職場(chǎng)上待人接物禮儀
職場(chǎng)上待人接物禮儀
待人接物指跟指平時(shí)與人相處別人往來接觸,與人相處。在生活和工作中我們都需要待人接物, 那么要注意什么呢?下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的職場(chǎng)上待人接物禮儀,希望能夠幫到大家哦!
職場(chǎng)上待人接物禮儀
1.應(yīng)有的態(tài)度——
如何在公司贏得好印象?除了在公司內(nèi)打電話、接電話之類的技巧外,還包括將訪客帶到會(huì)客室、遞出名片與接收名片的方法,以及替別人作介紹……等,各種在商業(yè)社會(huì)生存所不可缺少的禮儀。
如果你剛進(jìn)入公司,影印資料、整理文件,以及端茶倒水之類的事,會(huì)顯得特別的多?;蛟S你會(huì)覺得自己所從事的工作缺乏意義。但事實(shí)上,你所從事的工作絕不是瑣碎之事。當(dāng)你接聽電話的那一瞬間,你就代表了公司。假使你在電話里顯出失禮的態(tài)度,對(duì)方會(huì)認(rèn)為這是你所任職公司的失禮,有時(shí)還可能導(dǎo)致談判破裂,最終失去顧客。
2.客人來訪,應(yīng)起身迎接——
如君整理資料正在忙得不可開交,此時(shí)有位客人走進(jìn)來。如君騰不出空,只好繼續(xù)做事,同時(shí)坐著向客人打招呼。
可是,這位來客見到她的上司便對(duì)如君坐著向他打招呼一事,表現(xiàn)出不滿的情緒。
當(dāng)然,如君也有她的苦衷,但在這種情況下,不論手上的工作多么繁重,對(duì)于訪客,都應(yīng)當(dāng)站起身來行禮,這是最基本的禮節(jié)?;蛟S如君的心里懷著熱情歡迎的想法,可是,在訪客心里卻不如此認(rèn)為。如果被客人看到你坐在媾做事,只是把頭例行公事般地點(diǎn)一下,那么對(duì)方便很自然的有一種被忽略的感受。
記得當(dāng)遇有客人來訪之際,無(wú)論自己有多么忙,都應(yīng)站起身來打招呼。
3.要跟訪客問好——
遇到訪客,無(wú)論在何種情形下,都應(yīng)搶先向?qū)Ψ絾柡?,這才是正確的待客之道。寒暄時(shí)的禮節(jié)為身份低的人先問候身份高的人。而對(duì)于所有的公司來講,訪客都是居于上位者,因此必須由己方先致問候。所以當(dāng)見到不認(rèn)識(shí)的訪客時(shí),要先行問好。
如果當(dāng)時(shí)正與同事站著談話而沒打招呼,或者來訪者是進(jìn)進(jìn)出出的業(yè)者,就不在此列。
4.鞠躬時(shí)眼睛要注視對(duì)方——
鞠躬大致可以分為二類,即微微的點(diǎn)頭致意和常見的敬禮。無(wú)論采用哪一種鞠躬方式,都必須遵守基本原則。在鞠躬的開始與結(jié)束時(shí),都需看對(duì)方的眼睛。無(wú)論行多少次敬禮,如果眼睛看著別的地方,這種行為也無(wú)異于是忽視對(duì)方。
此外,太快把頭低下或抬起,都不能算是正確的鞠躬方式。我們經(jīng)常見到點(diǎn)頭哈腰地頻繁低下、抬起的公司職員,那絕不是正確的禮儀。
鞠躬時(shí)應(yīng)盡可能慢慢地進(jìn)行。把頭低下時(shí),以能在中途作1~3次呼吸的速度進(jìn)行就可以了。
5.對(duì)訪客附上一句——“讓你久等了”——
當(dāng)有約好的訪客時(shí),大部分的人會(huì)說“歡迎光臨”!可是,接下來會(huì)附上一句“讓您久等了”的人,卻不多。
