采購員與供應(yīng)商溝通的技巧
采購員與供應(yīng)商溝通的技巧
采購員要怎么跟供應(yīng)商溝通,得到想當(dāng)?shù)睦??采購員與供應(yīng)商溝通的技巧有哪些?下面學(xué)習(xí)啦小編整理了采購員與供應(yīng)商溝通的技巧,供你閱讀參考。
采購員與供應(yīng)商溝通的技巧一、詢價項目的“品名”與“料號”
首先,詢價項目的“品名”以及“料號”是在詢價單上所應(yīng)必備的最基本資料。供應(yīng)商必須知道如何來稱呼所報價的產(chǎn)品,這即是所謂的“品名”以及其所代表的“料號”,這也是買賣雙方在日后進行后續(xù)追蹤時的一個快速查辦以及檢索的依據(jù)。“料號”因為在每一客戶中有其獨特的代表性,在使用上要特別注意其正確性。有些大型公司的“料號”動輒多達十多個位數(shù),其中更包括有數(shù)字及英文字母在內(nèi)。“料號”中一個位數(shù)的不同可能就是版本的不同,甚至可能變成另一個產(chǎn)品的“料號”。品名的書寫應(yīng)盡量能從其字面上可以看出產(chǎn)品的特性與種類為佳。
采購員與供應(yīng)商溝通的技巧二、詢價項目的“數(shù)量”
通常供應(yīng)商在報價時都需要知道買方的需求量,這是因為采購量的多寡會影響到價格的計算。數(shù)量資訊的提供通常包括“年需求量”、“季需求量”甚至“月需求量”;“不同等級的需求數(shù)量”,如數(shù)量為500K,1M,3M等等;每一次下單的大約“訂購數(shù)量”";或產(chǎn)品“生命周期的總需求量”。除了讓供應(yīng)商了解需求量及采購的形態(tài)外,也可同時讓供應(yīng)商分析其自身產(chǎn)能是否能應(yīng)付買方的需求。
在詢價時買方通常都有一個通病,那就是怕量少而無法得到好價格,便把需求量或采購量予以“膨脹”。此時,雖然采購能夠獲得短期的利益,就算拿到了量產(chǎn)的價格,如果在真正進行采購后,無法達到報價的預(yù)期數(shù)量時,供應(yīng)商不是提高價格,便是在其他方面減少對客戶的服務(wù),或停止供應(yīng),到頭來得不償失的還是自己。因此,對需求量的資訊應(yīng)很實在的與供應(yīng)商溝通,同時采購也可拿出市場預(yù)測來說服供應(yīng)商,如此才能達到長期配合、持續(xù)供貨的目的。
采購員與供應(yīng)商溝通的技巧三、詢價項目的“規(guī)格書”
規(guī)格書是一個描述采購產(chǎn)品品質(zhì)的工具,應(yīng)包括最“新版本”的工程圖面、測試規(guī)格、材料規(guī)格、樣品、色板等有助于供應(yīng)商報價的一切資訊。工程圖面必須是最新版本,如果圖面只能用于估價也應(yīng)一并在詢價時注明。如為國際采購,如果原始工程圖面為英文之外的語言如德文、法文、日文等,也應(yīng)附上國際通用語言英文的譯名,以雙語(Bilingual)形式呈現(xiàn)以利于溝通。若工程圖面可以利用電子檔案方式提供,則必須向供應(yīng)商詢問其接受的程度,在提供時應(yīng)注意以國際共通的檔案格式如DWG、IGES、DXF、PRO/E等等,以方便供應(yīng)商轉(zhuǎn)換圖檔。不過,在利用電子郵件傳遞檔案的同時,最好也同時提供一份清楚繪在圖紙上的工程圖面,以避免在檔案傳遞時所可能發(fā)生的資料誤失。
采購員與供應(yīng)商溝通的技巧四、詢價項目的“品質(zhì)”要求
表達詢價項目品質(zhì)規(guī)范要求的方式有許多種,通??梢允褂靡韵聨追N方式呈現(xiàn)。采購人員很難單獨使用一種方式便能完整表達對產(chǎn)品或服務(wù)的品質(zhì)要求,應(yīng)該依照產(chǎn)品或服務(wù)的不同特性,綜合使用數(shù)種方式來進行。
A、品牌(Brand or Trade Names):一般而言,使用品牌的產(chǎn)品對采購而言是最輕松容易的,不僅能節(jié)省采購時間、降低采購花費,也同時能降低品質(zhì)檢驗的手續(xù),因為只需確認產(chǎn)品的標(biāo)示即可。不過,具有品牌的產(chǎn)品其價格通常也比較高,購買數(shù)量不多時使用品牌方式采購反而比較有利。
B、或同級品("Or Equal"):其意義指的是具有能達到相同功能的產(chǎn)品,決定是否允許使用可替代的同級品報價也應(yīng)在詢價時注明,同級品的確認使用必須要得到使用單位的接受。
