動力，從而強化(增強或減弱)人的行為。教學秘書的激勵應注重多種激勵方法相結合。學校管理者針對教學秘書的現(xiàn)狀，運用激勵理論，有效調動教師的積極性。
3.1精神激勵和物質激勵有機結合，滿足教學秘書的不同需要
3.1.1物質激勵
物質動力是根本動力，是推動人們行動的最強大的動力。是人類安全、尊重、自我實現(xiàn)的需要滿足的基礎。目前大多數(shù)院校的教學秘書被劃為行政崗人員，其薪酬按照行政崗位津貼來計算。在薪酬體系上與職稱掛鉤，有些教學秘書是講師和副教授職稱，在薪酬計算上應創(chuàng)新，滿足教學秘書的薪酬期望。
3.1.2精神激勵
精神動力不僅可以補償物質動力的缺陷，而且使員工能發(fā)揮自己的潛能。在教學管理中，教學秘書的工作首先要得到領導和老師的認可，了解教學秘書的工作流程及勞動付出，這樣才能體現(xiàn)教學秘書的勞動價值。
3.2建議采用輪崗制度
大部分教學秘書以前從事的均是教學工作，在教學崗位上認真負責，兢兢業(yè)業(yè)，教學和科研的成績較為突出。為了滿足系部教學秘書崗位的人員需要，從教學崗位來到行政崗位。教學秘書熟知學院教學管理的規(guī)章制度及各項管理措施，而普通老師工作若干年對學校的制度還是一片迷茫。管理學上的輪崗(Job rotation)，就是崗位輪換，一般在區(qū)域內或系統(tǒng)內進行，同級別干部或同專業(yè)人員按慣例輪換崗位。輪崗是培養(yǎng)、鍛煉人員，提高員工素質的好辦法。若能以系部為單位，實行橫向調動的內部輪崗、轉崗制，每位教學秘書工作滿兩年后可依據(jù)本人意愿轉崗。具備一定教學能力的教學秘書輪換到教學崗位上，可以得到對職業(yè)生涯更有幫助的培訓機會，從而獲得工作的新鮮感和挑戰(zhàn)性，克服疲鈍傾向，進而提高工作的積極性、創(chuàng)新精神和工作效率。普通教師輪換到教學秘書崗位上，能熟知學校的各項規(guī)章管理制度，對系部的教學工作會有更大的貢獻。教師和教學秘書之間進行轉崗操作難度大，但在員工激勵方面，應該算是一個比較有效的措施。
3.3加強對教學秘書的培訓
為了更好的建設穩(wěn)定的教學秘書隊伍，需要建立起統(tǒng)一的管理部門，負責教學秘書的管理和考核，并負責教學秘書的培訓，定期開展教學秘書之間的交流和學習活動，提高交學秘書的基本素質，增強教學秘書歸屬感。
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