假設(shè)你的身份是來訪的客人,如果對(duì)方對(duì)你說聲“讓您久等了”你會(huì)在心里暗想,“原來這家公司很看重我!”。
會(huì)不會(huì)說這句“讓您久等了”,別人對(duì)你的評(píng)價(jià)就會(huì)不同?答案是肯定的。當(dāng)你的上司看到你如此向訪客問好后,必定會(huì)對(duì)你刮目相看。
這并不說只能使用“讓您久等了”這句話,可以根據(jù)不同的時(shí)間和場(chǎng)合,加上額外的話。
如果是經(jīng)常出入自己公司的來者,說上一句“天氣這么炎熱,您辛苦了!”之類慰勞對(duì)方的話,效果也會(huì)很不錯(cuò)。
沒有人會(huì)對(duì)別人發(fā)自內(nèi)心的關(guān)懷話語(yǔ)感覺不快,因此應(yīng)積極地向別人問好。
6.記住訪客的基本資料——
雖然自己所任職的公司名稱已在詢問臺(tái)被問過一次,但是過沒多久,又被重復(fù)問“請(qǐng)問您是哪一位?”任何人都會(huì)有不被重視的感覺。為了避免使對(duì)方產(chǎn)生不快,當(dāng)聽到訪客的公司名稱、姓名之后,應(yīng)記錄下來,以免遺忘。
若將對(duì)方的公司名稱或人名弄錯(cuò),是非常不禮貌的。如果是難以聽清楚的名字,就應(yīng)復(fù)述一遍,或向?qū)Ψ絾柷宄?,以便將正確的公司名稱、姓名記住。
當(dāng)有多位來訪客時(shí),應(yīng)以不讓訪客看到的方式作記錄,然后交給公司內(nèi)的人。如果訪客的人數(shù)太多,也可以只記下公司名稱及其代表者的姓名。
7.引導(dǎo)訪客到會(huì)客室——
對(duì)于訪客,不能用手一指會(huì)客室,說一句“請(qǐng)到那里等候”就算完事了。將訪客帶到會(huì)客室,才是應(yīng)有的禮儀。
有人會(huì)認(rèn)為將客人帶到會(huì)客室,是件簡(jiǎn)單的事。但我們??吹綍?huì)有人自顧自地走在前方,而忽略了后方的客人,認(rèn)為客人會(huì)自己跟上來:甚至不管訪客有沒有跟來,便徑自地往前走去。這些都不是接待客人所應(yīng)有的態(tài)度。一旦讓客人產(chǎn)生自己被拖著在公司內(nèi)到處走的印象,相信他會(huì)感到不愉快。
正確的方法是:帶路時(shí),應(yīng)配合訪客的步調(diào),走在距離對(duì)方大約1公尺的斜前方,而這是為了讓訪客走在走道中的中央。此外,不時(shí)回頭看看訪客是否跟上自己,也是非常重要的一點(diǎn)。
8.不可以貌取人——
所謂“人不可貌相”,不能因?yàn)閷?duì)方的身材魁梧,就斷定他的職務(wù)高,也可能存在相反的狀況。如果憑外貌來判斷對(duì)方的職務(wù),有可能鬧出很大的誤會(huì)。
當(dāng)有一位或者兩位客人來訪時(shí),根據(jù)對(duì)方的態(tài)度,大致能判斷出誰(shuí)的地位較高:可是當(dāng)有許多人來訪時(shí),就很難分出誰(shuí)是上司,誰(shuí)是下屬。
遇到這種情況,只要確認(rèn)誰(shuí)是上司或負(fù)責(zé)人就行了。當(dāng)對(duì)方突然來訪,沒有時(shí)間加以確認(rèn)時(shí),不要按照自己的看法隨意作出判斷。應(yīng)將他們帶到會(huì)客室,交給主管去安排。
9.進(jìn)會(huì)客室前先敲門——
以下是常發(fā)生的情形:職員將訪客帶到會(huì)客室,心想里面空無(wú)一人,于是將房門打開,卻發(fā)現(xiàn)里面有人。因此,在進(jìn)入會(huì)客室前別忘了要先敲門。如果有人,里面負(fù)責(zé)接洽的職員會(huì)作出反應(yīng),從而避免使訪客意外撞見的失禮之舉。