C、商業(yè)標(biāo)準(Commercial Standard):商業(yè)標(biāo)準對于產(chǎn)品的尺寸、材料、化學(xué)成分、制造工藝等等......,都有一個共通的完整描述。對于一般標(biāo)準零件如螺絲、螺帽、電子零組件,使用商業(yè)標(biāo)準可以免除對品質(zhì)上的誤解。
D、材料與制造方法規(guī)格(Material or Method-of-Manufacture Specification):當(dāng)對材料或制造方法有特定的要求時,必須注明其適用的標(biāo)準。如果要求注明為DIN歐規(guī)時,其相對應(yīng)的CNS或JIS規(guī)格也最好能予以注明。
E、性能或功能規(guī)格(Performance or Function Specification):此類型規(guī)格較常用于采購高科技產(chǎn)品以及供應(yīng)商先期參與(Early Supplier Involvement, ESI)的情況中。供應(yīng)商只被告知產(chǎn)品所需要達到的性能或功能,至于如何去制做方能達到要求的細節(jié)部分,則留給供應(yīng)商來解決。
F、工程藍圖(Engineering Drawing):工程藍圖是最能用來描述所需要產(chǎn)品品質(zhì),其內(nèi)容除了必須要清晰外,對尺寸公差單位的精確性也不能忽略。
G、樣品(Sample):這是一種懶人的作法,樣品的提供對供應(yīng)商了解買方的需求有很大的幫助,尤其是對顏色、規(guī)格、工藝、材料,在用于有市場等級要求的產(chǎn)品上比較普遍。
H、操作說明書(Statement Of Work,SOW):主要使用于采購服務(wù)項目類如機器設(shè)備的維護,安裝操作等,一份完整的操作說明書除了應(yīng)該簡單明了外,對于所應(yīng)達到的工作品質(zhì)也應(yīng)盡量以量化的方式來規(guī)范。操作說明書的內(nèi)容必須能保障買方能獲得滿意的服務(wù),也同時要能保留足夠的彈性,讓供應(yīng)商來發(fā)揮創(chuàng)造工作上的附加價值。
采購員與供應(yīng)商溝通的技巧五、詢價項目的“報價基礎(chǔ)”要求
“報價基礎(chǔ)”通常包括報價的“幣值”與“貿(mào)易條件”,國內(nèi)買賣比較單純,通常都以人民幣(RMB)交易,貿(mào)易條件不是以“出廠價”就是以“到廠價(運費是否內(nèi)含則另議)”來計算。國際貿(mào)易就比較復(fù)雜,報價幣值方面供應(yīng)商多半以美元(USD)為計價基礎(chǔ),至于是否以采購當(dāng)?shù)貛胖涤媰r,則視匯率的穩(wěn)定與否有彈性的做法。
國際貿(mào)易通常的貿(mào)易條件有Ex-Work(工廠交貨)、FOB(船上交貨)、FAS(船邊交貨)或CIF(運保費在內(nèi)交貨)等,在不同條件下,買賣雙方所負擔(dān)的責(zé)任風(fēng)險是不同的。FOB條件下,賣方的責(zé)任是直到貨物裝上船為止。因此,賣方必須負擔(dān)裝船的風(fēng)險,但買方則需負責(zé)船運、海險等費用。在CIF條件下,賣方除了必須負擔(dān)裝船的風(fēng)險,還要負擔(dān)貨物運至指定目的港口所需的運費及保險費。因此,在相同貨物的交易下,以CIF條件的報價自然要較以FOB條件的報價高,買方在詢價時必須祥加注明。
采購員與供應(yīng)商溝通的技巧六、買方的“付款條件”
有關(guān)付款條件,雖然買賣雙方都有各自的公司政策,買方希望付款時間愈晚愈好。相反,賣方當(dāng)然是認為愈早愈好。買方有義務(wù)讓賣方了解其公司內(nèi)部的標(biāo)準付款條件,賣方也可在報價時提出其不同的要求,最后的付款條件則需買賣雙方經(jīng)協(xié)議后所訂定。在情況處于買方市場時,在競爭性市場中供給超過需求,貨品和勞務(wù)可容易地被取得,商業(yè)的經(jīng)濟力量傾向于導(dǎo)致價格接近于采購的預(yù)估價值,買方通常能以較優(yōu)的付款條件來要求賣方配合,如“記帳方式(O/A)”,T/T60天甚至90天。但處于賣方市場,因為需求超過供給甚多,情況則恰好相反。賣方一般會選擇較短的付款期來要求買方,如選擇“貨到付款(Cash on Delivery,C.O.D)”或“預(yù)付貨款(T/T in advance)”。
另外,對于付款條件尚需要明確注明其時間計算的“付款起算日”,在國際貿(mào)易中通常國內(nèi)供應(yīng)商一般是以出貨日(Shipping Date)、**日(In voice Date)或裝船日(OnBoardDate)來起算付款到期的時間。這時如果國外買主的認定為抵達日(Arrival Date)或到廠日(Receiving Date)為起算日,中間就有可能相差一個月的時間,買賣雙方均不可不慎重。
