秘書電話禮儀

　　辦公秘書的對(duì)外形象代表了公司的形象。在日常工作中，掌握了接聽電話的禮儀，讓對(duì)方在您親切的話語中心平氣和的談事情，通話結(jié)束后，對(duì)方會(huì)對(duì)您公司有極佳的印象。下面是秘書電話禮儀學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的秘書電話禮儀，希望能夠幫到大家哦!

　　秘書電話禮儀

　　通話時(shí)聲音不宜太大，讓對(duì)方聽得清楚就可以，否則對(duì)方會(huì)感覺不舒服，而且也會(huì)影響到辦公室里其他人的工作。

　　接起電話時(shí)首先自報(bào)單位名稱及所屬部門。

　　接起電話時(shí)，要詢問對(duì)方單位名稱及所屬部門，接轉(zhuǎn)電話時(shí)為指定受話人提供便利。

　　當(dāng)對(duì)方要找的人不在時(shí)，在不了解對(duì)方的動(dòng)機(jī)，目的是什么時(shí)，請(qǐng)不要隨便傳話。為授權(quán)的情況下不要說出指定受話人的行蹤。

　　當(dāng)你正在通話，又碰上客人來訪時(shí)，原則上應(yīng)先招待來訪客人，此時(shí)應(yīng)盡快和通話人致歉，得到許可后掛斷電話。不過，電話內(nèi)容很重要而不能馬上掛斷時(shí)，應(yīng)告知來訪客人稍等，然后繼續(xù)通話。

　　如果對(duì)方?jīng)]有報(bào)上自己的姓名，而直接詢問上司的去向，此時(shí)應(yīng)客氣而禮貌的詢問："對(duì)不起，請(qǐng)問您是哪位?"

　　要轉(zhuǎn)告正在接待客戶的人有電話時(shí)最好不要口頭轉(zhuǎn)達(dá)，可利用紙條傳遞口信，這樣不僅可以避免泄露秘密，也可以避免由于打岔引起的尷尬和不悅。

　　聽不清楚對(duì)方說話的內(nèi)容時(shí)，最好不要猶豫，應(yīng)立即將狀況明確告知對(duì)方，請(qǐng)對(duì)方給予改善。

　　秘書與人交談的禮儀

　　交談的態(tài)度

　　在與人交談時(shí)應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)出以誠相待、以禮相待、謙虛謹(jǐn)慎、主動(dòng)熱情的基本態(tài)度，而絕對(duì)不能逢場作戲、虛情假意或應(yīng)付了事。

　　一要表情自然

　　第一，專注。交談時(shí)目光應(yīng)當(dāng)專注，或注視對(duì)方，或凝神思考，從而和諧地與交談進(jìn)程相配合。眼珠一動(dòng)不動(dòng)，眼神呆滯，甚至直愣愣地盯視對(duì)方，都是極不禮貌的。目光東游西走，四處“掃瞄”，漫無邊際，則是對(duì)對(duì)方不屑一顧的失禮之舉，也是不可取的。如果是多人交談，就應(yīng)該不時(shí)地用目光與眾人交流，以表示彼此是平等的。

　　第二，配合。交談時(shí)可適當(dāng)運(yùn)用眉毛、嘴、眼睛在形態(tài)上的變化，來表達(dá)自己對(duì)對(duì)方所言的贊同、理解、驚訝、疑惑，從而表明自己的專注之情，使交談順利進(jìn)行。

　　第三，協(xié)調(diào)。交談時(shí)的表情應(yīng)與說話的內(nèi)容相配合。與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)談話，應(yīng)恭敬而大方;與客人談話，則應(yīng)親切而自然。

　　二要說話禮貌

　　第一，注意語音。與人進(jìn)行交談時(shí)，尤其是在大庭廣眾之下，必須有意識(shí)地壓低自己說話時(shí)的音量。最佳的說話聲音標(biāo)準(zhǔn)是，只要交談對(duì)象可以聽清楚即可。如果粗聲大氣，不僅有礙于他人，而且也說明自己缺乏教養(yǎng)。

　　第二，注意語態(tài)。與人交談時(shí)，在神態(tài)上要既親切友善，又舒展自如、不卑不亢。自己說話時(shí)，要恭敬有禮，切忌指手畫腳、咄咄逼人。最佳的語態(tài)是平等待人、和緩親善、熱情友好、自然而然。當(dāng)別人講話時(shí)，則要洗耳恭聽，最忌三心二意、用心不專。最佳的語態(tài)是積極合作、認(rèn)真聆聽、努力呼應(yīng)、有來有往、專心致志。

　　第三，注意語氣。在與別人交談時(shí)，秘書的語氣應(yīng)當(dāng)和藹可親，一定要注意平等待人、謙恭禮貌。講話的速度稍微舒緩一些，講話的音量低一些，講話的語調(diào)抑揚(yáng)頓挫一些。在交談時(shí)既不要表現(xiàn)得居高臨下，也不宜在語氣上刻意奉迎，故意討好對(duì)方，令對(duì)方反感。同時(shí)，在語氣上一定要力戒生硬、急躁或者輕慢。

　　第四，注意語速。在交談之中，語速應(yīng)保持相對(duì)的穩(wěn)定，既快慢適宜，舒張有度，又在一定時(shí)間內(nèi)保持勻速。語速過快、過慢、或者忽快忽慢，會(huì)給人一種沒有條理、慌慌張張的感覺，是應(yīng)當(dāng)力戒的。

　　三要舉止得體

　　第一，善于運(yùn)用舉止傳遞信息。例如，發(fā)言者可用手勢來補(bǔ)充說明其所闡述的具體事由，適度的舉止既可表達(dá)敬人之意，又有助于雙方的溝通和交流。

　　第二，避免過分或多余的動(dòng)作。與人交談時(shí)可有動(dòng)作，但動(dòng)作不可過大，更不要手舞足蹈、拉拉扯扯、拍拍打打。為表達(dá)敬人之意，切勿在談話時(shí)左顧右盼，或是雙手置于腦后，或是高架“二郎腿”，甚至修指甲、挖耳朵等。交談時(shí)應(yīng)盡量避免打哈欠，如果實(shí)在忍不住，也應(yīng)側(cè)頭掩口，并向他人致歉。尤其應(yīng)當(dāng)注意的是，不要在交談時(shí)以手指指人，否則就有污蔑之意。

　　四要遵守慣例