秘書(shū)基礎(chǔ)知識(shí)點(diǎn)匯總
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一、基礎(chǔ)知識(shí)
1.辦公室的布局種類(lèi):有兩種不同方法來(lái)間隔辦公空間：
(1)開(kāi)放式辦公室。
(2)封閉式辦公室。
2.合理進(jìn)行辦公室布局的作用
(1)形成有效率的工作流程。
(2)有利于員工的工作分配。
(3)有利于工作順利完成。
3.不同辦公室布局的設(shè)計(jì)要求
(1)空間的使用:空間是一種必須支付的資源。空間的費(fèi)用經(jīng)常按每平方米計(jì)算。空間越大，費(fèi)用越高。
(2)開(kāi)放式和封閉式辦公室
1)開(kāi)放式辦公室:開(kāi)放式辦公室是大的空間，包含單個(gè)工作位置的組合。開(kāi)放式辦公室具有如下特點(diǎn)：
①不設(shè)個(gè)人專(zhuān)用辦公室;
②組合工作間的材料豐富多樣;
③辦公室工作人員的地方級(jí)別主要不用辦公位置來(lái)確定，不設(shè)傳統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)座位，而是憑承擔(dān)的任務(wù)來(lái)確定位置。
2)封閉式辦公室:封閉式辦公室是按照辦公職能設(shè)置分隔式的若干個(gè)相對(duì)獨(dú)立辦公室的做法。封閉式辦公室的設(shè)計(jì)原則主要考慮常規(guī)辦公室業(yè)務(wù)活動(dòng)的各種因素，如下員、業(yè)務(wù)特點(diǎn)、職能、設(shè)備、空間等因素的穩(wěn)定性，相關(guān)業(yè)務(wù)處理的連續(xù)性和系統(tǒng)性。
二、設(shè)計(jì)不同形式辦公室的工作程序
1.分析不同部門(mén)業(yè)務(wù)特點(diǎn)對(duì)于辦公條件的要求
1)面積、空間大小。
2)人員流通的頻率。
3)聲音對(duì)辦公效率的影響。
4)需要設(shè)備及家具量的多少。
2.設(shè)計(jì)平面圖:指定專(zhuān)人或委托他人設(shè)計(jì)平面圖,并證詢(xún)各使用部門(mén)的意見(jiàn),根據(jù)意見(jiàn)修改設(shè)計(jì),完善辦公室的功能。
3.選擇辦公家具、設(shè)施和裝飾:當(dāng)辦公室空間已經(jīng)分配和分開(kāi)時(shí)，辦公區(qū)必須布置家居、安裝設(shè)備和進(jìn)行裝飾。
4.注意采光、溫度和通風(fēng)
三、正確選擇辦公的模式：
1、辦公模式的種類(lèi)：
(1)在家工作(06年11月)
(2)遠(yuǎn)程工作(06年11月)
(3)虛擬辦公室(4)臨時(shí)辦公室(5)彈性時(shí)間(6)兼職工作
(7)合同工作(8)交叉工作(9)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)
四、合理進(jìn)行辦公室布局
1、辦公室的布局種類(lèi)：
開(kāi)放式辦公室 封閉式辦公室
2、合理進(jìn)行辦公室布局的作用：
(1)形成有效的工作流程;(2)有利于員工的工作分配;(3)有利于工作的順利完成。
3、設(shè)計(jì)不同形式辦公室的工作程序：
(1)分析不同部門(mén)業(yè)務(wù)特點(diǎn)對(duì)于辦公條件的要求; (2)設(shè)計(jì)平面圖;
(3)選擇辦公家具、設(shè)施和裝飾 (4)采光、溫度和通風(fēng)
溫度控制在20—25度
五、檔案利用
1、含義：開(kāi)發(fā)和直接提供檔案，滿(mǎn)足利用者的檔案需求的工作。
檔案利用是檔案工作的目的和出發(fā)點(diǎn)。
2、要求：
(1)依法開(kāi)展利用工作;
(2)主動(dòng)、及時(shí)開(kāi)展利用工作;
(3)不斷完善檔案服務(wù)方式和手段;
(4)掌握本單位近期 的重點(diǎn)工作、重大活動(dòng)、據(jù)此開(kāi)展檔案利用。
3、工作程序：
(1)熟悉庫(kù)藏;(2)分析利用需求;(3)選擇利用方式;(4)獲取檔案;(5)提供檔案。
六、檔案參考材料的編寫(xiě)
1、檔案參考材料的含義：檔案部門(mén)或人員按照一定題目，根據(jù)所保存檔案綜合而成的可供人們參考的檔案 材料加工品。
2、檔案參考材料的編寫(xiě)要求：獲取大量的檔案材料，編寫(xiě)要做到真實(shí)、準(zhǔn)確、實(shí)用，注意檔案的保密性;問(wèn)題集中，內(nèi)容準(zhǔn)確，文字凝練、概括性強(qiáng)。
3、工作程序：
(1)確定參考資料的種類(lèi);(2)收集檔案材料;(3)進(jìn)行編寫(xiě)。
七、電子檔案的管理
1、電子檔案的含義：在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中形成的具有查考利用價(jià)值的社會(huì)的原始記錄。
2、特點(diǎn)：
(1)非人工識(shí)讀性;(2)對(duì)電子技術(shù)和設(shè)備的依賴(lài)性;(3)信息的可變性;
(4)信息與載體的可分離性;(5)信息的可共享性;(6)多種信息載體的集成性。
3、種類(lèi)：
4、要求：真實(shí)性、完整性、可讀性。
5、工作程序：
(1)電子檔案的收集積累;(2)電子檔案的歸檔;(3)保管;(4)利用。
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