為了避免失禮,不只限于會(huì)客室,包括其它所有的房間,在進(jìn)去之前都應(yīng)養(yǎng)成先敲門的好習(xí)慣。
10.哪里是上座,哪里是下座——
將訪客帶到會(huì)客室后,因此必須清楚哪里是上座,哪里是下座。
根據(jù)會(huì)客室的不同,上、下座也會(huì)不一樣,但基本是,靠近入口的座位是下座,靠近里面的座位是上座。當(dāng)拜訪其他的公司時(shí),千萬(wàn)別大模大樣地坐在上座之上,以免造成對(duì)方不好的印象。
此外,當(dāng)訪客中的主管隨其他人一起進(jìn)入會(huì)客室,或他已先到并在此等候時(shí),應(yīng)讓他決定把訪客安排在哪兒。要是有對(duì)方的主管在場(chǎng),你卻在一旁指手劃腳地分派座次,就會(huì)顯得越俎代庖。
11.送茶有一套——
甫入職場(chǎng)的李君,將總經(jīng)理的客人帶進(jìn)了會(huì)客室,并隨后送去了茶水。李君先從總經(jīng)理那里旁開始上茶。
可是,過后他卻被總經(jīng)理叫去訓(xùn)了一頓??偨?jīng)理生氣的原因是——“為什么不先送茶給客人?”
然而從李君的立場(chǎng)來看,他認(rèn)為先給遠(yuǎn)比訪客年長(zhǎng)、并且地位也遠(yuǎn)比他高的總經(jīng)理上茶,是當(dāng)然之舉。
然而,正如總經(jīng)理所說的,這是極大的錯(cuò)誤。當(dāng)有訪客時(shí),即使總經(jīng)理正在接待他,也要將訪客當(dāng)作上位者,請(qǐng)牢記這點(diǎn)。因?yàn)榕c訪客相比,就算總經(jīng)理是公司職位最上者,也處于訪客之下。
請(qǐng)記?。簯?yīng)先給訪客敬茶,然后才輪到本公司的職員。
12.倒茶只倒七分滿——
古人云“鞭長(zhǎng)不及馬腹”,倒茶也是如此,倒在茶杯里的茶水并不是加得越滿越好。為訪客準(zhǔn)備的茶水,大都是在茶水間倒好再端到會(huì)客室里去的。到會(huì)客室的距離越長(zhǎng),茶水溢出來的可能性就越大。
如果將茶水加得滿滿的,在端到會(huì)客室途中,托盤可能會(huì)濺濕。所以,應(yīng)注意使茶水保持大約七分滿。
此外,在泡茶以前,應(yīng)將陶質(zhì)小茶壺和茶杯燙一下。當(dāng)有多個(gè)茶杯時(shí),為了使茶水的濃度均等,應(yīng)提著茶壺繞著圈,將茶水分別注入茶杯里。
如果主人端出溫涼的、泡乏了的茶,任何客人都會(huì)感到不滿意。尤其是在年長(zhǎng)的男性之中有很多喜歡喝茶的人。因此細(xì)心周到,盡可能將茶泡得好喝,就顯得格外重要了。
13.電梯也有上下座之分——
正如會(huì)客室與會(huì)議室存在席次差別一樣,在電梯內(nèi)也有上座與下座之分。
在電梯內(nèi),操作按鍵的位置是最次的下座,因?yàn)檎驹谶@個(gè)位置上的人,必須按控制電梯開閉和樓層的按鍵,扮演電梯女郎的角色。
相反,被看作最尊貴的上座位置,是位于操作按鍵位置的里面,其次是它旁邊的位置,再其次是在有按鍵位置的旁邊。在有四人以上乘電梯時(shí),大致也以此為準(zhǔn)。
當(dāng)你的上司站在電梯里面的位置時(shí),如果正巧你站在按鍵的前面,雖然把上司的前面堵住了,乍看顯得失禮,但實(shí)際上這才是正確的座次。
14.應(yīng)確認(rèn)客人離開后再離去——
