促進(jìn)行政組織有效溝通的方法
促進(jìn)行政組織有效溝通的方法
行政組織溝通在行政管理活動(dòng)中起到非常重要的作用，下面是學(xué)習(xí)啦的小編為大家整理的一些有關(guān)促進(jìn)行政組織有效溝通的方法的資料，歡迎閱讀。
促進(jìn)行政組織有效溝通的方法
(1)應(yīng)做好溝通的準(zhǔn)備工作
(2)及時(shí)反饋與跟蹤
(3)改善行政組織的結(jié)構(gòu)
(4)健全組織溝通的機(jī)制
(5)創(chuàng)造良好的溝通氛圍
(6)改進(jìn)溝通技巧，充分利用主動(dòng)傾聽(tīng)
(7)建立必要的反饋機(jī)制.
(8)考慮文化、環(huán)境等外在因素對(duì)溝通的影響
(9)秉持一定的溝通處理原則
行政組織溝通指什么
行政組織溝通是指在行政管理活動(dòng)中，行政組織與外界環(huán)境之間，行政組織內(nèi)部各部門、層級(jí)、人員之間信息的交流與傳遞過(guò)程。
行政組織溝通的障礙
結(jié)構(gòu)障礙即因組織結(jié)構(gòu)不合理而引起溝通的障礙
政府的組織體制主要還是以有嚴(yán)密等級(jí)結(jié)構(gòu)、嚴(yán)格規(guī)范約束的官僚制為主的組織形式。而在這種層級(jí)體制中，溝通分為縱橫兩個(gè)方向，縱向如省一市一縣、部一司一處一科結(jié)構(gòu)，橫向包括平級(jí)間的互動(dòng)。信息在這兩條傳播路徑中，不斷出現(xiàn)流失、失真現(xiàn)象，影響信息的真實(shí)性。中間層次會(huì)刪減對(duì)其不利的資料，代之以虛假信息，從而造成決策失誤。同時(shí)，隨著社會(huì)的進(jìn)步，信息量前所未有地劇增，過(guò)多層級(jí)削弱了信息的流量與時(shí)效性。
地位上的障礙
工作人員在機(jī)關(guān)組織中的地位不一樣，因此對(duì)問(wèn)題的看法不一樣，心態(tài)也不一樣，所以容易在溝通作法與溝通信息方面產(chǎn)生障礙，大致表現(xiàn)為：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)由于不了解溝通的重要性，認(rèn)為只要由上面直接下命令，部屬照章行事即可，因此不愿推動(dòng)溝通工作;上級(jí)或多或少存有自是、自傲的心理，認(rèn)為他的看法和作法一定比部屬?gòu)?qiáng)，因此表現(xiàn)出不屑聽(tīng)取部屬意見(jiàn)的態(tài)度;上級(jí)常存有“民可使由之，不可使知之”的觀念，認(rèn)為部屬只要聽(tīng)命令行事就好，不必多問(wèn)，帶有“愚民政策”性質(zhì);部屬常存有自卑、自保的心理，在“多說(shuō)多錯(cuò)，不說(shuō)不錯(cuò)”觀念下，不愿表示意見(jiàn);部屬對(duì)上司常常只報(bào)喜不報(bào)憂，歪曲事實(shí)，蒙蔽真相。主管與部屬可能因需要不一致、觀念不同、利害不一、地位有別等，而造成隔閡，難以坦誠(chéng)溝通。上述種種情況都是因?yàn)榈匚徊罹喽斐傻?，?duì)此，參與溝通的當(dāng)事人應(yīng)該有一個(gè)清楚的認(rèn)識(shí)，尤其是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)主動(dòng)打破這些地位上的距離，與下屬之間保持良好關(guān)系，確保溝通的質(zhì)量。
促進(jìn)有效溝通的原則
1、善于傾聽(tīng)
據(jù)國(guó)外學(xué)者研究,一般情況下,人在傾聽(tīng)時(shí)的效率大約僅有25%,也就是說(shuō)在75%的交流時(shí)間里,你沒(méi)有能明白對(duì)方要表達(dá)的含義。因此,為了達(dá)到溝通的目的,交流的時(shí)候首先要全神貫注于對(duì)方,讓對(duì)方感到你是在聽(tīng),使對(duì)方有一種滿足感,也只有認(rèn)真地聽(tīng),才能明白領(lǐng)導(dǎo)交代的事務(wù)和同事反映的事項(xiàng),從而做出正確的判斷。其次要適時(shí)插話,調(diào)動(dòng)對(duì)方的情緒。中途插話會(huì)顯得不禮貌,不說(shuō)話卻又會(huì)讓對(duì)方感到尷尬。最好的方式就是邊聽(tīng)邊交流,運(yùn)用語(yǔ)言、表情、手勢(shì)等多種形式,在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候給予反映,對(duì)肯定的問(wèn)題表示接受,對(duì)不確定的問(wèn)題及時(shí)提出疑問(wèn),從而確保能夠準(zhǔn)確地完成領(lǐng)導(dǎo)所交代的任務(wù)。
2、與人為善