采購員與供應(yīng)商溝通的技巧七、詢價項目的“交期”要求
交期的要求包括買方對采購產(chǎn)品需要的時間,以及賣方需要多少時間來準備樣品、第一批小量生產(chǎn),及正常時間下單生產(chǎn)所需要的時間。供應(yīng)商雖然可依買方的要求來配合,不過交期的長短關(guān)系跟著采購產(chǎn)品的價格,買方應(yīng)視實際需要來提出要求,而非一味的追求“及時供貨(Just in Time,JIT)”。
采購員與供應(yīng)商溝通的技巧八、詢價項目的“包裝”要求
包裝方式在供應(yīng)商估算價格時占有很大的一個比重,除了形狀特殊或體積龐大的客戶訂制品外,供應(yīng)商對于包裝都有其使用的標(biāo)準紙盒、紙箱以及紙板等包裝材料。如果沒有另外提出特殊的包裝要求,供應(yīng)商都會以其標(biāo)準的包裝方式來進行估價。有時也不會在報價單上詳細注明其標(biāo)準的包裝方式,此時采購如果不去察覺,日后再追加包裝要求,不僅時間被拖延,對于比價的作業(yè)也會造成不利的影響。此外,供應(yīng)商在了解買方的包裝要求后,也可提供建議是否能考慮采用標(biāo)準包裝,或以拼貨拼柜的方式來降低出貨成本。
采購員與供應(yīng)商溝通的技巧九、“運送地點”與“交貨方式”
運送地點的國家、城市、地址及聯(lián)絡(luò)電話與傳真都必須要清楚的告訴供應(yīng)商。國內(nèi)買賣的交貨方式常以鐵路、公路為主,國際采購中的運送地點與交貨方式則決定了價格的計算。如果要求賣方來以CIF報價,無論海運或空運,運輸費與保險費當(dāng)然由賣方來負擔(dān)。隨運送距離的遠近會有不同的計費方式,除非買方指定空運,供應(yīng)商通常以海運為基礎(chǔ)報價,因為海運是最經(jīng)濟的一種交貨方式。
采購員與供應(yīng)商溝通的技巧十、詢價項目的“售后服務(wù)”與“保證期限”要求
在采購一些生產(chǎn)機器設(shè)備如電焊臺、塑膠成型機、測試儀器、SMT設(shè)備等時,供應(yīng)商一般都會提供基本的售后服務(wù)與保證期限。如果此時有特殊的要求,例如要求延長保證期限,或改變售后服務(wù)的內(nèi)容等等,因其牽涉到采購“總持有成本(Total Cost of Ownership, TCO)”。
采購員與供應(yīng)商溝通的技巧十一、供應(yīng)商的“報價到期日”
為了方便采購比價作業(yè)的時程,報價的到期日應(yīng)該讓供應(yīng)商有所了解,對于較復(fù)雜的產(chǎn)品,應(yīng)該給予供應(yīng)商足夠的時間來進行估價。
采購員與供應(yīng)商溝通的技巧十二、“保密協(xié)定”的簽署文件
在一些新產(chǎn)品開發(fā)的詢價上,由于牽涉到業(yè)務(wù)機密的緣故,在對外詢價時為了不讓競爭對手知道而錯失商機,會進一步讓供應(yīng)商簽署一份“保密協(xié)定(Non Disclosure Agreement, NDA)”的文件,要求供應(yīng)商在規(guī)范的年限內(nèi)不能將新產(chǎn)品計劃的名稱、采購數(shù)量預(yù)測、詢價的技術(shù)要求、規(guī)格、藍圖等等資料向任何外界透露。
采購員與供應(yīng)商溝通的技巧十三、“采購人員”與“技術(shù)人員”的姓名及聯(lián)絡(luò)電話
將“采購人員”與“技術(shù)人員”的姓名及聯(lián)絡(luò)電話告訴供應(yīng)商,并不是要主動暗示供應(yīng)商有什么暗盤的需要,那是因為如果采購的項目復(fù)雜且具技術(shù)性,則最好附上技術(shù)人員的姓名及公司聯(lián)絡(luò)電話以供其咨詢,以澄清規(guī)格要求上的任何問題。
聯(lián)絡(luò)電話號碼以公司的電話為宜,盡量避免給予采購人員或技術(shù)人員家里或私人的電話號碼,以防止供應(yīng)商可能在私底下互相授受,有瓜田李下的嫌疑。但是由于科技的進步,行動電話、e-mail的使用變得愈來愈普遍,采購人員在很難避免與供應(yīng)商單獨聯(lián)絡(luò)的情況下,采購人員的個人品德操守也是應(yīng)該時時自我提高警惕注意的!
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