根據(jù)與對(duì)方的不同關(guān)系,送別客人的方式也會(huì)有所差異。既有可以在會(huì)客室門口告別的客人,也有需要送到大門口的客人。需要送到公司大門口的客人,已經(jīng)算得上是具有相當(dāng)分量的VIP了,因此采用這種送別方式絕不能馬虎。
在大門口送別,自己應(yīng)拿著客人的行李,在即將分別時(shí)再交給對(duì)方。千萬(wàn)別在客人剛一轉(zhuǎn)身就連忙往回走,急著返回公司去,因?yàn)槟悴恢揽腿耸欠駮?huì)回過頭來,因此應(yīng)目送客人遠(yuǎn)去,直到看不見對(duì)方的身影為止。
在將客人送到停車場(chǎng)時(shí),也應(yīng)將對(duì)方的行李送到車上。首先,必須先為對(duì)方打開車門,當(dāng)客人坐好后再將車門關(guān)上。此時(shí),也應(yīng)目送對(duì)方的車子開走,直到看不到為止。
15.等客人離去再離開——
有一天勝文送客時(shí),在電梯間的前面說了聲“您慢走”,當(dāng)電梯間的門正徐徐關(guān)上時(shí),他便迅速走回辦公室。
可是,這位客人忽然想到自己有東西忘了帶,于是將正在合攏的電梯門打開,而剛才還在深鞠躬的勝文卻已經(jīng)不在了。他急忙跑到走廊里,卻看見勝文正匆匆離開。
事后我們才知道,當(dāng)時(shí)這位客人產(chǎn)生了一種受到拋棄的感覺,并且感到有些孤立無(wú)援。
因此在電梯口送別時(shí)應(yīng)停留在那里,直到電梯間的門合攏并開始下降為止。
或許有人認(rèn)為大可不必如此,但電梯間與在走廊里是一樣的,你不知道有誰(shuí)注視著你。假如有別的客人看到了如此送別的場(chǎng)景,或許他會(huì)對(duì)你所任職的公司另作評(píng)價(jià)。
16.記得打掃會(huì)客室——
當(dāng)你從會(huì)客室將客人送走后,在做什么呢?是不是覺得暫時(shí)還沒有約好的客人,就可以撇下會(huì)客室而去做別的事?
此時(shí),要是有不速之客到來怎么辦?因?yàn)闀?huì)客室尚未整理,所以只能暫請(qǐng)他到大廳里長(zhǎng)時(shí)間地等待。
為了避免這種情況發(fā)生,記得當(dāng)客人離去之后,應(yīng)立即打掃會(huì)客室。
將茶杯和點(diǎn)心類的東西撤掉,將桌子擦干凈,將煙灰缸換掉;此外不要忘記將房門和窗戶打開,尤其是在客人很多的時(shí)候,香煙等不良?xì)馕稌?huì)彌漫在整個(gè)會(huì)客室。如果就這么讓下一位客人進(jìn)去,容易造成不良的印象。
所以會(huì)客室應(yīng)勤加打掃,使之處于良好的狀態(tài),無(wú)論何時(shí)有誰(shuí)來,都能立刻讓他進(jìn)去。
17.左手持聽筒,方便記錄——
當(dāng)我們講電話手持聽筒時(shí)要用哪一只手?可能有人認(rèn)為用哪只手拿還不是都一樣。
話雖如此,但如果用左手拿,而將右手騰出來,在打電話的過程中,就可以作紀(jì)錄、查資料。反之,每次都向?qū)Ψ奖傅卣f“請(qǐng)稍等片刻”,并換另一只手拿聽筒,就容易耽誤時(shí)間。此外,還會(huì)讓對(duì)方留下不得要領(lǐng)的印象,從而對(duì)談話產(chǎn)生負(fù)面的影響。
為了避免這種不高明的做法,聽筒應(yīng)用左手來拿,并隨時(shí)將記錄本和資料放在手邊,以便能迅速地作出反應(yīng)。
18.做好事前準(zhǔn)備,講電話不怯場(chǎng)——