(一)真誠(chéng)的溝通還要做到與人為善,做到尊重與包容。美國(guó)行為科學(xué)家馬斯洛的需要層次理論認(rèn)為,人的需要分生理、安全、社交、尊重、自我實(shí)現(xiàn)五個(gè)層次。毫無(wú)疑問(wèn),尊重是人際溝通的重要原則。作為秘書,既要尊重領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威,也要尊重同事的權(quán)益。尤其是在與同事的相處中,要做到不在同事面前說(shuō)三道四;不能因?yàn)閷?duì)某個(gè)人有意見(jiàn)或看不慣,就不屑于與其說(shuō)話;不能因?yàn)橥碌囊稽c(diǎn)小缺點(diǎn)就不斷地挖苦諷刺;答應(yīng)別人的事情一定要努力做到;對(duì)每一位同事都要平等相待,這樣才能取得同事的信賴,建立起良好的人際關(guān)系網(wǎng),進(jìn)而提高工作效率。
(二)準(zhǔn)確、及時(shí)原則作為領(lǐng)導(dǎo)和下屬之間的中間人,秘書在進(jìn)行溝通時(shí),信息的傳遞一定要準(zhǔn)確。一方面要準(zhǔn)確地傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的決策內(nèi)容,另一方面也要準(zhǔn)確地傳達(dá)下屬的意見(jiàn)和建議。秘書在信息溝通傳遞的過(guò)程中,千萬(wàn)不能任意地添加自己的主觀理解,而造成溝通的誤解。準(zhǔn)確性還表現(xiàn)在用于溝通的語(yǔ)言必須是清晰、明確的。在溝通時(shí),清楚地使用普通話,聲音洪亮;不寫錯(cuò)別字和冷僻字,對(duì)文字進(jìn)行組織整理,都能提高溝通的準(zhǔn)確性。信息時(shí)代,能否及時(shí)掌握關(guān)鍵信息成為競(jìng)爭(zhēng)成敗的重要因素。因此秘書與領(lǐng)導(dǎo)、同事溝通一定要及時(shí)。只有及時(shí)地把領(lǐng)導(dǎo)的意圖傳達(dá)下去,才能保證組織的正常運(yùn)轉(zhuǎn);也只有及時(shí)地把下屬的意見(jiàn)反映上來(lái),才能為領(lǐng)導(dǎo)者決策提供依據(jù),使組織能良性發(fā)展。在這里,秘書還要注意一個(gè)問(wèn)題,傳達(dá)信息時(shí)要找對(duì)人,即面對(duì)同一條信息,誰(shuí)應(yīng)該是第一個(gè)知道的,哪些人可以被傳遞,而哪些人是不要被傳遞的,都要作出正確判斷,這樣才能將信息更加及時(shí)地傳遞出去,提高溝通效率。
溝通的方法與技巧
(一)口頭溝通及技巧口頭溝通大致包括面談、會(huì)議、演講、廣播、電話聯(lián)絡(luò)等方式,都是以語(yǔ)言為主要溝通媒介的。它的優(yōu)點(diǎn)在于能夠使對(duì)方感到親切,可以當(dāng)面獲知對(duì)方的反映,溝通速度快。同時(shí)它也存在著一些不足,如口頭溝通的過(guò)程中容易滋生謠言、口齒不清或鄉(xiāng)音過(guò)重使對(duì)方不易了解等。針對(duì)以上情況,在口頭溝通的時(shí)候一些技巧的使用會(huì)有助于提高溝通的效果。首先,進(jìn)行語(yǔ)言表達(dá)時(shí)要做到明確、簡(jiǎn)潔。事件本身是什么就是什么,有一是一,實(shí)事求是,絕不能模棱兩可,更不能添油加醋。同時(shí),秘書在進(jìn)行事件敘述時(shí),要分清主次,突出重點(diǎn),不講空話廢話,刪除語(yǔ)言表達(dá)中多余的成分,做到言簡(jiǎn)意豐。其次,進(jìn)行語(yǔ)言表達(dá)時(shí)還要做到委婉、通俗。同樣一句話,用不同的語(yǔ)氣表達(dá)出來(lái),結(jié)果就會(huì)很不一樣。秘書無(wú)論是與領(lǐng)導(dǎo)溝通,還是與同事溝通,應(yīng)盡量使用陳述的、溫和的、禮貌的語(yǔ)氣,同時(shí)用口語(yǔ)化、大眾化的語(yǔ)言進(jìn)行表達(dá),會(huì)更加有利于溝通的雙方交流、理解。
(二)文字溝通及技巧文字溝通主要是以文字為溝通媒介的。它的優(yōu)點(diǎn)在于可以在溝通前斟酌文句以求得表達(dá)的最佳效果,可以防止轉(zhuǎn)述時(shí)的遺漏和曲解,可以長(zhǎng)期保存以備日后查考,法律責(zé)任明確。當(dāng)然文字溝通也存在著不足,如溝通的速度慢,且由于人們理解能力不同,同樣的文字不同的人也會(huì)有不同的理解,會(huì)有不同的溝通效果等。因此在進(jìn)行文字溝通時(shí),要盡量避免錯(cuò)別字、冷僻字的使用,按照正規(guī)的公文寫作要求,簡(jiǎn)潔、平實(shí)地進(jìn)行寫作。
(三)消除溝通障礙溝通時(shí)產(chǎn)生的種種障礙不利于溝通的進(jìn)行。造成溝通障礙的因素很多,比如心理障礙、語(yǔ)言符號(hào)障礙、認(rèn)識(shí)和理解障礙、身份地位障礙、非語(yǔ)言符號(hào)的模糊性引起的障礙等。認(rèn)清阻礙有效溝通的種種因素,在實(shí)際的溝通中有意識(shí)地避開(kāi)這些障礙,就能達(dá)到有效溝通的目的。比如,在溝通時(shí),真誠(chéng)的微笑、注意禮節(jié)可以消除身份地位上的障礙;通過(guò)不斷學(xué)習(xí),提高自己的知識(shí)水平,不隨意改動(dòng)溝通的內(nèi)容,可以消除認(rèn)知和理解障礙;正確使用溝通的語(yǔ)言,減少非語(yǔ)言的使用,可以消除非語(yǔ)言符號(hào)的障礙等。
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