一般人認(rèn)為:透過電話將事情說清楚,似乎是一件很容易的事,但實(shí)際上卻很困難。
尤其是當(dāng)對(duì)方的地位高,或所談之事非常重要時(shí),自己就常會(huì)處于一種“怯場(chǎng)”的狀態(tài),大腦一片空白。即使沒有這么嚴(yán)重,能將事情正確地說清楚的人,也少得可憐。
所以,將資訊正確而簡(jiǎn)潔地傳送給對(duì)方前,必須先在頭腦中構(gòu)想清楚。如果不能正確地把握何時(shí)、何地、誰(shuí)、做什么、方式、如何?這5W1H,就不能簡(jiǎn)潔地將一件事告訴對(duì)方。
在打電話之前,將要談的內(nèi)容記錄下來,就是簡(jiǎn)便易行的好方法。如果再將有關(guān)此事的資料也準(zhǔn)備好并放在手邊備查,就完美無(wú)缺了。這么一來,即使被對(duì)方反問,也能很快有條有理地回答。
19.接電話時(shí),要說聲“您好”——
一般人在接聽來電時(shí),習(xí)慣性的先從“喂喂”開始應(yīng)答。但是,在公司內(nèi)接電話,應(yīng)拿起聽筒后,口齒清晰地說“您好”,再說出自己的公司名稱和部門名稱“這里是○○公司”、“這里是△△部”。
在對(duì)方報(bào)出自己的姓名后,別忘了再加上一句“平日多多蒙照顧,不勝感激”。一般人對(duì)這種話通常會(huì)很難說出口,因?yàn)?ldquo;自己并沒有受到這個(gè)人的關(guān)照”。
可是在商業(yè)上,有所謂的社交辭令。即使是與對(duì)方初次打交道,如果說一句“承蒙關(guān)照”,會(huì)給對(duì)方有更好的印象,結(jié)果就會(huì)完全不同。
20.打電話時(shí),必須主動(dòng)自報(bào)姓名——
當(dāng)你打電話時(shí)應(yīng)先主動(dòng)自報(bào)姓名,要是連名字也不說,突然說出“請(qǐng)○○先生接電話”,就略顯失禮。因此,應(yīng)在被對(duì)方尚未問起“請(qǐng)問你是哪位?”之前,先主動(dòng)自報(bào)姓名。
自報(bào)姓名時(shí),應(yīng)將自己所任職公司的名稱與自己的姓名,同時(shí)告訴對(duì)方。我們時(shí)常會(huì)遇到只說出公司名稱,而不報(bào)自己姓名的人。確實(shí),我們可以理解此人想以該公司職員的身分代表,但是卻會(huì)對(duì)接電話的人造成麻煩。因?yàn)闊o(wú)法正確轉(zhuǎn)達(dá)來電者為何人。
此外,如果不知道名字,會(huì)對(duì)以后的工作帶來許多不便,如果自己要找的人不在,還會(huì)造成聯(lián)系困難。
21.私人電話,應(yīng)長(zhǎng)話短說——
因自己的私事而常使用公司的電話是一件不好的事,因此要盡量少使用公司的電話打給自己的朋友們。
但是,對(duì)于打來的電話,一般人會(huì)認(rèn)為電話費(fèi)是由對(duì)方支付的,因此不會(huì)增加公司負(fù)擔(dān)。
當(dāng)然,上司不會(huì)對(duì)接聽一兩分鐘的私人電話有微詞??墒?,當(dāng)變成了長(zhǎng)達(dá)幾十分鐘的超長(zhǎng)電話時(shí),那就是另一回事了。在公司里,無(wú)論哪部電話,都是因工作需要而特地準(zhǔn)備的。
由于私人電話時(shí)間過長(zhǎng),而使公司不能進(jìn)行重要的工作聯(lián)系,會(huì)使公司帶來重大的損失。
因此,也應(yīng)該長(zhǎng)話短說,盡快回到工作崗位上。